Jak vám nástroje pro spolupráci při psaní usnadní život

Pokud jste někdy museli koprodukovat písemnou práci, budete vědět, na jakých úrovních to může být obtížné. Čekání na vašeho písemného partnera (partnery) nebo na opravu konfliktních verzí dokumentu by mělo být tím nejméně starostí. Koneckonců, internet dělá spolupráci psaní vánek.

Po napsání 100stránkové práce ve tříčlenném týmu, s použitím Disku Google, jsem věděl, že je to pravda. Přesto jsem v poslední době nepodařilo prosadit Disk Google, aby v pětičlenném týmu dokončil dokument o méně než 10 stránkách. Nakonec jsme posílali dokumenty Wordu sem a tam, což mě téměř zbláznilo. Pomozte svému týmu vyhnout se následujícím problémům tím, že půjdete s nástrojem pro psaní textu v reálném čase, který pracuje s textovým editorem v Dokumentech Google? 5 důležitých tipů, které byste měli pamatovat na zpracování textu v Dokumentech Google? 5 důležitých tipů, které byste měli mít na paměti Po většinu mého života byl Microsoft Word nástrojem pro zpracování textu, který jste použili, pokud byste chtěli dělat nějakou vážnou práci. Jistě, existují alternativy jako Corel WordPerfect a později na OpenOffice,… od začátku.

Čekání na sebe

Co se stane, když nepoužíváte nástroj, který podporuje kolaborativní psaní v reálném čase?

Nakonec na sebe čekáte. Dokud bude pokračovat další osoba, bude moci dokument napsat nebo upravit pouze jedna osoba. Když honíte termín, bude to stát drahocenný čas.

Pro efektivní spolupráci potřebují členové týmu neomezený přístup k dokumentu, na kterém všichni pracujete. To umožní všem psát nebo upravovat ve svém volném čase. Zjistíte, že nic není mocnější než trávit čas psaním společně v reálném čase na jednom dokumentu, zejména pokud nejste ve stejné místnosti.

Spárováno se špatnou komunikací a vzdáleně, čekání na sebe stálo týdny mého týmu. Naštěstí jsme nemuseli dodržovat pevný termín. To však není nejhorší problém, který můžete očekávat při práci ve vzdáleném týmu.

Zpackání vzájemného formátování verzí

Je pravděpodobné, že ne všichni používáte stejný operační systém, stejný textový procesor nebo stejnou verzi softwaru. To může zmást věci a ztrácet hodiny vaší práce.

Problémy s formátováním se můžete vyhnout tím, že každému poskytnete přesně stejný nástroj. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je, aby každý pracoval v přesně stejném dokumentu na jedné neutrální platformě OS, jako je textový textový procesor online..

V našem týmu jsem měl za tento problém vinu, protože nepoužívám Microsoft Office. Proč bych platil za aplikaci Word, pokud jej obvykle potřebuji pouze k otevírání dokumentů a pokud existuje mnoho skvělých bezplatných alternativ Office 9 z nejlepších bezplatných a levných alternativ k Microsoft Office 9 z nejlepších bezplatných a nízkonákladových alternativ k společnosti Microsoft Office Microsoft Office dominuje na trhu textových dokumentů, tabulek a prezentací po celá léta az dobrého důvodu - je to jeden z nejlepších. Existuje však jedna nevýhoda a to je cena ...? Bohužel jsem šel s alternativou - LibreOffice - která s Wordem nehraje dobře.

Vytváření konfliktních dokumentů a ztráta sledovaných změn

Když lidé nemohou čekat na sebe, protože se konečný termín blíží, skončíte s různými verzemi dokumentu. Nakonec si někdo musí sednout a sloučit různé verze do jednoho dokumentu. To není jen ztráta času, ale také zdroj chyb.

Navíc při opětovné synchronizaci konfliktních verzí do jednoho dokumentu skončí také ztráta alespoň některých sledovaných změn Jak spolupracovat se sledováním změn v aplikaci Microsoft Word Jak spolupracovat se sledováním změn v aplikaci Microsoft Word a komentáře. To může přerušit kolektivní myšlenkový směr a vést k nedorozuměním. Jak se tomu můžete vyhnout?

Podle mých zkušeností se nic neděje, když používáte nástroj pro spolupráci psaní. V našem týmu byli lidé netrpěliví a závěrečné kolo zpětné vazby a editace bylo provedeno současně. To znamenalo, že jeden člověk musel sloučit všechny dokumenty, což téměř vedlo k trapné chybě.

Výhody spolupráce psaní mimo vyhýbání se problémům

Nástroje pro společné psaní mohou být bezpečnější než přenos souborů přes internet.

Kvůli bezpečnostním obavám (NSA a kol.) Mnoho institucí omezilo používání nástrojů, jako je Dropbox. I když Dropbox není na prvním místě ideální, vyhýbá se obzvláště špatné praxi: zasílání dokumentů tam a zpět e-mailem.

Obecně platí, že e-mail není příliš bezpečný. 7 Důležité tipy týkající se zabezpečení e-mailu, které byste měli vědět o 7 Důležité tipy týkající se zabezpečení e-mailu, které byste měli vědět o zabezpečení Internetu, je téma, které všichni víme, že je důležité, ale často se vrací zpět do výklenků naší mysli. , klame se do víry, že „se mi to nestane“. Zda ... pro sdílení dokumentů. Zachycení e-mailu je nejen snadné, ale také můžete zapomenout někoho zahrnout nebo náhodně vybrat nesprávného příjemce. Vstupte do spolupracujících platforem psaní, které mohou vyřešit všechny tyto problémy.

Pokud nechcete jít se službami od velkých společností, jako je Google Drive nebo SkyDrive (brzy bude OneDrive), vyberte si z mnoha alternativních textových procesorů. 5 Skvělé alternativy k Dokumentům Google, měli byste zvážit 5 Skvělých alternativ k Dokumentům Google, které byste měli Zvažte, že Dokumenty Google má své nedostatky. Možná se chcete společnosti Google vyhnout kvůli obavám o ochranu soukromí. Nebo možná budete potřebovat různé funkce. Našli jsme pět vynikajících alternativ a jedna z nich pro vás bude pracovat. . Vážně o bezpečnosti? Pomocí nástroje, jako je EtherPad, nastavte vlastní, hostitelskou, soukromou a cloudovou platformu pro spolupráci.

A konečně, jak již bylo zmíněno, jedná se o skutečný spěch, který pracuje na dokumentu a zároveň sleduje tvůrčí vstupy od ostatních. To je, když vstoupíte do terénu opravdového spolutvoření a tam se rodí duch týmu.

Jak spolupracujete na dokumentech a jaké triky nebo nástroje vám pomohly udržet zdraví?

Image Credits: Man Waiting with Shutterstock