10 způsobů, jak se vykopat z nevyřízených backlogů

Všichni jsme tam byli. Napůl zapsaný seznam úkolů protahující délku vaší paže. Neustálá oznámení vyžadující naši pozornost. Pocit utopení v seznamu nikdy nekončících úkolů - od počítače čekajícího na konfiguraci, přes nehránou hru až po hrozně zaneprázdněnou doručenou poštu. Obáváme se, že nevyřízené položky zůstanou. Ale zde jsou 10 tipů, jak se dostat z této potíže.

Mind Dump Your Tasks

Cílem skládky mysli je dosáhnout tabula rasa. Prázdná břidlice. Čistá startovací deska, která vám dává jasnost pokračovat s menším stresem a vyšší produktivitou. Stručně řečeno, vyčlenit nějaký čas (hodinu nebo dvě by mělo být dost), aby se odstranil ten mentální backlog vylitím každého úkolu, na který si možná vzpomenete, do dokumentu Word, na kus papíru nebo na hromadu post-it poznámek. Upozorňujeme, že počet úkolů bude často dost zatraceně depresivní. Udělal jsem to před několika měsíci a seznam byl dlouhý přes 200 položek.

Předtím, než tyto úkoly z hlavy odstraníte, přirozeně obdržíte z mozku denní / hodinové / minutové připomenutí, které zvyšují stres vašeho probuzení (a spánku) života.”Dnes večer musím sekat trávník!”. “Slíbil jsem Steve, že budu volat minulý týden”. “Stále jsem tu lampu neupevnil”. “Potřebuji vymazat ten nevyřízený e-mail”. To je samozřejmě vyčerpávající a odvádí vás od věcí, na které byste se měli soustředit. Vyprázdněte tedy svoji mysl a zapište si každou věc, kterou musíte udělat, bez ohledu na to, jak malá. Odtud můžete začít raději organizovat, než nechat tento neustálý otravný hlas v zadní části vaší mysli a konečně začít dělat věci!

Uspořádejte svůj seznam úkolů

Nejsem jeden, kdo obhajuje seznamy skládající se z mysli a psaní za falešného předpokladu, že tomu tak je “výrobní” sám o sobě, ale tím, že má komplexní seznam úkolů, který je uspořádán způsobem, který je užitečný tobě, budete obecně v pozici, abyste mohli začít tloukat skrz tyto předměty v daleko efektivnější způsob, než jednoduše na ně slepý.

Pokud však jde o organizaci seznamu úkolů, neexistuje správný způsob, existuje však řada možností. Je jen na vás, abyste se rozhodli, která je pro vás nejlepší. Možná budete chtít rozdělit svůj seznam na osobní, pracovní, sociální atd. Každý z těchto seznamů lze uspořádat různými způsoby. Některé z nich jsou založeny na:

Kontext
Rozdělte své úkoly podle toho, kde a kdy je třeba je provést. Například, “Offline” položky lze provést, když se nemůžete připojit k internetu. “Volný čas” položky lze provádět, když jste doma, místo sledování televize. “Město” předměty mohou být práce jako chodit do banky, vyzvedávat / vracet položky z různých obchodů. “Práce” položky se přirozeně dělají v práci.

Uložte každý z těchto seznamů do aplikace pro připomenutí / seznam, která vám umožní kategorizovat, například Trello nebo Apple Reminders, a získat přístup k nim, ať jste kdekoli. Takže když přijedete domů z práce, můžete si jednoduše zkontrolovat “Volný čas” seznam, abyste zjistili, zda existuje něco, na čem můžete pracovat, aniž byste byli upozorněni na děsivé množství úkolů, které ještě zbývají v práci.

Datum splatnosti
Uspořádejte seznam úkolů od nejstarších položek až po poslední položky, takže můžete co nejdříve dohonit zmeškané termíny. Některé položky nemusí mít konkrétní datum splatnosti, ale můžete je použít jako například Any.do k označení těchto položek jako „dnešní“, „zítra“, „nadcházející“ nebo „jednou“.

Přednost
Některé položky budou mít vyšší prioritu než jiné. Nejlepší řešení pro vás proto může být řešení problému s nejvyšší prioritou. Rozdělením úkolů na “Naléhavě”, “Poněkud naléhavé”, a “Není urgentní” seznamy vám pomohou vybrat, který úkol řešit první (tj. často nejtěžší, nejdůležitější úkol).

