Zajistěte, aby zápisy fungovaly, jak během schůzky pořizovat efektivní poznámky

Je to dovednost, kterou málokdo zdokonalil; perfektní minuty schůzky.

Je to známý příběh v nedokonalém světě. Pracujete na projektu zásadního významu v práci. Jedná se o meziresortní záležitost se všemi bolestnými meziresortní politikou, která s tím souvisí. Vzhledem k tomu, že konečný termín se blíží dokončení projektu, naplánujete schůzku se svými kolegy. Po nastavení programu schůzky Snadné vytváření programů schůzek pomocí očekávání schůzek [iPad] Snadné vytváření programů schůzek pomocí očekávání schůzek [iPad] Přestože se nikdo z nás na účast na schůzkách těší, existuje řada užitečných online a mobilních aplikací, například jako AgreeDo, což usnadňuje plánování schůzek. Všechna úspěšná setkání začínají ... a dvě hodiny únavné diskuse skončíte dohodnutým plánem a plánem akce.

A pak dohodnutý harmonogram není splněn a dohodnutý akční plán není proveden. Rozzlobeně zavoláte své kolegy - “Co se tam sakra děje? To není to, co jsme se dohodli”. Jsou neoblomní, že dělají to, co slíbili. Jsou přesvědčeni, že jste ten, kdo se mýlí. A bohužel není nic proti jejich verzi událostí. Netrvalo jste minuty.

Je smutné, že je to jedna z nejdůležitějších dovedností potřebných pro moderní pracoviště. Umožňují vám vytvořit zavedený záznam událostí, na kterých se shodnou všechny strany, a ušetří vám tak bolesti hlavy po celé řadě. Zde je návod, jak si na schůzce pořídit efektivní zápis.

Neberte si minuty

Zní to kontra intuitivně, že? Toto je článek o tom, jak udělat efektivní minuty, a říkám, že byste si je neměli vzít? Jaké to je šílenství?

Je to zatraceně těžké dělat dvě věci současně. Pokud se snažíte sledovat konverzaci během několika minut, pravděpodobně budete dělat špatnou práci alespoň jedné z těchto věcí. A pamatujete si, jak jsem řekl, že zápisy mají být přesnou reprezentací událostí? Jsou to opravdu něco, co byste si neměli dělat.

Když jdete na schůzku, měli byste přinést někoho, kdo se nebude účastnit konverzace, a požádat ho, aby si vzal minuty. To vám umožní soustředit se na konverzaci a můžete si být jisti, že poznámky k schůzce Spolupracujte a upravujte poznámky k schůzkám v reálném čase pomocí Sync.in Spolupracujte a upravujte poznámky k schůzkám v reálném čase pomocí Sync.in Kdykoli budete potřebovat práci s týmem online, nebo i když musíte jen spolupracovat s dalšími kolegy, kteří mohou pracovat na jiných vzdálených místech, bude mít schopnost něco vizuálního vypadat… bude mít dobrou kvalitu. Pokud se účastníte online schůzky (například pomocí WebEx nebo Google Hangouts), proč nevyhazujete zvukové soubory Audacity Record audio zvukovými soubory Audacity Record audio pomocí Audacity a nahrávejte konverzaci pro budoucí použití?

Pamatujte na 5 W

Vzpomeňte si na jednu z vašich kurzů angličtiny na základní škole. Pravděpodobně jste někdy napsal příběh a vy vás učili “5 W” . Pro obnovení vaší paměti jsou to „kdo“, „co“, „kdy“, „proč“ a „kde“ .

Když o tom přemýšlíte, to jsou minuty. Vytváří příběh o něčem, co se stalo, nebo něčem, co se stane. A podobně jako při sestavování zprávy nebo článku musíte doplnit podrobnosti.

Takže, kde byste mohli mít něco takového.

Upgradujte WordPress na 3.7

Mohli byste mít něco jako.

Ben Smith upgraduje WordPress na 3,7 příští týden pro bezpečnostní záplaty.

Mnohem smysluplnější, ano?

… Ale neberte to příliš daleko.

Nikdo se nestará o to, že Ben Smith upgraduje WordPress 3.7 příští týden, protože tento týden je na dovolené v Barbadosu se svou ženou a jeho dvěma dětmi, ale jeho mazlíček Chihuahua Gee-Fee zůstává v místních chovatelských stanicích, zatímco jsou pryč. Proč byste to dali do svých poznámek??

Ano, je důležité vzít na vědomí všechny důležité podrobnosti. Být explicitní je velmi důležité. To znamená, že to neberte příliš daleko tam, kde nahráváte data, která nikomu neprospívají.

