Jak poslat e-mail jako profík

E-mail je jednou z těch věcí, které začaly jako výhodná funkce, ale rychle se staly něčím, čeho se obávat. Vím, že když mám stovky nepřečtených e-mailů, moje střeva se rychle ponoří do hluboké prázdnoty a tyto e-maily ignoruji ještě déle. Ale možná kdybychom si osvojili tipy a triky profesionálů e-mailu, nepovažovali bychom naši doručenou poštu za překážku.

Účinnost e-mailu hraje mnoho faktorů - nejen to psaní e-maily, ale nastavení doručené pošty, správa e-mailů, vědět, kdy kontrolovat e-maily a další. Zvýšení efektivity e-mailu znamená zvýšení produktivity a v konečném důsledku to znamená, že vše bude hotovo za kratší dobu. To je přesně to, co chceme.

Poznámka: Jedním z aspektů profesionality v e-mailu je zůstat v bezpečí. Přečtěte si těchto 7 důležitých tipů pro zabezpečení e-mailů 7 Důležité tipy pro zabezpečení e-mailů, které byste měli vědět o 7 Důležitých tipech pro zabezpečení e-mailů, které byste měli vědět o Internetové bezpečnosti je téma, které všichni víme, že je důležité, ale často se vrací zpět do výklenků naší mysli , klame se do víry, že „se mi to nestane“. Zda ... než začnete tady. Ztráta přístupu k vašemu e-mailovému účtu může být velmi škodlivá.

Plán “Kontrola e-mailů” Čas

Jedním z největších omylů uživatelů, kteří mají extrémně aktivní doručenou poštu, je to, že nechají své Gmail, Thunderbird nebo Postbox otevřené 24/7 a běží na pozadí. Dalším omylem je použití oznamovacích doplňků nebo funkcí, které vás upozorní v okamžiku, kdy dorazí e-mail, bez ohledu na to, jak triviální může být tento e-mail.

Nepopiratelná skutečnost: časté přihlašování do e-mailů znamená, že se nemůžete věnovat zaměření na jiný úkol. Nepopiratelná skutečnost: pokud se vám někdy podaří vybudovat fokus, oznámení to okamžitě zlomí.

Měli byste proto zobrazit svou doručenou poštu jako aktivitu jako jakoukoli jinou. Nedovolte, aby to bylo “vždy na” aspekt vašeho života. Místo toho naplánujte časové bloky - možná jednou denně, možná třikrát denně - kde se podíváte do doručené pošty, udělejte vše, co potřebujete, a poté je zavřete. Může to chvíli trvat, než si zlozvyk zvyknete, ale věřte mi, že vaše produktivita prudce stoupne.

Eliminujte nadbytek

První věcí, kterou byste měli při otevírání doručené pošty udělat, je rychle ji odstranit a odstranit všechny e-maily, které se nezdají důležité. Myslete na sebe jako na sochaře s obrovským blokem čerstvého mramoru. Než začnete s opravdovou prací, musíte se rozbít širokými tahy a zbavit se přebytku.

Představte si odbavení a nalezení 350 e-mailů čekajících na odpověď. Stačí pět minut - ano, opravdu! - procházet a kliknout na zaškrtávací políčka vedle e-mailů, které nemají žádný význam. Když jste se dostali přes jeho většinu, kliknutím na Smazat vymažete všechny tyto zkontrolované e-maily. Nyní stačí reagovat na 50 a to je velká psychologická podpora.

Okamžitě si přečtěte a odpovězte

Často otevíráte e-mail, vidíte, že musíte něco udělat, ale necháte jej na další den? To může být riskantní zvyk. Co když na to zapomenete? Co když nějak ztratíte e-mail? Co když potřebujete odpovědět dříve, než si myslíte?

Lepší je to všechno okamžitě. Zabraňuje hromadění “Stále musím odpovědět na tento e-mail” myšlenky, které na vás budou trýznit, dokud se k tomu konečně nedostanete. Snižuje se tím pravděpodobnost, že na důležitý e-mail zapomenete. Udržuje vaše klienty, přátele a obchodní kontakty šťastné, protože odpovíte s takovou přesností. Jako bonus budete mít velkou zátěž.

