Staňte se šéfem na e-mailu Nenechte to trvat celý den

182 900 000 000 e-mailů.

182,9 miliardy.

To je více než 25 e-mailů na každou lidskou mysl na planetě.

A to je to, co posíláme za jeden den (PDF).

Vzhledem k šílenému množství e-mailů, které jsou odesílány a přijímány každý den, není divu, že tato elektronická komunikace je pro tolik z nás příliš obtížná. Ale nebojte se, zde jsou některá tajemství produktivity, která vám mohou pomoci zkrotit zvíře.

Použijte Konzervované odpovědi

Nemohu zdůraznit důležitost tohoto. Je pravděpodobné, že na mnoho e-mailů odpovíte stejným způsobem, ať už jde o odmítnutí podání, uznání úsilí kolegy nebo jednoduchý pozdrav. Jediné, co musíte udělat, je vytvořit konzervované odpovědi na vaše nejčastěji používané e-maily.

Je opravdu snadné nastavit konzervované odpovědi v Gmailu E-mail rychleji a lépe s předpřipravenými odpověďmi E-mail rychlejší a lépe s předpřipravenými odpověďmi Nemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Mysli ... nebo jiného e-mailového klienta. Bez ohledu na to, jak rychle jste psací stroj, nejste rychlejší než dvě kliknutí myší, že? Ušetřete si čas a udělejte to hned teď.

Nastavení filtrů a štítků / složek

Nejlepší způsob, jak čelit přetížení, je nejprve to vyřešit. To znamená použití filtrů a štítků / složek v doručené poště. Aplikace Outlook obsahuje složky, Gmail má štítky a oba mají filtry, které můžete nastavit tak, aby automaticky směrovaly váš e-mail do těchto složek a štítků. Můžete si nastavit pokročilé filtry. 5 Filtry Gmailu, které vám pomohou upřednostnit a uspořádat vaši doručenou poštu. Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ... v Gmailu podle vašich vlastních potřeb. Ve skutečnosti nabízí Gmail automatický převod objednávky do vašeho e-mailu. 6 způsobů, jak získat zpět e-mailovou schránku 6 způsobů, jak získat zpět e-mailovou schránku Existuje ještě něco, co je stejně užitečné, převládající a frustrující jako e-mailová schránka? Bylo to navždy a stále jej používáme, a dokud jej budeme nadále používat, budou lidé jako já ... s novým prioritním doručením.

Trvá nějaký čas, než se dobře nastaví a kategorizuje, a první měsíc od vás vyžaduje neustálý vstup. Ale z dlouhodobého hlediska to stojí za to. Nepoužívejte jen spěšně věci pod štítky a filtry, přemýšlejte o nich a dobře je kategorizujte, protože to je automatizace, kterou vaše doručená pošta použije po zbytek života.

Považuji za nejlepší provést třístupňovou kontrolu před filtrováním e-mailu:

1. Zeptejte se sami sebe, jaký by pro tuto zprávu byl nejlepší název / složka (ať již existuje, nebo ne).
2. Zkontrolujte, zda tento název již existuje, a pokud ne, vytvořte jej.
3. Zeptejte se sami sebe, zda by toto jméno mělo být samostatnou entitou nebo by mělo být rozděleno do jedné ze stávajících složek.

Udělejte to pravidelně a vaše doručená pošta bude magicky čistší.

Vezměte si svůj seznam úkolů jinde

Řekni to se mnou, lidi: “Vaše doručená pošta není váš seznam úkolů.” Vivek Haldar společnosti Google o tom chvíli napsal, a nemohl jsem víc souhlasit. Zde je Haldarův pohled:

E-mail je hrozným místem pro seznam úkolů. Opravdu nechápu, jak lze na GTD zaslat e-mail. E-mail nelze napadnout. Jakmile si ji přečtete a pochopíte, můžete skončit s jasnou akcí, ale vaše doručená pošta není místem, kam ji strčit.

