3 užitečné kancelářské aplikace ke snížení papírování

Svět podnikání je opravdu těžký. Každý vám to řekne. Od chlapů na vrcholu vydělávajících miliard ročně až po málo na volné noze, zastrčené v malé domácí kanceláři. Velká pracovní místa jsou často nejjednodušší. Neexistuje nic jako přistání obrovské smlouvy nebo dokončení této práce, kterou znáte, vydělá vám více práce. Malé věci, jako je správa a kontrola dokumentů, jsou však nepříjemné.

Pro všechny majitele malých podniků a opravdu pro techniky, kteří prostě milují nové aplikace, se kterými si mohou hrát; Zde jsou tři skvělé online kancelářské aplikace, které vám pomohou snížit veškerou administrativu.

Online OCR

Tento nástroj se postará o mnoho nudných přepisů, které musíme všichni občas dělat. Když jsem tento nástroj opravdu používal, často se přepisuji účty a obchodní plány do textového editoru.

Jednoduše řečeno, vezme naskenovaný obrázek dokumentu nebo souboru PDF a převede jej do upravitelného textového dokumentu, jako je MS Word nebo MS Notepad (* .txt soubor). Tato služba je bezplatná - do určité míry. Není vyžadována žádná registrace a každou hodinu můžete převést pět stránek jako neregistrovaný uživatel, což je spousta pro majitele malých podniků. Pro registrované uživatele je prvních pět stránek zdarma, ale poté každá stránka stojí 10 centů. Představoval bych si, že je to jen pro velké firmy, které by skenovaly dokumenty se stovkami stránek v krátkém časovém období.

Již dříve jsme se zabývali dalšími aplikacemi OCR, jako je Varunova recenze JOCR Jak extrahovat text z obrázků (OCR) Jak extrahovat text z obrázků (OCR) Nejlepší způsob, jak extrahovat text z obrázku, je použít optické rozpoznávání znaků (OCR). Ukážeme vám sedm bezplatných nástrojů OCR pro danou úlohu. a Saikat Top 5 bezplatných softwarových nástrojů OCR 7 Nejlepší bezplatné softwarové aplikace OCR pro převod obrázků do textu 7 Nejlepší bezplatné softwarové aplikace OCR pro převod obrázků do textu Chcete software OCR zdarma? Tento článek shromažďuje sedm nejlepších programů, které mění obrázky na text. .

Vyplňte libovolný PDF

Mnoho z nás bude muset vyplnit několik formulářů, když jsou splatná daňová přiznání, jsou vyžadovány pojistné smlouvy nebo dokonce obchodní postupy. Je běžnou praxí přijímat tyto formuláře ve formátu PDF buď e-mailem nebo jejich stažením a následným vytištěním, aby se vyplnilo ručně.

FillAnyPDF je extrémně snadno použitelný online editor PDF formulářů, který vám umožní vyplnit formulář PDF pomocí textového editoru nebo psaní rukou. A co víc, můžete si také vytvořit vlastní formuláře PDF a sdílet je online s ostatními lidmi a požádat o jejich vyplnění pomocí tohoto editoru.

Bezpečnost je samozřejmě velkým problémem při nakládání s důvěrnými formuláři online, takže FillAnyPDF vám dává možnost „zatemnit“ určité oblasti a zviditelnit pouze ty oblasti, pro které je formulář určen. Poslední věc, kterou potřebujete, je někdo, kdo má přístup k vašemu sociálnímu číslu a osobním údajům.

V minulosti jsme diskutovali o různých dalších možnostech. Jedním z nich, který si okamžitě uvědomíme, je Karlova recenze PDFVue a Jacksonova recenze FormulatePro překonání online formulářů s Formulatepro [Mac] Překonání online formulářů s Formulatepro [Mac], což je možnost Mac.

WatchDox

Jak jsme se dotkli výše, zabezpečení obchodních dokumentů je prvořadé. Ale nemůžete přesně dát PDF do kufříku a poutat si ho pro sebe. Je to nepraktické a divné. Navíc jsem si jistý, že každý zloděj, který tě vidí, bude určitě chtít tu kufříku.

Každopádně se jedná o způsob sdílení téměř jakéhokoli dokumentu online v bezpečném prostředí se zamýšlenými příjemci.

Funguje to takto:

1. Nahrajte dokument, zadejte e-mailovou adresu příjemců a v dokumentu nastavte bezpečnostní opatření, jako je vypršení platnosti nebo opona.
2. Přidáte pokyny pro příjemce týkající se dokumentu (volitelné).
3. Poté příjemce obdrží e-mail s odkazem na dokument.
4. Mohou si dokument prohlédnout s registrací nebo stažením čehokoliv.
5. Bez vašeho přímého povolení nemůže dokument zkopírovat nebo stáhnout.
6. Jakmile bude datum vypršení platnosti, dokument bude zničen a nebude již možné jej zobrazit online.

Myslím, že se jedná o jeden z nejlepších způsobů sdílení dokumentů v podnikání v dnešní době, protože jak nám ukázaly vlády a banky na celém světě, CD, e-maily a tištěné dokumenty mají ve zvyku zmizet spolu s tunami cenných hodnot informace.

Doufejme, že díky těmto třem nástrojům bude váš pracovní život trochu plynulejší. Které kancelářské aplikace používáte pravidelně?

Obrázek Kredit: foundphotoslj