Jak uvolnit sílu šablon v 7 nejlepších produkčních nástrojích

Obecně platí, že softwarové aplikace poskytují pohodlí a zefektivňují práci. Obvykle nabízejí řadu účinných nástrojů, které vám pomohou zvýšit produktivitu.

Ale co když vám řeknu, že bez ohledu na to, jakou aplikaci používáte, je pravděpodobné, že ji nevyužíváte naplno?

Chcete-li získat více ze svých každodenních nástrojů, učte se odemknout sílu šablon.

Proč šablony?

Vezměte například textové procesory. Pokaždé, když vytvoříte nový dokument, začínáte od nuly. To je ideální a nezbytné, pokud vytváříte něco nového, inovativního nebo čerstvého. Ale pokud vytváříte dokument, který má univerzální design, ztrácíte čas.

Bez ohledu na to, jakou aplikaci používáte, a na jakém typu projektu se chystáte, pravděpodobně již má předem připravenou šablonu. Pokud tomu tak není, obvykle si můžete vytvořit vlastní šablony, na které budete později moci volat.

Využití tohoto přístupu k denní produktivitě Jak 6 jednoduchých šablon Evernote zvyšuje moji každodenní produktivitu Jak 6 jednoduchých šablon Evernote zvyšuje moji každodenní produktivitu Vytváření vlastních šablon v Evernote. Pomocí těchto šablon můžete zvýšit vaši produktivitu v práci a ve svém osobním životě. Uvidíme, jak si můžete rychle vytvořit vlastní šablony Evernote. může zlepšit váš život tím, že vám ušetří čas, pomůže vám produkovat skvělou práci a možná dokonce i tím, že vám pomůže objevit nové vzorce pro vaše každodenní úkoly, na které jste nemysleli.

Když se tedy zavázáte k používání šablon, je důležité vědět, co dělá šablonu za váš čas.

Jak najít dobrou šablonu

Prvním krokem k výběru jakékoli šablony je přesně to, co z ní potřebujete. Na co ji budete používat? Jaké informace chcete zahrnout?

Samozřejmě to také bude záviset na aplikaci, kterou chcete použít. To mě přivádí k dalšímu bodu:

Ujistěte se, že rozumíte úplnému rozsahu aplikace, pro kterou používáte šablonu. Ujistěte se, že rozumíte úplnému rozsahu šablony Vytvořte si vlastní šablonu PDF pro plánování všeho Vytvořte si vlastní šablonu PDF pro plánování všeho šablony jsou životně důležitá zařízení šetřící čas, která můžete použít pro téměř každou životní situaci. Až nastane zvláštní situace, můžete si vytvořit vlastní šablonu? Je to jednoduché. Ukážeme vám jak. , také.

Jinými slovy, jaké věci s tím budete dělat? Existují nějaké změny nebo úpravy, které nemůžete provést? Jaká omezení nebo omezení potřebujete znát? Existují prvky, které musí být prezentovány určitým způsobem?

Jakákoli dobrá šablona je flexibilní a přizpůsobitelná. Měli byste být schopni zformovat je přesně na to, co potřebujete, pokud tomu tak již není.

Právě teď se tyto tipy zdají zobecněné, ale jakmile se ponoříte a začnete hledat šablonu, pochopíte jejich hodnotu. Nezapomeňte si nejprve napsat a určit, co z šablony potřebujete, a odtud jít.

Šablony pro oblíbené aplikace

Dále se podíváme na některé vzorové šablony pro několik populárních aplikací. Vezměte na vědomí typ zvýrazněných šablon a zkuste to samé pro vaše vlastní aplikace - zejména pokud nejsou na seznamu.

Prostřednictvím účinných šablon můžete odemknout skutečný potenciál vašich aplikací a posunout své softwarové prostředí na další úroveň.

Asana

Asana, pokud ještě nejste obeznámeni, je týmový nástroj pro řízení projektů. Ještě důležitější je, že je to nástroj sociální organizace pro malé až velké týmy, kompletní s inline chatováním, interakcemi a dalšími.

