Jak být produktivnější bez seznamu úkolů

Seznamy úkolů jsou základními nástroji v našem nekonečném hledání toho, jak být produktivnější. Existuje nespočet aplikací, strategií, teorií a metod pro udržování nejlepších a nejproduktivnějších seznamů úkolů.

Ale mohli bychom se mýlit? Mohl by nás seznam úkolů držet zpátky? Mnoho vysoce produktivních lidí říká ano. A mají několik zajímavých nápadů, jak být produktivnější, aniž by museli používat seznam úkolů.

Proč mohou být seznamy úkolů kontraproduktivní

Seznamy úkolů mají jistě výhody - pokud ne, nepoužívali bychom je v první řadě. Mají však také některé závažné nedostatky.

Například seznamy úkolů se mohou stát hlavním nástrojem otálení. Rozhodli jste se někdy posadit a uspořádat svůj seznam místo toho, abyste začali s úkolem na něm? Určitě ano - a více než několikrát. Máme pocit, že jsme produktivní, když pracujeme na našem seznamu místo toho, abychom skutečně pracovali.

Na druhé straně, seznamy úkolů nás nutí cítit se, jako bychom nikdy nedostali dost práce. Kdy jste naposledy odhlásili všechny položky ze seznamu? Myslím, že jsem to udělal jednou za poslední tři nebo čtyři roky. Jen pokud ty dělat objevte, jak být produktivnější, nikdy nebudete mít pocit, že jste uspěli.

Jedním z důvodů, proč nikdy nekontrolujeme všechny věci na seznamu, je to, že seznamy úkolů nezohledňují čas. Pokud nebudete mít velmi podrobný seznam, bude 10hodinový projekt vypadat přesně stejně jako 10minutový projekt. A cítíte se vysoce produktivní, pokud odhlásíte spoustu malých, méně důležitých úkolů, které zabere jen několik minut.

Všechny tyto možnosti se mohou zdát pěkné, protože vždy máte něco můžete pracovat, ale seznamy úkolů nás ohromí výběrem. Pokud máte na seznamu 47 věcí, váš mozek začne bojovat. Je ohromen a negativní emoce se začnou objevovat. A pak vás ochromí a nakonec vám nic nedělá.

Mnoho lidí samozřejmě zjistilo, že seznamy úkolů jim pomáhají být produktivnější. Hledání dokonalého systému produktivity Jak vytvořit poslední dokonalý systém správy času, který budete kdy používat Jak vytvořit poslední dokonalý systém řízení času, který budete kdy používat Produktivita je neustálé hledání více organizací s méně práce. Způsob, jak dosáhnout všeho, co sen splní, aniž byste přišli o spánek. Dokáže tento automatizovaný systém správy času všechno? protože váš vlastní život je prvním krokem k tomu, jak zjistit, jak za den udělat více. Zda používáte seznam úkolů nebo ne, je jen na vás.

Doporučujeme vám však zvážit, jak byste mohli být produktivnější tím, že v denním režimu produktivity provedete následující změny.

Bydlení ve vašem kalendáři

Daniel Markowitz, v díle pro Harvard Business Review, představuje alternativu k seznamům úkolů, které nazývá “žijící ve vašem kalendáři.” Myšlenka je jednoduchá: vyjměte úkoly ze seznamu, odhadněte, jak dlouho budou trvat, a přesuňte je do kalendáře.

Obrázek Kredit: Rawpixel / Depositphotos

Plánování úkolů - ne pouhé použití kalendáře jako seznamu úkolů - má mnoho výhod. Mnoho lidí zjistilo, že díky skutečnému času věnovanému určitým činnostem je větší pravděpodobnost, že tyto úkoly vykonají a budou se soustředit. Jiní uvádějí, že jim brání v tom, aby se snažili naplánovat příliš mnoho za den.

Vizuální připomínka toho, na čem věcech pracujete, vám pomůže upřednostnit vaše současné projekty a zjistit, zda můžete říct “Ano” na nové.

Rozhovor Kevin Kruse “více než 200 miliardářů, olympioniků, rovných studentů a podnikatelů” o řízení času a jak být produktivnější. Kolik lidí podle vás říká, že používají seznam úkolů? Ne jeden. Ale mnoho z nich žilo ve svých kalendářích.

Diskutovali jsme o blokování času Jak blokovat čas v Kalendáři Google pro produktivní pracovní den Jak blokovat čas v Kalendáři Google pro produktivní pracovní den Bojujete s řízením času? Ukážeme vám, jak blokovat čas v Kalendáři Google, abyste zvýšili zaměření, snížili stres a zvýšili produktivitu. v minulosti, a to je přesně to, o čem tady mluvíme. Nastavte konkrétní časy, ve kterých budete pracovat na konkrétních úkolech, a dodržujte svůj plán.

Postupujte podle pravidla dvou minut

Jedním z důvodů, proč se seznamy úkolů vyplňují tak rychle, je to, že jsme na ně často kladli spoustu malých úkolů. To je, když věci začnou být ohromující a my jsme stresovaní. Jednou z nejlepších metod řešení tohoto problému je dodržení dvouminutového pravidla. Pokud úkol bude trvat méně než dvě minuty, nedávejte jej na seznam - prostě to udělejte.

Tím bude šokující počet položek mimo váš seznam. Aktivujte svou kreditní kartu, vráťte e-mail, vstaňte a protáhněte se, budete ohromeni tím, kolik věcí můžete udělat za dvě minuty. A to se přímo promítá do odebrání položek ze seznamu. Nakonec možná zjistíte, že seznam vůbec nepotřebujete!

