8 Překvapivých způsobů, jak můžete importovat data do aplikace Microsoft Word

Microsoft Word je de facto standardní program pro dokumenty Microsoft Office, od výzkumných prací po profesionální zprávy Jak vytvořit profesionální zprávy a dokumenty v aplikaci Microsoft Word Jak vytvořit profesionální zprávy a dokumenty v aplikaci Microsoft Word Tato příručka zkoumá prvky odborné zprávy a recenze strukturování, styling a finalizace dokumentu v aplikaci Microsoft Word. . Ale někdy máte data v jiném programu, na který musíte odkazovat; může to být v aplikaci Microsoft Excel, může to být PDF, může to být dokonce další dokument Wordu. Vědět, jak importovat tato data, vám může ušetřit spoustu času.

V tomto článku se budeme zabývat osmi různými způsoby, jak můžete importovat informace do dokumentů aplikace Microsoft Word; některé budou užitečné pro věci, jako jsou zprávy, jiné budou dobré pro dopisy s formulářem a podobné projekty, a jiné jen ušetří čas v několika konkrétních situacích, když potřebujete něco z obvyklých 10 jednoduchých hacků Microsoft Word Každý může udělat 10 jednoduchých aplikací Microsoft Word Hacks Každý může udělat Naše znalosti o aplikaci Microsoft Word jsou testovány pokaždé, když dostaneme dokument, na kterém budeme pracovat. Každý malý tip naučený podél cesty pomáhá. Jak asi deset dalších triků pro vaši každodenní produktivitu? .

Protože Microsoft Excel je nejvšestrannějším prostředkem pro import dat, začneme tam.

Import tabulky z aplikace Microsoft Excel

Formátovací tabulky v aplikaci Microsoft Word 8 Tipy pro formátování pro dokonalé tabulky v aplikaci Microsoft Word 8 Formátovací tipy pro dokonalé tabulky v aplikaci Microsoft Word Tabulky aplikace Microsoft Word jsou základní nástroje pro formátování. Zjistěte, jak vytvořit tabulku a perfektně ji naformátovat pomocí těchto jednoduchých tipů. je hrozné. Proto Microsoft Excel existuje, že? Naštěstí společnost Microsoft měla prozíravost, aby vám umožnila zahrnout tabulky přímo z Excelu do dokumentu Wordu, takže můžete provádět veškeré formátování v Excelu, kde je to mnohem snazší.

Chcete-li začít, vyberte buňky, které chcete zkopírovat v aplikaci Microsoft Excel, stiskněte Úpravy> Kopírovat, a vraťte se zpět do aplikace Microsoft Word.

Jít do Úpravy> Vložit jinak… (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vložit speciální… ) a vyberte Vložit odkaz v levém postranním panelu. V Tak jako… vyberte Objekt listu Microsoft Excel, pak zasáhne OK.

Nyní uvidíte buňky, které jste vybrali, přímo v dokumentu aplikace Microsoft Word. A protože jste vybrali Vložit odkaz namísto Vložit, tyto buňky se aktualizují, kdykoli provedete změny v tabulce aplikace Microsoft Excel.

Pokud vyberete Vložit namísto Vložit odkaz, vaše buňky nebudou aktualizovány, když provedete změny v tabulce. Má však výhodu v tom, zda je k dispozici list Excel. Pokud tedy nebudete potřebovat aktualizace - pokud tisknete nebo soubor pošlete e-mailem někomu jinému a je třeba ukázat správná data, například - možná budete chtít použít Vložit.

Import jedné buňky z aplikace Microsoft Excel

Můžete také použít stejnou metodu jako výše pro jednotlivé buňky:

V tomto případě místo výběru Objekt listu Microsoft Excel, vybral jsem Neformátovaný text; proto číslo přichází se stejným formátováním jako zbytek dokumentu Microsoft Word. Stále se aktualizuje stejným způsobem, ale nemusíte se zabývat pokusem dostat textové pole na správné místo.

Stejnou strategii můžete použít s celou tabulkou, pokud chcete, aby formátování bylo také v souladu s vaším dokumentem Word. Pokud to nefunguje nebo potřebujete složitější chování z jedné buňky, můžete zkusit pomocí jazyka jazyka integrovat data Excel Jak integrovat data Excel do dokumentu Word Jak integrovat data Excel do dokumentu Word během práce týden, pravděpodobně se často setkáváte s kopírováním a vkládáním informací z aplikace Excel do aplikace Word nebo naopak. Takto lidé často vytvářejí písemné zprávy ... do vašeho dokumentu Word.

