Vyvarujte se vraždě v aplikaci PowerPoint Jak zajistit, aby byly vaše prezentace působivé a nezapomenutelné

Už jste někdy provedli prezentaci v PowerPointu? Samozřejmě, že ano. Pokud jste řekl “Ne,” Říkal bych ti lháře. Dobře, to může být extrémní. Ale většina z nás má, že? Řekl bych to. Jaký je můj názor? Můj názor je, že zde většina z nás vytvořila PowerPoint a udělala prezentaci (nebo bude někdy), a přesto to bude pravděpodobně jedna z nejhorších věcí na počítači.

Prezentace, které jsem viděl, byly provedeny na vysoké škole, obě studenty a instruktoři, přinejmenším trapní. Od směšně dlouhých skluzů instruktorů až po studenty, kteří vypadali, jako by nevěděli, jak na to číst (což v první řadě neměli dělat). Špatné prezentace v PowerPoint jsou epidemií ve vzdělávání, která pak pokračuje na pracovišti. Samozřejmě nejde jen o samotný PowerPoint, ale také o moderátora a jak dobře mluví a sdělují informace. A dotknu se toho také.

Začněte osnovou

Stejně jako při psaní zprávy je užitečné stanovit konkrétní body. Obvykle je to jen pro vás, abyste své myšlenky potlačili. V aplikaci PowerPoint je však pro vaše publikum hezké vidět, jak bude probíhat prezentace, po které se chystají sedět. Spojuje je o něco více a stále je zajímá, zvláště pokud na časové ose bylo něco, co je zaujalo. Obrys je jednoduchý a sestává pouze z přesných věcí, které chcete pokrýt. Někdy je v pořádku získat trochu podrobnější informace a rozšířit přehled o další informace o dílčích tématech, která budou pokryta. To však záleží na důkladnosti vaší prezentace a požadavcích na konkrétní obsah, který pokrýváte. Níže je uveden příklad osnovy v prezentaci, kterou jsem provedl v oblasti zabezpečení počítače.

Buďte konzistentní s tématem a rozvržením

Existuje několik aspektů, jak omezit rozptýlení na minimum a být v souladu s vaším tématem a rozvržením v rámci PowerPoint je určitě hlavním hráčem v tom. Nechcete vytvářet žádné myšlenky, které by změnily zaměření publika na váš obsah a na to, co říkáte. Můžete to udělat nejen udržováním konzistentního tématu (to je docela jednoduché), ale také rozvržením. Pokud například jedno téma zabere dva snímky, označte druhý snímek štítkem a přidejte jej “(Pokračování)” na konci názvu. Tím se rychle zobrazí publikum, na které jste na stejném tématu, navzdory přepínání snímků a zaměření na toto téma namísto přemýšlení o tom, co by mohlo být na snímku..

Zapomeňte na klipart, bláznivé zvuky a efektní přechody

Když už mluvíme o rozptýlení, je to další velký hráč. Některé vizuální efekty mohou být dobré. Avšak irelevantní vizuály nebo zvuky (ve skutečnosti jen všechny zvuky) a bláznivé přechody nejsou jen velmi rušivé pro publikum, ale také dávají vašemu PowerPoint méně profesionální vzhled. Doporučil bych držet dál od většiny z nich, jako je tato zelená-ish-žlutá, nadýchaná věc dole.

Na vysoké škole jsem měl instruktora, který miloval všechny tyto věci. Cítím, že by měla učit / učit mateřskou školu, pokud vám to dává představu, jaká byla (a její prezentace).

Nečtěte si PowerPoint. Doba.

Opravdu? Stále si čtete své PowerPoints? Opravdu doufám, že ne. A aby vás neurazil, pokud tak učiníte, ale musíte se zastavit - pro dobro lidstva. Dobře, teď, když jsem dokončil posměch vaší důstojnosti, dovolte mi, abych se vás na to zeptal: už jste někdy poslouchali někoho, kdo něco četl? Pokud jsou opravdu dobře, jak to některé profese vyžadují, sotva můžete říct. Ale pokud jsou průměrní jako většina z nás, zní to monotónně a nevýrazně. Nechcete, aby si o vás ostatní mysleli, že? To se vrátí zpět proč dáváte prezentaci na prvním místě. Dáváš to proto, že ty mít na? Protože se vám téma líbí? Nebo proto, že chcete, aby publikum absorbovalo co nejvíce znalostí a obsahu, aby provedlo pozitivní změny? Možná je jich několik, ale doufejme, že poslední z nich je jeden, protože pokud ne, je nepravděpodobné, že sdělíte obsah, na kterém jste tak tvrdě pracovali, výzkumu a shromáždění tak, aby vaše publikum bych užijte si učení a aplikaci.