Zaměřte se na rozvoj návyků

Víte o velkých věcech, které musíte udělat. Jsou to malí, kteří vyplní váš seznam úkolů a zvyknou si odkládat důležité věci. Položky jako “uklidit dům,” “nakoupit potraviny,” a “spravovat e-mail” často sedět na seznamu několik dní, posmívat se opakovaně.

To je místo, kde se zvyky hodí.

Zvykněte si spravovat doručenou poštu každé odpoledne 30 minut, než odejdete z práce. Nebo hned ráno. Začněte nakupovat potraviny v konkrétní dny v týdnu po práci. Vraťte telefonní hovory v určitý den v týdnu.

Můžete si zvyknout na cokoli. 12 Návyky na produktivitu, abyste konečně zasekli svůj život v novém roce 12 Návyky na produktivitu, abyste konečně zasekli svůj život v novém roce Společné řešení pro většinu pracujících lidí musí být produktivnější. V tomto článku prozkoumáme dvanáct špatných návyků, které můžete změnit - jeden za měsíc - a výrazně tak zvýšit produktivitu práce. . A pokud jste vytvořili více návyků, můžete ze seznamu úkolů odebrat další věci. Nakonec budete muset jít jen k těm velkým, a to je doba, kdy blokování času a kalendářování skutečně začíná mít pozitivní efekt.

Automatizovat a delegovat malé úkoly

Opět jsou to malé věci, které vyplní váš seznam a zdůrazní vás. Automatizace může tento problém vyřešit dlouhou cestou. Můžete automatizovat své finance, jak vám finanční minimalismus pomáhá šetřit peníze a eliminovat stres Jak finanční minimalismus pomáhá šetřit peníze a eliminovat stres Je snadné nechat své finance vymknout se z rukou, ale použití principů minimalismu vám může pomoci udržet je pod kontrolou a snížit stres. takže sotva musíte něco dělat - a to vám ušetří spoustu času. Můžete také automatizovat následné e-maily, které (v závislosti na počtu odeslaných e-mailů) vám mohou každý týden ušetřit hodiny.

S IFTTT nebo Zapier můžete automatizovat téměř jakýkoli digitální úkol. Inteligentní domácí technologie umožňuje automatizovat věci kolem vašeho domu. Můžete také použít Arduino k automatizaci vašeho domova Nápady na projekt Arduino pro automatizovaný domov Nápady na projekt Arduino pro automatizovaný domov Nebylo by skvělé zavlažovat skleník, aniž byste opustili židli? Arduino lze zapojit jako klíčovou součást některých projektů domácí automatizace - zde je pět! .

Když nemůžete něco automatizovat, zvažte delegování na někoho jiného. Je těžké požádat o pomoc, ale ve vašem životě to může udělat velký rozdíl. Můžete delegovat doma: požádejte svého manžela nebo své děti o pomoc po celém domě. Nebo v práci: požádejte někoho, kdo je v lepší pozici, aby dokončil úkol a převzal to za vás. Můžete dokonce delegovat mezi své přátele: nechat někoho jiného naplánovat příští shromáždění, aby vám ušetřilo čas.

Pokud nemáte kolem sebe lidi, kteří by mohli plnit úkoly, zvažte pronájem asistenta. Virtuální asistenti 20 způsobů, jak vám může virtuální virtuální asistent ušetřit čas 20 Způsobů, jak vám může virtuální virtuální asistent pomoci ušetřit čas Naučte se, jaké druhy úkolů můžete spolehlivě zadávat virtuálnímu asistentovi a ušetříte každý den hodiny. Ukážeme vám, jak začít. (VA) jsou relativně cenově dostupné, zejména pokud je najmete jen pár hodin týdně a můžete se o vás postarat o mnoho opakujících se úkolů. Pokud hledáte způsoby, jak být produktivnější, VA je těžké porazit.

Automatizaci a delegování trvá určitou dobu, ale jakmile to uděláte, budete ohromeni tím, kolik věcí již nemusíte do seznamu vkládat..

Nebo změnit způsob vytváření seznamů

Pokud vše naplánujete, vynucujete pravidlo dvou minut, zlepšíte své zvyky a najdete způsoby automatizace a delegování, existuje velká šance, že již nebudete potřebovat seznam úkolů. Pokud ještě nejste připraveni na skok, zvažte, jak byste změnili způsob sestavování seznamu úkolů.

Moje oblíbená metoda pro tento je přijetí seznamu tří položek úkolu. Je to přesně to, jak to zní: dáte na to jen tři věci.

Obrázek Kredit: londondeposit / Depositphotos

Když víte, že jste omezeni na tři položky, položíte na papír jen nejdůležitější úkoly pro svůj den. To vás vybízí k tomu, abyste se zaměřili na velké problémy a ty menší se nechaly později na místě.

Nebude to snadné. Ale důrazně vás vyzývám, abyste to udělali. Omezení počtu položek v seznamu může být velmi uvolňujícím zážitkem.

Zabíjejte seznamy úkolů a zvyšujte produktivitu

Pokud chcete radu, jak mít produktivnější život, možná vás překvapí můj návrh, že hledáte alternativu k vašemu seznamu úkolů. Je to proti mnoha radám, které jste již četli. A bude to vypadat opravdu divně.

Existuje přesvědčivý důkaz, že je to dobrý způsob, jak jít. Hledání toho, jak být produktivnější, nikdy nekončí. Je však dobrým dalším krokem, jak se zbavit svého seznamu úkolů.

Stále používáte seznam úkolů? Nebo používáte svůj kalendář? Jak zůstanete produktivní? Podělte se o své myšlenky v komentářích níže!