5 kritických nástrojů, které potřebujete pro produktivnější virtuální kancelář

Virtuální kancelář je mobilní kancelář, která se nachází ve vašem počítači nebo v cloudu. Pokud vás vaše práce nespojí s konkrétním místem, můžete nastavit své nástroje tak, aby fungovaly odkudkoli na světě. Pro stále více lidí se práce na dálku stává realistickou a náročnou alternativou k dojíždění do práce v tradiční kanceláři.

I když to nabízí neuvěřitelné množství svobody, práce virtuálně a možná i na cestách vyžaduje také velkou disciplínu a vynikající organizační schopnosti. Pracuji a cestuji více než rok, a tak vám mohu říct něco o dvou o práci z „virtuální kanceláře“.

E-mailová komunikace

Efektivní komunikace je klíčem k produktivitě. E-mail zůstává základním nástrojem virtuální kanceláře pro profesionální komunikaci a nevypadá to, že bude brzy nahrazen. Váš e-mailový klient by měl být nastaven tak, aby automaticky filtroval vaši poštu, měl by vám usnadňovat označování a třídění e-mailů a měli byste mít přístup k vaší poště online v případě, že se něco stane s počítačem.

Google Mail s některými vlastními nastaveními a několika povolenými funkcemi Google Labs pro mě splňuje všechny tyto požadavky. Napsali jsme nespočet článků o GMail na MakeUseOf.

Doporučuji také přečíst si následující články:

• • Jak proměnit Gmail v multitasking stroj (část 1) Jak proměnit Gmail v multitasking stroj (část 1) Jak proměnit Gmail v multitasking stroj (část 1)

• 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech

Organizace a plánování

Žádná virtuální kancelář není kompletní bez kalendáře, který by vám připomněl termíny, události a schůzky. Díky jeho bezproblémové integraci s GMail používám Google Calendar.

Následující články ukazují, jak vytěžit maximum z Kalendáře Google:

• 10 skvělých funkcí kalendáře Google, které byste měli vyzkoušet 10 skvělých funkcí kalendáře Google, které byste měli vyzkoušet 10 skvělých funkcí kalendáře Google, které byste měli vyzkoušet
• 5 užitečných skriptů Greasemonkey pro vylepšení Kalendáře Google 5 užitečných skriptů Greasemonkey pro vylepšení Kalendáře Google 5 užitečných skriptů Greasemonkey pro vylepšení Kalendáře Google

Pokud potřebujete více pomoci, než vám může poskytnout jednoduchý kalendář, zvažte nastavení vlastního virtuálního asistentského systému. Vynikajícím řešením pro správu faktur, podrobností o cestování a další je Pageonce. Dalším skvělým nástrojem pro organizování je Pamatujte si mléko, nástroj pro správu seznamů, úkolů a připomenutí online nebo kdekoli, například v GMail..

• 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s nezapomenutelným mlékem 8 jednoduchých způsobů, jak spravovat úkoly s nezapomenutelným mlékem 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s nezapomenutelným mlékem
• 5 chytrých způsobů použití Nezapomeňte seznamy a značky mléka 5 Chytrých způsobů použití Nezapomeňte Seznamy a značky mléka 5 Chytrých způsobů použití Nezapomeňte Seznamy a značky mléka

Přímá komunikace

Je důležité se spojit s lidmi. Přímá komunikace prostřednictvím chatu, hlasu, telefonu nebo videohovoru také pomáhá předávat informace efektivněji než prostřednictvím e-mailu. V každém případě budete muset komunikovat přímo s kolegy nebo zákazníky.

Skype pokrývá celou šířku pásma přímé komunikace. Můžete jej použít pro rychlé zprávy, hlasový chat nebo videochat a volání na telefonní číslo.

Tipy a triky pro Skype najdete v následujících článcích:

• 5 jednoduchých způsobů, jak opravit nízkou kvalitu zvuku na Skype (nebo jiných službách VoIP) 5 jednoduchých způsobů, jak opravit nízkou kvalitu zvuku na Skype 5 jednoduchých způsobů, jak opravit nízkou kvalitu zvuku na Skype
• Jak řešit problémy, když Skype nemá video [Windows] Skype Video nefunguje? Jak otestovat a vyřešit problém s kamerou Skype Video nefunguje? Jak testovat a řešit problémy s fotoaparátem Je frustrující, když video ve službě Skype nefunguje. Tento kontrolní seznam použijte k vyřešení běžných problémů s streamem videa Skype.
• Jak používat Skype k nahrávání hovorů nebo vedení rozhovorů s HotRecorderem (Windows) Jak používat Skype k nahrávání hovorů nebo vedení rozhovorů s HotRecorderem (Windows) Jak používat Skype k zaznamenávání hovorů nebo vedení rozhovorů s HotRecorderem (Windows)

Jako alternativu k Skype můžete také zvážit Google Talk nebo ooVoo.

