Jak vytvořit poslední dokonalý systém správy času, který budete kdy používat

J.R.R. Tolkien jednou psal skrze postavu Gandalfa, “Musíme se jen rozhodnout, co dělat s časem, který je nám dán.” Pokud chcete znát tajemství vytvoření dokonalého systému správy času na světě, musíte poslouchat Gandalfa.

Moje osobní cesta k dokonalému systému řízení času byla dlouhá a je posetá těly minulých pokusů. Říká se, že cesta do pekla je dlážděna dobrými úmysly. Řekněme, že jsem vždy začal používat každý nový systém s velmi dobrými úmysly.

Vyzkoušel jsem Gqueues Vezměte Google Task Management a plánování na zcela novou úroveň s GQueues Vezměte Google Task Management a Scheduling na zcela novou úroveň s GQueues Google Tasks nefunguje, pokud se chcete přesunout od dnešního časového managementu do vizionářské plánování zítřka. To je místo, kde GQueues postoupí na desku. , ToDoist Jak mnohem produktivnější je ToDoist Premium? Zde je 6 dobrých důvodů pro upgrade Jak mnohem produktivnější je ToDoist Premium? Tady je 6 dobrých důvodů pro upgrade Na chvíli jsem dál používal ToDoist. Ale stále se stavěl proti věcem, které jsem chtěl a nemohl. E-mailová připomenutí. Přidávání poznámek k úkolu. Věci, které by opravdu přidaly spoustu…, Google Tasks Transformed Google Tasks do Suite Management Suite S Google Tasks Offline [Chrome] Transformace Google Tasks do Suite Management Suite S Google Tasks Offline [Chrome] Použití Google Tasks je jako láska- nenávistný vztah. Problém s přímým používáním Úkolů Google, například Kalendář Google nebo uvnitř Google Mail, spočívá v tom, že rozložení a uživatelské rozhraní je velmi zjednodušené a ... a každý trik správy života mezi tím. Pokud jste jako já, pravděpodobně jste udělali totéž. Je to neustálé hledání více organizací s méně práce. Způsob, jak vytvořit více času ve vašem rozvrhu, splnit vše, co sen splní, aniž byste přišli o spánek.

Co je perfektní systém řízení času?

Pokud jste jako já, pravděpodobně máte pocit, že máte systém, který je téměř co potřebujete, ale ne úplně. Téměř vždy něco chybí.

Perfektní systém řízení času by měl mít následující vlastnosti.

• Umožňuje vám “tiché místo” přemýšlet o svých životních cílech a snech
• Poskytuje bezproblémovou integraci úkolů souvisejících s vašimi cíli
• Umožňuje snadno organizovat a naplánovat vaše týdenní a denní povinnosti
• Pomáhá vám vyhnout se zapomenutí důležitých úkolů
• Je kompaktní a jednoduchý, ale efektivní a komplexní

Ten poslední je jako ptát se na Měsíc, že? Je to potřeba jednoduchosti v kombinaci s požadavkem, aby byla všeobsažná, což znemožňuje nalezení dokonalého systému.

Vytvoření montážní linky pro správu času

Ideální systém řízení času by měl fungovat jako efektivní montážní linka. Máte příchozí práci (úkoly) a ty je třeba uspořádat a naplánovat a poté integrovat do kalendáře. Tento proces vypadá takto:

Problém s většinou pokusů o použití jedné aplikace, jako je gTasks Použití gTasks k synchronizaci vašich úkolů s Google [Android] Použití gTasks k synchronizaci vašich úkolů s Google [Android] V těchto dnech existuje milion a jeden skvělý způsob, jak spravovat seznam úkolů online a prostřednictvím mobilních aplikací. To znamená, že stále existuje několik lidí, kteří dosud nepoužívají jednu z ... nebo něco podobného je, že tyto aplikace jsou specializovány na to, aby zvládly jednu nebo dvě části tohoto procesu opravdu dobře.

