Jak se stát superproduktivním zadáváním každodenních úkolů

Všichni víme, že jeden člověk, který, jak se zdá, klouže životem, dělá více práce za den, než by většina z nás dokázala zvládnout za týden. Ale učením co můžete zadávat outsourcing a několik tipů pro „osvědčené postupy“ pro delegování svých každodenních prací, můžete se také stát velmi produktivními.

Tento článek vám vysvětlí, jak vybrat úkoly pro zadávání zakázek online, ukáže vám několik příkladů a dá vám několik tipů, jak se stát efektivním a zdatným online outsourcerem.

Co je Outsourcing?

Jedním slovem, delegace. Od spuštění (a následného úspěchu) knih a blogů, jako je 4-hodinový pracovní týden, se velké množství technicky zdatných lidí obrátilo na webové stránky, jako je Elance, Odesk, TaskRabbit a mnoho dalších způsobů, jak delegovat úkoly. 5 nejlepších webových stránek k nalezení Virtuální asistent 5 nejlepších webů k nalezení virtuálního asistenta Virtuální asistent je skutečná osoba, která vás nebo vaši firmu podporuje vzdáleně z jejich domácí kanceláře. Mohou být prakticky kdekoli a služby, které poskytují, sahají od profesionálních administrativních, technických, osobních nebo…, domácích prací a dokonce i po celém světě celé práce na volné noze po celém světě.

Tím, že necháte někoho jiného převzít úkoly, které nemůžete (nebo jednoduše nechcete) dělat sami, máte najednou přístup k dalším (potenciálně) hodně více) než 24 hodin denně.

Jak vím, co zadávat??

Mnoho lidí uvažovalo o outsourcingu, ale v poslední chvíli se stáhli zpět kvůli tomu, že prostě nevěří, že je možné nechat někoho jiného převzít kontrolu nad určitými aspekty jejich života, bez ohledu na to, jak malá nebo velká tato část může být.

To je překážka, kterou jsem se musel před čtyřmi lety překonat, když jsem poprvé zadal outsourcing, a dozvěděl jsem se, že existuje pět otázek, které je třeba položit každému úkolu, abych rozhodl, zda by měl být outsourcován či nikoliv..

1. Strach: Naplňuje mě myšlenka zahájení tohoto úkolu hrůzou?
2. Nedostatek znalostí: Existuje někdo jiný, kdo by mohl udělat tento úkol lépe než já?
3. Opakování: Dělám tento úkol znovu a znovu, aniž bych přidával skutečnou hodnotu tomu, na co směřuji?
4. Otálení: Odkládám spíše než zahájím tento úkol?
5. Čas: Mohl by být můj čas lépe stráven tím, že dělám něco jiného?

Pokud odpovím Ano na kteroukoli z výše uvedených otázek se obvykle rozhodnu zadávat úkol externě. Jediný čas zvyklý outsourcingem úkolu v těchto situacích je to, že outsourcing bude obtížnější nebo časově náročnější než samotné dokončení úkolu.

Jaký druh každodenních úkolů mohu realisticky zadávat?

Když jsem začal s outsourcingem, začal jsem dělat malé, nezávislé pracovníky pro zadávání dat a základní výzkum, ale jak jsem se stále více a více dozvěděl o tom, jak efektivně zadávat externě, brzy jsem se dozvěděl, že typy úkolů, které mohu delegovat, byly omezeny pouze mou představivostí.

E-mailem

Pravděpodobně jste se jen otřásli při pomyšlení na předání odpovědnosti za doručenou poštu někomu, kterého jste právě najali z internetu a který pracuje na půli cesty po celém světě. Věř mi, chápu. Vaše doručená pošta je vaše svatyně, že? Takže začněte malým, jednoduše předejte lichý e-mail vašemu nezávislému pracovníkovi, aby se mohli vypořádat s tímto jediným požadavkem (například zadáním schůzky do deníku), pak si můžete postupně budovat tolik potřebnou důvěru.

Se zvyšováním důvěry v nezávislého pracovníka můžete předávat další e-mailové povinnosti a nakonec jim umožnit filtrovat celou vaši doručenou poštu, takže stačí odpovědět na nejnaléhavější a nejproduktivnější zprávy.

