Jak se vypořádat se zprávami o přetížení a seznamu úkolů v e-mailech

Přetížení e-mailem je v dnešní době velkým problémem. E-mail navíc není jen komunikací, ale také z velké části určuje váš seznam úkolů. Navíc, konstantní oznámení může být rozptýlení. Všichni potřebujeme způsob, jak skrotit e-mail.

Triky, jak zabránit přetečení doručené pošty 3 snadné způsoby, jak zabránit přetížení e-mailu před zasažením doručené pošty 3 snadné způsoby, jak zabránit přetížení e-mailu před zasažením doručené pošty E-mail má docela dobrou pověst jako zabijáka produktivity. Správná správa e-mailu vám může pomoci udržet vaši doručenou poštu v čistotě, ale nebylo by skvělé, kdybyste na ni měli méně? jsou pořadí dne. Kdo by o tom měl mluvit lépe než muž, který se snažil zkrotit Gmail od roku 2006? Andy Mitchell je zakladatelem aplikace ActiveInbox, aplikace, která organizuje vaši doručenou poštu v Gmailu. Organizace vaší doručené pošty v Gmailu lépe s ActiveInbox .

E-mail v dopoledních hodinách: Je to nutností, nebo byste si to měli jen vyřešit později? Co je? nejlepší strategie, jak se vypořádat s e-mailem, když se probudíte?

Andy: S tím jsem zápasil celé roky.

• Pokud uděláte e-mail první věcí, budete nasátí a ztratit celé ráno (trochu jako sledování videa na YouTube a následování souvisejících po králičí díře).
• Ale pokud to odložíte, budete pravděpodobně chybět něco kritického, nebo uvíznete v něčem jiném a nikdy se k tomu nevrátíte.

Odpověď je udělat obojí! I když ve dvou jednoduchých kousnutích.

Nejprve dosáhnete Inbox Zero pomocí přístupu Davida Allena. 5 Kroků pro vyléčení vaší schránky Inbox Zero Email Frenzy 5 Akční kroky pro vyřízení vaší schránky Inbox Nero Email Frenzy Inbox Zero je jedno z nejpopulárnějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. , pro každý e-mail:

• Je to nezdravé? Smazat to.
• Můžete odpovědět do 2 minut? Poté to udělejte a smažte.
• Jinak to udělejte později. Gmail (s ActiveInbox) nebo Outlook vám umožní určit stav priority. (Možná budete chtít okamžitě odpovědět na všechny důležité e-maily)

Proč používat Inbox Zero? Podle slov Merlina Manna…

“To 'nula?' Není to kolik zpráv je ve vaší doručené poště - je to kolik vašeho vlastního mozku je v této doručené poště. Obzvláště když to nechcete.”

To vám dává čistý začátek, jak začít se svým dnem.

Akční položka: Vyberte si několik nízkoenergetických bodů později během dne, abyste e-maily udělali. Obhajuji ospalou půl hodinu po obědě a těsně před koncem dne. Přesuňte se do seznamu akcí s e-maily a přibližujte je.

Pokud by měl být e-mail něčím, co kontrolujete pořád nebo pravidelně?

Andy: Myslím, že pokud se budete řídit výše uvedeným přístupem Inbox Zero, můžete každou hodinu zkontrolovat, zda si nejste vědomi naléhavých věcí, ale odložit cokoli, co zabere čas, do více periodických bloků.

Samozřejmě, pokud pracujete v oblasti prodeje nebo podpory zákazníků, nemáte na výběr - e-mail je váš život!

Jak kategorizujete e-maily mezi úkoly, důležité informace a jinou práci?

Andy: Za prvé, na čem záleží jen dvě velké kategorie: Je to úkol nebo je to referenční materiál? Každý další e-mail se jednoduše smaže.

Poté lze úkoly seskupovat podle stavu. Např. vysoká priorita, nízká priorita a “Čekání na”.

“Čekání na” seznam je nejmocnější, pro vše, co je blokováno, zatímco čekáte, až někdo něco udělá. Tyto e-maily jsou obvykle ty, které se ponořují do hlubin našeho e-mailového klienta, a my úplně zapomínáme sledovat.

Akční položka: V Gmailu si ponechejte štítek; nebo v aplikaci Outlook zachovat příznak; a když odešlete e-mail, na který rozhodně potřebujete odpověď, označte jej. Poté jednou za týden můžete přejít do seznamu Čekání na a pronásledovat každého, kdo neodpověděl.

Měl by být e-mail použit jako seznam úkolů?

Andy: Ano!

Pokud již úkoly přicházejí do vaší doručené pošty, jaká je alternativa? Budete je muset zkopírovat a vložit ze svého e-mailu do jiného systému.

