Jak odpovědět na všechny e-maily správným způsobem Inline

V roce 1971 byl vůbec první e-mail odeslán z jednoho počítače na druhý. Nyní je každý den odesíláno 269 miliard e-mailů.

Není možné si představit, kolik z těchto e-mailů je zbytečných. Kolik slouží pouze k většímu zmatku. Vypálit ještě více pozornosti a trpělivosti svých příjemců.

Ale jedna věc je jistá: pokud více lidí začalo efektivně odpovídat na e-maily 5 nástrojů k psaní lepších e-mailů, které lidé budou číst a odpovídat na 5 nástrojů k psaní lepších e-mailů, které lidé budou číst a odpovídat na psaní, není šálek čaje každého. Ale nemusíte být skvělým spisovatelem, abyste mohli poslat skvělý e-mail. Vše, co potřebujete, je několik nástrojů k zajištění kvalitních zpráv. , všichni bychom byli připoutáni k našim doručeným poštám o něco méně pevně a k naší e-mailové úzkosti Jak zvládnout Gmail Doručená úzkost Jak zvládnout Gmail Doručená úzkost Tolik e-mailů, tak málo času. Cítíte se tímto způsobem, pokud jde o správu doručené pošty v Gmailu? Ukážeme vám jednoduchá nastavení a užitečné nástroje pro uspořádání a odolnost doručené pošty v Gmailu. by bylo o něco méně vysilující.

Nejviditelnějším řešením zde není jen “inline odpověď,” ale inline odpověď správně. Inline odpověď je místo, kde odpovídáte v hlavní části e-mailu, místo psaní vlastního e-mailu od nuly.

Inline odpověď je něco, co většina z nás již občas dělá. Ale měli bychom odpovídat inline daleko častěji. A měli bychom to dělat s několika pravidly, abychom udrželi tyto komplikované e-mailové vlákna uspořádané a snadno sledovatelné.

Odpovídáme na e-mail špatně

Opakem inline odpovědi je to, co se často říká “nejvyšší příspěvky.” Zde zasáhnete odpověď na e-mail a začnete psát v horní části textového pole. Takto je složena většina dnešních e-mailů. Ale pokud se nezabýváte extrémně jednoduchými e-mailovými konverzacemi, špičkové zveřejňování může způsobit nejrůznější problémy.

Za prvé, při prvotním zveřejnění se odkazování na původní e-mail stává obrovským problémem, který zahrnuje vyhledávání prostřednictvím e-mailu po e-mailu, aby bylo nalezeno, co hledáte. Poté se musíte posunout zpět k e-mailu, který skládáte, abych parafrázoval to, co jste právě našli, mimo kontext a často chybějící významné body..

Příjemce může někdy odpovědět na váš e-mail ve zcela novém vláknu e-mailu, což znamená, že vaše konverzace nyní probíhá ve dvou nebo více samostatných vláknech.

prostřednictvím GIPHY

Pokud jste ve skupinové konverzaci, věci se stávají ještě posměšnější. Sledování toho, kdo odpovídá na to, co, kdy a na jaké odpovědi ty odpovědi se stávají téměř nemožným činem.

Inline Repying Is Solution

Namísto nejvyššího příspěvku bychom měli odpovídat v souladu - to znamená v rámci původní e-mailové zprávy. V aplikaci Outlook a Apple Mail uvidíte původní zprávu, jakmile stisknete odpověď. V Gmailu stačí zobrazit tři tečky v dolní části obrazovky pro psaní a zobrazit konverzaci.

Tip: Chcete-li odstranit svislou “citát” z odpovědi v Gmailu, zvýrazněte celý e-mail a klikněte na ikonu odsadit méně tlačítko.

Vložená odpověď řeší problém potřeby procházet hromadou zpráv, protože původní e-mail je zahrnut a lze jej vyhledat v poslední zprávě, kterou v této konverzaci obdržíte. To znamená, že vše je udržováno v kontextu.

Navíc nemusíte ztrácet čas shrnováním odpovědí jiných lidí ani kopiemi fragmentů e-mailů, aby vaše vlastní odpovědi dávaly smysl. Díky vloženým odpovědím je vše, na co se každý může kdykoli obrátit.

A pro vlákna, která se týkají více lidí, je snadné rozlišovat, kdo co řekl, a v odpovědi na koho (pokud se to dělá správně).

Správné vložení

Když většina lidí odpoví inline, jednoduše napíše své odpovědi vedle textu, na který chtějí odpovědět, a učiní to tučným nebo červeným.

To zdaleka není ideální. Jakmile někdo otevře e-mail v prostém textu, nemůže toto formátování vidět. A jakmile je ve vlákně více než několik lidí, věci se mohou rychle zmatit.

