Měli byste používat dokumenty PDF nebo Microsoft Office? Pro a proti

Všichni se setkáváme s dokumenty PDF každý den - jedná se o formát, ve kterém lze provádět výpisy z bank, instrukční manuály, online zprávy a mnohem více.

Ale je to vždy ten nejlepší formát? Jak víte, zda byste měli používat dokument PDF nebo jeden z typů souborů sady Microsoft Office?

Pokud jste v quandary o tom, jaký formát použít pro tento účel, pokračujte ve čtení. V tomto článku vysvětlím výhody a nevýhody používání PDF ve srovnání se soubory DOC, XLS a PPT..

PDF: Výhody

Začněme hodnocením výhod dokumentů PDF. Za jakých okolností byste je měli vždy používat?

Samostatný

Pokud produkujete obsah, který chcete distribuovat jiným lidem - například prodejní prezentace, poznámky k přednáškám nebo informační bulletiny - měli byste k odesílání souborů používat formát PDF..

Důvod? PDF jsou samostatná. Samotný soubor obsahuje všechny návrhy formátování, písem a rozvržení. Pokaždé se vykreslí stejným způsobem, aniž by se spoléhali na operační systém, hardware nebo software.

Každý, kdo otevřel dokument Microsoft Word na Disku Google, ví, jak je to důležité. Pokud odešlete soubor DOC jinému uživateli, který nepoužívá stejnou aplikaci nebo nemá nainstalovaná stejná písma, často to bude vypadat chaoticky.

Vysoce kvalitní tisk

Protože jsou dokumenty PDF samostatné, tiskárna je ochotně přijme. Často nepřijímají dokumenty Word Jak tisknout dokumenty Microsoft Office správným způsobem Jak tisknout dokumenty Microsoft Office správným způsobem Zdá se někdy nemožné tisknout dokumenty přesně tak, jak chcete? Můžeme pomoct! Ukážeme vám všechny možnosti tisku a pomůžeme vám vybrat správná nastavení pro dokonale tištěné dokumenty. nebo jiné formáty Microsoft Office.

PDF jsou “To, co vidíte, je to, co dostanete” - ať už stránka vypadá jakkoli na obrazovce, můžete si být jisti, že bude vypadat stejně na fyzické kopii. Obrázky s vysokým rozlišením si zachovají svůj profesionální vzhled a rozvržení stránek nebude ohroženo.

Pokud tedy chcete vytisknout dávku plakátů, letáků nebo dokonce prezentaci PowerPoint, ujistěte se, že před uložením do města soubor uložíte jako PDF.

Více formátů

Ano, můžete importovat odstavce textu do souboru aplikace PowerPoint nebo vložit snímek aplikace PowerPoint do aplikace Excel, ale pokud chcete, aby hotový dokument vypadal slušně, vyžaduje tento proces hodně šťourání. Různé formáty sady Office nejsou ve skutečnosti navrženy pro nespočet formátů a mnoho vložení.

I když váš dokument vypadá dobře na obrazovce, je-li soubor velký, otevření a / nebo uložení může trvat dlouho. Dokumenty PDF mohou snadno podporovat text, téměř každý typ obrázku, vektorovou grafiku, snímky, kód HTML a další.

Interaktivní

Soubory sady Microsoft Office mohou být interaktivní, ale soubory PDF jsou lepší volbou pro formuláře aplikací, formuláře zpětné vazby a další situace, které vyžadují zadání dat. Zde je proč:

• Pevná pole - Není možné, aby koncový uživatel omylem vymazal pole, nesprávně interpretoval, jaká data jsou potřebná, nebo nevynechal otázku.
• Průvodci krok za krokem - Tvůrci mohou přidávat poznámky k okraji, aby uživatele vedli složitými formuláři.
• Vzorce - Můžete si PDF okamžitě vytvořit daň z obratu nebo vypočítat směnné kurzy na faktuře. Excel samozřejmě také umožňuje pracovat s rovnicemi a rovnicemi. 7 zdrojů, které je třeba konzultovat, potřebujete pomoc s formulemi aplikace Excel? 7 Zdroje pro konzultace Excel je zlatý standard tabulky. Pokud jste povinni používat Excel a přesto se s ním musíte seznámit, tyto zdroje vás rychle seznámí se základy a dalšími informacemi. , ale není možné zachovat vzorce při převodu z XLS na PDF.
• Podpis - Některé služby, například Adobe Sign a DocuSign, vám umožňují přidat svůj podpis. Můžete elektronicky podepisovat dokumenty a měli byste? Můžete elektronicky podepisovat dokumenty a měli byste? Možná jste slyšeli, jak vaši tech důvtipní přátelé házejí termíny elektronický podpis i digitální podpis. Možná jste je dokonce slyšeli, jak se používají zaměnitelně. Měli byste však vědět, že nejsou stejní. Ve skutečnosti… ke smlouvám a jiným osobním dokumentům snadným a bezpečným způsobem.