Jedná se o obrovský zdroj plýtvání časem a zmatek, kdy jsou úkoly duplikovány v různých systémech. Z tohoto důvodu obhajuje David Allen “tvrdé hrany” (položka by se měla objevit pouze v jednom seznamu), aby váš mozek zůstal přehledný a bez stresu.

Hlavní nevýhodou běžných e-mailových klientů je samozřejmě to, že nejsou schopni zvládnout tyto e-mailové úkoly. Proto původní myšlenkou ActiveInboxu byly tyto e-maily jsou úkoly. Nedochází k oddělení ani duplicitě.

Akční položka: [Poznámka editora] Můžete z Gmailu udělat trello-like taskboard s Sortd Proměňte Gmail na Trello-Like Task Board With Sortd Proměňte Gmail na Trello-Like Task Board With Sortd V moderní pracovní síle se váš e-mail často mění v váš seznam úkolů. Teď můžete hned v Gmailu získat organizaci ve stylu Trello s novým rozšířením Chrome, Sortd. , poskytující pohodlí vaší běžné doručené pošty a přidávání úkolů do seznamu.

Jaké jsou některé efektivní způsoby použití e-mailu k zaznamenávání úkolů?

Andy: Pokud chcete přidat úkol, který nezačal jako e-mail, pošlete e-mail sobě! Pak to musíte označit jako úkol.

Pomocí ActiveInbox můžete nahradit předmět e-mailu názvem úlohy, nastavit stav a datum splatnosti, přidat kontrolní seznam a poznámky a učinit z něj část projektu. Z Gmailu se stává plný správce úloh.

Akční položka: V Gmailu můžete označit e-mail hvězdičkami; se službou Doručená pošta Google můžete přidat připomenutí nebo odložit e-mail Google Inbox Review: Breath of Fresh Air Google Inbox Review: Breath of Fresh Air Gmail je jméno domácnosti v e-mailovém oddělení, ale Google s tím nebyl spokojen. Seznamte se s Google Inbox, novým způsobem přístupu k e-mailu. .

Stává se naše doručená pošta jako seznam úkolů jen dalším systémem, který soutěží o pozornost?

Andy: Určitě se jedná o systém, který o naši pozornost soutěží, ale naše doručená pošta to již dělá. Takže to není další. Skutečnost, že vaše doručená pošta je již seznamem úkolů, aniž byste si to přáli, je právě to, proč byste si měli udělat svůj centrální seznam úkolů.

Plavání se současným je vždy snazší. Mohli byste se pokusit udržet seznam úkolů jinde, ale pokud většina vašich úkolů pochází z e-mailu, chcete v něm pokračovat v boji, kopírovat a vkládat e-maily do jiného správce úloh a křičet na kolegy, kteří vám e-mailem zasílají dál? Nebojuj s tím! Udělejte e-mail jádrem seznamu úkolů.

Akční položka: [Poznámka editora] Pokud chcete stále používat externí seznam úkolů, Todoist a Any.do vám umožní přidávat úkoly přímo z Gmailu.

Je účinnost e-mailu kolektivní nebo individuální odpovědností? Jakou etiketu bychom měli dodržovat?

Andy: Pokud jde o etiketu, odpověď je rozhodně, určitě společná. Stejně jako u všech ostatních ve společnosti jde o respektování ostatních stejně jako vás. [Poznámka editora: Stejně tak existují některé e-maily zaručené příjemcům, hněvům nebo obtěžováním. 6 způsobů, jak zaručit urážku, hněv a obtěžování každým e-mailem, který odešlete, těžké. V e-mailu je opravdu těžké překonat to, co opravdu chcete říct, a polovinu času, kdy vás lidé téměř vždy nepochopí. Spousta problému přichází ...]

Přesto, že je zdánlivě zdvořilý, myslím, že e-maily, které jen říkají “dík!” nebo “OK!” jsou totální ztráta času, a tedy zlí.

Pokud však jde o nástroje pro spolupráci, je to jiná záležitost. E-mail je neodmyslitelně sólový zážitek. Alespoň pro koordinaci harmonogramu týmu stále potřebujete svého projektového manažera, CRM a IM nástroj.

Akční položka: Jsem fanoušek 3Sentences. Brevity šetří čas všem - i vy, když budete muset e-mail znovu prozkoumat. Zatímco vaflové e-maily jsou líné a hrubé.

Zeptejte se Andy na své e-mailové otázky!

Andy Mitchell si přečte komentáře a zodpoví všechny dotazy týkající se řešení vašeho e-mailu. Nyní máte šanci vyřešit tento problém!

Obrazové kredity: Káhira, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip