Jak nastavit e-mail mimo kancelářský respondér v aplikaci Outlook

Co získáte, když zkombinujete dvoutýdenní dovolenou s rušným pracovním životem? Jakmile se vrátíte domů, čeká na vás obrovský projekt - jen proséváte všechny tyto e-maily! Počkejte - proč v aplikaci Outlook nepovolit funkci Mimo kancelář a automatizovat některé z těchto odpovědí za vás?

Tady na MakeUseOf jsme se zabývali tím, jak to udělat v Gmailu, jako například pokyny Tininy dovolené, jak nastavit e-mail mimo kancelář, než vyrazíte na cestu, jak nastavit e-mail, mimo kancelář, než začnete a Trip Nechtěli byste jít na dovolenou s vědomím, že nemusíte kontrolovat svůj e-mail? Pokud se nemůžete spolehnout na pomocníka, když jste pryč, obraťte se na autoresponders v Gmailu. a Markův způsob, jak to provést pomocí e-mailového filtru Vytvořit automatickou e-mailovou odpověď s novým filtrem Gmailu Vytvořit automatickou e-mailovou odpověď s novým filtrem Gmailu. Jediným klientem, kterého jsme dosud nezakryli, je Outlook. Na rozdíl od Gmailu bohužel bezplatná verze Outlook.com nenabízí funkci odpovědi Mimo kancelář. Pokud však máte aplikaci Outlook 2010 a účet na serveru MS Exchange - který mnoho společností poskytuje zaměstnancům - máte štěstí.

Použití aplikace Mimo kancelář v aplikaci Outlook

Společnost Microsoft velmi zjednodušila nastavení automatizovaného systému, který bude odesílat okamžité odpovědi každému, kdo vám pošle e-maily, když jste mimo kancelář. Nezáleží na tom, zda je to pouze během 24 hodin nebo během 2 týdnů dovolené, můžete nakonfigurovat klienta aplikace Outlook tak, aby odpovídal přesně, jak chcete, a přesně po dobu, po kterou jej potřebujete..

Chcete-li se k tomuto nastavení dostat v aplikaci Outlook 2010, pod tlačítkem Logo Windows vyberte možnost Info. Zde uvidíte velké tlačítko, které čte “Automatické odpovědi” s ikonou dveří a šipkou.

Klepnutím na tlačítko Automatické odpovědi spustíte aplikaci Outlook mimo kancelář. Vyskakovací okno, které uvidíte, je mnohem pokročilejší, než si můžete uvědomit. Na první pohled je to rychlý způsob, jak to povolit “Odeslat automatické odpovědi” a jednoduše zadejte rychlou poznámku, že aplikace Outlook automaticky za vás pošle kohokoli, kdo vám pošle e-maily. Každý uživatel Google+ vám může nyní zasílat e-maily v Gmailu (a zde je návod, jak to zakázat) Každý uživatel Google+ vám může posílat e-maily v Gmailu nyní (a Zde je postup, jak to zakázat) Od dnešního dne vám bude moci každý uživatel Google+ poslat zprávu ve vašem Gmailu. Chcete-li odeslat zprávu, stačí přidat tuto osobu na Google+. .

Při bližší prohlídce však zjistíte, že je zde mnohem více funkcí, než se setká s okem.

Nejprve si můžete definovat konkrétní časové období pro aktivaci funkce automatické odpovědi, takže když se vrátíte z dovolené, nemusíte se bát zapamatování, abyste ji vypnuli!

Také si všimnete, že existují dvě karty. Na levé straně je nastavena automatická odpověď. Neposílejte mi text: automatické odpovědi na textové zprávy, když jste zaneprázdněni Neposílejte mi text: automatické odpovědi na textové zprávy, když jste zaneprázdněni, pouze pro lidi, kteří vám posílají e-maily zevnitř společnost.

Karta vlevo je místem, kde můžete nastavit konkrétní odpověď pro kohokoli, kdo vám pošle e-maily z vaší společnosti.

Nastavení e-mailových pravidel

Ve spodní části tohoto okna si všimnete, že je zde zdánlivě nevýznamné malé tlačítko “Pravidla… ”

Toto tlačítko je ve skutečnosti docela významné, protože vám umožňuje dále definovat, jak bude aplikace Outlook automaticky odpovídat definováním konkrétních lidí, slov v předmětu nebo těle, nebo zda byl e-mail odeslán přímo nebo CC'd.

Zde můžete vytvořit velmi specifická pravidla. Můžete například vytvořit pravidlo, že pokud vám vaše matka pošle e-mail, můžete tento e-mail přeposlat na osobní účet, který budete sledovat během vaší dovolené (nebo jej poslat přímo do koše, v závislosti na vašem vztahu s vaší matkou)..

Po kliknutí na ikonu se to stane ještě zajímavějším “Pokročilý… ” tlačítko.

Zde můžete definovat více podrobností o tom, na které zprávy chcete odpovědět jiným způsobem, než je standardní automatická odpověď. Můžete si vybrat zprávy nad nebo pod určitou velikostí, kdy byly přijaty, jejich úroveň důležitosti a další.

Vytvořte odpověď mimo kancelář pomocí e-mailových pravidel

Saikat poskytl několik tipů na používání filtrů Outlook MS Outlook Tip: Jak automaticky organizovat příchozí e-maily MS Outlook Tip: Jak automaticky organizovat příchozí e-maily dříve, a Jack udělal totéž pro Google, Hotmail a Yahoo filtry Jak nastavit e-mailové filtry v Gmailu , Yahoo Mail a Outlook Jak nastavit filtry e-mailů v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook Filtrování e-mailů je váš nejlepší nástroj k udržení čistoty a organizování doručené pošty. Zde je návod, jak nastavit a používat e-mailové filtry v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook. . Pokud o tom přemýšlíte, odpověď Mimo kancelář je ve skutečnosti alternativní verzí toho, co byste mohli udělat, kdybyste klikli na Spravovat pravidla z nabídky aplikace Outlook.

Pomocí Průvodce pravidly přejděte na možnost a zkontrolujte zprávy “přijaté ve specifickém rozsahu dat”.

Definujte toto časové období jako od okamžiku, kdy se vydáte na dovolenou, do okamžiku, kdy se chystáte vrátit domů.

Nakonec vše, co musíte udělat, je definovat, jakou odpověď nebo akci chcete, aby pravidlo provedlo, když příchozí zprávy splňují tato kritéria, a v podstatě máte mimo kancelář!

Jak vidíte, není důvod, proč nemůžete odpovídat na e-maily, i když jste na dovolené! Jediné, co musíte udělat, je udělat si sdělit aplikaci Outlook, jak byste chtěli, aby vám odpověděla, a lidé si budou myslet, že jste stejně produktivní, jako jste kdy byli, dokonce i když sedíte na pláži popíjející margaritu.

Jakými kreativními způsoby používáte aplikaci Outlook Out of Office Responder? Máte nějaké dobré tipy nebo příběhy? Sdílejte je v sekci komentářů níže!

Image Credits: robot hand Via Shutterstock