5 kroků k úspoře papíru a digitalizaci

Papír a alternativní materiály jako pergamen byly kdysi velmi vzácné a vzácné materiály. Dnes používáme papír téměř všude nebo spíše - kdekoli jej nelze nahradit plastický.

Výroba obou materiálů je zátěží pro životní prostředí, ačkoli papír - obvykle vyrobený ze dřeva, je biologicky rozložitelný, a proto je mnohem jednodušší recyklovat.

Digitalizace vám nejen ušetří papír a pomůže životnímu prostředí, ale také vám ušetří spoustu místa: váš stůl nebo dokonce vaše lednička bude vypadat mnohem čistěji. Hledání dokumentů bude mnohem rychlejší. A konec konců žijeme v digitálním věku! Zde je návod, jak začít:

1. Skenování

Všechno to začíná skenováním vašich stávajících papírových dokumentů. Pokud nemáte skener, můžete použít váš digitální fotoaparát, vyfotografovat fotografii a použít Snapper k opravě perspektivy a zkreslení. Damien podrobně prozkoumal tento nástroj o několik měsíců zpět: Snapér - skenování dokumentů bez skeneru Snapper - skenování dokumentů bez skeneru Snapér - skenování dokumentů bez skeneru

2. Soubor

Nezapomeňte přijít na dobrý systém, který vám umožní snadno vyhledat dokument, který budete potřebovat. Vždy se zeptejte sami sebe, “Kde a jak to budu hledat?”

Nejjednodušší způsob, jak ukládat dokumenty, je pravděpodobně mít ve formátu PDF, pojmenovat je datem a krátkým popisem a hledat vše, co v obsahu potřebujete, podle klíčových slov..

Protože vyhledávání obrázků pro text ještě není standardní, název souboru pro obrázky bude muset být velmi popisný. Případně můžete použít nástroj s názvem JOCR, který vyjme text z naskenovaných dokumentů a vloží je do textového souboru. Můžete dát textovému souboru přesně stejný název jako obrázek, uložit jej do stejné složky a tak budete moci snadno dohledat příslušný dokument. Varun recenzoval JOCR: Jak extrahovat text z obrázků Jak extrahovat text z obrázků (OCR) Jak extrahovat text z obrázků (OCR) Nejlepší způsob, jak extrahovat text z obrázku, je použít optické rozpoznávání znaků (OCR). Ukážeme vám sedm bezplatných nástrojů OCR pro danou úlohu.

Pokud to zní jako příliš velké potíže, můžete také naskenovat dokumenty a soubory PDF pomocí GMail. Stačí vám e-mailem poslat soubory a do e-mailu zadejte příslušná klíčová slova. Nezapomeňte na bezpečnostní riziko, kterému můžete své soubory vystavit, proto se snažte nenahrávat citlivé dokumenty.

3. Použijte Nástroje

Používáme hodně papíru pro náhodné poznámky, které se pak navždy přilepí na našich lavicích nebo dokud na ně nevylijeme kávu. Chcete-li ušetřit papír a zajistit, aby váš stůl vypadal trochu čistěji, zkuste získat rutinu pro používání nástrojů.

Připomenutí, rychlé poznámky, seznamy úkolů, adresy lze organizovat a ukládat digitálně. V závislosti na tom, jaké nástroje používáte, může mít další výhodu přístupu k nim, ať jste kdekoli.

Pro rychlé poznámky byste měli použít Stickies, což je v podstatě digitální alternativa k Post-It Notes.

Kalendář Google vytváří vynikající online a stolní kalendář. Může vám také připomenout úkoly. Pokud integrujete Kalendář Google do Thunderbirdu, můžete si dokonce vytvářet seznamy úkolů přímo z plochy. V mém článku Jak: Integrovat Kalendář Google do Thunderbirdu Jak integrovat Kalendář Google do Thunderbirdu Jak integrovat Kalendář Google do Thunderbirdu Používáte Thunderbird a Kalendář Google a zajímalo by vás, jak je můžete spojit? Ukážeme vám, jak plně integrovat Kalendář Google s Thunderbirdem. , uvidíte, jak se to dělá.

Jedním z nejlepších nástrojů, jak zůstat v pořádku a zbavit se papírových poznámek a připomenutí, je Zapamatovat si mléko. Protože je kompatibilní s řadou dalších aplikací, může se také stát vaším centrálním centrem pro sledování úkolů a informací. David pokrýval 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s nezapomenutelným mlékem 8 Snadných způsobů, jak spravovat úkoly s nezapomenutelným mlékem 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s nezapomenutelným mlékem.

Kromě toho v článku Spravujte svůj život pomocí bezplatných nástrojů pro správu času online Spravujte svůj život pomocí bezplatných nástrojů pro správu času online Spravujte svůj život pomocí bezplatných nástrojů pro správu času online, přezkoumal jsem několik dalších užitečných nástrojů, z nichž některé jsou uvedeny výše..

4. Zálohování, zálohování, zálohování

Chcete-li být zcela bezpapírový, museli byste v určitém okamžiku původní papírové dokumenty zlikvidovat nebo je uložit. Samozřejmě existují dokumenty, které musíte držet. Ale pro většinu budou digitální kopie dost dobré.

K nehodám však dochází. Váš pevný disk by se mohl poškodit a vzít si s sebou digitální kopie dokumentů. Je proto důležité vytvářet pravidelné zálohy.

Důvěrné soubory by nikdy neměly opustit váš pevný disk a měli byste je pravidelně zálohovat na externí disky.

A co dokumenty uložené ve vašem účtu GMail? Přestože může být GMail docela bezpečným místem, měli byste si také zálohovat svůj účet GMail, jen aby jste si byli stoprocentně jisti, že je za to vše.

Existuje způsob, jak zálohovat GMail pomocí GMail zálohování, jak Karl popsal v jeho článku Jak zálohovat svůj účet Gmail na váš počítač Jak zálohovat svůj účet Gmail na váš pevný disk Jak zálohovat svůj účet Gmail na svůj pevný disk Můžete ztratit přístup k vašim cenným datům Gmailu. S tolika dostupnými možnostmi má smysl pravidelně zálohovat Gmail. Tento rychlý průvodce ukazuje, jak na to. .

A konečně, mít elektronickou kopii každého důležitého dokumentu, i když nemůžete originál zlikvidovat, je sama o sobě záloha. Jen si představte všechny své cenné papírové dokumenty ztracené při povodni nebo požáru - a stále máte duplikát na pevném disku.

5. Opakujte

Udělejte z výše uvedených kroků zvyk. To je rozhodující. Pokračujte v nastavení připomenutí pro skenování papírových dokumentů. Udělejte skenování rutinou pro vše, co přichází, a pracujte na starých věcech, až budete mít čas. A opakujte.

Co tedy brání plnému převodu ze starého uživatele papíru na nového digitálního mistra? Dejte nám vědět digitálně v komentářích.