Harry James
1 
998
13
Seznam úkolů aplikace jsou v dnešní době vztek. Věda prokázala, že seznamy skutečně zvyšují produktivitu a vy můžete dále zvýšit produktivitu pomocí triků, jako je zveřejnění seznamu úkolů. Někteří lidé dokonce používají své e-mailové schránky jako seznamy úkolů.
Ale co když jste to všechno vyzkoušeli a nic z toho nefunguje?
Štěstí pro vás, alternativní metody produktivity 5 nových technik produktivity, které jste pravděpodobně neslyšeli z 5 nových technik produktivity, které jste pravděpodobně neslyšeli Pokud stále hledáte nejlepší způsob, jak zvýšit svou produktivitu, zkuste jednu z těchto lepších alternativ Pomodoro a GTD. Nezapomeňte přestat hledat, jakmile najdete „dostatečně dobré“ řešení. existovat. A pokud zjistíte, že pravidelné seznamy úkolů jsou příliš obtížné nebo příliš ohromující, doporučujeme vyzkoušet starou, ale účinnou techniku nazvanou Eisenhower Matrix.
Co je matice Eisenhowera?
Matice Eisenhower je 2 × 2 mřížka krabic. Horní řádek je pro úkoly, které jsou “Důležité” zatímco spodní řádek je pro úkoly, které jsou “Nedůležité.” Současně, levý sloupec je pro úkoly, které jsou “Naléhavě” zatímco pravý řádek je pro úkoly, které jsou “Ne naléhavé.” Vypadá to takto:
Pro většinu lidí jsou pojmy Důležité a Naléhavé synonymem, takže si dejte chvilku a definujte rozdíl mezi nimi:
- Důležité - Úkoly, které přispívají k vašim dlouhodobým cílům a hodnotám, ať už osobních, profesionálních atd. Důležitost je hlavně o relevantnost. Jedním ze způsobů, jak se rozhodnout, zda je úkol důležitý, je položit si otázku: “Mohu i přesto dosáhnout svých cílů a zůstat věrný svým hodnotám, pokud tento úkol přeskočím?”
- Naléhavě - Úkoly, které je třeba řešit do konce dne. Pokud má váš plán více volnosti, můžete raději do konce týdne. Ať tak či onak, naléhavost je hlavně o čas. Jedním ze způsobů, jak se rozhodnout, zda je úkol naléhavý, je položit si otázku: “Kdy je termín pro tento úkol?”
Než se rozhodnete, zda je úkol důležitý nebo ne, musíte znát své vlastní cíle a hodnoty. Pro mnohé je kariérní postup dlouhodobým cílem, proto jsou důležité přímo související úkoly. Nebo pokud si nejvíce ceníte rodiny, může být důležité dostat se domů včas.
Jak ale může být úkol naléhavý, ale není důležitý? Pamatujte, že naléhavost je pouze načase. Přemýšlejte o termínu. Předpokládejme, že dnes je Mezinárodní den kávy a místní kavárna rozdává kávu zdarma. Pokud to dnes nevyužijete, příležitost je ztracena - ale káva zdarma nemá žádný význam pro vaše dlouhodobé cíle nebo hodnoty. Je to naléhavé, ale není důležité.
Pomocí těchto definic je snazší popsat druhy úkolů, které patří do každého ze čtyř polí. Můžeme dokonce myslet na matici tímto způsobem:
Proč používat matici Eisenhower?
Matice Eisenhower je prostě způsob, jak upřednostňujte své úkoly.
Seznamy úkolů jsou skvělé při sledování co musíte to udělat, ale to není vždy snadné určit který úkoly mají vyšší prioritu. Osobně jsem nikdy nepoužil “Přednost” funkce v libovolné aplikaci seznamu úkolů, protože vždy označím vše jako “S vysokou prioritou” - a když má vše vysokou prioritu, nic není.
