Jak zajistit, aby vaše e-mailová zpráva vynikla v přeplněném doručeném

Poslali jste někdy e-mail, o kterém jste si mysleli, že je důležité odpovědět až o mnoho dní později, nebo co je horší zapomenut? Je pravda, že někdy je to mimo vaši kontrolu, ale existují věci, které můžete udělat pro zvýšení šance na otevření, přečtení a odpověď na váš e-mail.

Skvělá věc na nich “triky” je to, že opravdu nejsou příliš složité - jsou to prostě zvyky, které dávají smysl. Nemohu slíbit, že to bude vždy fungovat, ale mohu říci, že se to změní a že celkově uvidíte zlepšení komunikace s vašimi e-mailovými kontakty.

Zvýrazněte své jméno

Vlastně jsem o této metodě vlastně neslyšel až donedávna a určitě si nemůžu nárokovat zásluhu za tento nápad. Četl jsem článek Josha Grillo o Dirty Marketing Secrets, který hovořil o tom, jak to udělat. V podstatě kopírujete šipky (nebo jakýkoli objekt, který chcete) a vložíte je na obě strany vašeho jména. Když odešlete e-mail, bude to vypadat asi takto:

Pro mě je to poněkud kontroverzní a může to být i pro ostatní. Na jedné straně to určitě funguje a není příliš invazivní. Na druhé straně spektra, pokud existují lidé, se kterými pravidelně komunikujete a kteří vždy odpovídají na vaše e-maily, může to být pro ně nepříjemné..

Je to všechno o předmětu

Pokud jde o získání vašeho e-mailu “nepřečtený” na “číst” stav, věnuji největší pozornost předmětu. Existuje několik různých způsobů, jak jej vytvořit, a mnoho, ne-li nejvíce, můžete kombinovat.

1. Buďte konkrétní a struční

Nejasná linie předmětu je horší. Taková témata jako “Ahoj” nebo horší ... “(žádný předmět)” - to opravdu nevím, proč stále existuje. Vzpomínám si, když jsem poprvé používal e-mail, bylo to docela běžné, ale jak se e-mail vyvíjel, také jsme - do předmětu vložte, jinak bude pravděpodobně odstraněn (nebo odfiltrován Uložit vaši hygienu: Blokovat a filtrovat tyto předávané e-maily Zachraňte své zdraví: Blokujte a filtrujte ty zaslané e-maily Všichni jsme je dostali - ty obávané e-maily. Možná si ani nezaslouží, aby byly drženy ve stejném ohledu jako „e-maily“.), Než budou otevřeny..

2. Použijte větu

To nemusí být přirozené, ale uvedení věty do předmětu není ve skutečnosti špatný postup. Naše mysl pracuje ve větách. Komunikujeme ve větách. Proč nezaložit svůj e-mail s jedním? Místo pouhého předmětu, který říká “Otázka,” napsat “Mám rychlou otázku ohledně [prázdné].” Díky tomu je více osobní a pravděpodobně bude váš e-mail atraktivnější pro otevření. Všimnu si, že věta, kterou jste si vybrali, by měla shrněte, o čem je váš e-mail. A samozřejmě nechcete vágní větu, jinak je kontraproduktivní.

3. Zeptejte se

Výše jsme hovořili o použití věty - jedná se v podstatě o rozšíření této věty. Takže místo toho říkat “Mám rychlou otázku ohledně [prázdné],” můžete to vyjádřit v přesné otázce, která vás zajímá. Pokud tedy jde o to, jak například vydělat e-maily, můžete napsat “Jak mohu vylepšit své e-maily?”

Výhodou kladení otázek je, že je o něco silnější a poutavější než věta. Pokud váš e-mail samozřejmě není o otázce, pak by otázka nebyla vhodná. Musí to být relevantní a mělo by to být hlavní otázkou e-mailu.

4. Používejte slova specifická pro uživatele

Pokud posíláte e-mailem o předmětu, který je pro váš kontakt zvláště zajímavý, vložte toto slovo do řádku předmětu. Pokud tedy někomu posíláte e-mail o otázce týkající se optimalizace vyhledávače a jsou v dané oblasti obzvláště rádi nebo kvalifikovaní (což by mělo být, pokud jim o tom zasíláte e-maily), uveďte “SEO” v předmětu. Příkladem může být: “Zajímá mě, jak vylepšit SEO na mém blogu.”

