6 způsobů, jak přimět lidi, aby odpovídali na vaše e-maily

Když chodíte někým na ulici a řeknete ahoj, jak se cítíte, když neřeknou ahoj zpět? Je úžasné, jak malý nedostatek potvrzení může člověka cítit, ale je také úžasné, jak moc můžete udělat, abyste podpořili reakci. Totéž platí pro e-maily.

Nyní si představte opačný scénář. Procházíš někoho na ulici a krátce na tebe pohlédnou, řekni ahoj, a pak se rychle odvrátí. Jak je pravděpodobné, že se pozdravíš? Nyní si představte osobu, která se dívá přímo do očí, široce se usmívá a říká ahoj - dokonce i pomocí svého jména! Pravděpodobnost je mnohem lepší, abyste se mohli inspirovat v naturáliích.

Totéž platí i pro e-maily. Kromě e-mailových výrazů nebo hlasových tónů existuje celá řada pravidel, pokud jde o e-maily, které povzbudí nebo odradí osobu, aby zasáhla “odpověď” tlačítko a odpovědět vám. V tomto příspěvku se s vámi podělím o několik triků, které jsem se v průběhu let naučil - tipy, které značně zvýší váš úspěch získávání e-mailových odpovědí, a to i od velmi zaneprázdněných lidí.

Proč potřebujete odpověď?

Když jsem před několika lety změnil zaměstnání, začal jsem pracovat ve společnosti, kde byli lidé mnohem rušnější než v mé poslední práci. Lidé sotva měli čas na dokončení práce na projektu, takže odpovídání na e-maily se stalo úkolem při stanovování priority 5 filtrů Gmailu, které pomáhají upřednostňovat a organizovat vaši doručenou poštu 5 Gmail filtrů, které pomáhají upřednostňovat a organizovat vaši doručenou poštu jejich doručená pošta je stejně řádná jako ta moje? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo…. Brzy jsem se dozvěděl, že pokud nebudu dodržovat určitý formát a přístup při zasílání e-mailů lidem, nemusím dostat odpověď na mnoho dní, pokud vůbec.

První věc, kterou musíte udělat, když někomu pošlete e-mail - zejména někoho, kdo je velmi zaneprázdněn - je rychle si vyřídit vlastní důvody, proč vám je zaslat e-mailem. Pokud jsou zaneprázdněni a váš e-mail není problémem s vysokou prioritou, pravděpodobně bude někde v seznamu úkolů ukrytý, aby se vyřešil, když bude více času na tento problém (pokud vůbec) ). Zaneprázdnění lidé mají těžkou správu e-mailu. Čím rušnější jsou, tím méně je pravděpodobné, že dostanete odpověď, pokud své karty nehrajete správně.

Pokud dokážete důležitost problému dostatečně ospravedlnit e-mailem, začněte všemi prostředky.

Zeptejte se - nejlépe na ně

V roce 2012 vědci z Harvardské univerzity provedli docela důkladnou studii, která zahrnovala i skenování mozku, a zjistili, že lidé skutečně dostanou “biochemický bzučák” od mluvení o sobě. Čím silnější je člověk - stejně jako mnoho extrémně zaneprázdněných lidí - tím více si o sobě mluví. Koneckonců, je jen tak moc to říct, správně?

To znamená, že pokud ve svém e-mailu zavoláte mrkvi osobní otázky, v podstatě lákáte tuto osobu s osobním vzestupem - příležitost pro trochu “bzučet” sdílením něčeho o sobě s vámi. A někteří lidé prostě mají opravdu rádi příležitost mít mýdlovou krabici. Tak jim to dejte.

Můžete se jen zeptat, jak probíhá projekt, na kterém pracují. Pokud jste k nim velmi blízko a často mluvíte o rodině, zeptejte se, jak se rodina daří. Pokud existuje velká hra, o které všichni mluví - zeptejte se jich, co si myslí. Dejte jim příležitost odpovědět na vás a “dát si pauzu” od tolik přemýšlet o práci. Na svou otázku můžete navázat nejprve otázkou týkající se práce, kterou jste chtěli položit, ale žádost o stanovisko vyvolá tuto potřebu “Já-get-to-talk-about-sám” vysoký.

Extra Bonus: Použijte něco, co máte oba společné. Děti. Láska k baseballu. Ať je to cokoli - nejprve si vytvořte osobní spojení. Osoba bude méně pravděpodobné, že rychle odešle e-mail na později.

Vyberte naléhavý předmět

Zaneprázdnění lidé přirozeně začínají upřednostňovat e-maily a někdy dokonce ani e-mail neotevřou. Rychle se podívají na předmět. Pokud tedy chcete od těchto lidí rychle reagovat, můžete si jen představit, jak důležitý je předmět předmětu. Pokud potřebujete tipy, jak to udělat, vřele doporučuji Aaronovi radu, jak vyčnívat z vašeho předmětu, jak vydělat svoji e-mailovou zprávu tak, aby vynikla v přeplněné doručené poště Jak si, aby vaše e-mailová zpráva vyčnívala v přeplněné doručené poště poslali jste někdy e-mail, o kterém jste si mysleli, že je důležité odpovědět až o mnoho dní později, nebo co je horší zapomenut? Je pravda, že někdy je to mimo vaši kontrolu, ale existují věci, které můžete udělat ... v přeplněné schránce.

