Vyčerpali jste neefektivní schůzky? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfovi

Drtivá většina z nás ví, kolik odtokových schůzek může být jak v naší době, tak v produktivitě. Pokud je však schůzka dobře organizovaná (a dobře vedená), není důvod, proč nemůže zvýšit produktivitu, smysl pro účel a morálku pro každého účastníka..

Existuje spousta obsahu o tom, proč nesnášíme schůzky. Facebook chvástá psaný v okamžiku úplné frustrace kvůli zmeškaným příležitostem díky zcela špatně organizovanému, zdánlivě zbytečnému setkání, které se táhlo daleko za stanovený čas.

Zde jsou některá pravidla, která je třeba dodržovat při lepších schůzkách a ujistěte se, že neztrácíte čas každého. Věř mi.

Mít účel a zajistit, aby o něm lidé věděli

Pokud jednoduše vyzýváte všechny, aby vám dali aktualizaci nebo si stonali, je to přednáška. Přednáška není setkání. Pokud potřebujete aktualizovat všechny, poslat e-mail nebo poslat příspěvek všem týmovému nástroji, jako je Slack, který usnadňuje skupinovou komunikaci, rychlejší a snadnější skupinová komunikace Slack umožňuje rychlejší a snadnější skupinovou komunikaci Rychlejší a snadnější e-maily ve skupině mohou opravdu zabít produktivitu. Je čas dát poštovním klientům odpočinek a využívat služeb spolupráce, jako je nově spuštěný Slack. . To bude mnohem lepší využití času každého.

Pokud jste v pozici, kde je schůzka skutečně potřebná (tj. Když potřebujete něco dát skupině, promluvit si věci, odrazit myšlenky atd.), Ujistěte se, že má jasný účel. Proč přesně spojujete všechny dohromady?

Špatný účel: “Aby se všichni dostali na to, co se děje”.

Lepší účel: “Abychom shromáždili nápady, stanovili plán a přiřadili další akce každému členovi týmu, abychom mohli do konce března úspěšně spustit produkt X360.”.

A prosím, ujistěte se, že všichni účastníci znají účel schůzky, než k tomu dojde. Pokud lidé vědí, jaké budou konečné výsledky schůzky, bude mnohem pravděpodobnější, že se stanou připravenými, a doufejme, že budou přemýšlet o některých tématech pro diskusi spíše než o přemýšlení za běhu..

Vytvořte jasnou strukturovanou agendu

Váš cíl je váš cíl. Vaše agenda je vaše cestovní mapa toho, jak se tam dostanete. Bez tohoto cestovního plánu se schůzky často vymknou kontrole, nezmizí téma a nikde poblíž nebude tolik rozhodnutí, jak jste doufali. Pokud si všimnete, že vaše schůzky vycházejí z tématu, zastavte tuto diskusi a co nejdříve ji přiveďte zpět na trať.

Struktura plánů schůzek Snadné vytváření plánů schůzek pomocí očekávání schůzek [iPad] Snadné vytváření plánů schůzí pomocí očekávání schůzek [iPad] Přestože se nikdo z nás na schůzky těší, existuje naštěstí řada užitečných online a mobilních aplikací, jako je například AgreeDo, které usnadňují plánování schůzek. Všechna úspěšná setkání začínají ... pečlivě pomocí produktu, jako jsou například schůzky očekávání (iPad) nebo online nástroje, jako je MyCommittee a Minutes.io. Stanovte přísný termín pro každý bod na pořadu jednání a zároveň dejte jednotlivým lidem přehled o tom, co se od nich očekává. Pokud chcete, aby někdo přispěl k určité diskusi na schůzce, dejte jim vědět! Například:

Denní program

1. Prohlášení o účelu schůzky a přípravné období (5 minut)
2. Post mortem při zahájení minulých týdnů - jaké byly naše KPI (Kim o tom informovat). Co šlo dobře? co ne? (15 minut)
3. Nápady, jak můžeme vytvořit povědomí pro příští spuštění (všichni - prosím, promyslete si nějaké nápady před zasedáním) - (15 minut)
4. Rozhodněte se pro 3 z těchto nápadů, aby se před příští schůzkou konkretizovalo více - (10 minut)
5. Přiřazení dalších akcí každému členovi týmu - (5 minut)

