Jak označit složku Doručená pošta Outlook s podmíněným formátováním

Každý e-mail představuje potenciální rozptýlení. E-maily můžete spravovat pomocí pravidel, prioritních vlajek a barevných kategorií. Tento automatizovaný pracovní postup 6 osvědčených postupů pro aplikaci Outlook k posílení vašeho pracovního postupu 6 Osvědčených postupů pro aplikaci Outlook k posílení vašeho pracovního postupu Pokud trávíte jakékoli vážné množství času pomocí aplikace Outlook, měli byste prozkoumat svůj pracovní postup. Nechte svůj e-mail pracovat tak, abyste ušetřili čas na důležitější úkoly. vám pomůže udržet doručenou poštu v Outlooku čistou a vaši mysl nebude mít nepořádek.

Zvažte automatizované podmíněné formátování doručené pošty, abyste zvýšili svou produktivitu na další úroveň. Každá zpráva může být klasifikována a filtrována v okamžiku, kdy vstoupí do vaší doručené pošty. Tento článek je určen všem uživatelům aplikace Outlook, ale může být zvláště užitečný pro ty, kteří používají e-mailové účty IMAP. Účty IMAP neumožňují rozsáhlé používání barevných kategorií, které si uživatelé POP3 mohou užívat IMAP vs. POP3: Co je to a kterou byste měli použít? IMAP vs. POP3: Co je a co byste měli používat? Pokud jste někdy nastavili e-mailového klienta nebo aplikaci, určitě narazíte na podmínky POP a IMAP. Pamatujete si, který jste si vybrali a proč? Pokud nejste… .

Co je podmíněné formátování doručené pošty?

Podmíněné formátování doručené pošty je automatizovaný způsob obarvení zpráv při jejich vstupu do doručené pošty. Ke každé zprávě můžeme přiřadit různý rozsah barev, písem a stylů zadaný v řadě podmínek. Pokud jsou podmínky splněny, zpráva obdrží příslušné podmínky formátování, učiní ji stand-out a usnadní pracovní postup.

Teď vám ukážu několik rychlých příkladů, jak se vaše schránka pohybovat.

Nastavení podmíněné formátování doručené pošty

Nastavení několika podmíněných pravidel pro formátování doručené pošty je velmi snadné a může výrazně změnit váš pracovní postup 25+ Klávesové zkratky aplikace Outlook pro zvýšení produktivity 25+ Klávesové zkratky aplikace Outlook pro zvýšení produktivity Aplikace Outlook je jedním z nejpopulárnějších e-mailů na ploše. klienti, kteří se dnes používají. Pokud jste jedním z mnoha uživatelů aplikace Outlook, ušetří vám následující klávesové zkratky spoustu času. .

Vydejte se na Pohled tab. Pod Aktuální pohled, vybrat Zobrazit nastavení. Otevře se panel Upřesnit nastavení zobrazení. Vybrat Podmíněné formátování. Zobrazí se vám seznam výchozích možností podmíněného formátování, z nichž některé se již budou používat.

lis Přidat. Zadejte název prvního pravidla. Ujistěte se, že mi nikdy nezmeškáte školní zpravodaj, takže pravidlo je podle toho pojmenováno “Školní zpravodaj.” Nyní vyberte a Písmo. Máte k dispozici celou škálu písem systému Windows OTF vs. písma TTF: Který je lepší? Jaký je v tom rozdíl? Fonty OTF vs. TTF: Který je lepší? Jaký je v tom rozdíl? Většina písem je dnes OTF nebo TTF, ale co to znamená? Jaké jsou rozdíly? Měli byste se dokonce starat? , což znamená, že máte k dispozici Comic Sans, Chiller a Wingdings. Jak stahovat zdarma písma a spravovat je v systému Windows Jak stahovat zdarma písma a spravovat je v systémech Windows Fonty jsou stavební kameny digitální estetiky. Protože systém Windows nepřichází se správcem písem, zkoumali jsme alternativy třetích stran. . Protože se však snažíme zachovat náš pracovní postup v doručené poště, navrhuji držet se něčeho rozumného, ​​co vás nerozptyluje!