Vzhledem k tomu, že několik položek s vyšší prioritou je vyplněno a přeškrtnuto ze seznamu, měli byste se cítit mnohem méně zdůraznění nevyřízených položek.

Motivace
Uspořádejte si seznamy tak, abyste měli určité úkoly znát můžete řešit, když jste plná nebo energie. Máte jiný seznam úkolů, které musíte řešit, když se cítíte letargicky po náročném dni v kanceláři nebo po těžké noci ve městě. Často, když se lidé cítí unavení, mohou se vyhnout práci za každou cenu, ale pokud víte, že existují některé úkoly, které lze splnit bez vynaložení příliš velké duševní energie, je pravděpodobnější, že se obrátíte na ty místo návratu k Netflixu..

Nezapomeňte tyto seznamy vždy aktualizovat. Když přijde nový úkol, přidejte jej co nejdříve na správný štítek / seznam, abyste již znovu nevybudovali mentální backlog..

Dávkové zpracování podobných úkolů

Přechod z jednoho úkolu na úplně jiný úkol si vybírá svou daň. Někteří dokonce říkají, že více úkolů může snížit vaši produktivitu o 40%. Takže místo neustálého přechodu z jednoho úkolu na druhý v marné naději, že bytí “zaneprázdněný” je to samé jako bytí “výrobní”, zkuste dávat podobné úkoly dohromady, abyste je dostali z cesty jedním tahem.

Například číst články / blogy během přiřazeného časového období, nikoli po celý den. Pomocí nástrojů, jako je Instapaper, můžete ukládat články, které si chcete přečíst později, a Digg Reader, abyste drželi krok s vašimi oblíbenými blogy ve vhodnou dobu (řekněme během dojíždění). Tím, že organizujete své úkoly jako je tato (podle kontextu, jak je uvedeno výše), se můžete dostat do „zóny“ a pluhovat podobné úkoly najednou a získat ten ultra uspokojivý pocit rychlého škrábání řady úkolů všeho ve stejnou dobu.

Po podobné linii zaujměte “Právě včas” učení, místo “Jen pro případ” čtení, abyste ušetřili čas Nyní. To znamená uložení užitečných článků pomocí nástrojů, jako je Evernote Web Clipper, jen pro čtení když je potřebujete spíše než je číst jen pro případ budete potřebovat znalosti v budoucnosti.

Odstraňte rozptylování

Když se zaměřujete na nevyřízené úkoly, odstraňte co nejvíce rozptýlení. Řekněte své rodině, aby vás v příštích několika hodinách nerušila. Vypněte telefon. Pokud to není možné, alespoň jej přepněte do tichého režimu nebo jej odpojte od internetu. Mnoho úkolů bude vyžadovat vaši plnou pozornost. Podle studie Basexu přerušení stojí americké podniky 588 miliard dolarů ročně, což naznačuje, kolik času je zbytečné, pokud se otevřete těmto rozptýlením.

Dodržujte pravidlo dvou minut

Pokud máte před sebou svůj úplný seznam úkolů nebo procházíte doručenou poštu, zkuste dodržet pravidlo 2 minut. Jednoduše řečeno, pokud to bude trvat jen 2 minuty nebo méně, Udělej to teď. Neodkládejte to. Nezařazujte je do samostatného seznamu. Udělej to teď. Když procházíte doručenou poštou 150 a více nepřečtených e-mailů, budete ohromeni tím, kolik z těchto zpráv lze vyřešit za dvě nebo méně minut. Když si to uvědomíte, dosažení Inbox Zero 4 jednoduchých kroků k dosažení a udržení Inbox Zero v Gmailu 4 jednoduché kroky k dosažení a udržování Inbox Zero v Gmailu bude mnohem méně skličující..

Pravidlo 2 minuty je také úžasné, když se dostanete do správného rámce mysli, abyste zvládli mnohem větší úkol. Pokud máte těžkou zprávu, kterou můžete napsat, přesvědčte se, že utratíte spravedlivě 2 minuty ve zprávě. Setrvalost, kterou často z těchto dvou minut vytvoříte, bude stačit, aby vás udržovala v chodu 30, 90, 120 minut nebo i déle. Pokud se pokoušíte ovládat úroveň v určité hře, zkuste jen dvě minuty. Pokud máte těžké rozhodnutí, uchopte pero a papír a brainstorming jen za 2 minuty. Tento dvouminutový příslib pro sebe je často dostačující k tomu, aby vám pomohl s prací a dosažením pokroku u položek, které se na vašem seznamu úkolů mohly usadit, nedotčené, protože měsíce.