Schůzky a rezervace

Mít asistenta na volné noze, který pro vás může spravovat a spravovat vaše schůzky a rezervace, vám nejen ušetří čas a úsilí. Také to dělá vaše zážitky lepší.

V loňském roce si asistentka na volné noze rezervovala hotel pro moji přítelkyni a mě, abych zůstala. V noci před pobytem zavolal na recepci a ujistil se, že pro rezervaci je vše v pořádku (zmínil se také o narozeninách mé přítelkyně). Když jsme dorazili příští den, předpokládám, že personál hotelu si musel myslet, že jsem byl hot-shot (s vlastním asistentem a všemi), a dorazili jsme do vylepšené místnosti s lahví vína a ručně psaným karta ponechaná u postele.

Kdyby můj asistent nezavolal předem, pravděpodobně by se to nikdy nestalo. Můžete si nechat naplánovat hovory svého asistenta, dohodnout si schůzky s lékaři, rezervovat letenky, koupit vstupenky na koncerty - cokoli potřebujete!

Online nakupování

Jednou jsem slyšel, jak Ramit Sethi mluví o tom, jak zjednodušil nakupování online. V minulosti se ocitl v rozhovoru s přítelem, který doporučil knihu, film nebo album. Stejně jako většina z nás si poznamenal název doporučení, pokračoval v rozhovoru a nikdy se vlastně nedostal k nákupu. Teď, když obdrží doporučení, pošle svému asistentovi superrychlý e-mail:

Koupit knihu: The Great Gatsby

Z minulých pokynů jeho pomocník přesně ví, co má dělat, tj. Jak si vybrat, které vydání koupit, kolik má možnost utratit, kam má být kniha vydána. Toto je metoda outsourcingu, kterou jsem nedávno přijal, a jen si přeji, abych to udělal dříve. A lze ji rozšířit i na další formy nakupování, jako je jídlo nebo oblečení (pokud jste svého asistenta naučili, co se vám líbí).

Procházení Internetu

Kolikrát jste se bezcílně procházeli webem v naději, že vás něco zaujme? Kolik hodin týdně ztrácíte kartu otevírání za kartou, zatímco sedíte ve vlaku nebo při sledování televize, pouze je zavřete, aniž byste na stránce přečetli jediné slovo?

Učením svého asistenta o svých zájmech, druzích věcí, o kterých byste si chtěli přečíst, nebo být neustále informováni, můžete obejít zbytečnou fázi surfování a místo toho vědět, že budete mít vždy stálý tok obsahu to vás bude opravdu zajímat.

Můj asistent najde pro mě obsah, který se mi bude líbit (nebo k tématům, o kterých se musím dozvědět), a uloží je do mého Instapaper účtu Spravujte své záložky a seznam čtení s Instapaperem Spravujte své záložky a seznam čtení pomocí Instapaperu, abych mohl přistupujte k nim na mém telefonu, iPadu nebo notebooku a pomozte mi tak ušetřit nespočet hodin zbytečných online putování.

Přepisování

Hádám, že jste ztratili počet, kolik schůzek jste se zúčastnili, a úplně jste vyřazeni, chybí slušný kus důležité konverzace. Pravděpodobně jste také vyšli ze schůzky, která měla v úmyslu napsat pár poznámek a akčních bodů, pouze aby byla odvedena, úplně zapomněla na to, co jste chtěli psát na prvním místě.

Chcete-li tento problém obejít, zkuste zaznamenat vaše schůzky a odeslat zvukový soubor na volné noze, který dokáže přepsat konverzaci, nebo si mohli jednoduše poznamenat důležité body, abyste je mohli v budoucnu prohledat..

Existují stovky dalších úkolů, které můžete zadávat externě, ať už jsou to osobní nebo obchodní. Od webdesignu, poradenství a psaní, až po módní poradenství, plánování cesty a dokonce i uchazeče o zaměstnání. To, co se rozhodnete zadávat externě, by mělo být založeno na pěti otázkách uvedených v horní části tohoto článku, abyste se ujistili, že investujete svůj čas do úkolů s nejvyšší pákou.