Jakmile vyberete písmo, vyberte barvu a zvyšte velikost písma na velký (z nějakého důvodu tento systém odstraňuje běžné body písma, pravděpodobně proto nevybereme absurdně velkou velikost, která by narušila podokno doručené pošty aplikace Outlook). Až budete připraveni, stiskněte OK.

Nyní vyberte Stav. K tomuto pravidlu přidávám pouze jednu adresu, do Z box. Pokud znáte jednu adresu, zadejte ji tam, kde je to vhodné. Pokud přidáváte dlouhý seznam nebo jen několik adres, stiskněte Z otevře adresář aplikace Outlook. Po zadání požadovaných adres stiskněte OK, a vraťte se do své schránky. Pravidlo se použije od příštího e-mailu, který obdržíte.

Přidání barevných kategorií

Nyní víme, jak vytvořit podmíněný formát pro příchozí poštu, můžeme začít specializovat naše pravidla. Panel Podmínky má tři karty: Zprávy, Více možností, a Pokročilý. Můžeme dát každou kartu k zefektivnění naší doručené pošty v e-mailech? Zmenšit vaše masivní doručené na nulu s Mailstrom pohřben v e-mailech? Omezte svou masivní doručenou poštu na nulu pomocí Mailstrom Během let jsme nabídli řadu řešení, jak spravovat svůj účet Gmail a vyčistit přeplněnou doručenou poštu. Nic není pohodlnější než centrální online řešení, jako je Mailstrom. .

Zprávy

Použijte Zprávy Chcete-li vytvořit konkrétní slovo-search pro každý e-mail, jakmile dorazí. Izolujte klíčové slovo, slova nebo fráze, které opakovaně zadáváte do složky Doručená pošta 5 Kroky pro vyléčení vaší schránky Doručená pošta Nula Email Frenzy Doručená pošta Nula je jedno z nejpopulárnějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. a pokud jsou důležité, použijte filtr.

Můžeme také použít formátování na naše e-maily na základě různých časových filtrů, včetně času přijatého, odeslaného, ​​vytvořeného, ​​upraveného a kdy e-mail dopadl do vaší doručené pošty, jako je Kdykoli, Včera, Za posledních 7 dní nebo Poslední týden.

Více možností

Více možností karta je místo, kde najdete kategorie barev a možnosti pro sladění položek, které jsou nepřečtené nebo přečtené, mají více příloh, mají různé úrovně důležitosti nebo byly uživatelem nezávisle označeny.

Filtry formátování kategorie barev jsou stejné jako filtry, které jste již vytvořili, ale usnadňuje stavět na všech pravidlech pro barvy, která již používáte. Tímto způsobem můžete automatizovat své barvy!

Pokročilý

Pokročilý Karta nám umožňuje vytvořit specializovaná kritéria podmíněného formátování, která lze filtrovat a použít pro vaši doručenou poštu. Kliknutím na ikonu Pole tlačítko vám poskytne přístup k poněkud ohromujícímu seznamu potenciálních kritérií filtru, z nichž si můžete vybrat více možností pro sestavení “filtrovací strom.”

Je zde značné množství možností, ale nenechte se tím odradit od vytváření vlastních seznamů. Udělejte si čas a prohledejte každý seznam. Velký počet možností se jednoduše nebude vztahovat na vaši doručenou poštu, takže by měl teoreticky omezit rozsah vyhledávání.

Nyní jste podmíněně formátováni

Nyní byste měli mít možnost nastavit řadu pravidel podmíněného formátování pro doručenou poštu, ať už vše filtrujete do konkrétních složek nebo ne. Dokonce i e-maily směřující do těchto specifických složek mohou mít formátování s sebou, což vám umožní některé variace, jak použít konkrétní barvy. Například místo zvýraznění konkrétních jmen zkuste zbarvení a filtrování konkrétního motivu nebo klíčového slova.

Nastavení podmíněného formátování je neuvěřitelně snadné a jakmile budete připraveni a funkční, udrží vaši doručenou poštu - a snad i vaši mysl - poněkud bez digitálního nepořádku. 5 kroků pro vyléčení vaší doručené pošty nulové e-mailové šílenství Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero je jedno z nejpopulárnějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. .

Používáte podmíněné formátování doručené pošty? Máte nějaké triky nebo tipy pro naše čtenáře? Dejte nám vědět níže!