Online ukládání a sdílení souborů

Pokud vaše kancelář není pouze virtuální, ale také v cloudu, potřebujete spolehlivý nástroj pro ukládání souborů online. Možná budete také potřebovat nástroj pro výměnu nebo spolupráci na dokumentech se svými partnery. Dropbox dokáže vše a další.

Podívejte se, co doporučujeme s Dropboxem:

• 2 nástroje pro sdílení souborů na Dropbox rychlejší a snadnější 2 nástroje pro sdílení souborů na Dropbox rychlejší a snadnější 2 nástroje pro sdílení souborů na Dropbox rychlejší a snadnější Jeden z hráčů ve hře sdílení souborů je Dropbox. Tato oblíbená služba zálohování a synchronizace souborů umožňuje uživatelům snadno sdílet soubory prostřednictvím „veřejné složky“. S touto funkcí je sdílení souborů…
• 3 další způsoby, jak spravovat své soubory Dropbox, možná nevíte o 3 další způsoby, jak spravovat vaše soubory Dropbox, které možná nevíte Asi 3 další způsoby, jak spravovat vaše soubory Dropbox, které možná nevíte o naší oblíbené službě sdílení souborů, Dropbox , velkoryse poskytuje až 2 koncerty souborového prostoru zdarma. Pro mnoho uživatelů by to mohlo stačit, ale nyní se Dropbox stává synchronizací centrálního cloudu…
• Jak obnovit ztracené soubory v Dropboxu Jak obnovit ztracené soubory v Dropboxu Jak obnovit ztracené soubory v Dropboxu Co se stane, když omylem smažete soubor v Dropboxu? Po synchronizaci změn bude navždy pryč? Ano, soubor zmizí, ale zatím nebude úplně pryč. Takže je…
• Jak vytvořit přímé odkazy na obsah Dropbox a automatizovat proces Jak vytvořit přímé odkazy na obsah Dropbox a automatizovat proces Jak vytvořit přímé odkazy na obsah Dropbox a automatizovat proces Jedním z nejlepších způsobů použití Dropbox je sdílení souborů. S účtem Dropbox můžete pomocí veřejné složky sdílet soubory s ostatními. V tomto článku vám ukážu rychlé a…
• Jak šifrovat data Dropbox pomocí ENCFS [Linux] Jak šifrovat data Dropbox pomocí ENCFS [Linux] Jak šifrovat data Dropbox pomocí ENCFS [Linux] Dropbox je pravděpodobně jedním z nejlepších online nástrojů pro synchronizaci souborů v okolí. Pokud jste však v poslední době procházeli technologickými zprávami, uvidíte, že Dropbox má problémy s ochranou soukromí již v poslední době. Šifrování…

Hardware

Nakonec mi dovolte krátce zmínit hardware, který se hodí. Samozřejmě potřebujete počítač a možná i mobilní telefon. Výběr zařízení bude do značné míry záviset na osobních preferencích, nebo se možná budete zcela spoléhat na veřejné počítače. V každém případě byste měli zvážit dva kusy příslušenství:

• Zálohování a přenos souborů
  Pro data, která nemůžete nebo nechcete uložit online, získejte SD kartu nebo USB flash disk s dostatečnou úložnou kapacitou. Na tato zařízení můžete také nainstalovat mobilní aplikace pro případ, že se budete spoléhat na veřejné počítače.
• Sluchátka a / nebo sluchátka
  Když pracujete na rušném a hlučném veřejném místě, dobrá sluchátka mohou být rozhodující pro vaše zaměření a zdravý rozum. Pokud občas potřebujete volat prostřednictvím svého počítače, nezapomeňte získat multifunkční sluchátka, která se také zdvojnásobí jako náhlavní souprava.

Závěr

Virtuální kancelář je vysoce individuální nastavení počítačového hardwaru, stolního softwaru a online služeb. Stejně jako v tradiční kanceláři i virtuální kancelářské nástroje, které vyberete, do značné míry závisí na vašich osobních požadavcích a preferencích. Organizaci můžete udržovat jednoduchou a efektivní, ale nikdy nezapomeňte chránit svá data a nábožensky zálohovat.

Jaké aplikace a hardware používáte ve virtuální kanceláři?

Obrazové kredity: EDHAR