Jak převést textové soubory s oddělovači do tabulek Excelu

Nechcete být chlapem v kanceláři, který musí znovu a znovu psát všechno do aplikace Microsoft Excel.

Takže přijde čas, kdy se budete muset vypořádat s nejrůznějšími informacemi uloženými v jiných druzích souborů a přenést je do aplikace Microsoft Excel. Nelze utéct od všudypřítomného textového souboru. Vsadím se, že některé najdete každý den.

Zde je několik příkladů každodenního života:

• Excel analýza prodeje nebo informace o produktu uložené v textovém souboru.
• Výměna dat mezi dvěma různými programy (možná z databáze do tabulky).
• Jména, adresy a e-mailové ID uložené v e-mailovém programu (např. Export z aplikace Microsoft Outlook do Excelu Jak exportovat kontakty aplikace Outlook kamkoli Jak exportovat kontakty aplikace Outlook kamkoli Potřebujete exportovat kontakty aplikace Outlook a nejste si jisti, kde začít? Ukážeme vám, jak exportovat z aplikace Outlook a importovat do cíle.).

Microsoft Excel vám poskytuje všechny nástroje pro připojení k externím zdrojům dat. Pojďme mluvit o oddělených textových souborech.

Toto je oddělovací textový soubor

V tomto snímku jednoduchého textového souboru jsou jména a adresy odděleny čárkami. To je jednoduché textový soubor oddělený čárkami. Vytvoření v libovolném textovém editoru je snadné.

Ale samo o sobě by celá řada takových dat nebyla v textovém souboru tak užitečná, kdybyste museli připravovat seznam nebo sestavu. Pokud je vložíte do tabulky aplikace Excel, pomůže vám vytvořit profesionálnější dokument a provádět pokročilejší operace s informacemi. Můžete například snadno vyhledat duplicitní adresy a odstranit je. Poté můžete pomocí tabulky vytvořit štítky a hromadnou korespondenci Jak tisknout štítky s hromadnou korespondencí v aplikacích Microsoft Word a Excel Jak tisknout štítky s hromadnou korespondenci v aplikacích Microsoft Word a Excel Stále používáte kopírování a vkládání k vytváření štítků, jmenovat odznaky nebo jiné osobní hromadné komunikace? Hromadná korespondence, jednoduchý nástroj automatizace Microsoft Office, vám umožní tisk štítků během několika sekund. .

Základní myšlenkou je importovat informace z textového souboru a rozdělit vaše různé informace do samostatných sloupců a pojmenovat každý sloupec příslušnou hlavičkou.

Podívejme se podrobněji na textový soubor s oddělovači ...

3 různé druhy oddělených textových souborů

Textové soubory s oddělovači jsou určeny pro export dat z jednoho programu do druhého. Způsob, jakým oddělujete (ohraničujete) každou hodnotu v souboru prostého textu, existují tři běžné druhy oddělených souborů. K oddělení jednotlivých položek v souboru lze použít libovolný znak.

Například: potrubí nebo jednoduchý prostor. Zjistíte, že tyto tři jsou nejběžnějšími oddělovači oddělenými mezi jednotlivými textovými vstupy.

1. Hodnoty oddělené čárkami.
2. Hodnoty oddělené tabulátory.
3. Hodnoty oddělené tlustým střevem.

Stejně jako se jmenuje, oddělovač textu udržuje každou hodnotu odděleně od další. Jakákoli hodnota, která následuje oddělovač a předchází dalšímu výskytu oddělovače, se importuje jako jedna hodnota. Nezapomeňte, že hodnota mezi přiřazeným oddělovačem může mít další oddělovací znak, ale potřebuje uvozovku (“) nebo apostrof (').

Matoucí? Ne tak moc. Podívejme se, jak na příkladu:

V textovém souboru s názvy měst a států mohou existovat některé hodnoty jako “Albany, NY”. Uzavřený může číst čárku (,) mezi dvěma slovy jako oddělovač. Zacházet s názvy měst a zemí jako jedna hodnota a importovat je do jedna buňka jako kvalifikátor textu musíme použít dvojité uvozovky nebo apostrof. Pokud není jako kvalifikátor textu zadán žádný znak, “Albany, NY” je importován do dvou sousedních buněk jako Albany a NY.