Import grafu nebo grafu z aplikace Microsoft Excel

Stejně jako při importu tabulky může být velmi výhodné importovat graf nebo graf z aplikace Microsoft Excel do aplikace Word, takže se automaticky aktualizuje vždy, když provedete změny v tabulce aplikace Excel. To by mohlo být užitečné zejména v případě, že musíte vytvářet pravidelné přehledy obsahující grafy. Naštěstí společnost Microsoft tento proces velmi zjednodušila: stačí zkopírovat a vložit graf z aplikace Microsoft Excel do aplikace Word.

Můžete také klepnout a přetáhnout graf z aplikace Microsoft Excel do aplikace Word a vložit jej do souboru. Ať už jste kdekoli, graf se nyní automaticky aktualizuje, kdykoli provedete změny v původní tabulce.

Hromadná korespondence z aplikace Microsoft Excel

Hromadná korespondence umožňuje vytvářet velké množství písmen, štítků, obálek nebo téměř cokoli jiného v aplikaci Microsoft Word pomocí dat z Excelu. Článek Brada o tom, jak hromadně korespondovat s Microsoft Excel a Word Jak tisknout štítky s hromadnou korespondence v Microsoft Word a Excel Jak tisknout štítky s hromadnou korespondence v Microsoft Word a Excel Stále používáte kopírování a vkládání k vytváření štítků, názvu odznaky nebo jiné osobní hromadné komunikace? Hromadná korespondence, jednoduchý nástroj automatizace Microsoft Office, vám umožní tisk štítků během několika sekund. pokrývá téma podrobněji, než jsem kdy mohl, ale krátká verze je, že budete používat Nástroje> Správce hromadné korespondence vyberte zdroj dat a vytvořte šablonu v aplikaci Microsoft Word.

Pokud používáte starší verzi sady Microsoft Office, tento tutoriál hromadné korespondence pomocí sady Office 2007 Automate Office with Mail Merge vytváří profesionální adresní štítky, jmenovky a další automatizaci Office with Mail Merge pro vytváření profesionálních adresních štítků, jmenovek a Více Stále používáte kopírování a vkládání k vytváření štítků, jmenovek nebo jinak přizpůsobených dokumentů? Ukážeme vám jednoduchý nástroj automatizace Microsoft Office, který vám ušetří hodiny! může být užitečný a můžete dokonce použít hromadnou korespondenci pro hromadné e-maily v aplikaci Outlook Jak odesílat personalizované hromadné e-maily v aplikaci Outlook pomocí hromadné korespondence Jak odesílat personalizované hromadné e-maily v aplikaci Outlook pomocí hromadné korespondence. Použití hromadné korespondence může chvíli trvat, ale jakmile to přijde, bude to jeden z nejužitečnějších nástrojů v arzenálu Office.

Import souborů PDF

Rychlé varovné slovo: když importujete PDF do aplikace Microsoft Word, v zásadě se objeví jako obrazový soubor, nikoli jako text. Pokud chcete mít možnost vybrat nebo upravit text, musíte jej zkopírovat a vložit ze souboru PDF. Pokud však chcete do dokumentu Microsoft Word pouze vložit PDF, stiskněte Vložit> Objekt, pak vyberte Ze souboru… a vyberte si PDF.

Skončíte s vloženým PDF takto:

Není to skvělé pro textové soubory PDF, ale pokud jsou v souboru obrázky, je to snazší než zkopírovat a vložit nebo najít způsob, jak změnit PDF do obrazového souboru a vložit jej do dokumentu Microsoft Word..

Automatický import textu z jiných dokumentů Wordu

Pokud potřebujete pravidelně psát stejnou věc, můžete ušetřit čas vložením do dokumentu aplikace Microsoft Word a jednoduše na ni odkazovat z jiného dokumentu..

Řekněme, že máte spoustu formulářových dopisů, které musíte poslat, které musí obsahovat vaše jméno a společnost, pro kterou pracujete, ale váš zaměstnavatel se pravidelně mění. Nechcete měnit každé písmeno vždy, když dostanete novou smlouvu, takže stačí uložit svůj odhlášení v jednom dokumentu a nechat všechny ostatní aktualizovat, kdykoli provedete změnu.

Projít příkladem to pomůže objasnit. Tady je “aktualizovatelný text” dokument, který jsem uložil:

Chci do každého z těchto písmen zahrnout každé z nich - odhlášení, kontaktní informace a citát. Za tímto účelem vytvořím záložku na každé z nich. Chcete-li vytvořit záložku, zvýrazněte text, který chcete propojit v jiných dokumentech, a potom klepněte na Vložit> Záložka.

Zadejte název záložky a klikněte na Přidat.

Nyní uložte soubor a poznamenejte si úplnou cestu k jeho uložení. Chcete-li vložený text vložit, přejděte do jiného dokumentu aplikace Microsoft Word a stiskněte klávesu Vložit> Pole. Vybrat ZahrnoutText z Názvy polí Jídelní lístek.