Když se podíváte na seznam úkolů a uvidíte 30 shromážděných úkolů, jak se rozhodnete, který úkol řešit? “Začněte s nejjednodušší,” někteří říkají. “Ne, začněte s nejtěžší,” jiní říkají. Ale co je snadné a co těžké? Nikdy to není černé a bílé. Často jsem ztratil 10, 15 nebo dokonce 30 minut, když jsem se snažil vybrat svůj úkol!
Tolik úkolů. Kde dokonce začnu?
Proto Eisenhower Matrix svítí. Na rozdíl od jediného seznamu úkolů má matice vlastní priority. To vám řekne který úkol zvládnout další. Snižuje kognitivní zátěž, protože záleží jen na krabicích Now a Later. A pokud jste někdy drcení na čas, pomůže vám zjistit, jaké úkoly můžete přeskočit.
Matice má navíc dvě další drobné výhody. Nejprve vás nutí, abyste si více uvědomovali každý úkol. Místo toho, abyste hodili všechno do jedné velké chaotické hromady úkolů, se aktivně rozhodnete, zda úkoly stojí za váš čas dopředu, a udržujte svůj aktuální seznam úkolů pevně. Za druhé, neustále vám připomíná vaše cíle a hodnoty.
Jediným problémem je, že matice Eisenhower může být zpočátku trochu složitější. Zejména noví uživatelé mají tendenci se zakopnout o delegát a triviální pole. Tam je křivka učení, takže pojďme praktickým příkladem, jak nastavit matici, organizovat úkoly a projít jeden den.
Jak používat matici Eisenhower
I když je Eisenhowerova matice koncepčně čtvercem čtyř polí, můžete k ní prakticky přistupovat jako ke čtyřem samostatným seznamům úkolů: Seznam nyní, Seznam delegátů, Pozdní seznam a Triviální seznam. Dva seznamy naléhavých případů předcházejí seznamům, které nejsou naléhavé.
Zjistil jsem, že Trello je úžasné. Připravte si nástěnku pro každou oblast svého života (např. Osobní, profesionální, církevní, hobby) a vytvořte tyto čtyři seznamy v každé z nástěnek. Nebo pokud se toho moc neděje, můžete pro všechny úkoly použít jednu desku. Je to na tobě. Nelíbí se vám Trello? Zvažte tyto alternativní nástroje Kanban Goodbye, Trello! 5 alternativních bezplatných nástrojů Kanban Board, Sbohem, Trello! 5 alternativních bezplatných nástrojů Kanban Board Trello je neuvěřitelná aplikace pro řízení projektů a organizaci vašich úkolů. Existují však i další aplikace kanban, které by mohly být ideální pro vaše úkoly. Pojďme mluvit o nejlepších alternativách Trello. .
Jakmile budou vaše seznamy připraveny, můžete začít přidávat úkoly:
Řekněme, že jste tradiční administrativní pracovník, který chce používat Eisenhower Matrix, aby se stal produktivnějším v práci. To bude scénář, který řídí zbytek tohoto příkladu, ale mělo by být snadné tyto pojmy aplikovat jinak.
Co je dnes na vaší desce? První věc, která vám přijde na mysl: e-mail. Vytvořme úkol pro dosažení nulové hodnoty doručené pošty, což je naléhavé (e-mail by měl být vyprázdněn denně) a důležitý (zde mluvíme o pracovních e-mailech):
Dnes se v kanceláři stane Den preclíku a toužíte po pracích zdarma preclík. To může být naléhavé, ale není to důležité:
Váš šéf vám připomene, že zpráva o dokumentaci k poslednímu projektu vašeho týmu je splatná do 16:00, což je naléhavé a důležité:
Také vám připomíná, že žádost vašeho týmu o rozpočet na váš další projekt je splatná do pátku na konci dne. To je důležité, ale nikoli naléhavé:
Vedoucí kanceláře k vám přichází a říká, že zásoby papíru a inkoustu jsou nízké. Musíte zadat objednávku co nejdříve - ale to nemá nic společného s cíli nebo hodnotami vaší kariéry:
Je začátkem léta (v tomto scénáři) a kancelář je v mokré sezóně moc špinavá. Produktivita každého by stoupala s dobrým odvlhčovačem, nemluvě o všech dalších výhodách snižování vlhkosti. 4 Zdravotní přínosy monitorování teploty a vlhkosti doma 4 Zdravotní přínosy monitorování teploty a vlhkosti doma Věděli jste, že existují výhody pro zdraví při používání inteligentních domácí výrobky? To je správně. Jeden nebo dva chytré nákupy by mohly výrazně zlepšit vaši kvalitu života doma. .
