MS Outlook Tip Jak automaticky organizovat příchozí e-maily

Montážní linka Ford Model T je často uváděna jako světově proměnlivý příklad produktivity. Pravidla aplikace Outlook nemusí mít tu čest, ale pokud je správně vyladěna, je to skvělý nástroj produktivity. Pravidla aplikace Outlook mohou skutečně sloužit jako montážní linka pro všechny vaše příchozí úkoly správy e-mailů.

Představte si pravidla jako dopravní policisté, kteří řídí a přesouvají (e-mailují) provoz a zefektivňují tok. Pravidla jsou specifické sady pokynů, které se aplikují na zprávy za určitých podmínek. Pravidla platí pro zprávy i pro kanály RSS.

Všechna pravidla aplikace Outlook jsou obecně dvou typů - pravidla, která se zabývají uspořádáním e-mailů jejich přesunutím, a pravidla, která vás upozorní, když dojde k nějaké akci.

Nejlepší na pravidlech je to, že je lze aplikovat selektivně, aplikovat v kombinaci, automaticky spustit nebo dokonce spustit ručně. Přemýšlejte o tom, kdybychom neexistovali pravidla, museli bychom trávit značný čas proséváním e-mailů ručně jeden po druhém.

Jednou z nejčastěji používaných aplikací pro pravidla je situace, kdy chcete organizovat e-maily v aplikaci Outlook a přesouvat e-maily do složek automaticky, jakmile přistanou ve složce Doručená pošta. Zřejmou výhodou automatického posunování e-mailů je čistota a organizace. Toto pravidlo je nejvhodnější pro e-maily, které přicházejí často - jako jsou informační bulletiny, aktualizace e-mailů nebo zdroje. Takové e-maily se obvykle uchovávají “˜úložiště 'pro pozdější čtení.

Vytvoření osobních složek pro tyto e-maily je tedy první věc, další je vytvoření systému pro automatické uspořádání těchto e-mailů do těchto složek..

1. Nastavte složku nebo složky pro ukládání e-mailů (např. Job, Family, Pals, Newsletters atd.).
2. Pravidlo můžete vytvořit přímo ze zprávy. Klepněte pravým tlačítkem myši na e-mail, který chcete automaticky přesunout do speciální složky. Klikněte na Vytvořit pravidlo.
3. V okně Vytvořit pravidlo, které se otevře, můžete zaškrtnutím příslušných políček vybrat jednu nebo více podmínek a akce následných akcí. Jak je vidět, můžete si e-mail prohlédnout podle adresy odesílatele (nebo distribučního seznamu), předmětu a / nebo příjemce. Můžete také nastavit zvukové upozornění nebo plochu Upozornění na novou položku pro příchozí poštu. Chcete-li přesunout e-mail do konkrétní složky, zaškrtněte políčko Přesuňte položku do složky. Klikněte na Vybrat složku vyberte složku nebo klikněte na Nový za nový.
4. Klikněte na OK potvrdit nové pravidlo. Všechny e-maily splňující nové pravidlo budou od nynějška automaticky přesunuty do složky. Pokud chcete pravidlo okamžitě spustit, zaškrtněte políčko Toto pravidlo nyní spusťte u zpráv, které se již nacházejí v aktuální složce.
5. Pravidlo můžete dále doladit kliknutím na Pokročilé možnosti. Průvodce pokročilými možnostmi umožňuje vybrat další podmínky, vybrat řadu akcí, které se s nimi mají provést, a vybrat výjimky z pravidel, pokud existují.Nastavení pravidel končí na poslední obrazovce, kde můžete určit popisný název pravidla, zapnout jej a zkontrolovat, zda nedošlo ke změnám..

   

   Takže, přemýšlel o zajímavých hrách s pravidly? Podívejme se ... můžete přesouvat e-maily s přílohami do jiné složky, ale s výjimkou, že je to v rámci nastavené velikosti. Dalším dobrým užitkem je přiřazení úrovně priority pro příchozí poštu, takže se můžete nejprve vypořádat s nejdůležitějšími a zbytek nechat na později.

Případně místo výběru jediné zprávy pro spuštění nového pravidla můžete také začít vytvářet pravidlo od nuly pomocí průvodce jeho otevřením z Nástroje - Pravidla a upozornění - Nové pravidlo.

V kroku 1: Vyberte šablonu. Pod položkami Zůstaňte v pořádku, vybrat Přesuňte zprávy od někoho do složky.

V kroku 2: Upravte popis pravidla - klikněte na podtržený odkaz pro lidé nebo distribuční seznam nastavit Z filtr adresy. Poté kliknutím na odkaz určené složky nastavíte cílovou složku.

Další sekvence kroků jsou stejné jako v tabulce Pokročilé možnosti kouzelník.

Na vašich e-mailech lze provádět řadu zajímavých automatických akcí pomocí kombinace různých pravidel. Pamatujte, že pravidla jsou prováděna v pořadí, jak je uvedeno v Pravidla a upozornění box. Pravidla lze kdykoli upravit a také změnit jejich pořadí.

Okamžité tipy?

Pro rychlejší zpracování zkombinujte některá pravidla s běžnými akcemi a uspořádejte pořadí, ve kterém mají být spuštěna. Ve zvláštních případech můžete nastavit Zastavte zpracování akce po spuštění konkrétního pravidla.

Pravidla jsou rychlejší způsob, jak lépe spravovat e-maily a udržet některé aspekty vaší doručené pošty na auto-pilotu. Pravidla aplikace Outlook 2007 jsou flexibilní způsob, jak uvolnit spoustu úkolů pro správu e-mailů. Používáte pravidla jako nástroje zvyšující produktivitu? Jaké jsou některé z jedinečných případů, na které je aplikujete?

Více se dozvíte na videu Microsoft How-to video zde.