Nástroje pro sledování času 4 Vynikající nástroje pro sledování volného času [Android] 4 Vynikající nástroje pro sledování volného času [Android] Bez ohledu na to, kdo jste, čas je neuvěřitelně důležitá komodita. Všichni jsme přiděleni stejné množství času - 86 400 sekund každý den - a je jen na nás, jak trávíme tento čas ... nebo pomocí technologie Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es Is Time Management Made Simple Pomodoro Web App Tomato.es Is Time Management Made Simple Nemůžete se zaměřit? Začněte pracovat hned teď. Tomato.es je bezplatný časovač Pomodoro, který můžete použít přímo ve vašem prohlížeči - a je to možná nejlepší taková aplikace, jakou jsem kdy použil. Technika Pomodoro je jednoduchá:… nutí vás odkládat méně Proč otálení nemůže být vyléčeno aplikací pro správu úloh [Stanovisko] Proč Otálení nemůže být vyléčeno aplikací pro správu úloh [Stanovisko] Nejdelší dobu jsem zápasil s časovým managementem a v některých aspektech to stále dělám. Jedna z mých mnoha metod v “překonávání” mým nedostatkem času bylo používat aplikace pro správu úloh. Já ... spravováním týdenního rozvrhu, ale nepomáhám vám s organizací vašich úkolů.

Až když mi Justin ukázal svou techniku ​​s použitím LEGOS jako metody řízení času Jak používat LEGO k lepšímu řízení času Jak používat LEGO k lepšímu řízení času Myslím, že jsem našel konečný nástroj produktivity: LEGO. Neopouštěj! Nech mě to vysvětlit. že jsem začal získávat tušení něčeho, co by pro mě mohlo fungovat lépe. To vedlo k tomu, co jsem si myslel, že se stane mým nejlepším a posledním systémem řízení všech dob, pomocí Trello Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého domova Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého Home Znamená pro vás něco Joel Spolsky? Pokud ano, budete si chtít přečíst tento příspěvek, protože představuje nejnovější a největší projekt Spolského. A pokud ne, měli byste vědět, že je to… .

Spojování kusů dohromady

Nicméně, Trello stále nebylo snadné naplánovat životní cíle Jak vytvořit Vision Board a splnit své velké cíle Jak vytvořit Vision Board a splnit své velké cíle Můžete je nazvat jako velké skály nebo velké, chlupaté, odvážné cíle. Někteří to nazývají seznamem kbelíků. Vyprázdnění kbelíku vyžaduje akci. Zde se ukazuje užitečný vizuální nástroj, jako je Trello. a řízení úkolů z jednoho kroku plánu do dalšího bylo velmi nemotorné.

Z těchto důvodů jsem se nakonec rozhodl vzít všechny lekce, které jsem se naučil z minulých systémů, které jsem testoval, a zkombinovat vše do jediného, ​​automatizovaného systému správy času, který to všechno provede.

1. - Vytvořte si svůj Master Time Management Sheet

Pracovní postup, který jsem ukradl Justinovi a použil v systému Trello, funguje dobře. V zásadě začnete na jedné straně se všemi novými úkoly, které musíte do svého plánu nějak zapadnout. Poté vlevo od ní najdete seznam všech úkolů, které chcete tento měsíc dokončit. Vlevo od tohoto týdne.

Tento systém pracoval pro mě asi čtyři nebo pět měsíců. Začal jsem zapomínat na věci, které byly na některých seznamech. Nepřestěhovali se “dnes” a pak se právě pohřbili. Systém mi začal selhávat.

Tady je to, co jsem udělal. Nejprve musíte vytvořit tabulku Google a vytvořit čtyři listy.

V tomto případě začnete vlevo a vytvoříte Přicházející list. Zobrazí se seznam všech příchozích úkolů z různých systémů.

Napravo od tohoto vytvoříte Měsíční poptávky list. Napravo od toho vytvořte a Týdenní požadavky list. Napravo od toho vytvořte svůj Týdenní plán list.

Za chvíli se dostaneme k formátování těchto jednotlivých listů. Nejprve si ale vytvořte týdenní kalendář Týdenní plán vytvořením jedné řady dnů v týdnu a sloupce každé půl hodiny po celý den.

Nyní, když máte připravený týdenní plán, je čas začít zadávat úkoly do nového systému správy času!

Na Příchozí list, vytvořit záhlaví pro Úkol, Projekt, datum přidáno, Označení, Přednost, Odkaz, Naplánováno, a Hotovo.

Všechna tato pole budou mít smysl ve chvíli, kdy začneme krmit “Přicházející” list s automatickými kanály.