Umožňuje vám zůstat v kontaktu se svým týmem, vytvářet a organizovat projekty a přidělovat členům týmu povinnosti. Projekty můžete organizovat různými způsoby, s různými úkoly, které tvoří celek. Existuje také několik nástrojů a funkcí, které rozšiřují vaše zážitky. Například kdokoli může připojit soubory ze služeb cloudového úložiště, jako je Dropbox, nebo je nahrát pro online přístup. To vám umožní snadno sdílet soubory mezi členy týmu.

Na rozdíl od některých ostatních aplikací v tomto seznamu nemůžete stahovat předem připravené šablony pro použití v Asaně. Můžete si však vytvořit vlastní šablony, které budete používat kdykoli je budete potřebovat.

Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout. Můžete buď vytvořit šablonu od nuly, s úplným úmyslem ji použít jako šablonu z get-go, nebo můžete přeměnit existující projekt nebo úkol na šablonu, což vám umožní uložit aktuální strukturu.

To je skvělé pro úkoly, jako je vytváření nových klientských kontrolních seznamů, obsah marketingu produktů, plány zajištění kvality, materiály na palubě pro nové nájemné a další. Aktuální strukturu nebo rozvržení můžete uložit jako základ pro opakované použití a úpravy pro budoucí úkoly a projekty.

Celý zdroj pro práci se šablonami v Asaně naleznete zde.

Asana je zdarma k použití pro týmy až 15 lidí, nebo 8,33 $ (účtováno ročně) na člena pro větší týmy.

Canva

Jednou z nejlepších věcí na Canvě, online nástroji pro úpravu a návrh obrázků, je to, že existuje spousta šablon pro práci s.

Canva je v podstatě méně komplikovaný Photoshop moderního grafického designu. 7 nejlepších bezplatných stránek InDesignu pro knihy, letáky, časopisy a další 7 nejlepších bezplatných stránek InDesignu pro knihy, letáky, časopisy a další bezplatné šablony InDesignu může být obtížné najít. Náš seznam webů se šablonami Adobe InDesign pokrývá všechny vaše potřeby v oblasti designu. . Je výkonný a v aplikaci je k dispozici spousta zdrojů k vytvoření grafiky, kterou potřebujete pro blogové příspěvky, tiskové zdroje a další. Můžete využít stávající tvary, obrázky, styly písem a vizuální prvky a vytvořit přesně ten typ grafiky, který potřebujete.

Výběr existující šablony pro práci v Canvě je radostně jednoduchý. Stačí spustit aplikaci a budete mít k dispozici celou řadu možností na výběr.

Možná nevíte, že pomocí účtu Canva for Work můžete kdykoli vytvořit a uložit své vlastní značkové šablony. To je jednoduché, protože možnosti jsou přímo před vámi.

Existuje řešení, které můžete použít pro standardní verzi Canvy pro osobní použití. Pokud jste přihlášeni, aplikace automaticky uloží všechny předchozí dokumenty, které jste vytvořili. Ujistěte se, že tak učiníte, vytvořte nový dokument a poté jej vyplňte obecnými obrázky a obsahem.

Později můžete existující dokument upravit vytvořením kopie a přechodem odtud. Je to jako mít vlastní šablonu!

Canva Basic je zdarma používat, ale obsah, který můžete zahrnout do své grafiky, je omezen. Za použití určitých grafických prvků v aplikaci můžete platit jednotlivě a náklady se budou lišit.

Canva for Work je 12,95 $ měsíčně pro každého návrháře v týmu, který potřebuje přístup k nástroji, a tato cena se diskontuje na 9,95 $ měsíčně, pokud platíte ročně.

Kanbanize

Kanbanize, populární nástroj Kanban a agilní správa, má vestavěnou podporu pro vlastní typy karet a šablony.

Tento nástroj se používá ke zefektivnění pracovních procesů poskytováním vizualizované tabule postupu. Je to v podstatě digitální verze procesu Kanban. Vytvoříte tzv. Projektovou desku, která funguje jako tabule nebo tabule. Poté vytvoříte karty úkolů pro všechny různé kroky, které je třeba udělat, aby byl projekt dokončen - tyto se chovají jako rychlé poznámky. Tyto karty úkolů jsou přiřazeny jednotlivým členům týmu a pomáhají vám sledovat, co bylo dokončeno a co je ještě třeba udělat.