Zajistěte, aby každý měl, co potřebuje

Děsím se přemýšlet o tom, kolik času je každý rok na celém světě zbytečné kvůli tomu, že se lidé na schůzky připravují nepřipraveni (včetně toho, že nevědí, jak správně pořizovat poznámky o schůzkách. Aby zápisy fungovaly: Jak se během schůzky projevily účinné poznámky Aby zápisy fungovaly: Jak vzít efektivní poznámky během setkání Je to dovednost, kterou málokdo zdokonalil, perfektní zápisnice ze schůzky. Záznam událostí vám ušetří bolesti hlavy po řadě. Zde je návod, jak si na schůzce vzít účinné minuty.). Podělte se o svůj program se všemi účastníky alespoň pár dní před zasedáním, aby mohli shromáždit vše, co od nich vyžaduje.

Potřebujete-li, aby některý člen týmu něco přinesl, ujistěte se, že pochopí, jak je to důležité, a že je vytištěno (pokud je to nutné) předem, aby se zajistilo, že se nezachytí ve frontě pro tiskárnu. Poslední věc, kterou potřebujete, jsou účastníci, kteří se omlouvají- “Oh, promiňte, neměl jsem šanci se na to připravit - připravím to na příští týden“. To nikomu nepomůže.

Pokud pořádáte schůzku s lidmi, kteří pracují vzdáleně, nejprve si prohlédněte naše podrobné “Průvodce online schůzkami” plus ujistěte se, že každý ví, jak používat jakýkoli nástroj pro konference, který se rozhodnete použít. Před schůzkou vyzvěte lidi, aby zkontrolovali svůj mikrofon, webovou kameru a zajistili, aby měli nainstalované všechny doplňky, které by mohly být potřebné pro věci, jako je Google+ Hangouts Tipy pro plánování a pořádání efektivních setkání s Google Hangouts Tipy pro plánování a pořádání efektivních setkání s Google Hangouts Díky dnešní internetové technologii může být pořádání online schůzek efektivní a nákladově efektivní, zejména pokud je předem naplánujete a využíváte nástroje, které šetří čas. Posledních pár měsíců jsem se účastnil online schůzek ... .

Pozvěte pouze lidi, kteří to potřebují

Nezveďte celý tým, abyste se cítili jako velcí šéf. Pozvěte pouze lidi, které potřebujete. To znamená, že lidé, kteří vám pomohou dosáhnout účelu setkání. Všichni ostatní mohou být později aktualizováni přečtením zápisu ze schůzky nebo chatováním se svými kolegy ve vhodnější době.

Udržujte podrobné zápisy

Pomocí produktu, jako je Agreedo (zdarma), si ponechte podrobné zápisy. Agreedo: Napište a spravujte své zápisy z obchodního jednání zdarma online Agreedo: Napište a spravujte své zápisy z obchodního jednání zdarma online Už několik týdnů hledám snadný- používat web nebo aplikaci, která mi umožní uchovávat a ukládat zápisy z jednání. Tradiční přístup k textovým dokumentům již není produktivním ... k němuž se můžete spolehlivě vrátit vlastně rozumět. Tento nástroj umožňuje zaznamenat podrobné minuty pomocí klávesových zkratek, sledovat výsledky schůzek (například splněné úkoly) a sdílet tyto minuty rychle a snadno se svým týmem. Pokud používáte iPad, můžete také vyzkoušet MinuteTaker ($ 7,99) pro profesionální zprávy o schůzkách MinuteTaker a schůzky vám pomohou vytvořit profesionální iPad minutové zprávy MinuteTaker a schůzky vám pomohou vytvořit profesionální iPad zprávy o minutách V mém bezplatném online průvodci MakeUseOf online, kde jsem poskytl několik tipů pro plánování a pořádání schůzek na webu, odkazoval jsem také na několik minut přijímání aplikací. Zatímco jen velmi málo z nás… .

