5 způsobů, jak může Xero pomoci s vašimi finančními prostředky

Účetnictví může být matoucí Nejlepších 12 kurzů účetnictví online na uzavření mezery v dovednosti Nejlepších 12 kurzů účetnictví online na uzavření mezery v dovednostech Díky levným a bezplatným vysoce kvalitním online kurzům je snadnější než kdykoli předtím být svým vlastním finančním ředitelem pro své nové nebo stávající podnikání. . , časově náročné a (pokud musíte platit účetního znalce) drahé.

Není proto žádným překvapením, že účetní software se začal zvyšovat na popularitě mezi nezávislými osobami a malými podnikateli.

Takový software je obvykle přizpůsoben zemi, ve které jej používáte, zvládne všechny aspekty účetního procesu a je mnohem nákladově efektivnější než placení profesionála.

Jedním z nejpopulárnějších dostupných řešení je Xero. Podíváme se, co to je a co s tím můžete dělat.

Co je Xero?

Xero bylo založeno na Novém Zélandu již v roce 2006 a od té doby se rozrostlo na více než 600 000 uživatelů. Nabízejí svůj produkt na základě běžně používaných “software jako služba” (SaaS), takže pro použití nebudete muset nic stahovat.

Získali mnoho ocenění v oboru, včetně dvou cen Webby Awards v roce 2009 a jednoho v roce 2010, Fast Company Innovation by Design Award v roce 2012 a nejpůsobivěji první místo v časopisu Forbes Magazine “100 nejinovativnějších růstových společností” seznam v roce 2014.

Samotný produkt je jedním z nejúspěšnějších účetních softwarů na současném trhu a nabízí téměř vše, co musí být úspěšné v malém podniku nebo na volné noze..

Mezi jeho hlavní vlastnosti patří:

• • Řízení cashflow (online účetnictví, bankovní smíření, rozpočtové zprávy a správa zásob)

Fakturace (zasílání, placení a vydávání nabídek)

• Správa plateb (reklamace nákladů, účty a objednávky)
• Správa mezd (včetně časového rozvrhu a standardních výplatních období)
• Daňová pomoc (W-2s, 1099s, výpočty daně z obratu a podání přiznání)

Jaké jsou jeho pět nejužitečnější funkce? Pojďme to prozkoumat.

Daň

Ah, daň… Federální 940, W-2, 1099, daně ze zaměstnání, daně z nezaměstnanosti - co to všechno znamená?!

I když vás společnost Xero nemůže naučit o všech individuálních federálních a státních daňových kódech a formulářích (přestože mají skvělý základní průvodce nápovědou), může je snadno vypočítat a odeslat je.

Například vám umožní okamžitě zjistit, kolik by mělo být podáno na W-2s a 1099s. Dokonce odstraní nekončící zmatek nad klasifikací 1099 dodavatelů tím, že vám umožní spustit zprávu a poté provést potřebné úpravy.

Zde je pohled na postup:

Abyste mohli podat W-2 (pravděpodobně nejběžnější daňový formulář ve státech), musíte nejprve vytvořit zaměstnance. To provedete kliknutím Mzdy> Přidat zaměstnance a vyplnění nezbytných osobních údajů.

Dále je třeba vyplnit údaje o jejich zaměstnání - včetně údajů o platech a jejich čísla sociálního zabezpečení. Je zřejmé, že byste již měli mít všechny informace svých zaměstnanců, ale pokud je zde nepřidáte, bude to mít za následek, že nebudete moci přidat osobu do své mzdy.

Nakonec můžete přidat jejich individuální federální a státní daňové údaje. Je třeba poznamenat, že to může být nepochybně potenciálním minovým polem pro neprofesionály. Mohlo by být moudré platit účetnímu, aby se ujistil, že je vše správně nastaveno - poté je to samosprávné, takže z dlouhodobého hlediska budete stále hodně ušetřit na poplatcích.

Až budete mít plně nastaveného zaměstnance, budete muset také nastavit daně vaší společnosti. Dokud to neuděláte, nebudete si moci vytvořit výplatní listinu (a tím generovat údaje o daňovém přiznání).

