5 kroků pro vyléčení vaší e-mailové schránky s nulovou e-mailovou adresou

Inbox Zero je jedno z nejoblíbenějších slov v komunitě produktivity. Aplikace, jako je populární e-mailový klient iPhone, poštovní schránka Vezměte svou schránku s doručenou poštou na nulu s poštovní schránkou pro iPhone Vezměte svou poštovní schránku s nulovou poštovní schránku pro iPhone Výchozí poštovní klient pro iPhone se podle mého názoru stal zastaralým, nebo to rozhodně není stejně pokročilý jako hardware, ve kterém se nachází. Pošta není zábavná navigace a její nejnovější funkce… usnadňují rychlé řešení všech e-mailů v doručené poště. Pokud jste opravdu přetíženi, můžete dokonce použít službu jako Mailstrom Buried In Emails? Zmenšit vaše masivní doručené na nulu s Mailstrom pohřben v e-mailech? Omezte svou masivní doručenou poštu na nulu pomocí Mailstrom Během let jsme nabídli řadu řešení, jak spravovat svůj účet Gmail a vyčistit přeplněnou doručenou poštu. Nic není pohodlnější než centrální online řešení, jako je Mailstrom. hromadné mazání e-mailů. Myšlenka prohlášení e-mailový bankrot - jednoduše smazat vše a začít znovu - je v některých kruzích věnována seriózní pozornost.

To vše se zaměřuje na vymazání vaší doručené pošty, na dosažení nepolapitelného Inbox Zero, chybí dva základní problémy s přetížením e-mailem. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překonat Inbox Zero a vyřešit základní problémy:

• Proč vaše schránka na prvním místě přetéká.
• Jaký je váš vztah k e-mailu?.

Problém s přetížením e-mailem

Většina konverzací kolem přetížení e-mailu nedokáže rozlišit mezi hledaným a nežádoucím e-mailem. Zacházení s každou položkou v doručené poště jako cíl, který má být vymazán, ignoruje realitu situace. E-mail od vašeho šéfa, který vám poskytne zpětnou vazbu k prezentaci, zjevně není stejný jako e-mail od společnosti Groupon nabízející nabídky ve městě, které jste opustili minulý rok. Podobně je pravděpodobně vítán e-mail od starého přítele, zatímco e-mail od Facebooku, který vám říká, že stejný přítel vás označil na fotografii, pravděpodobně není.

Pokud máte ve složce Doručená pošta sto e-mailů, z nichž všechny jste chtěli dostávat, ale ještě jste se nevyřešili, máte problém s řízením času, který žádná e-mailová aplikace nemůže vyřešit. Pokud máte místo toho deset nežádoucích e-mailů, máte problém s e-mailem, ale znovu, žádná e-mailová aplikace to nevyřeší za vás.

Většina konverzací kolem přetížení e-mailu nedokáže rozlišit mezi hledaným a nežádoucím e-mailem

Pro většinu lidí jsou nejčastějšími příčinami nežádoucích e-mailů oznámení na sociálních médiích, e-mailové zpravodaje a nadbytečné pracovní e-maily. Pokud jste veřejná osobnost, můžete být také vystaveni značnému množství nevyžádaných fan-mailů nebo žádostí o radu.

Spam již není problémem, který kdysi byl. Pokud používáte moderní e-mailovou službu, jako je Gmail, ve své doručené poště se spam jen velmi zřídka zobrazuje..

Pavlovian email

Inbox Zero jako koncept také neřeší vztah většiny lidí s e-mailem. Mít prázdnou schránku, protože ji kontrolujete každých 20 minut, nebo pokaždé, když dostanete oznámení, a okamžitě reagovat na všechno, je stěží dobrá věc. Podobně, pokud trávíte 4 hodiny denně výměnou e-mailů, nejste produktivní, i když na konci dne dosáhnete nulové hodnoty doručené pošty.

Ivan Pavlov byl ruským nositelem Nobelovy ceny, který se proslavil svou prací na klasickém kondicionování. Zvoněním zvonku pokaždé, když krmil psa, byl schopen přimět psa, aby slinil i bez jídla. Jako absolvent psychologie nyní slinuji pokaždé, když mluvím o Pavlovu!

Těžištěm klasického kondicionování je to, že čím častěji po stimulu následuje reakce, tím těžší je oddělit. Pokaždé, když ráno zkontrolujete své e-maily, nebo když přijde nové oznámení, upravujete se, abyste dělali to samé.

Chcete-li skutečně překročit nulu doručené pošty, musíte získat kontrolu nad tím, jak přijímáte a reagujete na e-mail-musíte přerušit Pavlovův cyklus. Prázdná schránka je pouze možným krokem na cestě k dosažení tohoto cíle.