Dohodněte se na minutách

Máte tedy tříhodinovou schůzku. Až to skončí, bude se držet v konferenční místnosti pravděpodobně na nízkém seznamu věcí, které byste chtěli dělat. Jsi unavený. Jste žízní. Lidé opouštějí kancelář a jdou domů na teplé postele a americký Got Talent.

Míříš ven? Ne! Pokud jste ručně psali své minuty, jdete a pracně je píšete. Jakmile je máte ve formátu, který je nejasně užitečný, pošlete je e-mailem každému účastníkovi. Požádáte je, aby potvrdili, že si přečetli zápisy a že jsou s obsahem spokojeni.

To objasňuje úlohu, kterou musí mít každá osoba, a také její povinnosti, a pokud má někdo nesouhlas s oficiálním záznamem událostí, může ji napravit. Společné setkání 6 nejlepších bezplatných nástrojů pro online setkání pro spolupráci s vaším týmem 6 nejlepších bezplatných nástrojů pro online setkání pro spolupráci s vaším týmem Malé týmy nepotřebují pro spolupráci drahé podnikové aplikace. Zde je šest fantastických nástrojů, které můžete použít ke správě dat svého týmu, komunikace a dalších. Zdarma. díky tomu se ukazuje lépe.

Naučte se zkratku

V závislosti na tom, koho se zeptáte, je zkratka buď skvělý způsob, jak rychle zapsat věci, nebo je to forma šifrování, která je odolná i vůči zvědavým očím NSA. Ať už se o tom cítíte, je to užitečná dovednost mít ve svém známém arzenálu.

I když je docela zastrašující se na něj dívat, shorthand není příliš obtížné nahrnout se. Nahrazuje běžné konstrukty psaní symboly a zkratkami, což vám umožňuje psát stovky slov za minutu. To o tom musí říci Kim Fletcher, předseda Národní rady pro vzdělávání novinářů.

Pokud máte zkratku, najdete nabídku velmi rychle. Jdete dovnitř s magnetofonem nebo digitálním rekordérem, a pokud jste tam strávili hodinu s rekordérem, musíte projít hodinu pásky, což trvá docela dlouho

Existuje mnoho systémů pro psaní zkratek, přičemž systémy založené na abecedě (AlphaHand atd.) Patří k nejrychlejším, zatímco Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary dělají zápisy práci: Jak pořizovat efektivní poznámky během schůzky. Vezměte si efektivní poznámky během setkání Je to dovednost, kterou málokdo zdokonalil; perfektní minuty schůzky. Záznam událostí vám ušetří bolesti hlavy po celé řadě. Zde je návod, jak si na schůzce pořídit efektivní zápis. a New Era Pitman je nejrychlejší ze svazku. Hrajte si s několika a najděte si, co se vám líbí! Zjistil jsem, že tento web je nesmírně užitečný při odstraňování rozdílů mezi každou z mnoha metodik tam venku.

Struktura poznámek

Když si píšete poznámky, čmáráte pracovní postup nebo chodíte na plný Buzzfeed a zařazujete jej do seznamu? Účinnost vašich poznámek zcela závisí na tom, jak strukturujete informace, které zaznamenáváte.

Zaznamenáváte kroky nebo dělají poznámky o akcích, které lidé v budoucnu učiní? Zde mohou být užitečné odrážky. Děláte podrobné záznamy o události, která se dříve odehrála? Možná budete chtít použít styl, který je svou povahou více paragrafický.

Cítíte se umně? Další technikou, kterou byste mohli považovat za užitečnou, je vizuální psaní poznámek. Zde přidáte kontext do textu přidáním barev, grafiky a obrázků. Přidáním ilustrací můžete přidat další informace, aniž by byly vaše poznámky příliš „slovní“.

Nakonec budete rádi, když víte, že tam jsou některé nástroje, které dělají ze strukturování vašich poznámek doddledle. Společnost Microsoft má spoustu šablon aplikace Microsoft Word pro zápis minut na schůzce. Ty by nevypadaly z místa na dusném pracovišti „košile a kravaty“, ale stále mají nějaké barevné postříkání. Také jsem se rozhodl používat SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote je nyní k dispozici pro Mac Move Over TextEdit, Simplenote je nyní k dispozici pro Mac Pokud si jen chcete otevřít nástroj pro psaní a začít psát bez mnoha rušivých zvonků a píšťalky, Simplenote může být právě to, co hledáte. na mé minuty, díky své čisté estetice a vestavěným cloudovým zálohám.

Závěr

Zkrácení minut je velmi jednoduché a je to strategická dovednost pro pořádání efektivních schůzek, které bychom všichni měli zvládnout. Máte nějaké užitečné rady pro psaní poznámek na schůzkách? Dejte mi vědět v komentářích níže!

Obrázek Kredit: Mark Jensen John Benson dpstyles