Automatizujte svůj život a práci pomocí Todoist a IFTTT

Spočítejte, kolikrát jste za posledních 24 hodin něco zapomněli. To je, kolikrát jste měli příležitost automatizovat.

Automatizace je o odstranění potřeby zapamatovat si věci, které děláte často. Jde o zjednodušení vašeho života a práci takovým způsobem, že vám lidé dávají uznání za to, že jsou mnohem produktivnější, než ve skutečnosti jste - protože máte “systém” děláte veškerou svou práci za vás.

Dostat se tam je těžká část. Myslete na všechny malé úkoly, které děláte. Existuje něco, co děláte každý den? Je třeba si pamatovat, co musíte dělat ve stejnou denní dobu, každý týden nebo každý měsíc? Někdy se nejedná ani o úplnou automatizaci úkolu, ale o vytvoření systému, který vám alespoň usnadní práci rychleji..

To může být poskytování všech informací, které potřebujete, v e-mailu ve stejnou dobu každý týden, automatické zasílání zpráv e-mailem vašemu šéfovi nebo automatický přenos souborů z oblasti cloudového úložiště do vašeho soukromého úložiště. Možnosti jsou omezeny pouze vaší fantazií.

Automatizace pomocí ToDoist a IFTTT

Mám s ToDoistem nenávistný vztah. Ve skutečnosti se seznamy úkolů a službami obecně. Dokonce jsem zašel tak daleko, že jsem upgradoval na ToDoist Premium. O kolik produktivnější je ToDoist Premium? Zde je 6 dobrých důvodů pro upgrade Jak mnohem produktivnější je ToDoist Premium? Tady je 6 dobrých důvodů pro upgrade Na chvíli jsem dál používal ToDoist. Ale stále se stavěl proti věcem, které jsem chtěl a nemohl. E-mailová připomenutí. Přidávání poznámek k úkolu. Věci, které by opravdu přidaly spoustu…. Krátce na to si myslím, že jsem šel do gTasks Použijte gTasks k synchronizaci vašich úkolů s Google [Android] Použijte gTasks k synchronizaci vašich úkolů s Google [Android] V těchto dnech existuje milion a jeden skvělý způsob, jak spravovat úkoly seznam online a prostřednictvím mobilních aplikací. To znamená, že stále existuje několik lidí, kteří dosud nepoužívají jeden z ... a pak vyzkoušeli nejrůznější aplikace pro produktivitu. Zastavte ošetřování vody a udělejte pokrok v životě s velkým obrázkem Zastavte ošetřování vody a udělejte pokrok v životě s velkým obrázkem Jsem si jistý, že mnozí z vás přemýšleli o tom, zda děláte každý den správné věci, zda se nikam nedostanete a zda se vydáte správným směrem. Seznamy úkolů a organizační aplikace vám pomohou… .

Miluji myšlenku online systému, ve kterém můžete ukládat své seznamy úkolů a projekty, ale nemůžu vydržet skutečnost, že jen velmi málo online systémů úkolů 5 nových aplikací produktivity pro správu seznamu úkolů a získávání věcí Hotovo 5 nových aplikací produktivity pro správu seznamu úkolů a plnění úkolů Nejlepší aplikací pro produktivitu bude vždy to, co pro vás bude fungovat. V tomto seznamu můžete najít ten, který vám pomůže udělat věci. jsou opravdu přizpůsobeny tomu, jak je chci používat.

Zde je důvod, proč mám rád automatizaci ToDoist pro automatizaci - poskytuje vám možnost vydávat oznámení prostřednictvím e-mailu nebo SMS.

To znamená, že tato e-mailová nebo SMS upozornění můžete pomocí IFTTT propojit s nějakým druhem výstupního úkolu, který chcete v budoucnu splnit. K vytvoření opakujících se úkolů můžete také použít kreativní systém opakujících se plánovačů ToDoist.

Když nastavujete úkoly v ToDoistu jako součást vašeho běžného plánu, začněte přemýšlet o nejrůznějších úkolech - zejména opakujících se -, které můžete automatizovat. Vytvořte e-mail nebo SMS výstup z této úlohy do IFTTT (jak je popsáno níže),

Automatizujte e-mail s oznámením svému šéfovi

E-mail je pravděpodobně nejjednodušší spouštěč ToDoist, který lze odeslat do IFTTT pro jakoukoli automatizaci. V tomto prvním příkladu uvidíte, jak automatizovat zasílání zprávy nadřízenému každý den.

Nejprve vytvořte opakující se úkol v ToDoist.

Poté klikněte na ikonu oznámení (budík) a nastavte ji “Prostřednictvím e-mailu” a nastavte zpoždění na 0 minut.

