Jak napsat perfektní profesionální e-mail (zálohovaný daty)

Psaní efektivních e-mailů se zdá dost snadné. Pokud však chcete, aby vaše e-maily fungovaly ještě lépe, mějte na paměti následující pravidla podporovaná vědou.

V minulosti jsme uvedli 12 důvodů, proč lidé stále ignorují vaše e-maily. 12 důvodů, proč lidé STILL ignorují vaše e-maily 12 důvodů, proč jsou lidé STILL ignorují vaše e-maily Často se potýkáte s tím, aby lidé reagovali na vaše e-maily? Ukážeme vám, proč lidé mohou ignorovat vaše e-maily a jak je upozornit a reagovat na vaši zprávu. . Dokonce jsme vám poskytli podrobné pokyny, jak zaměstnat lidi, aby odpovídali na vaše zprávy. 6 způsobů, jak zaměstnat lidi, aby odpovídali na vaše e-maily 6 způsobů, jak přimět lidi, aby odpovídali na vaše e-maily jde o e-mail, který povzbudí nebo odrazí osobu, aby stiskla tlačítko „odpověď“ a odpověděla vám. Naučte se pravidla úspěchu e-mailu. . Nyní je však čas podělit se o ještě konkrétnější tipy, které lze napadnout - podpořené daty.

Každý z těchto tipů nezvyšuje pouze šanci na přečtení vašich e-mailů, ale také na to, že z těchto e-mailů obdržíte pozitivní odpověď. To je důležité, protože e-mail je stále hlavní formou komunikace v obchodním světě. Tím, že víte, jak vytvořit efektivní e-maily, dáváte si určitou výhodu oproti svým kolegům.

1. Získejte podmínky pro křestní jméno

Zní to zjevně, ale pokud opravdu chcete, aby lidé věnovali pozornost, když dostanou e-mail od vás, použijte jejich jméno. A používat to vícekrát.

Výzkum publikovaný v roce 2006 ukázal, že několik oblastí mozku “ukazují větší aktivaci na vlastní jméno”, což dokazuje “slyšení vlastního jména má jedinečnou aktivaci mozku”.

Používání jména příjemce v předmětu e-mailu a tělo e-mailu je proto psychologický trik, který může upoutat pozornost. Uzavírání s “Doufám, že se od vás brzy uslyším, Stan” je mnohem efektivnější než jen “Doufám, že se brzy ozveš”.

2. Přijměte Haló efekt

Lidé jsou ovlivňováni lidmi, kterým důvěřují. Pokud vám manažer radí, abyste se spojili s ředitelem vaší společnosti, pojmenujte jej ve svém úvodním e-mailu. Chladné e-maily jsou příšerné. Dokázání, že máte podporu někoho, komu váš příjemce důvěřuje, je proto nesmírně důležité.

To je částečně způsobeno teorií zvanou Haló efekt. To je druh potvrzení zkreslení. V tomto případě by zaujatost pravděpodobně zlepšila celkový dojem režiséra vy jednoduše kvůli jejich příznivému dojmu vedoucího, který vás doporučil.

Nemusíte se však držet zmiňování nadřízených. Čerpání z názorů a nápadů odborníků, zákazníků, společných přátel a davů může také posílit váš e-mail, za předpokladu, že příjemce hodnotí názory lidí, na které odkazujete.

3. Buďte naštvaní nebo šťastní. Ale nikdy neutrální

Když Bumerang, přední aplikace Gmailu, analyzovala její data a zjistila, že je něco neuvěřitelně zajímavého. “Jedním z nejvýznamnějších faktorů při určování míry odezvy je, jak pozitivní (slova jako velká) nebo negativní (slova jako špatná) jsou slova ve zprávě”.

Oba mírně pozitivní a negativní e-maily obdržely o 5-15% více odpovědí než neutrální e-maily. Jak již bylo řečeno, extrémně nepřátelské e-maily 10 e-mailových tipů pro řešení rozzlobených, trolejských nebo hrubých e-mailů 10 e-mailových tipů pro vyřizování rozzlobených, trolejských nebo hrubých e-mailů Je neuvěřitelně frustrující zkontrolovat vaši e-mailovou schránku a najít pouze nenávistnou zprávu. Proč se lidé ve světě chovají takto? S tím řekl, měli byste se naučit, jak se bránit, zatímco ... obdržel stěží jakoukoli odpověď. Také příliš lichotivé e-maily nevedly k lepšímu výkonu. Jinými slovy, překonejte své pocity, ale nepřekonávejte.

