Jak mohou vaše e-mailové zprávy přimět lidi, aby vás milovali nebo nenáviděli

Vím, že si myslíte, že víte, jak napsat dobrý e-mail. Jak psaní úžasných e-mailů může dále zvýšit vaši kariéru Jak psaní písemných úžasných e-mailů může dále zvýšit vaši kariéru Odesílání profesionálních e-mailů přináší nehmotnou podporu vaší online (i offline) reputaci. Konečným měřítkem rafinovaného zasílání e-mailů je, pokud můžete zabalit práci nebo vystoupit na koncertě jen s impozantním e-mailem…, ale rád bych vám chvilku řekl, opravit způsob, jak napsat e-mail. Jak se vám tato věta cítila? Druh, jako bych s tebou mluvil, jako by jsi byl tříletý, že? Tak snadno může e-mail urazit lidi.

Pokud se chcete pozitivně setkat - jako týmový hráč, kompetentní vůdce nebo důvěryhodný přítel - slova, která si vyberete, a způsob, jak je spojíte, mají obrovský dopad. To je ještě důležitější v e-mailu, protože na rozdíl od telefonního rozhovoru nebo videochatu nevidíte tvář osoby. Nemůžete vidět úšklebek, když vydávají sarkasmus, nebo záhyb na čele, protože je něco, co jste právě řekli, je pletou. Někteří lidé si myslí, že to je důvod, proč technologie jako e-mail a sociální sítě poškozují společnost. Negativní dopad stránek sociálních sítí na společnost [Stanovisko] Negativní dopad stránek sociálních sítí na společnost [Stanovisko] Mám účty na několika sociálních sítích a utrácí příliš dlouho na ně píšou své vlastní aktualizace a čtou aktualizace ostatních. Baví mě to dělat, být schopen komunikovat s přáteli,… .

S e-mailem jste skoro slepí. Pro některé lidi tento druh funguje dobře, protože jsou druhem lidí, kteří rádi mluví v lidé, spíše než na lidé. Pokud jste pracovali v jakémkoli prostředí, kde je e-mail velmi používanou formou komunikace, pak pravděpodobně víte, že existuje tolik různých “e-mailové osobnosti” které se objeví. Je tu patronizér, nenávistný troll, chronicky mimo téma, negativita pana (nebo paní) ... seznam pokračuje a dále.

Jak tedy víte, zda se ucházíte špatně, aniž byste si to uvědomovali? Jaká pravidla můžete dodržovat, abyste se vždy ujistili, že se setkáváte jako laskavý, otevřený, kooperativní člověk, se kterým se lidé opravdu baví? Následující tipy by vám měly poskytnout náskok k přátelštější a produktivnější e-mailové komunikaci.

Linka mezi důvěrou a arogancí

Lidé, kteří se v e-mailu setkávají jako arogantní, si často neuvědomují, jak se s nimi setkávají. Mnohokrát se jen snaží někoho udělat dojem nebo získat respekt svých kolegů nebo přátel. Ze všech chyb, které lidé dělají - zejména v práci - je to velká. Tolik se snaží nadchnout šéfa, že se mnohokrát stává pokračující hrou vzájemné spolupráce mezi kolegy. Každý chce tuto propagaci a často jediným pohledem na výkon, který manažer vidí, je to, co je uvedeno v e-mailech. Alespoň to je myšlenkový proces.

Problém začíná, když uvidíte slovo “Já” mnoho. “Chci, abychom to začali okamžitě dělat”, nebo “Chci tu být jasný ... ”

Fráze nejsou zaměřeny pouze na sebe. Také se z nich stává diktátorská konverzace. Je to skoro jako vztah rodič-dítě, kde si jeden člověk myslí, že diktuje všechna pravidla, a vy byste měli jen držet hubu a poslouchat.

Nikdo nemá rád, že je na přijímajícím konci toho, a věřte mi, že nechcete být ani na doručujícím konci. Nikdo vás nebude mít rád.

Carmine Gallo, konzultantka a autorka kouzelnických dovedností, napsala, že arogantní lidé mají sklon vyhýbat se očnímu kontaktu. Zdá se, že téměř mluví přes vy, a ne u vás. Je to proto, že se opravdu nestarají o to, s kým mluví, jen to, co musí říci, je slyšet. To se také setkává v e-mailu díky neustálému používání “Já”, s malou pozorností věnovanou tomu, co říkají ostatní, kromě příležitostných povrchních komentářů “oceňuji” váš vstup. Můžete se vsadit, že manažer nebude číst, co píšete, ale bude zaneprázdněn pokusem přijít s čím oni chci říci dále.

Nikdo vás nepotřebuje “Vstoupit”, Velký chlap.

Dalším náznakem, že máte na ruce samonafukovací ego, je, když jste uprostřed e-mailové konverzace, která obsahuje seznam CC několika lidí, a poté se z modré někdo připojí ke konverzaci s frází, “Nechte mě na chvíli vstoupit ... ”

Tady je to, co tento typ formulace, podobný a “Dovolte mi to objasnit ... ” dělá lidem, kteří čtou váš e-mail. Říká jim, že si myslíte, že máte všechny odpovědi. Říká jim, že máte pocit, že byli až do této chvíle zavádějící a nesprávní, a tady jste - hrdina v zářící zbroji na bílém koni - jezdící ve snaze zachránit každého před vlastní hloupostí a nevědomostí.