Vyhlásit e-mailový bankrot

Pokud je jednou z vašich hlavních bolestí hlavy nepřetržitě přetékající doručená pošta, která je neustále plná až po okraj a nevykazuje žádné známky uvolnění, máte dvě možnosti. Nejprve si vyčistěte předplatné e-mailů pomocí služby, jako je Unroll.me. Můžete snadno prožít celý život předplatného zpravodaje a odhlásit se, nebo přidat do 'roll' (agregovaný, denní e-mail) během několika minut, abyste snížili počet zbytečných e-mailů přistávajících v doručené poště každý den.

Pokud to prostě nestačí, možná je čas nahlásit e-mailový bankrot. Michael Hyatt říká:

Víte, že je čas na e-mailový bankrot, když:

• Ve složce Doručená pošta máte více než pět set nepřečtených e-mailových zpráv.
• Vaši kolegové si stěžují na vaši nedostatečnou odezvu.
• V minulém týdnu jste někoho řekli více než jednou, “Dostali jste e-mail, který jsem vám poslal? Neslyšel jsem od vás.”
• Cítíte úzkost nebo ohromení, kdykoli přemýšlíte o e-mailu.

Odtud můžete buď zvolit extrémní možnost výběru každého nepřečteného e-mailu (? -A na Macu nebo Ctrl-A na PC), nebo si můžete zvolit přístup Michaela Hyatta a třídit e-maily podle jména, odpovědi na několik důležitých e-mailů, ale po 15–30 minutách přestat odpovídat, vybrat vše a archivovat je Všechno. Každý. Singl. E-mailem.

Jde o to, že pokud je něco opravdu důležité, jednoduše o tom dostanete další e-mail s upomínkou. Pokud tomu tak není, ušetřili jste si spoustu času. Užijte si pohled na zcela prázdnou schránku. Je to vzácný pohled. Od této chvíle se snažte udržet si přehled o těchto e-mailech a nikdy nedovolte, aby se nevyřízené e-maily znovu dostaly do takových extrémních délek!

Dodržujte své přirozené rytmy

Všichni máme produktivní hodiny, ve kterých se cítíme motivovaní, pod napětím a připraveni přijmout naše nejtěžší projekty. Máme také hodiny, ve kterých se cítíme jako cokoli jiného, ​​než bezduchá televize. Učením o když tyto hodiny se vyskytují v našem životě, můžeme uspořádat náš seznam úkolů kolem nich, abychom mohli zajistit, že to, co je potřeba udělat, bude hotovo.

Pro trochu pozadí, naše těla běží na různých cirkadiánních a ultradiánských rytmech. Cirkadiánní rytmy obvykle trvají přibližně 24 hodin (tj. Reagují na denní světlo a noc). Ultradiánské rytmy jsou mnohem kratší, obvykle 90-120 minutové cykly mozkové vlny.

Tím, že se dozvíte o rytmu svého těla, můžete využít své přirozené “nahoru a dolů”. Například, když cítíte přirozenou bdělost, která vás napadne, je to pravděpodobně začátek vašeho ultradiánského rytmu. Využijte toho, ale dávejte pozor na hodiny. Když je zhruba 90 minut a vy se začnete cítit více ospalý, pauzu. Během tohoto období budete s největší pravděpodobností odkládat a dělat chyby. Abychom vám s tím pomohli, vyzkoušejte některé z těchto aplikací Pomodoro Proříznutí pomocí těchto aplikací a softwaru Pomodoro Proříznutí pomocí těchto aplikací a softwaru Pomodoro Procrastination je nemoc, která prostupuje studenty a pracovníky ve všech koutech světa a infikuje amatéry i profesionály. Jako spisovatelka denně trpím otálením. Někteří lidé ... aby vám připomněli, kdy si dát krátké přestávky a kdy si udělat dlouhé přestávky.

Ernest Rossi říká o tomto tématu:

Základní myšlenka je, že každou hodinu a půl musíte udělat přestávku - pokud nemáte, můžete být na cestě k Ultradiánskému stresovému syndromu: jste unavení a ztratíte své mentální zaměření, máte sklon dělat chyby, podráždit se a mít nehody - Pokud budete i nadále ignorovat svou potřebu přestávky, můžete zažít stále více stresu, dokud se vám nedaří.

