Peter Holmes
0 
1614
74
Pokud pracujete v typickém kancelářském prostředí, je pravděpodobné, že poštovní systém je serverem Exchange a poštovním klientem je Outlook. Pokryli jsme zde aplikaci Outlook na MUO z několika úhlů, včetně e-mailů, telefonních hovorů a úkolů s deníkem v deníku aplikace Outlook, e-mailů, telefonních hovorů a úkolů s deníkem v aplikaci Outlook deník, protože aplikace Outlook je téměř stejně běžná jako aplikace Word a Excel pracovní počítače po celém světě, rád bych se s vámi podělil o několik tipů, jak můžete používat opravdu skvělý deník ... a zálohovat data aplikace Outlook 5 jednoduchých způsobů, jak zálohovat data aplikace Microsoft Outlook 5 jednoduchých způsobů, jak zálohovat data Data aplikace Microsoft Outlook. Dokonce jsme pokryli několik skvělých skriptů VBA v aplikaci Outlook, kde můžete exportovat své úkoly do tabulky aplikace Excel Jak exportovat úkoly aplikace Outlook do aplikace Excel s VBA Jak exportovat úkoly aplikace Outlook do aplikace Excel s VBA Ať už jste fanouškem společnosti Microsoft, jeden Dobrá věc, kterou lze říci alespoň o produktech MS Office, je to, jak snadné je integrovat každý z nich navzájem… .
V tomto článku se podrobněji podívám na samotného klienta aplikace Outlook a několik běžných chyb aplikace Outlook, na které se lidé často stávají oběťmi. Naštěstí existuje několik vestavěných nástrojů, které můžete použít k tomu, abyste se pokusili ochránit před provedením jedné z těch chyb v práci, které vám zabaví dlouhou dobu,.
Jaké jsou některé z těchto chyb? A co bít “Odpovědět všem” na jeden z těch hromadných e-mailů a dělat si ze sebe úplný hlupáka? Co takhle psát něco rychle v žáru vášně pro svého šéfa, že jste úplně litovali, když kliknete na “poslat“? Existuje tolik situací, že lidé tam mohou souviset s takovými situacemi, a spousta lidí má své vlastní e-mailové hororové příběhy. Má tedy smysl, aby Microsoft vložil několik důležitých nástrojů, které pomohou chránit před těmito běžnými chybami aplikace Outlook.
Nebezpečí e-mailu
V tomto článku se zabývám třemi e-mailovými riziky - rozesíláním e-mailu, který lituje, jakmile jej odešlete, odesláním e-mailu nesprávné osobě a konečně tou starou odpovědí na všechny chyby, že tolik lidí je provinile.
E-mail, který s lítostí odesíláte
Víš co, všichni máme ty dny. Dostanete ještě další e-mail od šéfa nebo kolegy, který vám jen tře špatnou cestu. Měli jste špatné ráno, nebo jste ještě nedokončili svůj první šálek kávy, a tak narazíte na odpověď a uvolníte všechny své frustrace a zlost v jednom strašlivém e-mailu.
O 5 minut a několik krátkých slov později dokončíte tento e-mail a sotva pauzu kliknete na “Poslat“. Poté, co sedíte v samolibém uspokojení asi tři nebo čtyři sekundy, začne na vás svítat přesně to, co jste právě udělali - a možné důsledky. S potápějícím se pocitem žaludku si uvědomujete, že byste to opravdu neměli poslat.
Nebojte se, Outlook přichází s velmi skvělým nástrojem právě pro tento druh věcí - kromě toho, že to musíte udělat na svém klientovi před uděláte tuto emoční chybu, ne poté. Říkám tomu “pojištění zpoždění e-mailem”. Chcete-li ji povolit, stačí kliknout na “Soubor”, “Info” a klikněte na “Spravovat pravidla a upozornění“.
V zásadě to, co budete dělat, je vytvořit pravidlo, které zpožďuje všechny vaše odchozí e-maily o 5 minut. To vám dává trochu “vychladnout” pojištění, abyste mohli zabránit tomu, aby se tyto chyby odehrály dříve, než k nim dojde.
Na obrazovce Pravidla e-mailu klikněte na “Nové pravidlo ... ”
Poté klikněte na “Použít pravidlo pro zprávy, které posílám“. Tím se zpoždění použije na každý e-mail, který odešlete ve chvíli, kdy kliknete na “Poslat” tlačítko.
V dalším kroku v Průvodci pravidly máte možnost omezit počet odchozích zpráv, na které se vztahuje. Například to mohou být pouze důležité zprávy nebo s určitými slovy v těle vaší zprávy (možná kontrola určitých voleb prokletých slov, která chcete použít?)
V tomto příkladu to budu aplikovat pouze na všechny odchozí zprávy, takže kliknete na tlačítko Další a poté na tlačítko “Ano” pro varovnou zprávu.