Pět principů

Naštěstí je řešení nechtěného přetížení e-mailů a Pavlovianova vztahu snadné. Existuje několik jednoduchých principů, které, pokud uvedete do praxe, zajistí, že chcete dostávat téměř veškerý e-mail a že máte kontrolu nad tím, kdy a kde je zkontrolujete.

Zásada jedna: nepřekrývající se sila

K vyřešení problému oznamování na sociálních médiích používám myšlenku nepřekrývajících se sil. Všechna oznámení na Facebooku by měla zůstat na konci příběhu na Facebooku. Neměly by se zobrazovat v mé e-mailové schránce, v oznamovací nabídce mého telefonu ani nikde jinde než Facebook. Žádné upozornění na Facebooku nebude nikdy tak důležité jako e-mail od mého editora, takže by s nimi nemělo být zacházeno stejně.

Kroky akce

Strávte 30 minut přihlášením do všech svých účtů na sociálních sítích a odhlášením z každého e-mailového upozornění. Možná vás překvapí, kolik políček musíte zrušit. Můj spisovatel MakeUseOf Justin napsal skvělý článek o tom, jak zastavit nepříjemné e-maily sociálních médií pomocí nástroje NotifyMeNot. NotifyMeNot vás provede kroky k odhlášení od všech e-mailových oznámení ze všech hlavních sociálních sítí.

Princip 2: Deal or Delete

Problém s informačním bulletinem je o něco těžší řešit. Problém je v tom, že jste se v mnoha případech aktivně zaregistrovali k odběru zpravodaje, protože obsahoval informace, které jste chtěli dostávat. Pokud jste digitálním hromaditelem, jako jsem já, můžete se pokusit přesvědčit sami sebe, že stále chcete získat ty denní nabídky Groupon. Princip obchodu nebo smazání vám pomůže překonat tyto hromadící instinkty.

Kroky akce

Vyhrazujte každý den 15 minut, abyste si prošli všechny e-mailové zpravodaje v doručené poště. Pro každého je nutné si jej přečíst v plném znění nebo odhlásit. Pokud to nebudete číst v době vyhrazené pro to, abyste to udělali, nikdy to neuděláte.

Během dvou týdnů jsem se odhlásil z téměř tří čtvrtin zpravodajů, na které jsem se přihlásil. Teď, když vidím nepřečtené zpravodaje, které se začnou vlézat do mé schránky, obnovuji dohodu nebo smažu.

Princip 3: Maximální doba e-mailu

Pro mnoho lidí - včetně mě, když nejsem opatrný - kontrola e-mailu je reflexní akce. Pokud aktivně nic neděláte, nebo se na chvilku rozptýlíte, otevřete svou doručenou poštu a zkontrolujte své e-maily. I když se to nemusí zdát jako velký problém, narušuje to váš tok a můžete být šokováni tím, jak dlouho vlastně trávíte kontrolou e-mailů Jak porazit závislost na e-mailu sledováním návyků doručené pošty Jak porazit závislost na e-mailu sledováním návyků doručené pošty E-mail je únosem dnů, a je to záludný o tom. Můžete znovu získat kontrolu nad svým časem. Zjistěte, kolik času věnujete e-mailu právě teď, a ukrást jej zpět. .

Daleko lépe, jak doporučuje můj kolega spisovatel Akshata, je přiřazovat nastavené časy a kontrolovat pouze e-mail. Chtěl bych jít dále a navrhnout, abych se zabýval přetížením e-mailem i Pavlovským vztahem - nastavit maximální čas e-mailu.

Pokud jste v polovině odpovědi na e-mail, až vyprší čas, uložte jej do konceptu a vyzvedněte jej následující den.

Kroky akce

Vyberte jeden nebo dvakrát denně, abyste zkontrolovali e-maily a zjistili, jak dlouho vám trvá řešení důležitých e-mailů; toto je váš maximální čas na e-mail. Něco přes 45 minut je pravděpodobně příliš dlouhé. Zkontrolujte pouze e-mail v těchto časech a nepřekračujte maximální čas e-mailu. Pokud jste v polovině odpovědi na e-mail, až vyprší čas, uložte jej do konceptu a vyzvedněte jej následující den.

I když se jedná o extrémní řešení, pokud nastavíte rozumnou maximální dobu e-mailu, budete moci vypořádat se všemi skutečně důležitými e-maily a ignorovat ty, které jsou pouze naléhavé. Pokud se vám nedaří vypořádat se s objemem e-mailů, je třeba pomocí některých zásad v tomto článku snížit částku, kterou dostáváte.

Čtvrtý princip: Zeptejte se sami sebe “Proč?”

Někteří lidé nebudou mít luxus prohlašovat, že kontrolují pouze e-mail v určitých časech - pokud jste jedním z nich, můžete stále řešit nepřetržitou kontrolu e-mailů. Po celý den budou časy, kdy musíte zkontrolovat svůj e-mail; možná se váš šéf zeptal, jestli John poslal zprávu. Ale budou také časy, kdy to jen kontrolujete bez skutečného důvodu.