Stručně řečeno, chcete-li zachovat jakoukoli hodnotu ve sloupci přesně tak, jak je, můžete ji uzavřít do uvozovek nebo apostrofu. Jak uvidíme níže, Microsoft Excel vám dává úplnou kontrolu nad procesem importu a podokno náhledu, abyste viděli formát dat před vyplněním buněk.

Převod z textového souboru s oddělovači do tabulky

Existuje mnoho online převodníků Jak převést jakýkoli formát souboru online pomocí bezplatných nástrojů Jak převést jakýkoli formát souboru online pomocí bezplatných nástrojů Pokud potřebujete převést soubor, zde je konečný seznam webů, na které byste se měli obrátit. který může odebrat surový textový soubor CSV a vyplivnout tabulku XLS. Zamzar a Convertio se vznášejí nahoru na stránce vyhledávání.

Nemusíte však honit online převaděč, protože Microsoft Excel má nativní funkci, která dělá práci mnohem lépe. Vezměme ukázkový soubor CSV a projděte kroky, které převádějí textové soubory s oddělovači do tabulek. Snímek obrazovky níže ukazuje množství hodnot oddělených čárkami v souboru programu Poznámkový blok.

Microsoft Excel může pomoci proměnit tento zmatený jumble na úhledné řádky a sloupce. Poté můžete začít pracovat a proměnit je v krásně formátovanou sestavu. Automaticky formátovat data v tabulkách Excelu s podmíněným formátováním. Automaticky formátovat data v tabulkách Excelu s podmíněným formátováním. Funkce Excel s podmíněným formátováním umožňuje formátovat jednotlivé buňky v tabulce Excel na základě jejich hodnota. Ukážeme vám, jak je použít pro různé každodenní úkoly. nebo ji připravte k tisku.

Existují dva způsoby, jak přenést data do tabulky aplikace Excel 2016 ze souboru CSV. Nejprve začněte s jednoduchým.

1. Automatický import

Klikněte na ikonu Soubor klepněte na otevřeno.

Vyberte soubor CSV, který chcete otevřít. Uzavřený automaticky otevře textový soubor a zobrazí data v novém sešitu.

Toto je nejpřímější (a nejrychlejší) cesta k otevření souboru CSV. Microsoft Excel používá výchozí nastavení formátu dat ke čtení a importu každého sloupce dat. Automatický import vám však neposkytuje požadovanou flexibilitu. Podívejme se tedy na druhou cestu, která používá průvodce.

2. Průvodce importem textu

Průvodce importem textu umožňuje řídit strukturu dat, která chcete importovat. Spustí se automaticky při importu textových souborů (tj. Souboru s příponou TXT). Otevřete Microsoft Excel a přejděte do textového souboru. Proces ve třech krocích pomáhá řídit formát dat, která chcete importovat.

Krok 1

Takto vypadá Průvodce importem textu v prvním kroku.

Jak jste však již dříve viděli, průvodce importem textu se automaticky nespustí pro soubory CSV (tj. Soubor s příponou .CSV). Ručně otevřete Průvodce importem textu a ovládejte formát řádků a sloupců. Spuštění Průvodce importem textu ...

Přejít na Data kartu na pásu karet. V Získejte externí data skupina, vyberte Z textu. V Import textového souboru V dialogovém okně vyberte textový soubor CSV, který chcete importovat. Zobrazí se Průvodce importem textu s možnostmi, které můžete nyní konfigurovat.

Průvodce vás provede třemi obrazovkami a pomůže jemně doladit data, která se pokoušíte přenést do tabulky.

Vybrat Vymezeno - Jsou-li položky v textovém souboru odděleny tabulátory, dvojtečky, středníky, mezerami nebo jinými znaky.

Vybrat Pevná šířka - Když jsou všechny položky stejné délky a úhledně členěny do sloupců oddělených mezerou.

Někdy mohou mít nezpracovaná data řádek záhlaví. Například: ["jméno", "příjmení", "jméno společnosti", "adresa", "město", "kraj"].

Použití Začněte importovat v řádku vyberte řádek, ze kterého bude import zahájen.