Ujistěte se, že když lidé čtou tyto zápisy, znají hlavní body / shrnutí toho, co bylo projednáno a co bylo rozhodnuto, a že jsou rychle schopni vrátit se zpět k tomuto dokumentu, aby věděli, co musí sami udělat dále..

Vyloučení není vždy lepší než zahrnutí

Vím, že jsem (jen) zmínil, že schůzku by se měli zúčastnit pouze ti lidé, kteří jsou skutečně potřební, ale každý tak často byste měli také zahrnout každého na neformální jam session, kde můžete všichni odrazit nápady kolem, mluvit o tom, co by mohlo zlepšit organizaci.

Využijte to jako příležitost k vybudování silnějšího týmu. Udělejte to při jídle nebo pivu. Nechte si do kanceláře přivézt nějaké chutné jídlo a přimějte každého, aby si vzal hodinu nebo dvě ze svého dne, aby se lépe seznámil se svými kolegy, zatímco všichni společně pracují na tom, aby společnost jako celek vylepšili. Opět platí, že mají účel a program, ale pokuste se, aby se tento druh shromáždil neformálnějším, méně strukturovaným, ale stále s celkovým tématem, jako je “Zefektivnění organizace”, nebo “Nápady, jak můžeme diverzifikovat”.

Přiřaďte jasné 'další položky akce”

Před ukončením schůzky se ujistěte, že každý v místnosti zná přesnou akci, kterou musí podniknout, a její časovou osu. Toto je trik, který opravdu tlačil David Allen ve své fantastické knize „Začínáme dělat věci“. Ať už na kterémkoli projektu někdo pracuje, ujistěte se, že existuje další jasný krok, který je třeba podniknout, aby se tento projekt posunul kupředu.

Abych to zopakoval, musí to být konkrétní akce (nebo soubor akcí) s přísnou lhůtou, nikoli pouze široká myšlenka, kterou je třeba udělat „ASAP“. Například

Špatná další akce: “Shrňte spuštění minulý měsíc “.

Lepší další akce: “Sestavte tabulku (s několika užitečnými grafy) zobrazující naše KPI z celkového období spuštění. Sdílejte to se startovacím týmem a vysílejte krátký e-mail s vysvětlením, jak si myslíte, že spuštění proběhlo. Prosím, nechte to udělat do čtvrtka”.

Zeptejte se na zpětnou vazbu

Mnoho lidí se obává kritiky svých „nadřízených“ nebo kolegů, takže po každém setkání požádejte lidi, aby zanechali anonymní zpětnou vazbu prostřednictvím online formuláře (existuje seznam bezplatných nástrojů online průzkumu To je to, co každý říká: 5 bezplatných nástrojů pro efektivní online průzkumy) To je to, co říká každý: 5 bezplatných nástrojů pro efektivní online průzkumy Chvíli byste neměli moc na výběr, kterou průzkumnou službu použít, ale v dnešní době existuje spousta z čeho vybírat. Který z nich je pro vás nejlepší? Zde) . Zjistěte, co si lidé o schůzce mysleli - bylo to příliš dlouho? Bylo to pro ně užitečné? Byly jejich názory poslouchány? Jak by mohlo být setkání příště vylepšeno?

Ať už obdržíte jakoukoli zpětnou vazbu, nezapomeňte ji ignorovat. Vyvolejte schůzky, abyste se ujistili, že dobře fungují pro všechny zúčastněné.

Celkově se budete řídit těmito jednoduchými pravidly, abyste se ujistili, že vaše schůzky jsou dobře připravené a řádně spuštěné, budete moci zkrátit délku a zvýšit efektivitu svých schůzek a zároveň udržet frustrace všech na minimu!

Co o tobě? Pokud by vaše schůzky probíhaly více takto, myslíte si, že by byla efektivnější?

Image Credit: Woodleywonderworks, týmové setkání, přes Flickr