Sečteno a podtrženo je toto: Pokud potřebujete okamžitou odpověď, proč tomu předchází váš předmět “DŮLEŽITÉ:” nebo “URGENT:” ? S tím není nic špatného a je to skutečně užitečné pro zaneprázdněné lidi, kteří používají takové předmětové linie jako vizuální ukazatel toho, co zaútočí jako první v e-mailové schránce. Jen to nedělejte pro hloupé, nedůležité záležitosti, jinak se stanete “chlapec, který plakal vlka”, a vaše e-maily budou nakonec zcela ignorovány!

Udržujte to krátké a sladké

Tohle je část článku, kde jsem pokrytecký. Ten, kdo píše 2000 slovních článků, řekne USA, aby je udržovala krátká a sladká? Jo. To je přesně to, co já”budu dělat. Mluvíme zde o e-mailech a tady je ponaučení, které se pan Wordy dozvěděl první rok o své nové práci: PILE. Je to zkratka, se kterou jsem právě přišel. Znamená to, že lidé ignorují dlouhé e-maily.

Asi po šesti měsících, kdy lidé ignorovali mé dlouhé a propracované e-maily, jsem zkusil něco nového. Začal jsem psát velmi, velmi krátké e-maily, které pouze uváděly bod. Neposkytl jsem další podrobnosti, ale na konci e-mailů, které jsem nabídl, poskytl další informace, pokud si to přáli.

Začal jsem stahovat své e-maily. Když jsem si myslel, že jsou dost krátký, prošel jsem si a ještě více se prořízl. Musíte se zeptat sami sebe, je tato linie prostě zbytečná? Sdílíte informace s cílem informovat lidi o tom, kolik toho víte - nebo na tom opravdu nezáleží? Vystřihněte slova. Rychle se dostanete k věci. Když jsem to začal dělat, všiml jsem si stoupání rychlosti odezvy. Pokud můžete e-mail rozložit na jediný řádek - šance jsou docela dobré, dostanete okamžitou odpověď.

Podplatit je

Pokud tady budeme upřímní, musíte uznat, že lidé jsou svou povahou samoobslužnou partou. Když lidé uvidí, že tam může být “něco v tom” pro ně se cítí více nuceni jednat. Můžete to využít v e-mailu uzavřením e-mailu s něčím jako, “Vraťte se tedy ke mně s dobrým časem, když o tom můžete mluvit o šálku kávy - na mě!”

Šálek kávy zdarma pouze pro stisknutí tlačítka odpovědi? To je dobrá motivace. A pokud je problém ještě důležitější - řekněme, že se snažíte něco prodat nebo získat nového klienta - pokračujte a nabídněte si oběd. Tato malá investice se vyplatí. Lidé milují oběd zdarma.

Zapojte druhou stranu

Pokud jste někoho několikrát poslali e-mailem, vyzkoušeli jste všechny výše uvedené taktiky a stále nedostáváte žádné odpovědi, pak je čas vytáhnout velké zbraně. Tyto poslední dvě taktiky obvykle rezervuji pro lidi, kteří chronicky ignorují e-maily. První “velká zbra% n” přístup je přitáhnout někoho, kdo může souviset s touto situací. Může to být váš šéf nebo další osoba, se kterou pracujete na projektu, který je zadržován, protože dotyčná osoba neodpovídá na váš e-mail.

To není něco, co chcete udělat pro první, druhý nebo dokonce třetí e-mail. Pokud jste však bezohledně ignorováni, napište ještě jeden zdvořilý e-mail a jen zapojte zúčastněnou osobu. Pokud je někdo nahoře, jako váš šéf, a druhá osoba ví, že jsou v pozici autority, budou rychle reagovat. Ze všech těch chronických ignorantů, se kterými jsem se v průběhu let vypořádal, tohle “cc” přístup vyvolá odpověď 99 procent času. Existuje něco o tom, že bude mít publikum transformující dialog a náhle z něj učiní vyšší prioritu.

Důsledně vydávat připomenutí

Pokud jste někdy viděli film Shawshank Redemption nebo si přečetli novelu napsanou Stephenem Kingem, pak byste si mohli vzpomenout na část, kde Andy Dufresne zasílá každý týden jeden dopis Státnímu senátu a žádá o peníze na vězeňskou knihovnu. Po obdržení několika stovek dolarů a darování knih, Andy pak začne posílat dva dopisy týdně a žádat ještě více peněz.

Jde o to, že vytrvalost funguje. Říkejte tomu nepříjemné, přitěžující nebo dráždivé - ale pokud opravdu, opravdu potřebujete odpověď na něco důležitého, důsledné dotazování osoby zdvořile, zda obdržel váš poslední e-mail, bude mít jeden ze dvou požadovaných účinků. Vyzve dotyčnou osobu, aby prohledala svou doručenou poštu při hledání e-mailu, o kterém mluvíte, nebo si to uvědomí, že jediný způsob, jak vás odejít, je odpovědět na váš e-mail. Toto je zjevně řešení poslední instance, ale také to funguje.

Jaké techniky používáte k rychlejší reakci na vaše e-maily? Co pro vás funguje? Sdílejte své vlastní tipy a rady v sekci Poznámky níže!

Obrázek Kredit: Ohromen podnikatel (Shutterstock), Dává řeč (Shutterstock), Důležité znamení (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).