7 tipů pro efektivitu e-mailu, abyste získali více e-mailů hotově, rychlejší

Život se točí kolem komunikace a bez ní se doslova nic nedosáhne. E-mail je komunikační nástroj, který má usnadnit váš život. Místo toho, abyste museli psát dopis nebo se pokoušet někoho chytit do telefonu nebo osobně, můžete rychle napsat několik řádků a být nad ním.

E-mail však může být také významným časovým dřezem. K tomu obvykle dochází, když je použit nesprávným způsobem. Mnoho lidí vám posílá e-maily, které nepotřebujete, s předmětem, který neodráží obsah, a jinými slovy, než je nutné. Může to však být také vaše vlastní chyba, například pokud nezpracováváte e-maily správně nebo nezneužíváte svou doručenou poštu jako seznam úkolů nebo seznam čtení. Faktem je, že můžete rychleji procházet e-maily zlepšením svých zvyklostí a důsledným přijetím několika klíčových tipů pro efektivitu e-mailu.

Naplánovat čas e-mailu

Pokud se obáváte o své e-maily nebo pokud pravidelně trávíte příliš mnoho času vymazáním doručené pošty, zkuste se zavázat k harmonogramu. Někteří lidé doporučují provádět e-maily po stanovenou dobu dvakrát denně. Časový rozvrh je inteligentní, protože vytváří časový rámec a prostor mysli, aby se soustředil na dokončení úkolu. Kromě toho zjistíte, kolik času skutečně trávíte pomocí e-mailů.

Kontrola e-mailů pouze dvakrát denně nefunguje pro všechny. Pokud potřebujete zůstat na vrcholu věcí a kontrolovat své e-maily několikrát po celý den, věnujte se několik minut každou hodinu kromě kontroly a zpracování e-mailů ráno a večer. Tyto krátké e-mailové sprinty jsou příležitostí odpovědět na naléhavé e-maily nebo odpovědět na e-mail, který jste nejprve potřebovali k načtení informací pro.

Cílem je…

• vytvořit časový limit naplánováním času e-mailu,
• mít ambice zůstat v tomto limitu,
• být rychlejší a
• postupně uvolněte čas podle svého rozvrhu.

Toto myšlení vám pomůže soustředit se a zefektivnit. Zkombinujte to se všemi ostatními tipy na efektivitu e-mailů v tomto článku a brzy budete procházet e-maily jako nikdy předtím.

Zpracovat každý e-mail, který otevřete

Každý otevřený e-mail vyžaduje, abyste jednali tak či onak. Tímto způsobem okamžitě ušetříte čas, protože s tímto e-mailem nebudete muset znovu jednat. Vyčistíte také svou doručenou poštu alespoň jednou denně, což je osvobozující pocit.

U každého otevřeného e-mailu okamžitě jednejte, pokud je to možné, nebo naplánujte úlohu, pokud je to nutné, a poté e-mail archivujte nebo smažte. Okamžité jednání může znamenat, že budete rychle reagovat, uskutečnit krátký telefonní hovor, předat data do kalendáře, přidat úkoly do svého seznamu úkolů, uložit e-maily nebo jakýkoli obsah, který si budete moci přečíst později. Kdykoli nejste schopni reagovat nebo jednat okamžitě, připravte si odpověď a naplánujte úkol tak, aby řešil cokoli, co musíte udělat. V každém případě vytáhněte všechny e-maily z doručené pošty.

Všimněte si, že v Gmailu má každý e-mail jedinečnou adresu URL. Věděli jste, že si můžete uložit specifické zprávy Gmail? Zde je, jak a proč jste věděli, že si můžete uložit specifické zprávy Gmail? Tady je, jak a proč Bylo učiněno mnoho případů, proč je Gmail důmyslným webmail klientem. Nyní, i když je téměř triviální najít e-maily v Gmailu, vědět, že je najdete, neznamená, že budete…. Teď to nepoužívejte k ukládání vašich e-mailů do záložek! Místo toho přidejte odkaz na příslušnou úlohu v seznamu úkolů nebo v položce kalendáře. Je to mnohem lepší než sledovat tyto e-maily ve vaší doručené poště.

Co nejlépe využít svůj čas ...

• jednat s každým otevřeným e-mailem,
• přenášet úkoly a data do svého seznamu úkolů nebo kalendáře a
• přidat e-mailové adresy URL pro informaci,
• pokud je to možné, odpovězte okamžitě,
• v případě potřeby navrhněte odpověď,
• archivovat nebo smazat každý e-mail, který jste otevřeli a,
• Zpracovat složku Koncepty a Seznam úkolů jednou denně.

Filtrovat a označovat e-maily

Mnoho lidí si ve své doručené poště uchovává e-maily, protože nevědí o lepším způsobu jejich sledování. Přispívá k nepořádku a časem ve skutečnosti ztěžuje hledání věcí. V Gmailu můžete snadno najít jakýkoli e-mail pomocí výkonné funkce vyhledávání. 5 Operátoři pokročilého vyhledávání v Gmailu, které byste měli znát. 5 Operátoři pokročilého vyhledávání v Gmailu, které byste měli vědět. Gmail je důmyslný webmail klient s mnoha úžasnými funkcemi. Jako služba Google je jednou ze silných stránek vyhledávání. A to je přesně to, jak Google revolucionalizoval e-mail. V Gmailu nemáte opravdu…. Můžete také označit e-maily, abyste je rychle našli, pokud je musíte nechat v doručené poště nebo je třídit do složek, abyste je později mohli načíst..