Ve výše uvedeném příkladu bude pro tento úkol vydán e-mail každý pátek ve 15:00. Použitý e-mail je ten, který jste nastavili v “Nastavení ToDoist” část vašeho účtu. Důležité je zapamatovat si, že jakýkoli text, který zadáte pro název úlohy, se zobrazí v těle e-mailu.

Nyní přejděte do svého e-mailového účtu a nastavte filtr pro tento text. U filtru nechte svého e-mailového klienta, aby na e-mail použil štítek. V tomto případě použijeme štítek “Týdenní report-to-boss”. Pro filtr, bude to pocházet “Oznámení@todoist.com”, a poté, co slova z názvu vaší úlohy půjdou do “Má slova” pole.

Poté použijte štítek (možná budete muset štítek vytvořit).

Teď, když se váš opakující se úkol ToDoist rozběhne, spustí e-mail do vaší doručené pošty, váš e-mailový klient použije štítek a vše, co musíte udělat, je nastavit IFTTT, aby sledoval tento štítek, a pak odešel zpráva. Spouštěč IFTTT bude vypadat níže.

A konečně, pro spouštěč budete používat také e-mail - nechte IFTTT poslat e-mail s pevným předmětem a tělem, ale vytvořte z přílohy pevnou adresu URL do souboru zprávy, který jste uložili v Dropboxu.

Nyní tedy stačí zapamatovat si aktualizovat tento týdenní soubor přehledů v Dropboxu nejnovějšími daty (nebo ještě lépe, vymyslet způsob, jak automatizovat sestavu tabulky Google Jak vytvořit automatizovaný přehled tabulky Google z dat Analytics Jak na to Vytvořte automatizovaný přehled tabulek Google z dat Analytics a nemusíte dělat vůbec žádnou práci! Časový rozvrh tabulky aktualizujte den před tímto automatickým e-mailem a můžete jít chytit kávu - nechat systém dělat veškerou svou práci pro tebe.

Naplánujte příspěvek na Facebooku od ToDoist

Dobře, takže jste jako já a máte nejlepší úmysly, aby vaše fanoušci byli neustále informováni o neustálých příspěvcích a aktualizacích, ale život se zaneprázdní a další věc, kterou znáte, uplynul měsíc bez jakýchkoli příspěvků na Facebooku. Není vpohodě.

Proč v ToDoistu naplánovat sérii úkolů na Facebooku? Je to snadné. Nejprve vytvořte nový projekt s názvem ToDoist “Rychlá aktualizace” pro všechny příspěvky na Facebooku. Poté stačí nastavit úkol a upravit název příspěvku.

Stejně jako v první automatizaci výše vytvoříte e-mailový filtr pomocí “Rychlá aktualizace” na začátku předmětu. Nastavte filtr a použijte štítek “ToDoist-Facebook-Post” jak je uvedeno výše. Proč předmět? Dobré je, že vaše oznámení ToDoist přidává název projektu na začátek příchozí e-mailové zprávy, jak je to znázorněno zde.

Co je v pohodě na tom je, že nejen můžete použít “Rychlá aktualizace” fráze v předmětu pro filtrování příchozí e-mailové zprávy, ale pak můžete pomocí IFTTT zveřejnit celý předmět tohoto e-mailu na Facebook! Ve spouštěči IFTTT na Facebooku je to stejně snadné jako výběr příchozího předmětu jako složky k odeslání.

A je to! Nyní stačí naplánovat svůj úkol / příspěvek v ToDoistu pod “Rychlá aktualizace” pomocí názvu úkolu jako svého příspěvku na Facebooku. Zkontrolujte, zda je oznámení o úkolu nastaveno na váš e-mailový účet. A je to. Váš e-mail označí příchozí e-mail, IFTTT za vás pošle příspěvek na Facebook a nyní jste ninja produktivity!

Vydání připomenutí schůzky více lidem

Nevýhodou u ToDoist je, že e-mailová připomenutí vycházejí pouze do jednoho e-mailu. Co když tedy chcete do svého týmu nastavit opakující se e-mail, který slouží jako připomenutí schůzky nebo úkolu, na kterém musíte všichni spolupracovat?

V ToDoist můžete nastavit oznámení o opakované schůzce a pouze nastavit oznámení tak, aby se dostalo na vaši e-mailovou adresu.

Znovu nastavte filtr tak, aby hledal řádek v názvu úlohy, vytvořte pro něj popisek a poté v IFTTT použijte tento štítek k aktivaci spouštěče e-mailu na více e-mailových adres.

Jedná se o velmi jednoduchý a účinný způsob, jak rozšířit omezení ToDoist z jednoho e-mailového oznámení na několik, a to díky receptu IFTTT s e-mailovou spouští a e-mailovým výstupem!