5. Vytvořte závorky a dvojtečky “dílčí předměty”

Velmi dobře jsem to slovo vymyslel “dílčí předměty,” ale pro mě to dává smysl. V podstatě mluvím o vytvoření dalšího vysvětlení v předmětu a použití hranatých závorek nebo dvojtečky k jejich oddělení od primárního předmětu. Například pokud bychom měli zůstat na stejném příkladu, můžete říct “Otázka: Jak mohu vylepšit své e-maily?” nebo “[Otázka] Vylepšování e-mailů.”

Trochu gramatické lekce: Podle mého názoru jsou dvojtečky a závorky podobné, ale neslouží přesně stejnému účelu. Dvojtečka připraví čtenáře nebo jim dále vysvětlí, co se chystají přečíst. Na druhé straně závorky označují to, co čteme. Takto je vidím a možná nejsem úplně přesný, zdá se mi však, že to dává smysl.

6. Kšiltovky jsou v pořádku, ale používejte střídmě

Někdy je třeba něco zdůraznit nebo upozornit, ale protože je to v předmětu, máte omezené možnosti formátování. To obvykle znamená, že se musíte uchýlit k používání velkých písmen. To může být dobré, ale také to může být špatné. Všichni jsme dostali ten e-mail, ve kterém byl předmět a zpráva ve všech čepicích - nepříjemné. Chci to hned vymazat, ale obvykle je to někdo starší a cítím se špatně. Ale pokud jste někdo jiný, nejste omluveni, takže se nemusíte divit, pokud nedostanete rychlou odpověď zpět, natož odpověď vůbec. Níže jsou uvedeny dobré a špatné příklady:

• Špatný: “POTŘEBUJEM POMOCI OKAMŽITĚ “
• Dobrý: “[URGENT] Můj účet byl napaden - prosím pomozte”

Největším poklesem používání čepic je to, že se s nimi může setkat “spam,” což je vlastně poslední bod vytvoření předmětu.

7. Nebuď “spam”

Nemyslím si, že vám musím poskytnout definici toho, jak vypadá e-mailový spam - všichni to chápeme a všichni to uznáváme. Tak proč někteří lidé spadají do stejného zvyku, aby jejich e-maily vypadaly jako spam? Překonává mě to, ale zde je několik věcí, které můžete udělat a nedělat, aby vaše e-maily vypadaly tak ... neúmyslně spam.

• Omezit použití limitů (již bylo zmíněno)
• Dejte si pozor na běžně filtrovaná slova jako “volný, uvolnit”
• Nebuďte vágní - uveďte důvod e-mailu
• Odstranit “RE:” nebo “FWD:” z předmětu
• Téměř nikdy nepoužívejte vykřičníky
• Udělejte všechno, co jsem právě zmínil

Nezapomeňte na samotnou zprávu

Přestože lze mnoho udělat pro to, aby se e-mail otevřel vyladěním předmětu, samotná zpráva je také důležitá a neměla by se ignorovat. Existuje mnoho věcí, které můžete zabránit tomu, aby se váš e-mail otevřel, odstíral a poté odložil, aby se o něj později postaralo. Teď to někdy dělám jednoduše proto, že nemám čas reagovat na něco, o čem jsem si zpočátku myslel, že je pro mě důležitější, než se ukázalo. Jindy je to však proto, že tělo e-mailu je příliš dlouhé, špatně formátované nebo matoucí a vyžaduje více úsilí k pochopení toho, co se říká. Jinými slovy:

• Nedělejte svůj e-mail zbytečně dlouho
• Rozdělte to na příslušné odstavce
• Buďte důkladní a věcní
• Nedělejte si úvod (nebo jakýkoli e-mail) neurčitý

Teď neříkám, že bych nikdy neposílal dlouhé e-maily. Někdy musíte. Ale jindy si myslíte, že to, co musíte říci, musí být vysvětleno více slovy, než je nutné. Takže poslední bod je korigujte svůj e-mail. Gmail má skvělou funkci, která vám umožňuje “neodeslat” e-mail v daném čase. Tuto funkci jsem použil mnohokrát, i když jsem něco korigoval. Kliknu na tlačítko Odeslat a ještě jednou přejdu emailem “odesílání” a pak chytit něco, co chci opravit. Mohu rychle zrušit proces odesílání, provést změny a znovu kliknout na odeslání. Je to docela hezké.

Závěr

Toto jsou jen počáteční kroky správné e-mailové etikety a je toho mnohem více, co se naučit. Bloomberg BusinessWeek zveřejnil skvělý obrázek uvádějící mnoho stejných témat, která jsem popsal v tomto článku, a vizuálně poukazoval na příklady (což je vždy hezké).

Objevili jste nějaké techniky, které se osvědčily pro vás? Nebo snad máte otázku na něco, co jsem sdílel? Ať tak či onak, rádi bychom od vás slyšeli v komentářích!