Spíše než ručně třídit e-maily, můžete nastavit filtry tak, aby automaticky zpracovávaly e-maily, které dostáváte pravidelně. 5 Filtry Gmailu, které pomáhají upřednostňovat a organizovat vaši doručenou poštu 5 Filtry Gmailu, které pomáhají upřednostňovat a organizovat vaši doručenou poštu že jejich doručená pošta je stejně řádná jako ta moje? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ..., včetně oznámení, předplatného, ​​přehledů, ale také e-mailů od konkrétních lidí. Namísto vytvoření nového filtru pro každý jednotlivý zdroj vytvořte alias e-mailu Rozdělte a dobijte svůj e-mail pomocí síly aliasů Gmail Rozdělte a dobijte svůj e-mail pomocí síly aliasů Gmail Pokud jde o organizaci e-mailů, okamžitá reakce je často vše o složkách, značkách, filtrech, prioritních značkách a věcech tohoto druhu. Ne, že by některá z nich byla špatná - ve skutečnosti většina z… pro typy e-mailů (např. Oznámení fóra nebo předplatné bulletinů) a filtruje e-maily na základě e-mailové adresy, na kterou jsou zasílány. Pokud tyto e-maily nasměrujete do své vlastní vyhrazené složky, nikdy neucpají vaši doručenou poštu, neztrácejí čas jejich zpracováním a stále je můžete číst, kdykoli budete mít čas.

Nejlepší způsob, jak spravovat e-maily, je…

• Naučte se, jak hledat ve svém e-mailu,
• štítek a
• třídit e-maily,
• pokud možno s automatizovanými filtry, a
• nutí je obejít vaši doručenou poštu, pokud s nimi nebudete muset okamžitě jednat.

Snížit příchozí e-mail

Když začnete denně odstraňovat svou doručenou poštu, všimnete si, které e-maily nepotřebujete. Místo nastavení filtrů pro e-maily, které opravdu nechcete dostávat, nebo nikdy nebudete mít čas na čtení, jednejte. To může znamenat, že se odhlásíte z odběru zpravodaje, který jste nikdy nečetli, řekněte příteli, aby vám již dále neposílat karikatury, nebo požádejte kolegu, aby vás pouze CC informoval o důležitých e-mailech.

Stručně řečeno, adresujte zbytečné e-maily, pečlivě odhláste a v případě potřeby filtrujte do koše.

Příklad: Udržujte své vlastní e-maily jasné a stručné

Vypracování komplikovaného e-mailu vyžaduje určitý čas. Čtení a zpracování to vyžaduje čas. Ušetřete čas sobě i ostatním a naučte se, aby vaše e-maily byly jasné a stručné.

To začíná dobrým předmětem. Ujistěte se, že jasně odráží obsah vašeho e-mailu. To bude snazší, pokud se budete držet jednoho předmětu v e-mailu. Nakonec mějte svůj e-mail krátký. Nedoporučoval bych zásadu jedné věty, ale e-maily o každodenní práci by měly být stručné. Dělejte myšlení a extrahujte podstatu toho, co chcete sdělit, než odešlete.

Vaši příjemci budou vaše e-maily milovat, pokud budou obsahovat…

• jasný předmět,
• jeden předmět na e-mail,
• klíčové myšlenky jasně vyjádřené v
• ne více než 1-5 vět.

Použijte Konzervované odpovědi

Pokud obdržíte mnoho e-mailů, které více či méně vyžadují stejnou odpověď, vytvořte šablonu a vytvořte předběžnou odpověď. To může ušetřit spoustu času a je velmi snadné s Gmailem. Zaslali jsme celý článek o tom, jak poslat e-mail rychleji a lépe s předpřipravenými e-maily Rychleji a lépe s předpřipravenými odpověďmi e-mailem Rychleji a lépe s předpřipravenými odpověďmi Nemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Myslet si… .

Použijte klávesové zkratky

Většina e-mailových programů nabízí klávesové zkratky. Gmail má například zkratky pro odpověď (a), odstranění (SHIFT + 3) nebo archivaci e-mailu (a). Zde jsme sestavili shrnutí užitečných zástupců Gmailu ve formátu PDF. Možná budete muset povolit klávesové zkratky. Strávte několik minut, abyste se naučili klávesové zkratky pro svého e-mailového klienta, který si vyberete, a své e-maily budete každý den zpracovávat mnohem rychleji..

Zde je několik dalších tipů pro efektivitu e-mailu, které vám pomohou efektivněji používat e-mail. 10 tipů, které vám pomohou efektivněji posílat e-mailem 10 tipů, jak vám pomoci efektivněji posílat e-maily Nejlepší rady, které jsem slyšel o produktivitě e-mailů a e-mailů, ráno. Je trochu paradoxní, ale pravda, že e-mail a produktivita jsou na loggerheads… .

Závěr

E-mail je komunikační nástroj, který by vám měl sloužit, nikoli ovládat váš život. Ujistěte se, čeho chcete pomocí tohoto komunikačního nástroje dosáhnout, jak chcete trávit čas, automatizujte nebo eliminujte vše, co stojí mezi vámi a rychle zpracovávejte e-maily. Pokud to uděláte správně, vymazání doručené pošty nemusí trvat příliš dlouho. A jakmile budete mít dobrou rutinu, nebudete se bát, že nebudete své e-maily kontrolovat několik hodin nebo den, protože děláte důležitější práci. Budete vědět, že vaše rutina vám umožní pluh přes zatopenou doručenou poštu v žádném okamžiku.

Máte nějaké tipy na zpracování e-mailů, které jsem zmeškal?

Obrazové kredity: E-mailové logo přes Shutterstock, Hodiny a e-mail přes Shutterstock, Doručená pošta přes Shutterstock, Příchozí e-mail přes Shutterstock, Bubliny přes Shutterstock