Nakonec vyberte “odložit doručení o několik minut“, klikněte na “číslo” odkaz a nastavte dobu zpoždění na jakoukoli dobu, o které si myslíte, že vám zabere vychladnout a zrušit zprávu, než bude skutečně odeslána.
V posledním kroku můžete použít výjimky z tohoto pravidla, aby nezdržovalo zprávy zaslané určitým lidem (jako jeden příklad). Například vím, že dokážu napsat cokoli, co chci svému kamarádovi Johnovi, a nebude se na mě naštvat. Konec konců jsme nejlepší kamarádi - takže udělám výjimku pro ty zprávy, jejichž e-mailová adresa je v “příjemce” pole.
Pojmenujte své pravidlo zpoždění a je dobré jít (nezapomeňte zapnout pravidlo).
Nyní pokaždé, když odešlete e-mail, bude sedět ve složce k odeslání po dobu 5 minut. Pokud se tedy po minutě rozhodnete, že odeslání e-mailu bylo ve skutečnosti velkou chybou, můžete jít do složky k odeslání a smazat zprávu - a vyhnout se velké krizi.
Ověřte, komu se vaše zpráva chystá
Když lidé rychle odesílají e-maily lidem, dělají často chybu, pravděpodobně jste to sami prožili. Můžete jít poslat e-mail příteli jménem, řekněme například Ryan Dube. Takže píšete “ry” a objeví se tři odpovídající jména z globálního seznamu kontaktů na serveru Exchange nebo z vašeho osobního seznamu kontaktů.
Protože jste ve spěchu, náhodou si vyberete “Bryan Dube“, a pokračujte v psaní o víkendu s escapade ve Vegas. Pečlivě podrobně popisujete všechny věci, které jste tam udělali - víte, všechny věci, které měly být pobyt ve Vegas? Kliknete “Poslat“, otevři tvůj “Odesláno” box, aby se ujistil, že to šlo vašemu kamarádovi v pořádku, a pak na vás svítí, že jste ho poslali špatné osobě. Ještě horší - Bryan Dube se stal prezidentem společnosti, který vám minulý týden zaslal hromadný e-mail (proto se ukázal jako rozevírací kontakt).
Jo, to se říká, že je to hnus.
Místo toho použijte malý pro-tip známý jako Control-K hned poté, co zadáte prvních pár písmen jména vašeho přítele. Tím se otevře “Zkontrolujte jména” nástroj a umožní vám skutečně vybrat jméno osoby z oficiálního seznamu kontaktů.
To se může zpočátku cítit jako další krok, ale pro ty zvláště citlivé zprávy je to velmi důležitý další krok. To vám umožní potvrdit a zajistit, aby zpráva, kterou píšete, byla předána správné osobě.
Nechte MailTips upozornit na běžné chyby aplikace Outlook
Osobně si myslím, že MailTips je jedním z největších vynálezů, jaké kdy byly v aplikaci Outlook zabudovány. MailTips vás chrání před dlouhým seznamem problémů tím, že vás upozorní na věci, jako je to, zda příjemce, jemuž posíláte e-mail, je ve skutečnosti skupina s velkým počtem příjemců (což vás ochrání před chybou odpovědi na vše), ať už zasílám e-mail někomu mimo společnost a podobné informační tipy.
Chcete-li povolit MailTips, přejděte do Možnosti aplikace Outlook a vyberte možnost “Pošta” a poté přejděte dolů, dokud neuvidíte “Možnosti MailTips” tlačítko.
V tomto poli Možnosti uvidíte všechny věci, které pro vás MailTips udělá. Pokud se vám líbí vše, co vidíte, potvrďte to “Zobrazí se automaticky” a poté klikněte na OK.
MailTips může být opravdu zachránce. Když se rozbalí důležité e-maily, dostanete tip, na který můžete chtít odpovědět. Také vám řekne, zda pochází z automatizovaného systému, který vám automaticky předal e-mail - příjemná funkce pro lidi z oblasti IT, kteří nastavili pravidla automatického předávání z různých skriptů, které monitorují počítačové systémy a servery.
MailTips vám také poradí, když se pokoušíte odeslat e-mail na neplatnou e-mailovou adresu nebo na adresu, která obsahuje velké množství příjemců. MailTips vás může uchránit před běžnými e-mailovými chybami v příliš mnoha způsobech, jak je zde uvést.
Pouhé použití těchto tří důležitých nástrojů v aplikaci Outlook může zachránit váš život - nebo alespoň vaši hrdost. Povolte je a používejte je a ušetřete si bolesti hlavy při vytváření těchto běžných chyb aplikace Outlook. Mohlo by to dokonce zachránit vaši kariéru!
Už jste někdy udělali trapné e-mailové chyby, kde by vám takové tipy zachránily? Podělte se o své zkušenosti v sekci komentářů níže!
Image Credits: Zoufalá žena Via Shutterstock