Uspořádejte si doručenou poštu Gmail lépe pomocí ActiveInbox

Denně odesíláme a přijímáme mnoho e-mailů. Mnoho zpráv, které dostáváme, jsou důležité ty, které vyžadují nějakou další akci nebo odpověď - ale většina těchto e-mailů je automatická oznámení a aktualizace z našich sociálních sítí a předplatného. Jak dávat smysl tomuto nepořádku? Jak nám v tom nepořádku neunikne něco opravdu důležitého?

Existuje mnoho způsobů, jak. Například můžete použít naplánovaná připomenutí, na které nikdy nezapomenete odpovědět na e-mail znovu pomocí naplánovaných připomenutí, nikdy nezapomenout na odpověď na e-mail znovu pomocí naplánovaných připomenutí, abyste nezapomněli znovu kontaktovat osobu. Nebo můžete naplánovat e-maily a zpoždění odpovědí v Gmailu Jak naplánovat e-maily a zpoždění odpovědí v Gmailu s Boomerang (400 pozvánek) Jak naplánovat e-maily a zpoždění odpovědí v Gmailu s Boomerang (400 pozvánek) nebo použít Prioritní poštu Gmail Prioritní doručená pošta Gmail řeší Problém Bacn Prioritní pošta v Gmailu řeší problém Bacn a snižuje nepořádek.

Tento příspěvek se zaměřuje na jeden takový nástroj, který vám pomůže lépe uspořádat doručenou poštu v Gmailu (s využitím všech výhod štítků Gmailu). ActiveInbox, formálně známý jako GTDInbox a GTDGmail, je praktický společník Gmailu, který umožňuje správné používání štítků Gmailu, aby vám pomohl lépe uspořádat vaši doručenou poštu.

Krok 1: Instalace a nastavení ActiveInboxu

První věc, kterou budete muset udělat, je instalace nástroje. Je nainstalován jako běžný doplněk prohlížeče a lze jej spouštět v FireFoxu a Google Chrome.

Po instalaci nástroje budete muset vytvořit první štítky stavu, které vám pomohou převádět e-maily na úkoly. Stavové štítky jsou normální štítky v Gmailu - můžete je přidat nebo odebrat později podle svých potřeb, jakmile začnete používat ActiveInbox.

Po dokončení se v horní části každého e-mailu zobrazí následující panel úloh:

Hraní s novými typy štítků

V zásadě to, co tento nástroj dělá, je uspořádání vašich stávajících štítků, aby se vaše doručená pošta snadněji spravovala. Můžete to vidět v akci v tomto videu:

Štítky stavu

Pomocí tohoto nástroje budete vyzváni, abyste označili každou zprávu pomocí hlavních tří stavové štítky:

• Akce: Sledujte důležité e-maily až do dokončení úkolů;
• Někdy: Sledujte e-maily, které nevíte, jak se vypořádat, ale máte pocit, že jsou příliš důležité na to, aby byly zcela odstraněny nebo ignorovány;
• Čekám na: Sledujte e-maily, na které chcete odpovědět v nejbližší budoucnosti.

Jakmile vyberete některý ze stavů, bude zpráva sledovatelná prostřednictvím postranního panelu ActiveInboxu.

Toto je klíč k bezpečnému vyprázdnění doručené pošty: zadejte stav e-mailů, které lze použít, archivovat je a pomocí postranního panelu je sledovat, dokud nejsou kompletní..

Nyní můžete rychle načíst seznam zpráv, které například čekají na odpověď, a dokonce je zobrazit v rozbalovací obrazovce:

Odtud můžete také změnit stavový štítek nebo archivovat e-mail jako hotový nebo přeskočený.

Projekty a reference

Zatímco stavové štítky kategorizují e-maily jako úkoly podle toho, jaké akce vyžadují, projekty mají za cíl tematicky uspořádat vaše zprávy. Existující štítky můžete změnit na projekty nebo vytvořit nové:

Účelem referenčních štítků je usnadnit načítání vašich zpráv později, např. R / MeetingNotes, R / Faktury, R / Příjmy.

Procházet e-maily efektivněji

Kromě toho, že vám pomůžeme uspořádat vaši doručenou poštu, nástroj také přidává několik pěkných funkcí, které vám umožní rychlejší nahlédnutí do každé konkrétní e-mailové konverzace:

• Viz 'předchozí e-maily'pro zobrazení psaní / odpovědi
• Procházet příbuzný e-maily v zobrazení konverzace
• Viz 'Historie kontaktů'klikněte pravým tlačítkem myši na kontakt
• Náhled e-mailů ve složce Doručená pošta a výsledky vyhledávání kliknutím pravým tlačítkem

Preference

Nejlepší věc na nástroji je, že jej můžete použít “tolik, kolik chcete”. Předvolby ActiveInbox skrývající se za odkazem About & Help na postranním panelu umožňují nastavit každý kousek rozsahu funkcí nástroje:

Tipy a triky

Celkově vzato tento nástroj odvádí skvělou práci a pomáhá vám pochopit vaši doručenou poštu v Gmailu (nebo Google Apps). Zde je několik užitečných tipů, jak toho co nejlépe využít (Poznámka: většinu z nich můžete s Gmailem dělat i bez nástroje, ale s ActiveInboxem to vypadá mnohem zábavněji):

• Nekontrolujte svou doručenou poštu vícekrát denně a neodpovídejte na každou novou - je to neefektivní. Lepší nastavení stavových a projektových štítků, aby se vaše doručená pošta tříděla sama o sobě.
• Nikdy nezapomeňte sledovat: nechte své e-maily viset v “Čekám na” složku, dokud nebudete slyšet zpět.
• Nastavení filtrů Gmailu pro všechny “servisní oznámení” e-maily (oznámení na Facebooku, aktualizace Twitteru atd.), které je automaticky vloží do zvláštního štítku a archivují. Tímto způsobem je můžete číst, kdykoli chcete, ale vaši poštovní schránku neucpávají.

Myslíte si, že vám tento nástroj pomůže uspořádat doručenou poštu? Prosím, podělte se o své myšlenky!