Jak dávkovat úkoly pomocí Kalendáře Google pro zvýšení zaměření a produktivity

Multitaskingový mýtus je všudypřítomný. Bez ohledu na to, kolik výzkumu multitaskingu vidíme, stále si to říkáme většina lidé nemohou multitask, ale my umět.

Výzkum znovu a znovu ukazuje, že když si myslíme, že jsme multitasking, neděláme víc než jednu věc najednou. Přepínáme tam a zpět mezi činnostmi, a to jev známý jako “náklady na přepínání” dělá nás méně efektivní (a může nás ohrozit).

Image Credit: Daxiao_Productions / DepositPhotos

Ale…

Existuje jeden konkrétní typ multitaskingu, který by mohl být efektivnější. Možná ne tak efektivní jako soustředění na jeden úkol. Ale pokud se prostě nemůžete soustředit na jednu věc déle než několik minut, můžete mít štěstí.

(Abychom byli spravedliví, v některých případech může být multitasking efektivním způsobem, jak dělat věci. Single-vs Multitasking: Co je nejlepší pro produktivitu? Single- vs Multitasking: Co je nejlepší pro produktivitu? Multitasking je běžná metoda pro zvýšení produktivity . Ukázalo se, že to nemusí být nutně stříbrná střela pro produktivitu. Klíčem je vědět, kdy multitaskovat.)

Úvod do dávkového úkolu

Různí guru produktivity definovali dávkování úloh trochu odlišným způsobem. Ale k čemu to patří:

“Dávkování úkolů je praxe seskupování podobných úkolů dohromady.”

Takže můžete mít seznam “kódování,” “ladění,” “dokumentování,” a “plánování” úkoly. Ve svém vlastním životě bych asi dávkové úkoly jako “psaní,” “editace,” “zkoumání,” “nadhazování,” a tak dále.

Jak je to užitečné?

Dávkové plnění úkolů vám pomůže zvýšit produktivitu tím, že vás povzbudí, abyste se drželi podobné skupiny úkolů a snížili náklady na přepínání, když se mezi nimi přesunete. Přechod od úpravy fotografií ke správě e-mailu je velkým přepínačem a váš mozek se může snažit změnit rychlost a může si vyžádat velké náklady na přepínání..

Přechod z úpravy fotografií na, řekněme, zveřejňování fotografií na weby s fotografiemi může způsobit menší náklady na přepínání. Nebo si představte, že přepnete z volání potenciálních klientů pomocí prodejních hřišť na volání stávajících klientů k odbavení..

A nižší náklady na přepínání vedou ke zvýšenému zaměření.

Jak vkládáte úkoly do dávek, je jen na vás - důležitá věc je, že jsou si podobné. Pokud je pro vás obtížné přepínat mezi dvěma úkoly, pak nepatří do stejné dávky. Můžete mít velké množství nebo menší dávky v závislosti na typech věcí, které musíte udělat.

Po seskupení úkolů můžete věnovat čas každé dávce.

Naplánování dávek

To je místo, kde je dávkování úloh opravdu užitečné. Když určíte konkrétní blok času Jak blokovat čas v Kalendáři Google pro produktivní pracovní den Jak blokovat čas v Kalendáři Google pro produktivní pracovní den Bojujete s řízením času? Ukážeme vám, jak blokovat čas v Kalendáři Google, abyste zvýšili zaměření, snížili stres a zvýšili produktivitu. na konkrétní dávku můžete přepínat mezi úkoly v rámci této dávky. Což je skvělé pro ty z nás, kteří se rádi mezi projekty hodně pohybují.

Dokud nepřepnete na úkol mimo této dávky, budete efektivnější. Náklady na kognitivní přepínání budou nižší a vy budete mít více práce.

Je to tak jednoduché.

A jakmile začnete dávat úkoly do svého kalendáře, takže na ně budete mít nastavený čas, začnete vidět růst své produktivity. Protože vaše náklady na přepínání jsou nižší, budete trávit méně času přizpůsobováním se každému úkolu. A mít nastavený čas pro konkrétní šarže vám pomůže snížit rozptýlení (které mají obrovský náklady na přepínání).

Použití systému správy času, jako je technika Pomodoro Jak jednoduchý časovač Pomodoro zlepšil můj život Jak jednoduchý časovač Pomodoro zlepšil můj život Lepší technika Pomodoro je jedním z jednodušších hacků pro správu času. Prolomte rozptýlení pomocí 25 minutových bloků a časovače. Může to být rutinní změna měnící život, pokud vám to vyhovuje. nebo něco podobného ještě více zvýší vaši produktivitu.

Pokud jste připraveni vyzkoušet dávkování úkolů, musíte udělat následující:

Dávkové úkoly s Kalendářem Google

První věc, kterou musíte udělat, je vytvoření dávkových úloh. Protože každý bude mít různé sady úkolů a různé metody dávkování, je na vás, jak tento proces projdete, zcela na vás. Jak jsem již zmínil, může být dobré začít se třemi nebo čtyřmi kategoriemi. Pro účely našeho příkladu použijeme “plánování,” “budova,” “revize,” a “podávání zpráv.”

Tyto dávky spojíme s konceptem blokování času - tajné zbraně pro lepší zaměření Blokování času - tajné zbraně pro lepší zaměření Hledáte efektivnější způsob, jak uspořádat pracovní dny? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. . Jednoduše odložte bloky času v Kalendáři Google pro konkrétní dávky.

