12 důvodů, proč lidé STILL ignorují vaše e-maily

Není nic frustrujícího než snažit se napsat naléhavý e-mail, ale jen proto, že odpověď přijde příliš pozdě. Problém však nemusí ležet na příjemci. Může to být na vás a jak jste vytvořili svou zprávu.

Výzkum odhalil mnoho poznatků o tom, jak přesvědčit další členy seznamu adresátů, aby otevírali, četli a klikali na odkazy v e-mailech. Existuje však méně informací o dosažení podobných cílů pro osobní nebo pracovní e-mail.

Máte-li v práci naléhavý problém, chtěli byste se představit vlivné osobě. 6 způsobů, jak zaměstnat lidi, aby odpovídali na vaše e-maily povzbudí nebo odrazí osobu, aby klikla na tlačítko „odpověď“ a odpověděla. Naučte se pravidla úspěchu e-mailu. nebo uspořádat schůzku, jak je pravděpodobnější, že na svou e-mailovou zprávu obdržíte rychlou odpověď?

Následuje seznam důvodů, proč odpovědi na vaše e-maily stále přicházejí pozdě nebo vůbec. Když si budete vědomi těchto společných chyb a tipů, budete moci kultivovat rychlejší a konzistentnější míru odezvy na každý z vašich e-mailů.

Od člověka byste potřebovali odpověď

Pokud do své zprávy vložíte lidi, často předpokládají, že byli zahrnuti jen proto, aby byli drženi ve smyčce. To snižuje šanci těch jednotlivců reagovat, protože nemají pocit, že byli hlavním příjemcem. Pokud potřebujete, aby všichni odpovídali, nepoužívejte funkci CC. V ideálním případě byste měli posílat e-maily jedné osobě najednou. Ale pokud máte na CC, jasně to na začátku e-mailu, který vy potřeba všichni odpovědět, počítaje v to ti, kteří jsou CC'd.

Váš předmět je na hovno

Řádek s kvalitním tématem Jak si vydělat svou e-mailovou zprávu v zaplněné doručené poště Jak si vydělat svou e-mailovou zprávu vyčnívající v přeplněnou doručenou poštu Už jste někdy poslali e-mail, který jste cítili, bylo důležité odpovědět, o mnoho dní později, nebo co je horší zapomenuté ? Je pravda, že někdy je to mimo vaši kontrolu, ale existují věci, které můžete udělat ... musí lidem dát vědět, že naléhavě potřebujete odpověď. To znamená, že váš e-mail je více než nepříjemný “URGENT”. A to neznamená, že musíte být směšně podrobní.

Něco tak jednoduchého jako “Stevo, musíme učinit toto rozhodnutí zítra” funguje dobře. Nejprve se zaměřuje na jednotlivce, takže vědí, že odpovědnost nese jim. Za druhé, obsah tohoto předmětu vyjadřuje pocit naléhavosti a zvědavosti. To zvyšuje pravděpodobnost, že zpráva bude otevřena okamžitě.

Nejste rychle uvedli svůj požadavek

Všichni víme, že e-maily by měly být stručné. Pokud však máte více než několik krátkých odstavců, ujistěte se, že je váš požadavek v samém centru pozornosti od samého začátku, jinak může být přehlížen.

To znamená slušně se seznámit s tím, co potřebujete v první nebo druhé větě. Později se můžete podrobněji věnovat, ale předpoklad toho, co jste po, musí být na prvním místě.

Vaše zprávy jsou nudné

Pokud všichni očekávají, že vaše zprávy budou nudné, vaflové, plné žargonu a příliš podrobné, nenapadnou myšlenku otevření e-mailů.

Místo toho se lidé těšte na přijetí e-mailu od vás. Použijte humor. Oslovte lidi osobně. Vyhněte se firemnímu mluvení. Udržujte své věty krátké a punchy. Zahrňte vtipný GIF Najděte nejlepší GIF na webu s Giphy, specializovaný vyhledávač pro animované obrázky Najděte nejlepší GIF na webu s Giphy, specializovaný vyhledávač pro animované obrázky GIF jsou běžné na webu, ale někdy je těžké najít tu správnou pro správnou situaci. Naštěstí přišel nový specializovaný vyhledávač jen pro GIFy. Jmenuje se Giphy a…. Stále můžete někoho rozjasnit, i když je žádáte o laskavost.

Nestanovujete termín

Pokud něco potřebujete, informujte příjemce přesně, kdy to potřebuje. Příliš často jsme požádáni o odpověď “co nejdříve”, nebo “již brzy”. Díky tomu je lhůta subjektivní. Pokud řeknete “Na tuto otázku dnes opravdu potřebuji odpověď do 16:00”, není zde však prostor pro dvojznačnost.