Normálně byste museli vytvářet karty úkolů a projektové desky od nuly, upravovat všechny jednotlivé atributy, pole a podrobnosti za běhu. Pro zjednodušení vám Kanbanize umožňuje vytvářet šablony těchto prvků.

Tento nástroj umožňuje upravovat předem připravené šablony karet úloh, takže je nemusíte vytvářet pokaždé. Je to zvláště výhodné, pokud existují atributy, které pravidelně používáte, a můžete to udělat také s projektovými deskami, aby byla pole a atributy konzistentní ve více projektech..

Nastavení šablony v Kanbanize je docela intuitivní, ale pokud dáváte přednost podrobným krokům, web také obsahuje snadno sledovatelné pokyny na stránce Typy karet a šablony..

Kanbanize nabízí bezplatnou zkušební verzi až pro 1000 akcí. Poté je to 9 $ na člena týmu měsíčně (účtováno ročně) pro menší týmy až do 20 uživatelů. U větších organizací je to 15 $ na uživatele měsíčně.

Google dokumenty

Dokumenty Google je textový procesor založený na cloudu, který je mimořádně univerzální. Pokud jste někdy používali aplikace Microsoft Word, OpenOffice nebo podobné nástroje, je to téměř přesně toto, s výjimkou toho, že se jedná o online aplikaci. K dispozici jsou také mobilní a tabletové verze tohoto nástroje, takže můžete editovat dokumenty na cestách a existuje offline funkce, kdy potřebujete opustit chráněnou Wi-Fi bublinu.

Stejně jako většina textových procesorů si můžete pomocí tohoto nástroje stáhnout předběžné šablony pro vytváření dokumentů. Druh šablony, kterou potřebujete, jasně závisí na projektu nebo obsahu, na kterém chcete pracovat. Například existují šablony pro kalendáře, průvodní dopisy, životopisy 3 užitečné webové stránky zdarma ke stažení životopisy šablony 3 užitečné webové stránky zdarma ke stažení životopisy šablony, faktury, obchodní plány, časové harmonogramy projektů a mnoho dalšího.

Najdete zde některé z nejlepších předpřipravených šablon Dokumentů Google, které jsou zde zvýrazněny. 24 Šablony Dokumentů Google, které vám usnadní život. 24 Šablony Dokumentů Google, které vám usnadní život. Šablony Dokumentů Google, které šetří čas, vám pomohou dokončit dokumenty místo bojování. dát je dohromady. .

Můžete také snadno vytvořit svou vlastní šablonu uložením dokumentu se základním obsahem a následným zkopírováním tohoto souboru pro pozdější úpravy.

Hootsuite

Hootsuite je super-silný nástroj sociálního marketingu, který vám umožní spravovat sociální účty a posílat obsah do různých sociálních sítí.

Pro velké i malé firmy je skvělé, že nabízí několik stručných analytických nástrojů, které spolu s obsahem v sociální síti zveřejníte. Můžete sledovat úrovně interakcí, zhlédnutí, procento dosahu a další.

Jednou z vynikajících funkcí Hootsuite - a je jich mnoho - je to, že můžete vytvářet šablony vlastních sociálních zpráv. To vám umožní znovu použít obsah, který byste průběžně zveřejňovali. To je funkce, která ve většině sociálních sítí velmi chybí, zejména z pohledu mnoha blogerů a majitelů malých podniků.

Řekněme například, že probíhá propagace po celý měsíc, o které chcete, aby vaši společenští následovníci věděli. Spíše než vytvoření nového sociálního příspěvku od nuly pokaždé, když chcete rozeslat propagační obsah, můžete zprávu uložit jako šablonu, na kterou se později můžete obrátit. Poté v průběhu měsíce můžete tuto šablonu otevřít a naplánovat sociální příspěvky - pokaždé identické nebo mírně upravené.

Pokud vás zajímá, jak nastavit šablony, najdete podrobné pokyny zde.

Hootsuite Pro, který umožňuje až 10 uživatelů, je měsíčně účtován 9,99 $ měsíčně. Hootsuite Business, který je určen pro větší týmy, nemá uvedenou cenu na uživatele, takže se pro další informace budete muset obrátit na tým podpory.

