5 e-mailových hříchů, kterých se můžete dopustit ... & Jak se uplatnit

Dante se mýlil; existuje deset pekelných kruhů, z nichž nejhlubší je vyhrazen pro ty, kteří spáchají ty nejhroznější hříchy e-mailů. E-mail je tady, ale zůstanou někteří hříšníci, kteří to pro nás ostatní zhoršují. Dnes se podívám na některé z nejsmutnějších způsobů, jak mohou lidé zneužívat e-mail a přimět život, aby nás ostatní vysal.

Nebojte se, i když jste hříšník, nejste odsouzeni k věčnému utrpení. Přijměte týdenní pokání, abyste napravili chybu svých způsobů a činili pokání ze svého e-mailového hříchu a všem bude odpuštěno.

Čtěte dále a zjistěte, zda jste e-mailem svatého. 7 Pokyny pro netiquetu pro psaní e-mailů a příspěvků na fórech 7 Pokyny pro netiquety pro psaní e-mailů a příspěvků na fóru Netiquette je zkratka pro síťovou nebo internetovou etiketu. Zahrnuje zvláštní sadu sociálních konvencí nalezených v online interakcích. I když je netiketa velmi podobná dobrému chování nebo etiketě při offline setkání, existují… nebo hříšníci.

Odesílání e-mailů příliš mnoha lidem

Odesílání e-mailů je neuvěřitelně levné. Jedna osoba může strávit pět minut psaní e-mailu a odeslat jej tisícům nebo dokonce stovkám tisíců příjemců. Je také v širokém slova smyslu extrémně nákladné přijímat. Pokud to trvá dvě minuty, nebo dokonce jen 30 sekund, než se propustí, počet lidí-minut, které jeden e-mail může ztratit, je obrovský. To představuje obrovskou ztrátu produkčního času. I když podniknete kroky k minimalizaci dopadu, jako je nastavení víceúrovňového komunikačního systému. Použijte tento třístupňový komunikační systém, abyste odolávali rozptýlením. Použijte tento třístupňový komunikační systém, abyste odolávali rozptýlení. Chcete-li spravovat své vztahy a čas, spravujte také způsob komunikace se světem. Vytvořte inteligentní třístupňový plán. , stále se s tím musíte vypořádat.

Příliš mnoho organizací má zásady, ve kterých kdokoli, všichni a všichni psi jsou CC na všech e-mailech. Ne každý potřebuje přijímat každý e-mail. Pokud jste jedním z lidí, kteří dělají tyto zásady, nebo jen vyřizujete každého ze zvyku, když nemusíte, jste hříšník e-mailu.

Nebojte se, ale pokání je jednoduché. Na týden posílejte e-maily pouze lidem, kteří je naprosto potřebují přijímat. Pokud máte pochybnosti, neposílejte e-mail. Pravděpodobně budete překvapeni, jak malý dopad to má na to, jak všechno běží.

Jako bonus, čím více e-mailů odešlete, tím více budete pravděpodobně dostávat, takže pokud čelíte svému vlastnímu e-mailovému přetížení, může to také pomoci.

Nadužívání Odpovědět všem

E-mail je v nejlepším případě, když se používá přesně jako dopis: jedna osoba pošle jiné osobě jednu zprávu a čeká, až na ni odpoví. E-mail také funguje, když jedna osoba odešle jednu zprávu spoustě lidí (pokud tak učiní) Všechno je třeba ji obdržet). Dokonce i se skvělými funkcemi, jako jsou podprocesové zprávy, 7 důvodů, proč byste měli přestat používat e-mailové klienty pro stolní počítače 7 důvodů, proč byste měli přestat používat e-mailové klienty pro stolní počítače Je webový e-mailový klient výhodnější než stolní počítač? Podívali jsme se na různé výhody a nevýhody a našli jsme pro vás odpověď. , e-mail prostě není navržen tak, aby správně zpracoval více zpráv.

Problém se u skupinových e-mailů skutečně projeví. Za nejhorší technologický vývoj 20. století je považuji o něco vyšší než jaderná bomba. E-mailové vlákno s odpovědí 15 nebo 20 lidí se může rychle vymknout z rukou, pokud lidé nejsou opatrní. Nenechávejte nad sebou sebe: 5 skupinových e-mailových chování, kterým se chcete vyhnout Nenechávejte nad sebou sebe: 5 skupinových e-mailových chování, abyste se vyhnuli tvorbě dobrého e-mail není snadný a je to umění, které si jen málokdo dokáže zdokonalit. Skupinové e-maily nejsou o nic jednodušší. Tyto tipy by měly pomoci vylepšit vaše zprávy. . A pamatujte, že každá odeslaná zpráva je někým dalším upozorněním.

Zatímco první zpráva mohla být relevantní pro všechny v organizaci, je pravděpodobné, že odpovědi nejsou. Pokud váš šéf pošle otázku celému personálu, udělejte své spolupracovníky opravdu potřebuješ vidět odpověď? Při použití tlačítka odpověď vše je jedním z největších hříchů e-mailu, které můžete spáchat.