Nejste poskytující alternativy

Pokračování výše uvedeného příkladu může nastat, že příjemce vám nemůže odpovědět do 16:00. Tuto možnost musíte ve své počáteční zprávě vysvětlit rozšířením věty:

“Na tuto otázku dnes opravdu potřebuji odpověď do 16:00. Pokud to není možné, dejte mi prosím vědět do poledne, abych mohl provést alternativní opatření.”

E-mail není S vysokou prioritou

Pokud vaše zpráva opravdu je naléhavé, můžete to objasnit označením e-mailů jako takových u určitých e-mailových klientů. Být schopen označit e-mail jako S vysokou prioritou je možné v aplikacích Microsoft Outlook a Apple Mail. Bohužel to v Gmailu není možné, takže nejbližší alternativou je předcházet vašemu předmětu “URGENT:”

To by mělo být provedeno pouze ve skutečně naléhavých případech. Pokud to vidíte příliš často, tento tip ztratí svou účinnost.

Neděláte hrozbu

Zní to horší, než je. Pokud příjemce obdrží odpověď ve stanovené lhůtě, budou následovat určité důsledky. Jako příklad: “Pokud jsem od vás do 14:00 neslyšel, předpokládám, že je vše v pořádku, a pošlu dodavateli 10 000 $”.

Pokud se příjemce poté rozhodne otázku ignorovat, vědí výslovně, že věci budou i nadále pokračovat bez jejich zadání. Pokud chtějí, aby byl jejich hlas slyšet, musí mluvit Nyní.

Nepomáháš

Pokud je vaše žádost velmi široká, příjemce si často bude myslet, že musí vytvořit výmluvnější odpověď, než je potřeba. Dejte jim vědět, jestli je to jednoduché “Ano” nebo “Ne” udělám. Pokud organizujete schůzku, nabídněte jako výchozí bod tři nebo čtyři vhodné časy. Udělejte, co můžete, abyste odpověděli na e-mail, aniž by to příjemce zatěžovalo.

Posíláte e-mail v nesprávném čase

Pokud víte, že váš manažer je vždy ve čtvrtek odpoledne spěchán z nohou, nečekejte do čtvrtek ráno na e-mail, pokud byste jej mohli poslat v úterý. Pokud víte, že váš kolega má spoustu e-mailů na začátku každého dne, možná počkejte, dokud nevíte, že prošli svými doručenými. 5 Kroky pro vyléčení vaší schránky Doručená pošta je jedno z nejpopulárnějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. před odesláním zprávy. Díky tomu bude váš e-mail v kupce sena méně jehly.

Odesíláte příliš mnoho e-mailů

Pokud jste v kanceláři známí jako neúprosný e-mailer, vaši kolegové se rychle stávají slepými vůči žádostem o doručenou poštu.

Udělejte si ze zvyku Jak používat mikro návyky a Spark Massive Personal Change Jak používat mikro návyky a Spark Massive Personal Change Vytváření nových návyků je těžké. Návyky jsou obvykle stavěny během týdnů nebo měsíců opakování a motivace je výzvou. Když bude cesta tvrdá, mikro zvyky mohou být obrovskou pomocí. že e-maily, které odešlete, jsou důležité e-maily. Poté, když někdo uvidí zprávu od vás ve své doručené poště, je pravděpodobnější, že si toho všimnou.

Jsi nevděčný

Pokud budete lidi stále žádat o věci a nebudete projevovat vděčnost, lidé vám brzy budou vadit, aby vám pomohli. Ve světě e-mailů to znamená, že vás lidé jednoduše ignorují. Raději by odpověděli a pomáhali ostatním lidem, kteří respektují svůj čas a úsilí.

Pokud tedy někdo rychle odpoví, děkuji mu. Pokud se jim podaří odpovědět, nebo vám pomohou, ujistěte se, že jste vděční.

Pokusit se

Pokud je problémem přijímání pomalých odpovědí nebo žádné odpovědi, zkuste se vyhnout každé z výše uvedených chyb. Tímto způsobem bude každý z vašich e-mailů pravděpodobně rychle otevřen, přečten a rychle na ně odpoví. Jakmile to uděláte několik týdnů, mělo by se to stát druhou přirozeností. Než to víte, budete odborníkem na e-mail. Chcete se stát odborníkem na něco? Vyzkoušejte úmyslnou praxi Chcete se stát odborníkem na něco? Vyzkoušejte úmyslnou praxi Je příliš snadné se cítit zkřivený, když se těžce snažíte vylepšit určitou dovednost. Využijte sílu „úmyslné praxe“, abyste se dostali nad ty, kteří rozzuřili plošiny. .

Jaké další e-mailové techniky vám pomohou získat rychlou odpověď? Byly pro vás některé z výše uvedených skutečností zvláště účinné?

Image Credits: nudná práce od Ditty_about_summer přes Shutterstock, každý den je Valentýn Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Už jsme skoro tam? autor: Stuard Richards (Flickr). pozor - strmé kroky: 1 od Crystian Cruz (Flickr). Triage inbox with Gmail od David Bruce Jr. (flickr).