4. Udržujte to krátké (Ale jak krátké?)

Já vím, já vím. Výjimky z toho budou. Jeden z mých oblíbených mozkových stránek Inteligentní obsah v roce 2016 s těmito 35 stránkami Inteligentní obsah v roce 2016 s těmito 35 stránkami Všichni bychom měli těchto 35 stránek číst častěji. Pokud jste unavení z hloupého obsahu, dělejte věci v tomto nadcházejícím roce s tímto super seznamem trochu přemýšlivější. , Brain Pickings odesílá neuvěřitelně dlouhé e-maily, které jsou potěšením číst. Celkově však data naznačují, že byste se měli vyhnout zdlouhavým e-mailům.

Ve skutečnosti, spolu s informacemi o typech slov, která byste měli použít ve svých zprávách, Boomerang také našel “ideál” délka e-mailu. Na základě své analýzy 40 milionů e-mailů zjistili, že ty, které neobsahují více než 50–175 slov, měly největší šanci na obdržení odpovědi (49–50%). Tuto skutečnost podporují také zjištění studie MIT z roku 2010.

Toto je rada pro šalvěje, ale není to vždy praktické. Lekcí je však udržovat vaše e-maily stručné. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je přihlásit se k odběru filozofie Five Sentences a nikdy neposílat e-maily delší než pět vět. Jako investor a autor Guy Kawasaki řekl Entrepreneur.com, “méně než pět vět je často náhlé a hrubé, více než pět vět ztrácí čas.”

5. Použijte slovo “Protože”

Pokud máte odvahu požádat někoho, aby pro vás něco udělal, alespoň mu to řekněte proč. To jsme věděli od 70. let, kdy profesorka psychologie na Harvardské univerzitě zveřejnila Ellen Langer studii zdůrazňující význam slova “protože”.

Příliš často dostáváme e-maily, které prostě vyžadují něco (“Můžete mi poslat tu zprávu do 14:00?”), aniž by vysvětlili proč. Ale zavedením slova “protože” na naši žádost (“Můžete mi poslat tuto zprávu do 14:00, protože je třeba ji upravit do 17:00), šance na dodržování předpisů se zvyšují.

Podle této studie by to mohlo být proto, že “lidé pokračují v „automatickém“ chování… jako forma heuristiky nebo zkratky. A když slyšíme slovo „protože“ následované důvodem (bez ohledu na to, jak je tento důvod chromý), způsobuje to, že se budeme řídit.”

6. Nenabízejte více než 3 možnosti

Volba Paradox je místem, kde máme tolik možností, že jsme ochromeni. Chcete-li zajistit, aby vaše e-maily nevedly k výběru paradoxu, zkuste nenabízet více než tři možnosti.

Lidská mysl miluje kouzlo tří. Proto dáváme na olympiádě tři medaile. Analyzujeme věci z hlediska optimistických, realistických a pesimistických (nebo vysokých, středních a nízkých). A to je důvod, proč se na ekonomických trzích často dozrávají pouze tři hlavní konkurenti.

Pokud jde o rozhodování, rádi se také spoléháme na tři důvody nebo tři možnosti. To se ukázalo prostřednictvím výzkumu s názvem Když tři kouzla, ale čtyři budíky, provádí dva behaviorální vědci. Pokud používáte e-mail, organizujete schůzku nebo hovor, zkuste poskytnout pouze tři možnosti času a data. Případně můžete použít nástroj pro plánování schůzek, jako je Doodle, který jsme zkontrolovali Doodle Odstraňuje frustrace z plánování schůzek nebo událostí Doodle Odstraňuje frustrace z plánování schůzek nebo událostí Často plánujete schůzku nebo událost pro skupinu lidí, na které se dohodnou může být tak frustrující a časově náročné, jako najít své děti ztracené v rušném obchodě. Webová anketa webová aplikace,… v minulosti.