FreshBooks

Podnikání, velké nebo malé, není snadný úkol, zejména pokud jde o správu financí. FreshBooks je účetní nástroj, který hlásí, že může uvolnit v průměru dva celé dny za měsíc pro klienty, kteří by jinak strávili prováděním pravidelných účetních úkolů.

Je to alternativa QuickBooks, která funguje skvěle a má minimální, přesto schopné rozhraní.

Nemohu projít každou jednotlivou funkci služby, protože bych tu byl celý den - je toho hodně. O čem mohu mluvit je vynikající podpora šablony, kterou aplikace nabízí.

FreshBooks již má předem vytvořený nástroj šablony pro generování faktur a odhadů. Šablony můžete přizpůsobit přímo z administrátorského panelu svého účtu. To vám umožní zkrátit čas, který byste normálně strávili vytvářením těchto typů dokumentů, přizpůsobením potřebných informací a polí dopředu. Tímto způsobem, když je čas zaslat fakturu, 5 nejlepších bezplatných fakturačních aplikací pro OSVČ a majitele malých podniků 5 nejlepších bezplatných fakturačních aplikací pro OSVČ a vlastníků malých podniků Zaokrouhlili jsme nejlepší bezplatné fakturační nástroje pro OSVČ a vlastníky malých podniků. Vyberte si ten, který je pro vás nejlepší. klientovi nebo generovat odhady, stačí upravit malou dávku informací.

FreshBooks je 39,95 USD měsíčně za prémiový plán, který vám umožňuje fakturovat neomezený počet klientů a vytvářet neomezený počet faktur a sestav. Pokud potřebujete fakturovat pouze 50 klientů nebo méně, můžete nabýt Plus plán za 24,95 $ měsíčně, který nabízí neomezený počet faktur a reportů.

Zapier

Zapier je výkonný nástroj, který vám může pomoci s automatizací úkolů Vytvoření úžasných životních automatizací s více kroky Zaps Vytvoření úžasných životních automatizací s vícestupňovými záběry Zaps Zapier, jediný největší konkurent IFTTT, oznámil, že nyní nabízí uživatelům možnost vytvářet více akcí automatizace nazývaná vícestupňový zápis. definováním řady spouštěčů a akcí. Prostřednictvím aplikace vytvoříte něco, čemu se říká “zap,” která slouží jako obecné pravidlo nebo šablona pro akci, kterou chcete provést.

Tento nástroj lze použít k propojení dvou aplikací podporovaných technologií Zapier k sobě, aby bylo možné provést práci.

Můžete například nastavit přepínač nebo pravidlo, které automaticky ukládá přílohy Gmailu do vašeho účtu Dropbox. Můžete také nastavit pravidla pro vytváření karty Trello každý týden, vyplňování nových řádků v Tabulkách Google souhrnnými zprávami RescueTime a mnohem více.

V zásadě každé pravidlo nebo akce, které vytvoříte v Zapieru je šablona.

Tento nástroj je neocenitelný pro majitele podniků a pro ty, kteří pracují v rychle se rozvíjejících prostředích. Můžete automatizovat řadu úkolů pomocí více než 500 aplikací třetích stran, jako je Facebook, Dropbox, WordPress, Disk Google, Evernote a další.

Přemýšlejte o všem času, který byste mohli ušetřit automatizací běžných úkolů, které pravidelně provádíte.

Společnost Zapier má široký výběr úrovní plateb, které sahají od základního (20 $ za měsíc) po Business Plus (125 $ za měsíc) a infrastruktury (250 $ za měsíc). Počet pravidel, která můžete vytvořit, závisí na plánu předplatného, ​​který vyberete.

Jaké šablony začnete používat?

Šablony, pokud jsou efektivní, vám mohou ušetřit spoustu času a úsilí. Umožní vám přeskočit obecné kroky v nástrojích pro vytváření dokumentů a úkolů, abyste se dostali přímo k drzosti. Všechny výše uvedené aplikace - a mnoho zde neuvedených - můžete načíst šablonu a upravit konkrétní pole tak, abyste získali přesně to, co potřebujete.

Všichni bychom mohli využít trochu více času a pomocí šablon si to přesně dovolíte.

Jak tedy budete používat šablony, aby vám život trochu usnadnil? Jaké šablony již používáte? Řekněte nám to v sekci komentářů níže!

Image Credit: Helloquence