Díky čisté a prázdné doručené poště, která není zaplněna zprávami, ke kterým se potřebujete vrátit, můžete snadněji implementovat dřívější bod kontroly e-mailů pouze v naplánovaných časech. Pokud opravdu nechcete číst a odpovídat okamžitě, alespoň se podívejte do e-mailového připomenutí, které přidáte Přidání plánování, sledování a připomenutí do Gmailu s tímto fantastickým doplňkem Přidání plánování, sledování a připomenutí do Gmailu s tímto fantastickým doplňkem Přiznejme si to, Gmail je do značné míry dokonalý. Není náhodou, že je to nyní jeden z nejpopulárnějších poskytovatelů e-mailu, přinejmenším pro ty, kteří upřednostňují webové rozhraní. Existuje však několik… .

Konzervované odpovědi

Konzervované odpovědi jsou úžasný ve všech špičkových e-mailových službách a klientech. V podstatě je předpřipravená odpověď odpovědí šablony, kterou můžete vytvořit předem a použít ji jediným kliknutím. To je skvělé, když zjistíte, že opakovaně zadáváte stejnou odpověď, například když lidé často odesílají dotazy týkající se konkrétního tématu.

Konzervované odpovědi v Gmailu můžete povolit přepnutím v části Labs v nastavení. Yaara napsal instruktážní příspěvek o tom, jak začít s předpřipravenými odpověďmi v Gmailu Rychlejší a lepší s předpřipravenými e-mailem Rychlejší a lepší s předpřipravenými odpověďmi Nemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Myslet si… .

Keep It Brief

Nejlepší způsob, jak zkrátit čas, který vám e-mail saje: trávte méně času psaní odpovědí. Samozřejmě se nemusíte obětovat vlastní obchodní nebo osobní etiketou psáním přísných odpovědí, ale také nemusíte psát 5-10 odstavců pro každý e-mail, který odešlete. E-mail je méně formální než tradiční dopisy!

Identifikujte hlavní zprávu, kterou chcete předat, a zkuste ji doručit příjemci maximálně v jednom až třech odstavcích. Víte, jak máte tak těžké slogování přes tolik e-mailů? Příjemce pravděpodobně čelí stejnému problému. Zkrácení vašich e-mailů šetří nejen čas, ale také šetří čas a za to budou vděční..

Uspořádat pomocí filtrů

Využití síly filtrů může revoluci v e-mailovém workflow. Filtr v podstatě sleduje každý příchozí e-mail a pokud splňuje kritéria filtru, provede s ním akci. Tato akce by mohla přesunout e-mail do určité složky nebo nastavit konkrétní štítek. Kritéria filtru mohou zahrnovat, kdo je odesílatel, předmět e-mailu, obsah těla atd.

Filtry jsou skvělý způsob, jak udržovat vaši doručenou poštu v pořádku. Dostáváte spoustu novinek z maloobchodních řetězců, oznámení ze sociálních médií nebo z elektronických účtů? Filtry mohou tyto e-maily oddělit od vaší doručené pošty a výrazně tak snížit množství e-mailů, které je třeba slogovat. Navíc je menší šance, že jednoho z nich omylem vymažete.

Podívejte se na Craigův příspěvek o tom, jak nastavit a používat filtry Gmail. 5 Filtry Gmailu, které vám pomohou upřednostnit a organizovat vaši doručenou poštu 5 Filtry Gmail, které vám pomohou upřednostnit a organizovat vaši doručenou poštu řádný jako můj? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ... .

Závěr

E-mail je jednoduchá technologie, ale existují pokročilé způsoby, jak toho dosáhnout. Nejdůležitější věcí o tom, že jste e-mailem pro, je zjistit, kde většinu času trávíte, a najít způsoby, jak tuto dobu omezit. Doufejme, že výše uvedené tipy a několik dalších tipů pro efektivitu e-mailu 10 tipů, které vám pomohou efektivněji posílat e-mailem 10 tipů, jak vám pomoci efektivněji posílat e-maily Nejlepší rady, které jsem slyšel o produktivitě e-mailů a e-mailů, jsou - neodpovídejte na e-maily první věcí v ráno. Je to trochu paradoxní, ale je pravda, že e-mail a produktivita jsou na loggerheads… už jsme se zabývali dříve vám pomůže zjistit, kde váš čas klesá a jak bojovat proti této neefektivnosti.

Co o tobě? Máte nějaké triky nebo rutiny, které používáte k maximalizaci produktivity vašich e-mailů? Prosím, podělte se o ně v komentářích!

Obrázek Kredity: Ikona e-mailu Via Shutterstock, Hodiny přes Shutterstock, Hammer a Sekáč Via Shutterstock