2. - Vytvořte a automatizujte své životní cíle

První z těchto zdrojů budou vaše životní cíle.

Jednou z nejdůležitějších lekcí, kterou jsem se naučil, je, že pokud jde o velké cíle, potřebujete prostor, který je čistý a určený pouze k jednomu účelu - uvažování o věcech, které jsou pro vás nejdůležitější.

Ze všech aplikací pro správu času, které jsem kdy vyzkoušel, je to jeden účel, pro který je ToDoist dokonalý.

Je to čisté a jednoduché. Tyto velké životní cíle vytvoříte vlevo a poté na pravé straně rozdělíte tyto opravdu velké cíle do dílčích cílů, na kterých budete po celý život pracovat.

Například jedním z mých životních cílů je mít šťastnou rodinu. Některé z těchto cílů by byly “Zajistěte pozitivní dětství” pro mé děti, nebo do “Buďte oddaným a starostlivým manželem”. V rámci těchto dílčích cílů jsou další specifika. Například stavba ložnice pro moji dceru by jí zajistila pozitivnější zážitek z dětství.

Teď je to činný úkol. Co chcete udělat, je nastavit štítky pro tyto akční úkoly, aby je ToDoist automaticky odeslal do vašeho hlavního systému správy času..

Pro přístup k štítkům budete muset použít ToDoist Premium (je to levné a stojí za to!)

V ToDoistu stačí kliknout na štítky na levém navigačním panelu a poté klikněte na ikonu Přidat štítek tlačítko.

Ve výše uvedeném příkladu jsem k vytvoření úkolu pro ložnici po vytvoření štítku šťastné rodiny přidal “@šťastná rodina” k samotné úloze, označit ji.

Proč vám tyto štítky pomáhají? Protože nyní můžete pomocí IFTTT tyto označené úkoly najít a vložit je do své zcela nové Přicházející list v Tabulkách Google.

V IFTTT stačí zvolit spouštěč ToDoist a vybrat Nový úkol byl vytvořen se štítkem.

Dále si můžete vybrat z rozevíracího seznamu štítků, které jste vytvořili, jakož i projektu, kde jste štítek použili.

Nakonec nastavte akci na Disk Google, vyberte Přidejte řádek do tabulky, a zadejte správné jméno tabulky Google, kde jste vytvořili “Přicházející” list.

Všimněte si polí v tomto výstupu? Jedná se o stejná pole, která jste právě vytvořili v tabulce.

Takže kdykoli v ToDoist vytvoříte úkol související s životním cílem a použijete jeden ze štítků, pro které jste vytvořili spouštěče IFTTT, bude tento úkol automaticky načten do tabulky Příchozí.

Přemýšlejte o tom. Nyní si můžete sednout, vyčistit mysl a naplánovat si své životní cíle. Žádné starosti s tím, jak naplánovat, co je třeba udělat, aby jich bylo dosaženo - stačí brainstorming a označit úkoly, které budete muset splnit, abyste se tam dostali. Nechte automatizaci postarat se o zbytek.

3. - automatizujte své naléhavé požadavky

Váš život je samozřejmě víc než jen vaše životní cíle. Přiznejme si to, každodenní požadavky, telefonní hovory a e-maily, které vás neustále bombardují novými požadavky a novými úkoly. Potřebujete také vyřešit tyto požadavky.

Odpověď na toto je také automatizace “Přicházející” zdroj z vašeho e-mailového účtu. Nebojte se, je to opravdu snadné. Stačí vytvořit spouštěč IFTTT pro každou chvíli hvězda e-mail ve vaší doručené poště.

Poté vytvořte stejnou akci jako předtím - Přidejte řádek do tabulky. Nezapomeňte správně zadat stejný název tabulky. Budete také muset upravit Formátovaný řádek tak, aby vydala požadovaná pole pro tabulku příchozích, kterou jste vytvořili.

Důležité je pouze zajistit, aby byl předmět e-mailových řádků v souladu s “Úkol” pole v tabulce.

Nyní pokaždé, když ve své doručené poště označíte e-mail, bude tento řádek předmětu e-mailu přidán do tabulky jako další příchozí úkol.

Krása tohoto je, že jak skenujete e-maily a objevíte e-mail, který vyžaduje váš čas, musí se stát úkolem naplánovaným do vašeho pracovního postupu. Neztrácejte čas pokusem se o splnění úkolu okamžitě. Jednoduše to zkuste a pokračujte.