Nyní do textového pole pod nabídkou zadejte “INCLUDETEXT “[cesta k souboru]” [název záložky]”. Když jsem to psal, vypadalo to takto:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Uživatelé: dralbright: Dokumenty: updateable-text.docx" signoff

(Pokud používáte Windows, budete muset použít standardní zápis pro cesty, který začíná “C:\\”. Všimněte si, že musíte do každé sekce vložit dvě zpětná lomítka namísto jedné.) Nyní stiskněte OK, a uvidíte text vložený do dokumentu.

Každou chvíli zadáte něco špatně a dostanete chybu, jako je tato:

Chcete-li problém opravit, klepněte pravým tlačítkem myši na chybu a vyberte Přepnout kódy polí - to vám umožní vidět a upravit kódy zevnitř dokumentu. Můžete to také použít na polích, která fungují správně, pokud potřebujete provést změnu.

Odtud můžete provádět jakékoli opravy. V tomto příkladu je na začátku kódu znak navíc.

Po odstranění znaménka rovná se pole funguje správně.

Chcete-li provést změnu ve všech dokumentech, které jste propojili se záložkou, přejděte zpět do běžného textového souboru a jednoduše proveďte změny. Zde jsem nahradil cenovou nabídku Groucho Marx za nabídku od Oscara Wilde.

V ostatních dokumentech klikněte pravým tlačítkem na aktualizované pole a vyberte možnost Pole aktualizace.

A tam to máte, pole se aktualizuje novými informacemi.

Může to vypadat jako spousta práce, ale pokud musíte pravidelně psát stejné věci, může vám to dlouhodobě ušetřit spoustu času. Na front-endu to nějakou dobu trvá, ale pohodlí tohoto systému uvidíte okamžitě. Nezapomeňte vyzkoušet další užitečné automatizace Office pomocí IFTTT Jak automatizovat úkoly Microsoft Office pomocí receptů IFTTT Jak automatizovat úkoly Microsoft Office pomocí receptů IFTTT IFTTT, automatizační služba, která dokončí akci, jakmile bude splněna další podmínka, nyní má 50 recepty úkolů pro Microsoft Office. Ukážeme vám, jak to funguje a nabízíme výběr receptů. ušetřit čas také.

Import textu z textového souboru nebo dokumentu Microsoft Word

Pokud chcete získat text z textového souboru nebo dokumentu Word, ale nechcete jej otevřít, vyberte vše, zkopírujte jej, přejděte zpět do dokumentu a vložte jej (může to trvat dlouho, pokud máte stovky stránky textu), můžete importovat přímo. Stačí zasáhnout Vložit> Soubor a vyberte textový soubor nebo dokument Word, ze kterého chcete importovat text.

Po výběru souboru (možná budete muset změnit Umožnit rozevírací seznam Všechny čitelné dokumenty), uvidíte celý text v dokumentu aplikace Microsoft Word.

Import textu z webové stránky

Pokud chcete zachovat aktualizovanou kopii webové stránky v dokumentu aplikace Microsoft Word, můžete to udělat také! Řekněme, že chci textový textový soubor obsahující Příběh dvou měst v mém dokumentu. Použiji stejné pole INCLUDETEXT, ale místo použití místní cesty použiji adresu URL:

Aktualizace pole přinese celou knihu do mého dokumentu.

Nejlepší výsledky dosáhnete s webově náročným textem. Můžete vidět, co se stane, když se pokusím použít INCLUDETEXT, abych přinesl domovskou stránku MakeUseof:

Pokud potřebujete importovat aktualizovaný text z webu do svého dokumentu, určitě stojí za to si s ním pohrát. Možná budete muset trochu experimentovat, ale může to být velmi užitečný nástroj.

Co dělat Vy Importovat do aplikace Microsoft Word?

Pokryli jsme osm různých věcí, které můžete importovat do aplikace Microsoft Word Ano, získejte Microsoft Word zdarma: Tady je, jak ano, získejte Microsoft Word zdarma: Tady je, jak nechcete platit za celý zážitek z aplikace Microsoft Word? Nebojte se, zde je několik způsobů, jak můžete používat Microsoft Word zdarma. zde - ale existuje pravděpodobně více možností. Co jste importovali do aplikace Microsoft Word? Sdílejte nejužitečnější věci, které jste byli schopni importovat, takže si můžeme všichni navzájem ušetřit čas tím, že se staneme mistry Wordu 10 Základní rutiny Microsoft Word, které potřebujete znát 10 Základní rutiny Microsoft Word, které potřebujete znát Slovo "rutina" je samotný obraz nudy. Až na aplikaci produktivity, jako je Microsoft Word. Každá uložená sekunda zvyšuje pohodlí při používání pro naše každodenní potřeby. !