Spusťte přenos souborů pomocí SMS

Další skvělou vlastností ToDoist je, že nabízí také SMS upozornění. Naštěstí IFTTT nabízí možnost spouštět recepty prostřednictvím SMS. Stačí si jako spouštěč zvolit SMS a zvolit “Pošlete IFTTT jako SMS označenou”. Chcete-li přenést soubor pomocí SMS, použijte tag jako #TransferReport.

Jakmile vytvoříte tento spouštěč, IFTTT vám dá číslo SMS, které potřebujete poslat.

Jediným problémem je, že pro ToDoist, aby poslal oznámení přímo na IFTTT, musíte provést “z” telefonní číslo vaše ToDoist SMS číslo. To nebude fungovat, protože IFTTT vyžaduje, abyste poslali testovací SMS a odpověděli PIN.

Snadný způsob, jak to obejít, je nastavit mobilní telefon - který je nastaven jako váš SMS telefon s IFTTT a ToDoist - s jakoukoli dostupnou aplikací pro předávání SMS. Pansi SMS usnadňuje správu textových zpráv na Android Pansi SMS usnadňuje správu Správa vašich textových zpráv v systému Android Existují aplikace, které přeměňují textové zprávy z každodenní práce do absolutního vánku. Pansi SMS je jednou z těchto aplikací. . Pro Android i iOS je k dispozici spousta. Nakonfigurujte tuto aplikaci tak, aby předávala veškerá příchozí SMS upozornění od ToDoist na vaše IFTTT číslo a máte hotovo.

Nyní nastavte svůj úkol ToDoist tak, aby spustil přenos souborů, pojmenováním úkolu se značkou, kterou chcete použít pro spuštění v IFTTT.

Příchozí SMS od ToDoist bude vypadat podobně “Připomenutí | #TransferReport | Název sestavy”

Protože jste nastavili spouštěč SMS IFTTT tak, aby hledal značku #TransferReport, tato textová zpráva spustí tento recept.

Nyní, chcete-li, aby IFTTT přenesl soubor z Dropboxu na Disk Google, stačí nastavit spouštěč IFTTT na používání Disku Google a vybrat “Nahrajte soubor z adresy URL”.

Jak vidíte, stačí v Dropboxu nastavit URL souboru na URL souboru. Pojmenujte soubor pomocí “PřijatoAt” datum SMS, takže při každém nahrání souboru obdrží nové datum a poté vyberte cestu na Disk Google, kam chcete přehled poslat.

Výhoda této automatizace spočívá v tom, že jeden z vašich zaměstnanců může umístit svou nejnovější zprávu do veřejné veřejné schránky Dropbox, nahradit starý soubor a zachovat stejné jméno. Poté v určitém týdenním intervalu váš automatický systém osloví, uchopí tento přehled nebo datový soubor a načte jej do svého vlastního účtu na Disku Google, kde si můžete prohlédnout nový přehled.

Přidejte řádek do tabulky Google pomocí SMS

Poslední myšlenkou automatizace je spuštění nové řádky pro zadávání dat v tabulce Google. Jedním z příkladů, proč by to mohlo být užitečné, je, kdybyste měli tým techniků v terénu nebo jiného vzdáleného personálu. Možná shromažďují odpovědi zákazníků z průzkumu nebo shromažďují údaje měřidel ze vzdálených míst.

Můžete jim nechat poslat SMS zprávu do vašeho telefonu pomocí jedinečné značky pro každého technika. Například Bob vám může poslat text “# bobdata 779 Church Street, 4021”, a John vám text pošle “# johndata 76 Main Strett, 6543”.

Chcete nějak automatizovat vkládání těchto dat do jediné tabulky Google. Zní to bláznivě komplikované? No, není.

Ve skutečnosti ani nepotřebujete ToDoist pro toto řešení. Nejprve se ujistěte, že máte v telefonu funkci automatického přeposílání, takže příchozí texty od těchto techniků se automaticky přeposílají na vaše IFTTT SMS číslo. Poté nastavte spouštěče v IFTTT pro každou značku.

Poté vytvořte akci pomocí Disku Google a vyberte “Přidejte řádek do tabulky”.

Vytvoření individuálního spouštěče pro každého technika pomocí stejného názvu tabulky načte všechny příchozí informace do samostatné tabulky.

Když začnete tvořivě hrát s oznamovacími funkcemi ToDoistu a schopností IFTTT je vzít s nimi a dosáhnout s nimi opravdu skvělých automatizací, je zcela zřejmé, že kombinace těchto dvou je velmi silná věc.

Dokážete vymyslet nějaké jiné skvělé způsoby, jak kombinovat ToDoist a IFTTT k automatizaci dalších úkolů? Sdílejte své kreativní nápady a myšlenky v sekci níže!