Zde jsem přidal události, které mi říkají, kdy mám pracovat na konkrétních dávkách:

Také jsem přidal připomenutí, abych se ujistil, že vím, kdy začíná blok hlášení:

Teď dostanu připomenutí, kdy je čas pracovat na mých reportovacích úkolech. Během této doby bych mohl použít techniku ​​Pomodoro Nejlepší aplikace časovače Pomodoro pro zvýšení produktivity Nejlepší aplikace časovače Pomodoro pro zvýšení produktivity Pokud často narazíte na zeď produktivity po několika hodinách práce, časovač Pomodoro vám pomůže udržet vaši produktivitu soustředit se. Tento výběr časovačů má možnost pro každou platformu. zvládnout svůj čas na různé úkoly. Nebo bych to mohl nechat přirozeněji, kdykoli se chci přesouvat mezi úkoly. Tato část je na vás.

Získáte nápad. Nyní stačí do kalendáře vložit více dávek! Ale mějte na paměti, že stále potřebujete odblokovaný čas. Budete potřebovat pár minut sem a tam, abyste mohli spravovat e-maily, dohánět hovory, chatovat s lidmi v kanceláři, nebo jen nechat svou mysl trochu odpočinout.

Nyní se můžete ptát na jednu otázku: jak si mohu vybrat, kdy naplánovat každou dávku? Na to není správná odpověď. Pokud máte konkrétní typ úkolu, který děláte nejlépe ráno, naplánujte jej brzy. Pokud máte rádi méně kognitivně intenzivní úkoly odpoledne, naplánujte je tam. Při změně úkolu dáváte přednost přepnutí na něco úplně jiného? Můžete to také udělat.

Víte, jak a kdy nejlépe pracujete Jak zůstat produktivní, ať už jste ranní osoba nebo noční sova Jak zůstat produktivní, ať jste ranní osoba nebo noční sova Nepokoušejte se probudit brzy nebo zůstat pozdě. Místo toho optimalizujte systémy, abyste mohli řešit fázi, ve které je nízká vaše produktivita. Zde jsou některé chytré strategie. a tyto znalosti můžete vložit do dávkového plánu.

Jakmile budete mít své dávky v kalendáři, jste připraveni jít! Nyní musíte jen začít pracovat.

Použití Kalendáře Google ke zvýšení produktivity

Naplánování dávkových úloh v Kalendáři Google může stačit k revoluci vaší produktivity. Pokud však potřebujete trochu více podpory, můžete použít další úžasné funkce Kalendáře Google.

Můžete například synchronizovat seznam úkolů s Kalendářem Google Jak synchronizovat kalendář Google se seznamem úkolů Jak synchronizovat kalendář Google se seznamem úkolů Při organizaci života jsou nezbytné dva nástroje: kalendář a seznam úkolů. Většina řešení pro správu úkolů však tyto dvě věci odděluje. Ukážeme vám, jak je kombinovat. a uvidíte své důležité úkoly vedle dávkového plánu. To vám může pomoci určit priority mezi úkoly v každé dávce.

Nebo můžete použít aktualizované zobrazení více kalendářů. 5 nových funkcí Kalendáře Google, které musíte vyzkoušet! 5 nových funkcí Kalendáře Google, které musíte vyzkoušet! Kalendář Google byl prostě fantastickější. Google konečně aktualizoval svůj kalendář. Ukážeme vám, jak získat nový design a jaké nové funkce musíte vyzkoušet. aby vaše dávkové plánování bylo oddělené od ostatních schůzek.

Můžete dokonce označit své záznamy v kalendáři Jak vytěžit maximum z Kalendáře Google pomocí 7+ nových nástrojů Jak vytěžit maximum z Kalendáře Google pomocí 7+ nových nástrojů Pomocí Kalendáře Google ušetříte čas a vytěžíte maximum ze svého pracovního dne. Tyto nové nástroje a služby Kalendáře Google nabízejí několik dalších triků produktivity. abyste zjistili, kam váš čas jde a jak můžete zlepšit správu času.

Existuje tolik funkcí a nástrojů, že s Kalendářem Google můžete dělat téměř vše, co chcete.

Dlouhodobé dávkování úkolů

Samozřejmě to nikdy není tak jednoduché. Vždy existuje údržba. Například byste měli pravidelně vyčlenit několik minut na kontrolu svých šarží. Pokud máte pocit, že určitý úkol neteče s ostatními v jeho dávce, možná budete chtít vytvořit novou dávku, abyste snížili náklady na přepínání.

A možná zjistíte, že vaše plánování není optimální. Možná budete potřebovat více času mezi dávkami, nebo budete potřebovat celý den bez naplánovaných aktivit, abyste dohnali věci.

I když najdete dokonalý systém produktivity Jak vytvořit poslední dokonalý systém správy času, který budete někdy používat Jak vytvořit poslední dokonalý systém správy času, který budete kdy používat Produktivita je neustálé hledání více organizací s méně práce. Způsob, jak dosáhnout všeho, co sen splní, aniž byste přišli o spánek. Dokáže tento automatizovaný systém správy času všechno? , vždy budete mít nějakou údržbu, kterou musíte provést. Dávkové úkoly nejsou výjimkou.

Když však své úkoly úspěšně spojíte a integrujete do Kalendáře Google, budete mít téměř automatizovaný systém správy času. A to se moc nezlepší!

Vyzkoušeli jste dávkování úkolů? Co děláte, abyste minimalizovali čas a úsilí, které je zapotřebí k přepínání úkolů? Podělte se o své rady v komentářích níže!