Skvělá práce, pane Hero - právě jste odcizil každého v týmu pomocí prvních slov svého e-mailu.

Zde jsou některé z nejsilnějších tipů pro zdvořilou, ale profesionální komunikaci.

Buďte čestní a skromní

Známkou skutečného vůdce je ten, kdo nejen uznává, že nemá všechny odpovědi, ale dále uvádí - často a důrazně -, že zaměstnanci jsou ti, kteří mají největší znalosti a dovednosti. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout e-mailem, je CC svého zaměstnance, když o něm posíláte svým nadřízeným a dobře o nich mluvíte. Totéž udělejte, když mluvíte s ostatními členy týmu - mluvte dobře o svých zaměstnancích. Potvrďte, že měli velký úspěch.

Pro lidi, kteří vstoupí do manažerské pozice, může být kontraintuitivní, aby nestavěli oni sami nahoru. Koneckonců, tato pozice je autoritou a může se pyšnit sebevědomím. Většina manažerů má pocit, že k respektování zaměstnanců se musí jevit jako intelektuálně nadřazený. Bohužel ve většině případů je to naopak.

Klást otázky

Zdá se, že jako manažer je zvláštní požádat své zaměstnance o odpovědi namísto toho, aby jim dali odpovědi, ale věřte tomu nebo ne, když lidem pomáháte vyvíjet řešení pro vás, ale také vás nutí, aby vás respektovali. Jakmile splní úkol najít odpověď na problém, nejenže se o sobě budou cítit sebevědomější, ale také si budou pamatovat, že jste to byl ten, kdo je inspiroval k posílení a získání tohoto úspěchu. To je tajemství vedení - soustředit se na úspěch jednotlivců pod vámi, spíše než se soustředit na své vlastní.

Přemýšlejte o tom - jste v jedinečné pozici pro vybudování týmu sebevědomých a úspěšných lidí, kteří pro ně pracují vy. Jen si představte, o kolik více by takový tým mohl dosáhnout, než tým, který je plný lidí, kteří jsou nespokojení a nemotivovaní..

Ale ... Nepoužívejte “Ale”

Další vtipnou taktikou, kterou jsem viděl v e-mailových zprávách manažerů během mých různých cest, je celá rutina návnady a přepínání. To je místo, kde manažer zahajuje e-mail s komplimentem, a pak provede přechod, aby si stěžoval na něco, nebo požádat o další práci. To je obzvláště škodlivé, protože to vyvolává mylný dojem, že se chystáte být čestní a skromní (jak je doporučeno výše), a vy zvyšujete očekávání zaměstnance, že se chystají dostávat poklony, a pak to prostě zničíte děláme pravý opak.

To jsou fráze jako, “Vy se máte skvěle, ale… ”, nebo “Líbí se mi, co jste udělal s tímto diagramem, ale… ”

To je vlastně bastardské dítě z dávných rad, které manažerům poskytuje, že by měli vždy začít s e-mailem, který žádá o něco nebo o něčem kritizovat něco pozitivního “změkčit ránu”. Nechápejte mě špatně, upřímně, toto vlastně funguje. Problém je v tom, že většina lidí neví, jak to udělat upřímně, a místo toho jen narazit jako blahosklonný, pompézní zadek.

Pokud upřímně necítíte, že někdo dělá dobrou práci - stačí obejít prázdné fráze a začít podnikat. Váš zaměstnanec ocení, že se s ním bude zacházet jako s dospělým, nikoli s pěti lety.

Ukaž lidem, na kterých ti záleží

Pokud chcete, aby vás vaši zaměstnanci nebo spolupracovníci ocenili a cítili, že jste autentická osoba, je důležité, abyste byli k lidem upřímní a přímočarí. Být šťastný je skvělý, ale být pozitivní jen kvůli tomu, aby byl pozitivní, se projevuje jako velmi prázdný a sponzorovaný e-mailem. Pokud musíte použít “nejprve řekněte něco pozitivního” při doručování špatných zpráv to udělejte autenticky. Neříkej to “jsi úžasný zaměstnanec”, ale místo toho zmínit něco, co konkrétně udělali, to ukazuje. To jim říká, že skutečně dáváte pozor - záleží na tom, co dělají a co říkají.

Řízení lidí je pravděpodobně jednou z nejtěžších pracovních míst, protože lidská povaha nedůvěřuje a nelíbí autoritu. Když jste v pozici autority, je mnohem důležitější být skromný, autentický a čestný.

Nestačí říct, že se staráte o lidi. Ukaž to.

Není dost důležité říci, že někoho oceňujete. Popište proč.

S e-mailem lidé dělají nejrůznější předpoklady o tom, co říkáte - takže nenechávejte žádný prostor pro nesprávný výklad. Lidé ocení vaši upřímnost a upřímnost - nejen vaši zaměstnanci, ale také vaši kolegové. Pokud to stáhnete dobře, jednoho dne se ocitnete na přijímacím konci a “význačný vůdce” cena.

Jak se snažíte dobře komunikovat s e-mailem? Jaký přístup uplatňujete, abyste zajistili, že nebudete urazit nebo sponzorovat lidi? Sdílejte své vlastní tipy v sekci níže!

Image Credit: Podnikatel egocentrický, podnikatel zakrývající tvář, kolegové diskutující, nadšený šéf, velký podnikatel (vše prostřednictvím Shutterstocku)