Kompatibilita

Existují výhody pro používání prohlížečů i specializovaných čteček PDF PDF Reader vs. Prohlížeč: Který prohlížeč PDF je pro vás nejlepší? PDF Reader vs. Prohlížeč: Který prohlížeč PDF je pro vás nejlepší? Čtečka PDF je často jedním z prvních nástrojů, které lidé na svůj nový počítač instalují. Není to okouzlující nebo sexy, ale je to důležitý nástroj ve vašem arzenálu produktivity. Nebo je to? .

Nakonec však, pokud má příjemce nainstalovaný prohlížeč ve svém systému, bude moci soubor otevřít. Není tomu tak, pokud odešlete soubor v DOC, XLS nebo PPT. Ne všechna kancelářská apartmá zvládnou všechny formáty.

PDF: Nevýhody a alternativy

Přes tyto zjevné výhody stále existují situace, kdy formát PDF není vhodný. Podívám se na některé z těchto situací a poradí vám, co byste měli místo toho použít.

Skládání textu

Dokumentům PDF chybí výkonné nástroje pro formátování aplikace Microsoft Word a dalších procesorů. Nemůžete upravovat rozložení stránky, písma a další důležité stylové problémy.

Navíc nemají kontrolu pravopisu, gramatiku a další psací pomůcky. Pro psaní textu byste měli použít tradiční textový procesor. Uložte soubor jako PDF pouze tehdy, když jste si jisti, že jste hotovi.

Úpravy obsahu

PDF také není dobrou volbou, když někdo jiný potřebuje upravit nebo přidat další podrobnosti do svého dokumentu. 5 bezplatných nástrojů pro úpravu souborů PDF 5 bezplatných nástrojů pro úpravu souborů PDF PDF jsou všeobecně užitečné. Pokud však jde o úpravy, zaostávají. Jsme zde, abychom vám ukázali nejlepší bezplatné nástroje pro úpravu souborů PDF. . Pokud například zodpovídáte za přidávání textu do dokumentu a v pozdější fázi procesu je za přidávání obrázků zodpovědný někdo jiný, není moudré poslat soubor ve formátu PDF.

Formát nelze svou povahou upravovat. PDF jsou pouze obrazem existujícího dokumentu a ne originálním dokumentem. V nejlepším případě většina čtenářů PDF vám umožní upravovat pouze několik slov najednou.

snímky

Pokud budete muset později znovu použít obrázky z dokumentu, přilepte se k aplikacím sady Office. Bude pro vás těžší - pokud ne nemožné - extrahovat vložené obrázky z dokumentu PDF.

Pokud je nezbytně nutné extrahovat obrázek z PDF, můžete popadnout obrazovku tisku a upravit obrázek v programu Malování - ale nejedná se o efektivní pracovní postup a pravděpodobně ztratíte určitou kvalitu obrazu.

Spolupráce

Aplikace pro vytváření PDF nemají nástroje pro spolupráci. Některé placené nástroje představují funkce, které nejlepší čtečky zdarma 6 nejlepších čteček PDF pro Windows v roce 2019 6 nejlepších čteček PDF pro Windows v roce 2019 Nejlepší čtenáři PDF nestojí žádné peníze. Přečtěte si náš přehled prohlížečů PDF s bohatými funkcemi, které fungují dokonce i v aplikaci Adobe Reader. nezahrnují, ale proces je těžkopádný.

Většina sad produktivity, jako je Microsoft Office 365 a aplikace Disku Google, nyní umožňuje spolupráci v reálném čase na dokumentech. 3 Nástroje pro týmovou spolupráci a spolupráci Microsoft Office Online, které zapůsobí „Společnost Microsoft zavedla nové nástroje pro týmy, aby mohly spolupracovat na dálku a v reálném čase. Ukážeme vám, co vám nemůže uniknout. . Znovu můžete dělat svou práci pomocí tradiční sady, poté uložit do PDF pouze po dokončení dokumentu.

Podělte se o své názory

Doufám, že jsem vám poskytl široký úvod o tom, jak se dokumenty PDF porovnávají s typickými formáty souborů sady Office, a vysvětluji, kdy používat soubory PDF a kdy jim zabránit..

Rád bych slyšel, co dalšího byste do tohoto seznamu přidali. Zmeškal jsem nějaké výhody? Už jsem přehlédl nějaké významné nevýhody? Vaše myšlenky a názory můžete zanechat v okénku s poznámkami níže.

Image Credit: NY Studio přes Shutterstock.com