Pokání je opět docela jednoduché. Po dobu jednoho týdne musíte použít pouze tlačítko odpovědi. Pokud potřebuje odpověď vidět více než jedna osoba, ručně je CC. Tlačítko odpověď vše je zlým pokušením, kterému musíte odolat.

Zasílání e-mailů, když to nepotřebujete

E-mail je někdy nejlepším způsobem, jak někoho oslovit. Někdy tomu tak není. E-mail je bohužel často považován za výchozí. E-mailem, když to nepotřebujete, je další způsob, jak se dostat přímo do e-mailového pekla.

Někdy existují lepší způsoby, jak věci udělat. Pokud Tony sedí před tebou přes místnost, pokud nepotřebuješ vytvořit papírovou stezku, proč s ním nechodit a mluvit s ním? Podobně, pokud bude něco vyžadovat hodně zpět a vpřed, bude setkání osobně nebo telefonicky pravděpodobně mnohem efektivnější. Týdenní e-mailová diskuse může nahradit 30 minut telefonní hovor. Jen se ujistěte, že vám nedovolí, aby se vaše schůzky proměňovaly v časové vakuum Fed Up Of Neeficient Meetings? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfovi Vyčerpávajícím z neefektivních schůzek? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfovi Pokud je schůzka dobře organizovaná, není důvod, proč nemůže zvýšit produktivitu, smysl pro účel a morálku. Zde jsou některá pravidla, která je třeba dodržovat při efektivních schůzkách. .

Vaše pokání je dělat vše, co můžete, abyste neposlali e-maily po dobu jednoho týdne. Pokud Tony není při stole, když jdete, zanechte ručně psanou poznámku. Pokud Bob chce něco zorganizovat, zavolejte mu a vytloukejte na telefon. Podívejte se, jak změníte výchozí nastavení “poslat email” na “poslat e-mail pouze v případě, že neexistuje jiná možnost” ovlivňuje to, jak pracujete. Doručená pošta vám všem děkuje.

Odesílání dlouhých e-mailů

Stejně jako zasílání krátkých e-mailů příliš velkému počtu lidí je hřích, může být odeslání opravdu dlouhých e-mailů pouze jedné osobě. Pokud to, co se snažíte říci, vyžaduje e-mail o 2000 slovech, je pravděpodobné, že používáte nesprávný komunikační nástroj. Čím déle je váš e-mail, tím více času trvá, než si druhá osoba přečte, a čím více úsilí potřebuje k odpovědi. Dlouhé e-maily mohou opravdu sát!

“Neměl jsem čas napsat krátký e-mail, takže jsem místo toho napsal dlouhý.” - Označit “Marky” Twain

- Harry Guinness (@ HarryGuinness) 28. dubna 2015

Roste hnutí lidí, kteří se zavázali, že budou mít všechny e-maily pod pěti větami. Mají pocit, že pokud zprávu nelze krátce předat, děláte to špatně. Pokud jste vinni z psaní e-mailů, které hraničí s Tolstoy-esque území, pak je vaším pokáním připojit se k davu pěti vět na týden. Žádný e-mail, který odešlete, bez ohledu na to, jak to vypadá, nemůže běžet déle než pět - nejlépe krátké - věty. Je dobrým zvykem dostat se do práce a učiní vás produktivnějšími. 7 tipů pro efektivitu e-mailu, abyste získali více e-mailů, rychlejší 7 tipů pro e-mailovou účinnost, abyste získali více e-mailů, rychlejší život se točí kolem komunikace a doslova se bez něj nedosáhne. E-mail je komunikační nástroj, který má usnadnit váš život. Místo toho, abyste museli psát dopis nebo se někoho pokusit chytit… .

Odpověď na každou zprávu

To je hřích, za který jsem byl nejvíc vinen, a trvalo mi to dlouho, než jsem to dokázal. Když dostanete e-mail, přirozeným impulzem je okamžitá odpověď. Problém je v tom, že vás to může vtáhnout do zbytečných reaktivních výměn a lidé očekávají, že budete k dispozici, abyste mohli okamžitě reagovat na e-mail. Okamžitá reakce na všechny e-maily je jen malý e-mailový hřích, zatímco konverzace, očekávání, že každý okamžitě odpoví, je větší hřích.

Rychlou reakcí na všechno, co krmíte zvíře, je šéf, který vyžaduje sobotní e-mailové odpovědi ve 4 hodiny ráno. Těmto šéfům nesmíte chodit. Jako pokání za tento hřích, před odpovědí na e-maily a odpovědí pouze v pracovní době musíte strávit týden čekáním alespoň hodinu. Pokud něco vyžaduje neodkladnou odpověď, musíte použít jiný způsob komunikace.

Jdi nyní v míru

Milovat to nebo nenávidět, e-mail je tady zůstat. Existují však způsoby, jak tuto zkušenost zlepšit pro všechny ostatní. Pokud jste hrozný e-mailový hříšník, činte pokání a implementujte některá z těchto jednoduchých řešení. Lidé vám za to děkují. Pokud jste naproti tomu e-mailem svatým, předejte tento článek všem hříšníkům, které znáte, a šířte dobré slovo.

Existuje nespočet dalších hříchů e-mailu. Co si myslíte, že mi chybělo? A co pokání byste navrhli?

Obrazové kredity: xkcd.org.