Kroky akce

Pokud nemůžete nastavit časy pro kontrolu e-mailů, pokaždé, když se podíváte na svou doručenou poštu, zeptejte se sami sebe, proč to děláte, a napište odpověď do textového souboru nebo na list papíru. Sjednejte všechny dobré důvody - “šéf mě požádal”, “od stolu na hodinu” - a všechny špatné důvody- “otálení”,”na telefonu a procházeli jej”, “odpověď na oznámení” - na konci dne. Cílem je minimalizovat počet špatných důvodů. Jakmile to víte proč kontrolujete e-mail, můžete se ujistit, že to uděláte jen tehdy, pokud k tomu existuje jasný důvod.

Princip 5: Minimalizace vstupů

Pokud jste zavedli do praxe všechny předchozí zásady a stále jste zasněžováni pomocí e-mailů, je třeba se zabývat vstupy. Hlavním zbývajícím zdrojem nechtěných e-mailů jsou spolupracovníci, kteří mají rádi spoušť; jeho řešení jsou dvě fáze - první je změnit e-maily, které odešlete, druhý je promluvte si se svými spolupracovníky.

Kroky akce

Zvažte každý e-mail, který píšete. Pokud se jedná o jednoslovný e-mail, jako je “perfektní” nebo “dík” neposílej to; pokud budete postupovat podle informací v e-mailu, který jste dostali, bude zřejmé, že jste si je přečetli, a proto není nutné potvrzení. Pokud existuje nejasnost, odstraňte ji; místo aby se ptal, jestli je někdo odpoledne volný, zeptejte se, zda je volný v nastavený čas.

Pokud existuje potenciál pro tam a zpět, zvedněte telefon a místo toho volejte; to, co může trvat pět e-mailů kladivo ven, může trvat méně než minutu na telefonu.

Zvažte každý e-mail, který píšete.

Ukončete své e-maily vyslovením toho, co od příjemce očekáváte. Sdělte jim, že nebudete hledat odpověď, ale bude předpokládat, že začnou pracovat na tom, co jste poslali. Nezapomeňte jim poskytnout vše, co potřebují, aby se k vám nemuseli vracet.

Jakmile strukturujete své e-maily, abyste nereagovali zbytečně a minimalizovali potřebu ostatních, aby reagovali, je čas mluvit se svými kolegy. Počínaje nejhoršími pachateli, zdvořile požádejte, abyste nebyli CC do e-mailů, pokud nejsou důležití a relevantní. Stejně tak požádejte, aby lidé, pokud je to možné, odpovídali pouze odesílateli, než aby zasáhli všechny.

Poznámka k fan-mailu

Pokud jste dobře známí nebo vnímáte jako odborník, dostanete e-mail od cizinců s žádostí o radu. Klíčem k řešení těchto druhů e-mailů je zvážit, zda jsou nebo nechtějí; zatímco to může být břemeno strávit hodinu denně odpovědí na nevyžádané žádosti o radu, pokud tito lidé jsou potenciálními nebo současnými zákazníky, pravděpodobně se od nich chcete dozvědět.

Pokud naopak na druhé straně nezískáte odpověď, musíte nejprve zvážit, jak mají přístup k vašemu e-mailu. Pokud je zveřejněn na vašem webu, odeberte jej. Pokud nemůžete a objem e-mailů je nezvládnutelný, můžete zvážit delegování všech nedůležitých e-mailových úkolů na asistenta, virtuálního nebo jiného.

Většinu dní dostávám e-mail od lidí, kteří si přečetli návody, které jsem napsal. Zatímco jsem se probudil na tirádu vysvětlující, proč je Software X lepší než Software Y a že jsem idiot pro psaní o Y, je nepříjemné, v rovnováze ráda dostávám zpětnou vazbu od lidí, kteří si přečetli moji práci; Mám skvělé nápady, jak sledovat návody z jejich otázek.

Závěr

Inbox Zero je v zásadě skvělý nápad, ale nedokáže řešit podstatu problému s e-mailem: ujistěte se, že dostanete pouze e-mail, který chcete dostávat, a že s ním nakládáte podle svých vlastních podmínek. Trávit jakékoli množství času odstraňováním oznámení ze sociálních médií, nepřečtených e-mailových zpravodajů a zbytečných pracovních e-mailů, aby se dosáhlo Inbox Zero, je zbytečné; mnohem lépe trvat několik minut denně na krátkou dobu a aplikovat některé principy v tomto tutoriálu a řešit svůj vztah s e-mailem jednou provždy.

Obrázek Kredity: Harry Guinness, Pavlovův pes (Shutterstock), Spam (Shutterstock)