Některé tipy

Nelze popřít, že outsourcing může být skličující. Nakonec tím, že najmete někoho, kdo se postará o některé z vašich každodenních činností, automaticky se stanete manažerem. Zde je několik tipů, které vám pomohou sledovat:

Najměte si opatrně

Když zveřejníte práci na Elance of Odesk, pravděpodobně dostanete nejméně 30-40 návrhů a je vaší úlohou najít osobu, která je pro vás ta pravá. Před jakýmkoli konečným rozhodnutím sestavte užší seznam asi 3–7 žadatelů a stanovte jim jednoduchý úkol. Nezapomeňte poskytnout velmi jasné pokyny a termín. Sdělte jim, jak chcete dostávat požadované informace. Pokud chcete, aby vám v budoucnu telefonovali, požádejte je, aby vám poslali zvukový soubor s odpovědí na několik otázek, abyste mohli slyšet jejich „telefonní hlas“.

Nastavte dokument „O mně“

Poslední věcí, kterou chcete udělat, je opakovat své požadavky asistentovi znovu a znovu. Pokaždé, když jim poskytnete nové informace (obchody, které se vám líbí, typ hotelů, ve kterých chcete zůstat, vaše požadavky při rezervaci letu, časy, kdy máte k dispozici hovory atd.), Nechte je vložit tyto informace do sdíleného dokumentu. Tento dokument bude jejich prvním referenčním bodem, pokud budou mít nějaké dotazy týkající se úkolu, který jste jim nastavili (čímž se sníží množství opakované práce, kterou musíte udělat), a navíc, pokud začnete pracovat s jiným asistentem, můžete je jednoduše předat dokument a budou se moci o vás a vašich preferencích dozvědět mnohem rychleji.

Buď konkrétní

U každého úkolu, který delegujete, buďte co nejkonkrétnější. Spíše než psaní pokynů krok za krokem, může být efektivnější zaznamenat video zachytit video Ashampoo Snap 7 Review: Easy Screenshot a Video Capture Ashampoo Snap 7 Review: Easy Screenshot and Video Capture Hledáte snadné a komplexní řešení pro snímání plochy? Snap 7 nabízí pokročilé možnosti snímání obrazovky, včetně vícenásobných snímků a snímání videa. Ale stojí to za 20 dolarů? Přečtěte si naši recenzi a vyzkoušejte si to sami ... a pošlete asistentovi, aby mohli sledovat, jak vy by vykonával určité úkoly. Nezapomeňte vždy sdělit svému asistentovi, jak dlouho mohou utratit za úkol (nebo rozpočet), termín a odpovědět na všechny otázky, které mohou mít, než se objeví, aby se snížilo zasílání e-mailů tam a zpět může dojít, pokud nejste dostatečně jasné.

Buďte spravedliví: Mnoho lidí si najímá nezávislé pracovníky, protože si myslí, že si mohou najmout někoho, kdo vykonává úkol po úkolu za 3 $ za hodinu. Buďte prosím spravedliví, co požadujete, a hodinovou sazbou, kterou nabízíte. Čím jste spravedlivější, tím lepší výsledky získáte.

Doufám, že vidíte, že rozsah, v jakém může outsourcing pomoci s uvolněním vašeho času a energie, je obrovský, ačkoliv chcete získat co nejvíce z outsourcingu, musíte to považovat za dlouhodobou investici, která se bude stále více vyplácet jako vaši asistenti se dozví více o vás a jak vám mohou pomoci.

Pokud stále nejste přesvědčeni, měli byste se podívat na tento rozhovor s Danem Andrewsem z Tropical MBA o tom, jak se mu podařilo outsourcovat většinu milionů dolarů. Pokud vás to nevykoupí, nic se nestane!

Tento článek se zaměřil na online outsourcing, ale existuje spousta úkolů, které můžete zadávat i offline. Nástroje jako TaskRabbit byly vyvinuty tak, aby pomáhaly při každodenních pracích, jako je čištění a praní, dokonce i nakupování čerstvých potravin.

Zadali jste některý ze svých každodenních úkolů externě? Pokud ano, jak to šlo?

Obrázek Kredit: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)