Mark Lucas
0 
1220
19
Se třemi e-mailovými účty, jedním pro práci, druhým osobním a druhým pro MakeUseOf, jsem zjistil, že trávím více času kontrolou svého e-mailu a snažím se udržet všechny zprávy pod kontrolou, než ve skutečnosti dělám hodně práce. Naštěstí všechny tři e-mailové účty jsou účty Gmail nebo Google Apps, a tak jsem se při pokusu o uspořádání jednoho účtu řídil několika kroky, které lze použít u všech tří. Gmail poskytuje několik nástrojů, které vám pomohou vyřadit vaši doručenou poštu a co je důležitější, udržet ji tak.
Dosažení Inbox Zero je ve skutečnosti docela jednoduchý úkol a jeho udržování lze provést s minimálním úsilím z vaší strany, pokud máte zaveden slušný systém..
Toto je několik jednoduchých kroků, které vám mohou pomoci uvést systém do pohybu a navíc udržet váš archiv bez velkých příloh, které zabírají místo, což i po obrovské kapacitě Gmailu může po několika letech dojít.
Nastavení filtrů
Prvním krokem při odmítání doručené pošty je vytvoření filtrů. To je užitečné, protože filtry lze použít na všechny zprávy, které již ucpávají vaši doručenou poštu. Zatímco Gmail filtry Jak nastavit e-mailové filtry v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook Jak nastavit e-mailové filtry v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook Filtrování e-mailů je váš nejlepší nástroj k udržení čisté a organizované složky doručené pošty. Zde je návod, jak nastavit a používat e-mailové filtry v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook. Usnadněte si vytváření těchto filtrů. Syphir to dělá ještě o krok dále, čímž efektivně umisťujete filtry na steroidy.
Se Syphirem můžete filtrovat hromadné přeposílání, archivovat e-maily, jakmile jsou ve vaší doručené po určitou dobu, tlačit zpět osobní e-maily, Facebook nebo Twitter související během vašeho pracovního dne, abyste se nemuseli rozptylovat a nechali si doručenou poštu čisté a uklizené.
Klíčovým způsobem, jak můžete použít Syphir, aby byl váš e-mail čistý a organizovaný, je vytvoření systému štítků, který bude vyhovovat vašim vlastním potřebám, pracovním místům a projektům. Hledání starších e-mailů tak bude hračkou. Samozřejmě, pokud se necítíte pohodlně s přístupem k e-mailu třetím stranám, můžete to udělat s nativním filtrovým systémem Gmailu.
Vytváření filtrů je velmi důležité, pokud jde o potlačení doručené pošty, protože jakmile máte všechny filtry na svém místě, doručená pošta bude pobyt organizovaný.
Převod e-mailů do úkolů
Po nastavení filtrů je dalším krokem řešení e-mailů, které jsou stále v doručené poště.
Mám sklon uchovávat e-maily ve své doručené poště, dokud nevyřeším související problém nebo úkol. Častěji než ne, může být úkol zapomenut, a jak obdržíte více e-mailů, riskujete, že na to úplně zapomenete. Než to budete vědět, vaše doručená pošta je opět plná e-mailů, které jste si přečetli, ale nezařídili jste se.
Chcete-li zůstat na vrcholu věcí, převeďte své e-maily na úkoly okamžitě pomocí úkolů Gmailu.
Ke každému úkolu bude připojen odkaz na související e-mail, takže ho nemusíte trávit časem, pokud jej potřebujete odkázat nebo na něj odpovědět..
Odpovědět na běžné e-maily pomocí předpřipravených odpovědí
Odpovídání na běžné e-maily pomocí konzervovaných odpovědí šetří čas pomocí e-mailových šablon Gmailu pomocí „konzervovaných odpovědí“ šetří čas pomocí e-mailových šablon Gmailu pomocí „konzervovaných odpovědí“ usnadňuje vymazání těch e-mailů, které jste opakovaně zadávali stejnou odpověď..
Používání funkcí, jako jsou konzervované odpovědi Gmailu, usnadňuje a urychluje dosažení konečného cíle Inbox Zero.
Použijte Prioritní poštu k odpovědi na zbývající e-maily
Nyní, když je vaše doručená pošta v Gmailu organizována a vy jste odpověděli na své běžné e-maily pomocí předpřipravených odpovědí, zbývá vám zbývající priorita zbývajících e-mailů..
Použijte prioritní doručenou poštu Gmail Prioritní doručenou poštu Gmail řeší problém Bacn Prioritní poštovní schránku Gmail řeší problém Bacn a zjistěte, v jakém pořadí budete adresovat nebo odpovídat na e-maily, které obdržíte..
Vyčistěte archiv
Jako bonusový krok, pokud zjistíte, že ve svém účtu Gmail dochází nedostatek místa, možná budete potřebovat rychlý a snadný způsob, jak se zbavit e-mailů, které zabírají příliš mnoho místa. Existuje několik způsobů, jak můžete hledat největší e-maily v archivu Gmailu.
Simples a nejpřímější metoda je spustit vyhledávání má: příloha. Pokud chcete určit druh přílohy, protože textový dokument nezabírá tolik místa jako zvukový nebo obrazový soubor, vyhledejte konkrétní soubory pomocí název souboru: mp3, název souboru: avi, název souboru: mov a tak dále.
Pokud chcete úkol předat službě třetí strany, autorizujte funkci Najít velkou poštu a automaticky vyřadí všechny velké e-maily z vašeho účtu Gmail..
FindBigMail provede vyhledávání a rozdělí vaše e-maily podle velikosti pomocí štítků ve vaší doručené poště, které pak můžete prosévat.
Co děláte, aby vaše doručená pošta v Gmailu zůstala prázdná? Dejte nám vědět v komentářích.
Obrázek: Shutterstock