Děláte si poznámku, abyste to vychovali, ale není to ani naléhavé, ani důležité:
Stále dál. Schůzky se rozrůstají, musí být provedeno plánování, pamatujete si na věci, které chcete dělat atd. Nakonec se vyplní vaše matice (tj. Seznamy) a nejlepší je, že je to mnohem méně zastrašující než jeden hlavní seznam úkolů:
Kdykoli budete mít volný úkol pro další úkol, jednoduše začněte vlevo a jděte doprava. Než se budete zabývat seznamy, které nejsou naléhavé, měli byste se vypořádat se všemi v seznamech Now a Delegate.
jestli ty umět delegujte, nejprve se seznamte se seznamem delegátů a vypusťte co nejvíce těchto úkolů. Poté projděte seznam Now. Jakmile projdete seznamem Now, zvažte svůj den jako úspěch. Nyní můžete získat náskok na seznamu Později nebo ukončit den dříve.
jestli ty nemůže delegovat, začít se seznamem Now. Pokud projdete seznamem Now a máte více času, máte na výběr: považujte seznam delegátů za seznam Now, získejte náskok v seznamu Později nebo ukončete den dříve. V praxi budete pravděpodobně chtít střídat úkoly delegovat a později.
Na konci dne projděte seznam delegátů a vypište všechny úkoly, jejichž lhůty již uplynuly. Zachovejte ty, které můžete stále dělat. Uložte je na zítřek.
Na začátku následujícího dne projděte seznam Později a rozhodněte, které úkoly jsou nyní naléhavé. Přesuňte je do seznamu Nyní. Totéž proveďte pro Triviální seznam, s výjimkou přesunutí těchto úkolů do Seznamu delegátů. Přidejte všechny nové úkoly, které se vynoří po celý den. Opláchněte a opakujte.
Když seznamy úkolů pro vás nefungují
Všimněte si, že Eisenhower Matrix můžete libovolně upravit. Například místo toho, abyste jej celý den používali, můžete svůj e-mail třídit podle své vlastní matice. Zde je nejdůležitější řešení pro třídění e-mailů, jaké kdy budete potřebovat Zde je nejrozhodnější řešení pro třídění e-mailů, které kdy budete potřebovat Jedno jednoduché třídění zajistí jste vždy na vrcholu své e-mailové zprávy. Ke správě doručené pošty a snížení stresu v e-mailu potřebujete pouze čtyři štítky nebo složky. . Celý koncept naléhavosti / důležitosti se může ukázat jako užitečný ve všech případech mimo práci a e-mail.
Mnoho lidí našlo s Eisenhower Matrix velký úspěch. Ale pokud jste dosáhli tohoto bodu a nemyslíte si, že to pomůže, je to v pořádku. Stále hledejte metodu, která vám vyhovuje. Když je vše řečeno a hotovo, jediná technika produktivity, na které záleží Nejlepší nástroj produktivity je ten, který skutečně používáte Nejlepší nástroj produktivity je ten, který skutečně používáte Ve světě, který honí produktivitu, každá nová a lesklá aplikace produktivity slibuje něco nového. Ztratíme však něco, když příliš často měníme naše aplikace pro produktivitu? je ten, který skutečně používáte.
Je pro vás Eisenhower Matrix užitečná? Pokud ne, jakou techniku produktivity používáte, abyste zůstali organizovaní a dopředu? Sdílejte s námi komentáře níže!
Obrázek Kredit: Amy Bull přes Shutterstock.com