Původ souboru lze ve většině případů ponechat výchozí.

Náhled zobrazí hodnoty tak, jak se objeví, když jsou oddělovány do sloupců na listu.

Klikněte na další.

Krok 2

Vyber Oddělovače pro váš soubor (v našem případě čárka). U některých dalších znaků zkontrolujte jiný a zadejte znak do malého pole. Náhled dat okno vám poskytne pohled na sloupcové údaje.

Vybrat Považujte za sebou následující oddělovače jako jeden Zaškrtávací políčko, pokud vaše data obsahují oddělovač více než jednoho znaku mezi datovými poli nebo pokud vaše data obsahují více vlastních oddělovačů. To například pomáhá zpracovat soubory, které mohou mít další mezeru před nebo po jiném oddělovači. Můžete pomoci identifikovat prostor jako jiný oddělovač a zaškrtněte toto políčko.

Použijte Kvalifikátor textu rozbalovací nabídka vyberte znak, který uzavírá hodnoty v textovém souboru. Dříve jsme hovořili o tom, jak vám textový kvalifikátor může pomoci importovat některé hodnoty do jedné buňky namísto oddělených.

Použijte Náhled dat okno pro kontrolu vzhledu. Klikněte na další.

Při importu dat s pevnou šířkou se změní obrazovka průvodce. Náhled dat okno vám pomůže nastavit šířku sloupce. Pomocí horního pruhu v okně nastavte konec sloupce představovaný svislou čarou. Přetažením konce sloupce zvětšíte nebo zmenšíte šířku. Dvojitým kliknutím na konec sloupce jej odstraníte.

V souboru s pevnou šířkou se žádné oddělovače nepoužívají k oddělení hodnot v souboru. Data jsou uspořádána do řádků a sloupců, s jedním záznamem na řádek. Každý sloupec má pevnou šířku specifikovanou ve znakech, která určuje maximální množství dat, které může obsahovat.

Krok 3

Okna náhledu se na této obrazovce stanou důležitějšími, protože můžete doladit formát dat, která jdou do každého pole Formát dat sloupce. Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Excel importuje data ve formátu Obecné. Vyberte sloupec v okně náhledu a nastavte příslušný formát.

Můžete například vybrat ...

• Text pro textová pole.
• datum a formát data pro každý sloupec, který obsahuje data.
• Všeobecné pro převod měn do formátu měny Excel.

Použijte Pokročilý tlačítko pro určení typu desítkových a tiskových oddělovačů pro číselné údaje. Například pokud chcete zobrazit 100 000 jako 1,00 000. Excel zobrazí čísla podle formátu nastaveného v místním nastavení počítače.

Klikněte na Dokončit. Finále Importovat data objeví se dialogové okno.

Teď se s tím příliš nestarej. Poskytuje několik možností, jak vložit data do tabulky nebo vytvořit spojení s externí databází. Výchozí nastavení je vložení textově oddělených hodnot jako tabulky do aktuálního listu.

Jen tři snadné kroky Excel Wizard

Nějaké praktické zvládnutí aplikace Microsoft Excel Potřebujete se naučit Excel? 10 odborníků vás naučí zdarma! Potřebujete se naučit Excel? 10 odborníků vás naučí zdarma! Naučit se používat pokročilé funkce aplikace Excel může být obtížné. Abychom to trochu usnadnili, vystopovali jsme nejlepšího gurua Excelu, který vám pomůže zvládnout Microsoft Excel. vám mohou pomoci vypořádat se s velkými částmi dat. Můžete importovat nebo exportovat až 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců. Nenechte se vyděsit velká data. Pokud se vás strach z tabulek stále dostává, podívejte se na tyto tipy, abyste se naučili Excel 8 Tipy, jak se Excel rychle naučit 8 Tipy, jak se Excel Excel rychle naučit Není s Excelem tak pohodlné, jak byste chtěli? Začněte jednoduchými tipy pro přidávání vzorců a správu dat. Postupujte podle tohoto průvodce a budete mít rychlost v žádném okamžiku. rychle.

Takže, wMáte problémy s exportem textových souborů s oddělovači? Řekněme si to v komentářích.

Původně napsal Saikat Basu 8. listopadu 2009.