Nyní, když máte své životní cíle a všechny své každodenní e-maily automatizované, abyste vyplnili frontu příchozích úkolů vašeho nového systému správy času, je čas se pustit do organizace pracovního postupu tohoto systému.

4. - Uspořádejte pracovní postup správy času

Nyní přichází zábavná část. Pokud jste použili ToDoist k plánování vašich dlouhodobých cílů a ve svých e-mailech jste hráli důležité věci, uvidíte v listu spoustu nových úkolů!

Pamatovat na Naplánováno a Hotovo pole, která jste vytvořili? No, to byly doplňky, které automatizace nevyplní. Je to proto, že když vyberete každý název úkolu a přesunete jej na Tento měsíc nebo Tento týden listy, budete si muset poznamenat, že jste naplánovali úkol. Po dokončení úlohy ji můžete označit jako hotovou pomocí pole Hotovo.

Jakmile je naplánována úloha, existuje v listu Měsíc nebo Týden. Myšlenka je, že byste měli každý měsíc přesunout všechny příchozí úkoly, o kterých si myslíte, že můžete tento měsíc splnit Tento měsíc list.

Tento měsíc a Tento týden listy by měly obsahovat následující pole: Úkol, Pro koho?, Frekvence, Opakovat a Životní cíl.

Když přesunete název úkolu z Příchozí do Tento měsíc, věnujte čas vyplnění těchto polí. Komu (pro kterého klienta nebo osobu) je úkol? Je to úkol, který musíte opakovat každý měsíc? Je to z jednoho z vašich životních cílů?

A co je nejdůležitější, definujte, kdy je třeba úkol dokončit. Třídění podle tohoto pole vám pomůže stanovit priority úkolů, které je třeba splnit při plánování vašeho týdne.

Pamatujte, udělejte to každý měsíc. Na začátku týdne také věnujte čas přesunutí úkolů z internetu Tento měsíc list na stejné Tento týden list. Nebo v případech, kdy se úloha opakuje každý měsíc, můžete ji jednoduše přidat přímo do svého týdenního kalendáře a aktualizovat “Další splatnost” pole.

To je krása tohoto systému. Může vám pomoci spravovat vše - úkoly související s těmito důležitými životními cíli, každodenní každodenní úkoly, které vycházejí z e-mailů, měsíční a týdenní povinnosti, které musíte vykonávat bez ohledu na to, co se děje, a pak důležité úkoly, které přidáte do Přicházející přikrýt se.

Jakmile budou úkoly zpracovávány a plynou z karty na kartu, budou mít datum a prioritu a nakonec ji přidáte do svého plánu na příští týden. Toto je rozvrh na poslední kartě, kterou jste vytvořili na začátku tohoto článku. To využívá strategii blokování času Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměření Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměření Hledáte efektivnější způsob, jak uspořádat pracovní dny? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. o čem Rob nedávno napsal - což funguje docela dobře.

Při přidávání do plánu na týden můžete zvážit barevné kódování těchto úkolů. Možná vytvořte barevný kód pro každého jiného klienta nebo použijte různé barvy pro označení různých projektů nebo priorit.

Klíčem k tomuto systému je, že je schopen zvládnout vše, od plánování života a stanovování cílů. 5 Kritických chyb, kterým je třeba se vyhnout při stanovování cílů 5 Kritických chyb, kterým je třeba se vyhnout při stanovování cílů a zvýšit produktivitu. Pokud nemáte cíle, nemáte směr. Bez směru je pro vás snadné cítit se ztraceni a zmateni. Naštěstí, ..., na projektech, na kterých právě pracujete.

Poté jsou naplánovány tak, aby byly splněny na druhé a třetí kartě, a nakonec naplánovány a provedeny na poslední kartě. Pokud jste dostatečně disciplinovaní, abyste si mohli sednout a používat tento systém k naplánování nadcházejícího měsíce a týdne, mnohokrát to zvýší vaši produktivitu.

Našli jste již svůj dokonalý systém správy času? Vypadá to, že by to mohlo fungovat pro vás? Podělte se o své vlastní zkušenosti s řízením času a tipy v sekci komentářů níže!

Image Credits: Time management Via Shutterstock