Stručně řečeno, dávejte pozor na cykly vašeho těla a netlačte příliš tvrdě. Často je nejlepší překonat nevyřízené úkoly během několika týdnů, nikoli jen za několik dní, protože to vás může nechat spálené a vyčerpané, což vede k dalšímu hromadění nevyřízených položek, když se pokoušíte obnovit.

Použijte Trello pro pracovní postup Kanban

Osobně jsem milovat Trello pro správu úloh, zejména pomocí platformy pro pracovní tok Kanban. Trello je bezplatný systém, kde můžete nastavit desky, z nichž každá obsahuje karty. Každá z těchto karet je položka ve vašem seznamu úkolů. Chcete-li to nastavit jako systém Kanban (což je u Toyota velmi oblíbené), jednoduše začněte se třemi svislými seznamy označenými (zleva doprava)., “Nevyřízené položky”, “V procesu”, a “Dokončeno” (můžete samozřejmě přidat více ve správném pořadí, například “Test”, “Posouzení”, v závislosti na situaci). Zde si můžete přečíst podrobnější vysvětlení pracovního postupu Kanban Trello, ale základním cílem je pracovat na přesunutí každé položky zleva (backlog) doprava (dokončeno). Jakmile položka dosáhne nejvhodnějšího proudu, víte, že je dokončena, a můžete ji archivovat.

Tento přístup vám nejen pomůže zjistit, na čem je potřeba pracovat, na čem se v současné době pracuje a co se stalo, ale přidává trochu “gamifikace” elementu vašeho backlogu úkolů a udržuje vás tím motivovaným “backlog” seznam se zmenšuje a zmenšuje. Jo, a můžete také použít tento přístup, který vám pomůže zůstat v kontaktu s každým, koho znáte.

Používejte rozhodovací stromy pro snazší rozhodování

Často můžeme utratit způsob příliš dlouho na rozhodnutí. Rozhodovací stromy lze použít k tomu, aby byl tento proces snazší a efektivnější, takže se můžete rychle přejít od rozhodovacího procesu a pokračovat v důležitějších věcech. Podívejte se na toto video pro zajímavý úvod:

Veřejná odpovědnost

Veřejným oznámením vašeho cíle Jak zabít motivaci sání upírů a dokončit, co začnete Jak zabít motivaci sání upírů a dokončit Co začnete Životní projekty, které jsou pozastavené? Ano, všichni je máme. Příběh je vždy stejný. Začneme s nápadem, ale nikdy to nevidíme. Prolomit křehké překážky a vytrvat s těmito tipy. říct, “do 18:00 se dostanete do složky Doručená pošta”, nebo “Dokončete své nejdůležitější 2 úkoly do 14:00”, máte mnohem větší šanci uspět. Ať už posíláte text přátelům, publikujete příspěvek na Facebooku, pípáte nebo používáte aplikaci, jako je Lift, kde vám ostatní uživatelé mohou poskytnout rekvizity pro dosažení každodenního zvyku, tato vyšší úroveň odpovědnosti vás bude motivovat k úspěchu.

Jak udržovat nevyřízené nevyřízené položky

Jakmile se vám podaří dostat nevyřízené položky pod kontrolu, buďte opatrní, abyste to tak nechali. Několik ukazatelů (kromě zachování výše uvedených doporučení) je:

• Udržujte seznamy úkolů aktuální. Ujistěte se, že se na ně můžete spolehnout, takže vaše mysl může být jasná, abyste se jednoduše dostali k úkolům, které máte po ruce.
• Žijte podle svého kalendáře. Naučte se spoléhat na svůj kalendář a chovat se k němu jako k posvátnému. Pokud je něco naplánováno musí dokončit, jinak se nevyřízené položky jednoduše rozrůstají. A roste. A roste.
• Zabudujte na pravidelné recenze. Zkontrolujte své úkoly každý den, týden nebo měsíc. Odstraňte vše, co není potřeba, a přidejte vše, co chybí. Vědět, co je třeba udělat a kdy.
• Naučte se říkat Ne. Chcete-li udržet své nevyřízené položky pod kontrolou, musíte se naučit říkat “Ne” častěji. Skvělou knihou, kterou si můžete přečíst pro lepší porozumění, je Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, Greg McKeown

Všichni víme, jaké to je, cítit se, jako byste se topili v moři úkolu, ale doufám, že vám tyto návrhy pomohou použít několik různých přístupů k řešení tohoto rostoucího seznamu a udržet ho pod kontrolou.!

Jaké další strategie a taktiky jste použili k efektivnímu procházení nevyřízených úkolů? Prosím, dejte mi vědět v komentářích!