7. Napište na úrovni třetího stupně

Úroveň vašich e-mailů na úrovni čtení může mít obrovský vliv na vaše odezvy. Podle společnosti Boomerang měly e-maily napsané na úrovni čtení na vysoké škole jen 39%. Nejúčinnějším stupněm čtení byl třetí stupeň, který dosáhl 53% míry odezvy.

Úroveň čtení je hlavně při pohledu na “počet slabik ve vašich slovech a počet slov ve vašich větách.” Chcete-li tedy zvýšit míru odezvy, udržujte krátké věty i slova. Chcete-li zkontrolovat stupeň čtení vlastních e-mailů, zkopírujte je a vložte do nástrojů, jako je například čitelnost-skóre nebo editor Hemingway..

8. Korektury textu

U delších e-mailů je to samozřejmé, ale u kratších e-mailů je korektura často přehlížena. To je špatný nápad.

Ve studii z roku 2001 Larry Beason ukázal, že chyby v psaní (včetně pravopisných a gramatických chyb, stejně jako logické chyby) mají několik negativních dopadů na vnímání spisovatele.

Když si čtenář všimne chyby, automaticky vytvoří předpoklady o autorovi. V této studii byly nejčastějšími předpoklady, že spisovatel byl vadný myslitel, nikoli podrobný člověk, špatný komunikátor a / nebo špatně vzdělaný.

To jsou některé docela škodlivé atributy, kterým se můžete vyhnout, jednoduše tím, že korigujete Grammarly Lite - rozšíření prohlížeče pro všechny vaše potřeby korektury [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - rozšíření prohlížeče pro všechny vaše potřeby korektury [Chrome, Firefox , Safari] Jak aktuálně kontrolujete, co v počítači zadáváte? Zadejte ho na Google? Vložit do aplikace Word? Nebo používáte korekturní web, do kterého vložíte text? Jsem rozhodně ... každý z vašich e-mailů.

9. Zobrazte čísla jako číslice

Pokud jsou ve vaší zprávě důležitá čísla, jako jsou statistiky, data, data, čas atd., Zobrazte je spíše jako číslice, než aby je zadávaly (12, místo dvanácti).

Studie zaměřené na sledování očí ukázaly, že oči čtenáře obecně skenují text, zatímco “číslice často zastaví putující oko”. To je proto, že “čísla představují fakta”. Čísla jsou tvrdá data, která si mysl dokáže rychle vybrat. Čtenářova mysl předpokládá, že tato čísla jsou důležitou součástí zprávy.

Při vytváření vlastních e-mailů mějte toto na paměti. Pokud jsou čísla důležitou součástí vaší zprávy, zobrazte je jako číslice, aby vaše čtenář mohl filtrovat důležité informace od nedůležité.

Jak pro vás e-mail fungovat

Ve většině pracovních míst jsou e-maily klíčovou součástí komunikace s našimi kolegy. Ať už posíláte 10 nebo 100 e-mailů denně, vědět, jak vytvořit efektivní zprávy, je dovednost, kterou se musíte naučit.

Jak vidíte shora, není to těžké. Malé změny, jako je zkrácení e-mailů, korektury nebo změna emocí vašeho psaní, mohou mít velký dopad. A s bezplatnými nástroji pro zlepšení e-mailu 5 nástrojů, které vám mohou pomoci psát lepší e-maily 5 nástrojů, které vám mohou pomoci psát lepší e-maily Každý se stále snaží vyřešit problém s e-mailem. Pojďme tedy také hovořit o nejzákladnějším zvyku všech - o umění psát lepší e-maily. S pomocí několika skvělých nástrojů. na pomoc, není omluva.

Tyto šance mohou nejen zvýšit pravděpodobnost, že si vaše e-maily všimnou a budou na ně reagovat, ale také pomohou kultivovat vylepšený profesionální obraz sebe sama.

Jaké změny jste provedli ve způsobu psaní e-mailů, které zlepšily jejich účinnost? Rádi bychom to slyšeli!

Image Credits: Hug od Hernán Piñera (Flickr), otazník od Marco Bellucci (Flickr), příklad korektury značky Volkspider (Flickr), e-mail od Dennisa Sklaye (Flickr)