Jak nastavit e-mail mimo kancelář, než vyrazíte na cestu

Nechtěli byste jít na dovolenou s vědomím, že nemusíte kontrolovat svůj e-mail? Pokud se nemůžete spolehnout na pomocníka, který má sklon k vaší digitální komunikaci, když jste pryč, je zpráva „mimo kancelář“ další nejlepší věc.

Zde je několik tipů, jak nastavit automatickou odpověď u Gmailu a co je třeba mít na paměti.

Snižte zatížení před odjezdem

Nezapomeňte vymazat doručenou poštu 6 způsobů, jak získat zpět svou e-mailovou schránku Bylo to navždy a stále jej používáme, a dokud jej budeme nadále používat, lidé jako já budou… a odpovídat na otevřené požadavky, než odejdete. Sdělte, že budete pryč. Můžete například přidat data svého naplánovaného času pryč do svého e-mailového podpisu, který můžete příliš využít z moci e-mailových podpisů, které byste také mohli využít z moci e-mailových podpisů. Podpis vám řekne něco o osobnosti. Stejně jako dva lidé sotva píší, podepisují se také jinak. Takto vznikla „věda“ Grafologie. Ale digitální věk a e-mail ... týden nebo dva před cestou. Tímto způsobem budou vaše kontakty méně pravděpodobně zaplaveny vaši doručenou poštu, když jste pryč.

Pokud ještě nemáte systém pro správu e-mailu, je čas seznámit se s vývojovým diagramem Doručená pošta Údržba Doručená pošta s nulovou denní pomocí tohoto vývojového diagramu Zachovat příchozí nulovou s touto vývojovou schémou osobně, snažím se udržovat nulovou doručenou poštu navzdory přijímání více než 500 e-mailů denně. To je nulový počet nepřečtených e-mailů - mám pravdu, oslovuji každý jeden e-mail, který mi byl zaslán každé ráno. A důvěra…. Stručně, smažte e-maily, které nejsou relevantní, delegujte úkoly, které sami nedokážete vyřešit, okamžitě je vyřešte, pokud to trvá méně než dvě minuty, nebo je vložte do svého seznamu úkolů, pokud to trvá déle než.

Můžete také chtít odhlásit e-mailové zpravodaje Zrušte svou doručenou poštu: Rychle zrušte odběr více zpravodajů pomocí těchto nástrojů Zrušte svou doručenou poštu: Rychle zrušte odběr více zpravodajů pomocí těchto nástrojů Zrušení předplatného je více než jen spam. Většina zpravodajů, které zaplňují naši doručenou poštu, neprodává léky ani nenabízí odměny za peníze - jsou to pravé informační bulletiny od důvěryhodných společností, které jsme si sami předplatili…, pokud budete delší dobu pryč.

Připravte si e-mailovou automatickou odpověď

Bez ohledu na to, jak dobře komunikujete naplánovanou dovolenou, lidé se s vámi budou stále snažit kontaktovat. Autoresponder jim připomene vaši nepřítomnost. Postupujte podle této strategie:

• Přidat kontaktní informace pro naléhavé záležitosti vašemu automatickému respondentovi. Může to být e-mailová adresa důvěryhodného kolegy nebo telefonní číslo, pod kterým vás lze v případě nouze kontaktovat.
• Nastavit automatická odpověď pouze pro lidi ve vašem seznamu kontaktů. Tím se zabrání náhodným lidem získat vaše číslo tísňového volání nebo jiné kontaktní údaje.
• Založit vpřed za důležité e-maily. Pokud očekáváte slyšení od někoho konkrétního nebo na určité téma, ujistěte se, že tyto důležité e-maily jsou směrovány kolegovi, který může okamžitě odpovědět..

Nastavte si Gmail Vacation Responder

Najdete Gmail Dovolená respondent pod obecným nastavením. Klikněte na ozubené kolo v pravé horní části doručené pošty a přejděte do dolní části Všeobecné tab. Vyberte data, napište zprávu do WYSIWYG (formátovaný / formátovaný text) nebo Prostý text, a zapněte odpověď na dovolenou. Chcete-li zabránit cizincům nebo spammerům v získání dalších kontaktních informací nebo zjistit, že váš e-mailový účet je aktivní, vyberte možnost poslat odpověď pouze lidem ve vašich kontaktech. Gmail vám umožňuje nastavit první a volitelný poslední den, což znamená, že když se vrátíte, nebudete si muset pamatovat, abyste vypnuli automatickou odpověď.

Přeposílání vybraných e-mailů pomocí Gmail filtrů

Odpověď na dovolenou je standardní zpráva, která - pokud je aktivní - je odeslána každému (ve vašem seznamu kontaktů), který vám pošle e-mail. Jak bylo uvedeno výše, některé e-maily mohou vyžadovat okamžitou a osobní odpověď. Zde přicházejí filtry Gmailu.