Navigovat do Nastavení> Daně a vyplňte své federální i státní informace:

A je to. Stačí spustit svůj výplatní list každý měsíc a software automaticky srazí daně tam, kde je to vhodné, a vše zaeviduje do systému. Na konci každého daňového roku budete moci vydat potřebné W-2 a další státní formuláře, které mohou být vyžadovány.

Můžete postupovat přesně podle stejné metodiky pro nezávislé dodavatele, pouze tentokrát budete muset místo toho vydat formulář 1099.

Nejlepší ze všeho je, že se nemusíte starat ani o předložení 1099 daňových formulářů. 6 Nejlepší bezplatný daňový software pro podání daňového přiznání v letošním roce 6 Nejlepší bezplatný daňový software pro podání daňového přiznání tento rok, pokud jste unaveni platíte za registraci daní, zde je nejlepší bezplatný daňový software pro podání daňového přiznání pro váš stát a federální daň. , jakmile je vyplníte, můžete je vložit do softwaru pomocí aplikace Track1099.

Ve skutečnosti existuje mnohem více daňových problémů, se kterými vám může Xero pomoci, kromě formulářů IRS.

Například bude automaticky vypočítat daň z obratu v závislosti na vašem místním prostředí a integrace Xero s Avalara TrustFile znamená, že můžete připravit a odeslat daň z obratu téměř okamžitě (přejděte na Nastavení> Obecná nastavení> Finanční nastavení zadejte své informace).

Můžete dokonce exportovat soubory Xero do tištěných kopií, pokud dáváte přednost více “DIY” přístup k daňovým podáním Děláte své daně? 5 vzorců aplikace Excel, které musíte znát při provádění daní? 5 vzorců Excelu, které musíte vědět Je to dva dny před splatností daní a nechcete platit další poplatek za pozdní podání. Toto je čas využít sílu Excelu, aby vše bylo v pořádku. .

Mzdy

Běh mezd týdně, dvakrát týdně nebo měsíčně může být téměř tak matoucí a časově náročný, jako je výpočet daní.!

Xero má několik aspektů, které vám pomohou snížit bolestivost vašich mezd.

Za prvé, zahrnuje software časového rozvrhu zaměstnanců. Zaměstnanci mohou zadávat svá vlastní data, nebo to můžete vy (nebo jiný zaměstnanec) provádět v jejich zastoupení, a přichází s rozsáhlými nástroji pro vytváření přehledů, které vám umožní zobrazit data na základě hodinového výdělku, typu příjmu a peněz utratených za zaměstnance nebo za čas doba.

Za druhé, jde o platební software. V praxi to znamená, že můžete spouštět a schvalovat mzdy zaměstnanců ve stanoveném termínu, jednorázové výplaty v polovině cyklu a iniciovat přímé vklady na bankovní účty vašeho zaměstnance. Můžete dokonce tisknout šeky a výplaty, které lze přizpůsobit značce vaší společnosti.

Před spuštěním úplných mezd budete muset nastavit zaměstnance, daňové informace, pracoviště, platební rozvrhy a informace o bankovním účtu..

Konečně existuje celá řada aplikací třetích stran, které mohou poskytovat další funkce. Pokud například máte zaměstnance, kteří pracují v zemích, na které se Xero nativně nevztahuje, můžete použít pluginy, abyste jim mohli platit.

Výdaje

Dobře, takže rozkvět používání firemních nákladových účtů na zaplacení všeho od večeře po exotické dovolené může být dávno pryč, ale stále jsou důležitou součástí moderního obchodního uspořádání.

Řízení výdajů 10 Unikátní použití Trello Jiné než řízení projektů 10 Unikátní použití Trello Jiné než řízení projektů Trello je potěšením milovníka seznamu. Jeho přístup ve stylu Kanban nebyl určen pouze pro řízení projektů. Nevěříš nám? Podívejte se na těchto deset jedinečných použití Trella. funkce Xero je velmi působivá, umožňuje vám jak spravovat své osobní výdaje, tak proplácet svým zaměstnancům náklady.

Z pohledu uživatele vám (a vašim zaměstnancům) umožní přidat výdaje, když jste venku, a to pouhým vyfotografováním dokladu a odesláním prostřednictvím mobilní aplikace, čímž se sníží pravděpodobnost, že budou náklady přehlíženy.

