Jak zajistit, aby váš e-mailový podpis nedával špatný dojem

Rozloučit se je tak těžké, že? Je to nepříjemné a někdy i trapné. Pro tyto situace nemusí existovat žádné pokyny, ale alespoň můžeme nabídnout několik pokynů, jak se rozloučit v e-mailu, aniž byste se cítili trapně..

E-mailový podpis, který můžete také těžit z moci e-mailových podpisů, který vám také může těžit z moci e-mailových podpisů Podpis vám řekne něco o osobnosti. Stejně jako dva lidé sotva píší, podepisují se také jinak. Takto vznikla „věda“ Grafologie. Ale digitální věk a e-mail ... jsou pro všechny záměry a účely, vaše “Ahoj”. Není to, jestli někoho obejmete nebo podáte handshake. Není to, zda jim dáte pouze své jméno, nebo jim předáte vizitku se všemi vašimi kontaktními informacemi. Takto uděláte dojem. Nebo ne.

V tomto článku se budu podělit o pět nejdůležitějších lekcí, které jsem se naučil za pár desetiletí, které jsem komunikoval s lidmi na internetu. Je zajímavé, že dilemata spojená s e-mailovými podpisy existují již od té doby, kdy byly tyto dřívější e-mailové zprávy odesílány přes BitNet a FidoNet nebo dokonce poštovní systém CTSS MIT v 60. letech, ale já odbočuji.

E-mail byl s námi velmi dlouho. Jak to tedy dokážete? Jak se odhlásíte, aniž byste vypadali jako snob, ale také poskytujete dostatek informací, aby lidé věděli, kdo a co jste? Začněme. Než skončíme, budete mít docela dobrý nápad, co chcete dělat se svým vlastním e-mailovým podpisem.

Co má e-mailový podpis dělat

V dnešní době, v procesu zasílání e-mailů lidem, mám 3 různé “úrovně” e-mailového podpisu. Proč? Existují tři úrovně vztahů, které pokrývají - vše od krátké poznámky po přítele, až po formální obchodní e-mailovou zprávu společnosti. Tři varianty jsou opravdu vše, co potřebujete, a jejich účelem by mělo být následující:

1. Rychlý úsměv - Tato verze podpisu odesílá rychlé e-maily přátelům nebo kolegům, kterým neustále posíláte e-maily, několikrát denně.

2. Úsměv a podání ruky - Tato verze podpisu jde o delší e-maily pro kolegy v práci, kde váš e-mail musí být jen trochu formálnější.

3. Firma Handshake a vizitka - To je pro ty časy, kdy potřebujete napsat formální obchodní e-mail a poskytnout svůj název a všechny vaše kontaktní informace.

Pro každý z těchto typů e-mailových podpisů existují nepsaná pravidla. Rozbijte je a nebude to konec světa. Pokud však chcete udělat obzvláště dobrý dojem, budete chtít vzít v úvahu některé z těchto tipů pro každý typ e-mailu, který odešlete.

Podpis Quick Smile

Nepotřebujete vždy e-mailový podpis. Aspoň ne vždy nepotřebujete formální. Je to jako když chodíte po chodbě u kolegy. Vidíte je několikrát denně. Účastníte se stejných schůzek. Opravdu je potřebujete pozdravit na chodbě potřesením rukou? Ne; většinou je to rychlé “Ahoj Frede” a úsměv, pokud vůbec něco. Když kolegovi rychle pošlete e-mail s žádostí o radu nebo tip, nemusíte vůbec potřebovat podpis. Pokud máte pocit, že je třeba se odhlásit, můžete použít můj přístup, jen vaše jméno s pomlčkou. Není třeba květinových nabídek nebo propracovaných titulů. Ten člověk ví, kdo jste, co jste a cokoli mimo vaše jméno by bylo trapné. Považujte to za základní rozhovor s chladičem vody, který obvykle jen tak nějak končí “dobře, chytit tě později!” a rychlá vlna. Nic víc není potřeba.

Úsměv a podání ruky

Druhým typem podpisu je jakýsi hybrid mezi formálním a neformálním. Tohle je těžké se napravit. Mohou to být kolegové, kterým chcete poslat e-mail s poloformálními obchodními požadavky, ale nechcete, aby si mysleli, že se setkáváte jako ztuhlý. Musí si uvědomit důležitost e-mailu, ale nechcete, aby se zajímali, zda jste ve skutečnosti stále přátelé. Zde přichází do hry velmi jemný podpis. Obvykle jsou zmenšeny a téměř neviditelné v zápatí samotného e-mailu. Jedním z nejlepších přístupů k tomu je podpis, který nazývám “jednostranný”.

V této verzi jsou všechny informace rozděleny na “|” charakter. Může to být stejně jednoduché jako adresa nebo e-mail, telefonní čísla, čísla buněk nebo cokoli jiného. Mělo by být stručné, mělo by obsahovat jen trochu nezbytných informací, a to je vše. Dokonce jsem viděl, jak někteří lidé dělají tento podpis písmo, které je slabší než zbytek e-mailu - možná šedě. Dalším přístupem, který jsem si všiml, je velmi krátká dvouřadá loď. V podstatě jde o jméno a jednu formu kontaktu, kterým může být jediné telefonní číslo nebo e-mailová adresa.
Je zřejmé, že je to pro příjemce, kteří již vědí, kdo jste, s jakou společností pracujete a právě jim posíláte jeden z mnoha korespondentských e-mailů. Poskytuje “cítit” přátelského e-mailu, ale pokud vás osoba potřebuje kontaktovat a nemusí si ponechat vaše číslo ve svém Rolodexu (lidé je stále používají…?), pak jsou vaše kontaktní informace na konci e-mailu, přímo na dosah.