A konečně není důvod číst, co vaše publikum jasně vidí. Vaším cílem jako moderátora je expandovat za samotný PowerPoint. PowerPoint je prostě průvodce a obsáhlý obrys pro publikum sledovat po celou prezentaci.

Doručování obsahu je stejně důležité jako samotný obsah. Zde je řešení, které jsem našel pro tento problém, který mi funguje skvěle. Po vytvoření PowerPoint projděte a vytvořte skript. Skript se může skládat z všeho, co chcete, od obrysu nebo shrnutí vaší prezentace až po úplnou imitaci toho, co chcete říct. V celém skriptu je uvedeno, kde dojde k přechodům snímků, takže při prezentaci nezapomenete měnit snímky. Je v pořádku, když se podíváte dolů, abyste si přečetli, ale už byste měli mít poněkud pochopení toho, co už řeknete.

Získejte k Bod A zavraždit Ságu

To je druhá strana, která nečte, co chcete říct. Je obtížné poskytnout smysluplnou prezentaci, kdykoli vše, co děláte, je čtení za bodem (to je to, pro co je skript určen). Nevkládejte však tento skript do samotných snímků. To by pro vás mohlo znít jako zdravý rozum, ale měl jsem instruktora, jehož snímky byly tak plné, že jim trvalo dlouho získat hlavní body a důležité informace. Poměrně frustrující při pokusu o studium. Ale nejde jen o studium - co takhle na pracovišti, když PowerPoint musí být zdrojem pro ostatní? Nechtějí mít čas prozkoumat vaše snímky podobné románům. Takže, jak název napovídá, pojďte k věci - nazývá se to mocBod z nějakého důvodu, ne “PowerSaga.”

Používejte média, ale kvalitní média

Dříve jsem mluvil o tom, že nepoužívám bláznivé obrázky, jako je Clip Art, nebo jiná rušivá média. To neznamená, že to vůbec nemůžete použít. Fotografie, videa a dokonce i zvukové klipy mají své místo pokud je to relevantní. Klíčové slovo tam. Nemáte náhodnou fotku, abyste vyplnili prostor. Místo toho najděte něco, co souvisí s tím, o čem mluvíte. Je to plus, pokud to přidává kvalitu tomu, co už říkáte, ale pokud je to jen proto, aby snímek byl méně sterilní, je to také v pořádku. Jen se ujistěte, že je to relevantní pro to, co pokrýváte, a nezbavíte pozornost publika.

Využijte dostupné zdroje

Možná byly chvíle, kdy jste měli nápad na něco, co jste chtěli udělat, ale neměli jste know-how k implementaci do aplikace PowerPoint. Nezapomeňte jednoduše hledat na internetu. Na webu společnosti Microsoft je samozřejmě spousta tipů a informací a je to skvělý zdroj pro takové věci. Ale i rychlé vyhledávání ve vašem preferovaném vyhledávači přinese fantastické výsledky, protože je pravděpodobné, že existoval někdo jiný, kdo přemýšlel o stejné věci a našel řešení.

To všechno leží na vás, moderátor

Zajištění pozornosti publika od začátku je zásadní pro úspěch vaší prezentace a dopad, který na ně bude mít. Začněte chytlavou čarou, zajímavou statistikou nebo otázkou, která vyvolá jejich zvědavost. Jakmile to máte, musíte to udržovat. To provedete podle předchozích zde uvedených tipů a jedné další věci: vibrace, kterou vydáváte. Jsi nervózní? Nebo jste uvolněni a sami? Musíte být posledně jmenovaný, ať je to cokoli. Nebojte se, pokud máte pocit, že vaše osobnost je pro obsah, který prezentujete, nedostatečná - nesnažte se jej změnit. Místo toho důvěřujte svým instinktům a buďte sami sebou. Například, pokud jste vtipní, vhazujte sem a tam svůj vlastní humor. Nebo pokud jste vážnější, místo toho to udělejte. Klíčem je zprostředkovat důvěru v sebe, svou práci a obsah, který prezentujete.

Praxe. Praxe. Praxe. (A neodkládejte to)

Jak tedy můžete mít jistotu v tyto věci? Jednoduché - praxe. Měli byste si celou svou prezentaci (nikoli PowerPoint) uložit do paměti. To zlepší tok informací, vykreslí důvěru, zamezí suchým prezentacím (monotónní) a čtení snímků a lépe upoutá pozornost publika. Jeho odložení pouze zvýší negativy a sníží pozitiva. Takže to neodkládejte a zůstaňte před námi.