Z pohledu řízení jsou příjmy z výletů seskupeny do jedné skupiny, takže můžete snadno vidět celkové náklady a podle potřeby je můžete schválit a zamítnout..

Všechna tato data lze poté exportovat do funkce výplatní listiny, aby se výplata ještě více vyrovnávala.

Na volné noze mohou také zůstat na vrcholu svých výdajů (a jejich širší cashflow situace) pomocí funkce bankovního usmíření.

Nejprve musíte přidat bankovní účet. Chcete-li tak učinit, přejděte na Účty> Bankovní účty> Přidat bankovní účet. Populární banky jsou automaticky uvedeny a můžete také přidat služby, jako jsou PayPal a kreditní karty.

Vyplňte číslo účtu a pojmenujte jej. Poté se zobrazí obrazovka, která vám umožní importovat všechny vaše bankovní zdroje.

Jakmile to uděláte, můžete importovat všechna data své banky a automaticky se s nimi vyrovná Xero. K datům je možné přistupovat prostřednictvím mobilní aplikace za účelem odsouhlasení na cestách, můžete si vytvořit vlastní pravidla, která vám pomohou sladit složitější transakce, a je podporováno více než 160 měn.

Finanční reporty

Bez jasných a účinných finančních zpráv je velmi obtížné pochopit, jak je vaše firma zdravá.

Naštěstí Xero poskytuje více než 40 základních a pokročilých finančních zpráv. Patří sem všechny nejběžnější, například zisk a ztráta, daň z obratu a rozvahy - ale také neobvyklejší (ale stejně užitečné) zisky a ztráty v cizí měně. Při výměně měn nebo odesílání peněz do zahraničí se nemusíte trhat. Vytrhávání při výměně měn nebo zasílání peněz do zahraničí Pokud jste poslali peníze do zahraničí nebo vyměnili měny před dovolenou, pravděpodobně jste dostali špatnou nabídku. Zde jsou některé lepší alternativy k bankám a měnám. a odpisy.

Zprávy také nabízejí nástroje pro sledování rozpočtu. 5 Rozpočtové aplikace, které byste měli použít, pokud opravdu chcete ušetřit peníze 5 Rozpočtové aplikace, které byste měli použít, pokud opravdu chcete ušetřit peníze Zde jsou nejúčinnější rozpočtové aplikace, které jsou v současné době k dispozici. Vyberte si ten, který se vám nejvíce líbí. (takže můžete připravit obrysy a porovnat skutečný výkon s předpokládaným výkonem) a možnost přidat kategorie sledování (což vám umožní snadný způsob, jak porovnat a porovnat jednotlivé části vaší firmy).

Všechny tyto zprávy lze připravit a vytisknout pomocí kliknutí.

Fakturace

Jaké dobré jsou všechny tyto fantastické funkce, pokud nemůžete snadno spravovat faktury? Jsou to chléb a máslo z podnikání, ale mohou se rychle zkomplikovat. Jak používat internet k pronásledování nezaplacených faktur Jak používat internet k pronásledování nezaplacených faktur Pokud pracujete pro sebe, existuje neustálý strach, že nakonec jeden z vašich klientů nezaplatí fakturu. Zde je několik online tipů, jak získat zpět ztracené peníze. pokud máte hodně klientů.

Funkce fakturace společnosti Xero se může pochlubit mnoha skvělými funkcemi. Můžete například přidat dobropisy a snadno dobít náklady zpět klientům pomocí speciální značky a v případě potřeby lze vydat dobropisy.

Vaši zákazníci budou také moci platit vaše faktury pouhým kliknutím prostřednictvím kreditní karty nebo PayPal a budete upozorněni, když zákazníci otevřou své faktury (takže víte, zda vás prostě ignorují!).

Konečně, stejně jako software pro výplatní listiny, si budete moci přizpůsobit a přizpůsobit všechny své faktury pomocí vlastních log a značky.

Už jste použili Xero?

Použili jste Xero? Jaké funkce a funkce se vám líbily? Která potřeba více práce? Chybí něco, co byste chtěli vidět, jak vývojáři představí?

Můžete nám sdělit své myšlenky a zpětnou vazbu v sekci komentářů níže.