Váš e-mail je o komunikaci, takže ať jde o to. Pro seznamy úkolů existuje spousta fantastických aplikací a já bych vřele doporučil Any.do nebo Wunderlist Wunderlist - nejlepší aplikaci seznamu úkolů v iPhone [iOS] Wunderlist - nejlepší aplikaci seznamu úkolů v iPhone [iOS] Wunderlist je jedním z nejjednodušších způsobů, jak sledovat, co musíte udělat. Má elegantní uživatelské rozhraní, které má smysl. Kdokoli to může vyzvednout a zjistit, jak… .

Odhlásit se z nevyžádané pošty

Nebudete věřit, kolik zpravodajů a dalších nevyžádaných e-mailů ucpává vaši doručenou poštu, a to i přes spamový filtr. A jakmile se začnou vytvářet nepořádky, může se rychle vymknout kontrole. Chcete-li to zastavit ve svých stopách, musíte začít odhlásit a je tu jeden opravdu jednoduchý trik,.

Ve svém e-mailovém klientovi stačí hledat slovo “Odhlásit odběr”. Připojuje se na konci každého zpravodaje, takže najednou uvidíte seznam všech hromadných e-mailů v doručené poště. Nyní je otevřete jeden po druhém a odhlásit se. Doporučuji použít podokno náhledu Gmailu, když to uděláte, abyste věci urychlili.

K dispozici jsou také doplňky a služby pro rychlé odhlášení z e-mailových konferencí. Vymazání doručené pošty: Rychlé odhlášení od více zpravodajů pomocí těchto nástrojů Vymazání doručené pošty: Rychle odhlášení od více zpravodajů pomocí těchto nástrojů Odhlášení odběru zpravodajství je více než jen spam. Většina zpravodajů, které zaplňují naši doručenou poštu, neprodává léky ani nenabízí peníze za odměnu - jsou to pravé informační bulletiny od důvěryhodných společností, které jsme si sami předplatili ... nebo seskupili do e-mailových přehledů.

Zlatá otázka pro každý e-mail

Tohle je biggie a to mi pomohlo udržet si v horní části mého doručeného přetížení za poslední rok. Tom Stafford z BBC Future nabídl jednu zlatou otázku, kterou si položil při otevírání jakékoli zprávy:

“Kdybych neměl tyto informace ve své doručené poště, šel bych je hledat?”

Pokud odpověď zní ne, nezasažte odpověď ani neodstraní, aniž byste ji museli otevřít. Je to tak jednoduché. Ne, nenecháš si ujít nic velkého - dělám to už rok a vlastně to funguje. Zde je Staffordovo vysvětlení:

Nikde to není zjevnější než skupinový e-mail a lavina odpovědí, která vždy nastane. Vraťte se zpět tím, že si připomenete, že na všechny e-maily není třeba odpovídat, že na spoustu otázek se budou - a měly by - řešit ostatní lidé. Zeptejte se sami sebe: “Kdybych neměl tyto informace ve své doručené poště, šel bych je hledat?” Odpověď je zřejmě většinou “Ne”, a to je známka toho, že vaši pozornost kontroluje někdo jiný.

Sdílejte své e-mailové hacky

Každý má své vlastní e-mailové hacky pro správu nepořádku a nejlepší způsob, jak se učit, je jejich sdílení. Máme také vlastní Průvodce Gmailem pro každého. Pomáhá, stejně jako rada pro profesionální uživatele. Kdyby Stafford tento článek nenapsal, utopil bych se ve zprávách a jsem mu za to navždy vděčný.

Řekněte mi tedy, jak si poradit s přetížením e-mailem 3 tipy, jak se vypořádat s přetížením e-mailem v Gmailu [Show & Tell] 3 tipy, jak se vypořádat s přetížením e-mailem v Gmailu [Show & Tell] Většina z nás trpí přetížením informacemi. Být ohromen soukromými e-maily nemusí být velkým problémem a ignorování poloviny e-mailů je ve skutečnosti přijatelné do určité míry. V profesionálním životě však…? Zde nejsou žádné špatné odpovědi, lidi.

Image Credits: Pete, Lars Plougmann