Zálohování (protože vaše “Táta tě naučil dobře”)

Doh! Uložili jste si PowerPoint pouze na jedno místo - jediný flash disk, který jste měli. A na cestě do budovy jste ji hodili do blátivé louže. Doufám, že to stále funguje - vaše práce / třída a ostatní lidé se na vás spoléhají. Pokud se vám to nikdy nestalo, všichni víme o někom, komu se to stalo. Je rozumné zálohovat, tak to udělejte! Je to zdarma (většinou) a není důvod, proč tomu tak není, s výjimkou vlastní lenosti - což je jen ubohé, že mu dovolíte, aby se mu postavilo do cesty. Víte, že byste litovali těch časů, které jste nezálohovali, kdyby se vám něco podobného stalo, tak proč nezabránit tomuto stresu a dělat věci hned od začátku.

Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout. Nejprve musíte mít více umístění stejného souboru v různých zdrojích. Pokud tedy máte soubor v počítači, uložte jej také na jednotku flash. Pokud máte v úmyslu přinést pouze flash disk, který se připojí k jinému počítači a dát prezentaci, zkuste použít cloudovou službu The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive a další The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & Více Scéna cloudového úložiště se v poslední době zahřívá, s dlouho očekávaným vstupem od společnosti Google a vylepšeným SkyDrive od společnosti Microsoft. Dropbox již dlouho nezpochybňují hlavní hráči, ale to se změnilo ... jako Dropbox, SugarSync, SkyDrive nebo Disk Google. Existuje také spousta dalších služeb, ale to jsou moje preferované volby, SugarSync je můj osobní oblíbený SugarSync: Nejoblíbenější bezplatná služba zálohování a synchronizace souborů SugarSync: Nejoblíbenější bezplatná služba zálohování a synchronizace souborů Zálohování souborů není žádným způsobem nová konverzace nebo téma. Pokud hledáte Google “zálohování souborů” pravděpodobně budete ohromeni službami a články na toto téma. Je to obrovské…. Další možností je mít přenosný pevný disk i flash disk (nebo dva stejné zařízení), takže pokud si nejste jisti spolehlivostí internetového připojení, máte stále zálohu. Nejsem vybíravý jak zálohujete, stejně dlouho jako vy dělat a jeho spolehlivý.

Kromě toho, uložit při psaní váš PowerPoint a prezentační skript. Pojmenujte soubory od začátku a poté jednoduše použijte “Ctrl + S” jak píšete. Kolikrát jsem to v tomto článku nemohl spočítat. I když přemýšlíte o záchraně střední cesty - prostě to udělejte. Trvá to jen vteřinu a šetří se hodin frustrace.

Závěr

Chcete-li shrnout, nezapomeňte, že existuje mnoho věcí, které můžete udělat, aby vaše aplikace PowerPoint byla příjemnější pro čtení a jednoduše porozuměla. To znamená, že dalších 50% hmotnosti je určeno podle toho, jak dobře prezentujete materiál. Oba musí být v jednotě, aby zachytili a udrželi pozornost publika, aby zajistili, že plně pochopí obsah, na kterém jste se tak intenzivně připravovali. Ale nekončí to. Obsah musíte zaměřit na potřeby a zájmy publika. Pokud to není jejich zvláštní zájem, můžete si to napravit v oblastech prezentace samotného obsahu pomocí analogií, které k nim mají co největší vztah a vaše vlastní osobnost. Tyto věci v kombinaci s důvěrou, kterou jste získali opakovaným studováním prezentačního skriptu, zajistí, že vaše publikum zůstane zaujato. Nakonec nezapomeňte na zálohování. Může to vypadat jako hádka, ale pamatujte, že je to mnohem víc, když musíte znovu vytvořit vše, co jste ztratili.

Další užitečné tipy najdete v 10 tipech aplikace PowerPoint pro přípravu profesionální prezentace 10 tipů aplikace PowerPoint pro přípravu profesionální prezentace 10 tipů pro aplikaci PowerPoint pro přípravu profesionální prezentace Pomocí těchto tipů pro aplikaci Microsoft PowerPoint se vyhnete běžným chybám, udržujte zapojení publika a vytvořte profesionála. prezentace. od Tina a The 10-20-30 Rule PowerPoint od Guy Kawasaki.

Image Credit: Ruční prorazení bílé přes Shutterstock | Žlutá hračka přes Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic prostřednictvím Shutterstocku Ilustrace podnikatele přes Shutterstock