V Gmailu můžete předávat e-maily pouze na potvrzené e-mailové adresy. Pokud chcete předávat e-maily kolegovi, budete potřebovat jejich pomoc. Klikněte na ozubené kolo v pravé horní části doručené pošty v Gmailu a vyberte možnost Nastavení, a přepněte na Přeposílání a karta POP / IMAP. Klikněte na ikonu Přidejte adresu pro přesměrování , zadejte e-mailovou adresu pro přesměrování a klikněte na další pro spuštění potvrzovacího e-mailu. Váš kolega obdrží kód a pokyny, jak žádost potvrdit. Pokud vám předají e-mail, můžete také sami zadat potvrzovací kód a ověřit jejich e-mailovou adresu.

Chcete-li filtr nastavit, rozbalte možnosti vyhledávání nad doručenou poštou v Gmailu. Do e-mailu zadejte e-mailovou adresu odesílatele z pole nebo klíčová slova v předmět nebo má slova pole. Můžete přidat několik e-mailových adres a použít operátory vyhledávání, abyste byli lepší při hledání náplně s vyhledávacími stroji: Boolean Search Logic Explained Lepší při hledání věci s vyhledávače: Boolean Search Logic Explained To vyžaduje tisíce serverů Google půl sekundy na dotaz přibližně 50 miliard indexovaných stránek, skenování pouze první stránky s výsledky vyhledávání vám zabere výrazně déle. Navíc ... pro připojení více klíčových slov.

Klikněte na vytvořit filtr s tímto vyhledáváním v pravém dolním rohu a v dalším okně vyberte akci. V níže uvedeném příkladu jsem vybral e-mailovou adresu pro přeposílání a na přeposlaný e-mail jsem použil štítek. Pokud uděláte totéž, můžete rychle identifikovat zaslané e-maily na základě jejich štítků, jakmile se vrátíte z dovolené.

Místo předávání e-mailů můžete také nastavit vlastní předpřipravenou odpověď E-mail rychleji a lépe s předpřipravenými odpověďmi E-mail rychlejší a lépe s předpřipravenými odpověďmi Nemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Mysli ... na konkrétní odesílatele nebo témata. Yaara dříve vysvětlila, jak přesně to funguje.

Závěrečné přípravy před odjezdem

Bylo by docela zklamáním, kdyby váš pečlivě nastavený systém selhal. Představte si stres při návratu. Je důležité, abyste si před odjezdem vyzkoušeli zprávy mimo kancelář a vpřed. Můžete použít svou vlastní sekundární e-mailovou adresu a falešné filtry k testování automatických odpovědí, filtrů a útočníků.

Stejně trapné by bylo, kdyby vaše odpověď na dovolenou zůstala aktivní dlouho poté, co jste se vrátili domů. Máte-li seznam úkolů nebo kalendář, vytvořte úkol nebo rozvrh, aby se automatická odpověď a / nebo filtry po návratu vyplyly.

Tady je malá rekapitulace celého postupu od Stevea Dotta:

Co dělat, když se vrátíte

Doufejme, že váš systém fungoval a všechny urgentní e-maily byly vyřešeny vaším přátelským kolegou. Až budete připraveni řešit svou doručenou poštu, postupujte takto:

• Vypněte odpověď na dovolenou.
• Vypněte filtry a vpřed specifické pro dovolenou.
• Projděte si doručenou poštu pomocí strategie Inbox Zero 4 jednoduché kroky k dosažení a udržování Inbox Zero v Gmailu 4 jednoduché kroky k dosažení a udržování Inbox Zero v Gmailu nastíněné výše.
• Zkontrolujte složku Sent nebo štítek, který jste použili, abyste viděli, které e-maily byly přeposílány nebo obdržely předem připravenou odpověď.
• Spojte se s kolegy, kteří zpracovali urgentní e-maily, a požádejte je, aby vás upozornili na rychlost.
• V případě potřeby pokračujte.
• V případě potřeby znovu přihlaste k odběru novinek.

Lze to provést u jiných e-mailových klientů?

Rozhodně. Filtry automatické odpovědi můžete nastavit v Thunderbirdu Jak nastavit Mozilla Thunderbird pro automatické odpovědi a naplánované e-maily Jak nastavit Mozilla Thunderbird pro automatické odpovědi a naplánované e-maily Pokud se e-mail cítí ohromující, může být čas nastavit auto- odpovědi a naplánované e-maily. Zde je postup, jak to provést v Mozilla Thunderbird, mezi platformami, bezplatném a otevřeném zdrojovém e-mailovém klientovi. , které jsme již dříve pokryli. Aplikace Outlook také umožňuje nastavit mimo kancelář oznámení.

Používáte jiného e-mailového klienta nebo máte více tipů pro zacházení s e-mailovými automatickými respondenty? Prosím, promluvte a podělte se o své dotazy nebo postřehy v komentářích!

Image Credit: Inbox Zero by hyperdashery přes Flickr