Formální Handshake

Samozřejmě, že jsou chvíle, kdy někomu posíláte e-mail mimo společnost, nebo možná posíláte e-mailem někomu uvnitř společnosti o něčem oficiálním, co vyžaduje, aby konverzace byla formální. Je to jako na sobě formální oblečení, když se účastníte slavnostního předávání cen svým kolegům. Předtím, než se zabývám tím, co byste měli v těchto případech udělat, je více vzdělávací, než co dělat. Ano, měli byste uvést kontaktní informace, jako je název společnosti, web a e-mailová adresa, ale nemusíte je přehánět. Existuje skutečně potřeba poskytnout čtyři různá telefonní čísla, včetně faxu?

Ne, poskytněte dostatek kontaktních informací, aby vás bylo možné kontaktovat několika způsoby - e-mailem, telefonem nebo možná i přes web - ale nenechte se unést. Poskytnutí seznamu telefonních čísel způsobuje, že jste tak mobilní, že jste nikdy ve své kanceláři a příliš obtížné je kontaktovat.

Další běžná chyba se objevuje jako self-promotér. Lidé, jako je tento, přetěžují své e-mailové podpisy svými účty v sociálních sítích do bodu, kdy je podpis delší než 10 řádků a je vyplněn většinou samoobsluhou.

Dalším způsobem, jak vyvolat hrozný dojem, je použít ve své e-mailové adrese nejrůznější funky barvy a písma. Je těžké něco takového vytáhnout, protože barvy se musí shodovat a písma musí vypadat správně. Bohužel mnoho lidí nemá ponětí, jak správně sladit barvy, a jejich e-mailový podpis skončí jako něco z továrny Willy Wonky..

Tento druh klaunského podpisu je neprofesionální a kdokoli, komu jej pošlete, si bude myslet, že nemáte ponětí, co děláte, bez ohledu na to, v jakém oboru jste. Takže se vyhněte extravagantním barvám. Nech to být jednoduché.

Co můžete udělat správně

Jak tedy vypadá dobrý formální e-mailový podpis, pokud chcete udělat dobrý dojem? Jděte s požadovanými základními informacemi, udržujte formátování a styl jednoduchý a nepřehánějte to informacemi.

Zde je jeden příklad. Tento obsahuje 4 řádky - jméno, společnost, telefonní číslo a e-mailovou adresu. A je to.

Tato osoba použila pouze prostý text a její udržení pouze na čtyřech řádcích způsobuje, že se jedná o prima a profesionální.

S vlastní adresou jdu trochu dále v udržování skromného podpisu pomocí kurzívy a vyblednutí na tmavě šedou. Udržování stínování světlejšího než samotný text e-mailu oznamuje příjemci, že své vlastní informace považujete za sekundární vůči samotné zprávě. Je to jemný náznak pokory.

Tituly by se také měly používat, pouze pokud jsou relevantní pro danou konverzaci. Ve většině korespondence související s mým vlastním webem musí lidé vědět, že jsem vlastníkem webu, takže název je důležitý. Pro rychlý kontakt je zahrnuto pouze dost informací - e-mail a telefonní číslo, to je vše.

Dalším příkladem je podpis, který používám pro interní i externí korespondenci od MakeUseOf.

Zde jsem vlastně waffled mezi použitím názvu, nebo ne. Obvykle je to důležité pouze v externí e-mailové komunikaci a okrajově důležité v některých interních komunikacích. Začal jsem používat dvě verze - jednu pro externí a druhou pro vnitřní - ale už mě unavilo ruční přepínání mezi těmito dvěma, které jsem se rozhodl držet té výše. S rizikem, že se stane důležitým, zůstává vybledlý a sekundární. Využívá také “|” výše uvedená postava, malý barevný odstín, díky kterému vynikne název webu, a rozhodl jsem se být odvážný a přidat pátý řádek pro nabídku.

Vychutnejte si perfektní e-mailový podpis 6 tipů, jak lépe využít podpisy v Gmailu 6 tipů, jak získat více podpisů v Gmailu, který představuje, kdo jste, co děláte a jak kontaktovat, můžete provést pokus a omyl, ale jednou máte pravdu, je dobré vědět, že v každé e-mailové korespondenci, kterou posíláte, dáváte nejlepší krok vpřed.

Jaké jsou vaše tipy pro lepší e-mailový podpis 5 způsobů, jak vytvořit vlastní více podpisů v GMailu 5 způsobů, jak vytvořit vlastní více podpisů v GMailu? Co se vám líbí nebo nelíbí na jiných podpisech, které jste viděli? Sdílejte své myšlenky v sekci komentářů níže!

Image Credit: Obchodní pár přes Shutterstock