Tady je rychlý průvodce správně inline odpověď, která je škálovatelná a bude udržovat zmatek na minimu.

1. Nespoléhejte se na formátování

Jak již bylo zmíněno, v některých případech nemusí být příjemce schopen vidět formátování, které vložíte do e-mailu (např. Může upřednostňovat prostý text). Pokud je někdo slepý, může být obtížné sledovat vlákna obsahující více barev.

Každopádně pomocí formátování usnadníte vyhledávání odpovědí při skenování e-mailu. Ale nespoléhejte se výhradně na to.

2. Předmluva odpovídá vašemu jménu

Spíše než se spoléhat na formátování, zvykejte si předběžně upravovat všechny své odpovědi svým jménem a, pokud potřebujete být zvláště organizováni, datum. Požádejte všechny příjemce, aby udělali totéž.

V současné době nemáte v Gmailu jinou možnost než zadat své jméno ručně. Totéž platí pro stále nevýraznou aplikaci Apple Mail.

Pokud však používáte aplikaci Outlook, je zde funkce pro automatické předmluvu vašich odpovědí svým jménem. K tomu jděte na Soubor> Možnosti> Pošta. Pak jděte na Odpovědi a vpřed, zkontrolovat Předmluvy s a do textového pole zadejte své jméno. Když odpovíte v těle e-mailu, vaše jméno se automaticky objeví v závorce.

Mailbird má tuto možnost také ve výchozím nastavení.

3. Použijte prosím konce řádků

Kdykoli zanecháte vloženou odpověď, mělo by to být na novém řádku, místo vložení střední věty nebo na konec odstavce.

Díky tomu je pro ostatní lidi mnohem snazší odpovědět na vaše komentáře a prohledávání konverzace probíhající kolem každého bodu je mnohem efektivnější.

4. Odsadit víceúrovňové odpovědi

Když se v jednom e-mailu řeší více bodů, bude v jedné zprávě probíhat více vláken.

Chcete-li si tyto informace uspořádat, měli byste odsadit závitové odpovědi, takže je zřejmé, které komentáře se vztahují ke každému bodu. Osobně zde najdu nejintuitivnější znaky pomocí hranatých závorek (>), protože odrážky se nemusí zobrazovat v e-mailech s prostým textem.

To vám ušetří spoustu úsilí se snaží zjistit, které části konverzace musíte věnovat pozornost.

5. Poslední možnost: Použijte lepší nástroj

Nikdo předstírá, že vložené odpovědi jsou dokonalým řešením. Ale pokud nemáte jinou možnost než používat e-mail, udělejte si čas na psaní e-mailů, které jsou efektivní a efektivní Jak napsat perfektní profesionální e-mail (zálohované daty) Jak napsat perfektní profesionální e-mail (zálohované daty) E-mail zůstává hlavní forma komunikace v podnikání. Abyste v tomto prostředí uspěli, měli byste se naučit, jak vytvářet efektivní profesionální e-maily. Ukážeme vám 9 jednoduchých triků, které se osvědčily. . Na základě výše uvedených důvodů je inline odpověď nejlepším způsobem, jak udržet postup projektů. Pomáhá také všem držet krok s více konverzacemi v e-mailových vláknech, aniž by museli ztrácet čas prohlížením dlouhých seznamů minulých e-mailů.

Pokud zjistíte, že i inline odpovědi jsou příliš složité, nebo pokud se vaši kolegové nemohou do zvyklostí inline odpovědět správně, může být čas hledat jiný nástroj..

Komunikační nástroje jako Slack, Yammer a Huddle usnadňují komplexní týmovou komunikaci. Spíše než pokračovat v boji s e-mailem, pak může být čas vyzkoušet jednu z nich.

Šírejte slovo

Přijmete-li tato jednoduchá pravidla pro vložené odpovědi, mnoho příjemců ocení, jak efektivní je toto chování e-mailu. Pojďme tedy také hovořit o nejzákladnějším zvyku všech - o umění psát lepší e-maily. S pomocí několika skvělých nástrojů. je a začněte přirozeně napodobovat váš přístup.

Pokud ovšem přirozeně nekopírují vaši promyšlenou e-mailovou etiketu, vytáhněte je na ni. Pošlete jim tento článek. Popište, jak chcete, aby odpověděli, a vysvětlete, že to ušetří spoustu nepochopených zpráv, zbytečného času a ztráty kontextu..

Opravdu neexistuje žádná nevýhoda.

Myslíte si, že tato pravidla vám pomohou zůstat na vrcholu složitých e-mailových vláken? Existují nějaké další tipy pro vložené odpovědi, které považujete za užitečné?

Obrázek Kredit: sangoiri / Depositphotos