5 nejlepších tipů pro řízení projektů pro začátečníky

Vstupujete do pracovní síly nebo do nového zaměstnání u své stávající společnosti jako projektového manažera? Na této pozici se hodně učíme na vysoké škole as programy.

Mnoho částí bytí projektovým manažerem se však učí po cestě a prostřednictvím zkušeností. Pokud přijímáte roli projektového manažera poprvé, zde je jen pět tipů pro řízení projektu, které vám pomohou začít.

1. Použijte správné nástroje

Výběr správných nástrojů pro správu projektů Jak používat Microsoft OneNote pro řízení projektů Jak používat Microsoft OneNote pro řízení projektů OneNote je ideálním nástrojem pro spolupráci při řízení jednoduchých projektů v malých týmech. A je to zcela zdarma. Podívejte se, jak OneNote pomůže vašim projektům vzlétnout! je nesmírně důležité. Tyto aplikace se stanou vašimi nejlepšími přáteli po celý život vašich projektů. Pokud jste stále ve vzduchu, se kterým si můžete vybrat, zde jsou funkce, které byste měli hledat, a návrhy, které můžete prozkoumat.

Snadnost použití

Použití nástroje, které je intuitivní ve svém designu a funkcích, je významnější, než si možná myslíte. Měli byste používat aplikaci, která je pro vás snadno pochopitelná hned z brány.

Přístupnost napříč platformami

Udržet krok s úkoly a stavy projektů je jednoduché s nástroji, které můžete použít v počítači i v mobilním zařízení.

Užitečné funkce

Některé aplikace jsou robustní a plně vybavené. Umožňují vám vytvářet Ganttovy mapy, týmové kalendáře, seznamy úkolů, základní linie, automatizace a mnoho dalšího. Pro profesionální projektové manažery jsou vhodné komplexní nástroje. To zahrnuje aplikace, jako jsou Microsoft Project, Smartsheet a Zoho Projects.

Jiné aplikace nemusí obsahovat všechny zvonky a píšťalky jako podobné nástroje, ale může být snazší se je naučit a zahrnout přesné funkce, které potřebujete. V této situaci zkontrolujte aplikace, jako je Trello, Wrike a Asana, pro úkoly, spolupráci a jednoduché sledování.

Pointa je, že byste měli určit, které funkce potřebujete a co nejvíce chcete, a pak si vyzkoušet různé nástroje a zjistit, která je pro vás nejlepší.

2. Použijte šablony

Musíte se nejen připravit na projekt, ale také na “papírování” zapojit se do jeho řízení. Od plánování schůzek po zprávy o stavu až po e-mailové aktualizace. Připravte se na svůj projekt shromážděním šikovných a časově úsporných šablon.

Šablony přicházejí ve všech tvarech a velikostech a nejčastěji pro aplikace sady Microsoft Office, jako jsou Word, Excel, PowerPoint a OneNote. MakeUseOf vám pokryla celou řadu tematických článků pro všechny vaše potřeby projektu.

• Šablony pro správu projektu Word Jak spravovat svůj projekt pomocí Word šablon Jak řídit svůj projekt pomocí Word šablon V řízení projektů je příprava poloviční bitva. K uspořádání a dokumentaci vašeho projektu budete možná potřebovat mnoho různých sestav, formulářů nebo plánů. Sestavili jsme výběr šablon aplikace Word, abyste mohli začít.
• Šablony pro správu projektů Excel Jak dosáhnout úspěchu vašeho projektu se šablonami Excelu Jak dosáhnout úspěchu vašeho projektu se šablonami Excelu Šablony Excelu jsou nezbytným nástrojem v portfoliu efektivního projektového manažera. I v nejmenším projektu mohou šablony usnadnit váš život a ušetřit značný čas. Sestavili jsme výběr.
• Šablony pro správu projektů PowerPoint Nejlepší šablony PowerPoint zdarma pro vaše prezentace projektu Nejlepší šablony PowerPoint zdarma pro vaše prezentace projektu Jak prezentujete svůj projekt, je přinejmenším stejně důležité jako to, co prezentujete, protože to, co si vaše publikum bude pamatovat, je to, jak jste se cítili. Páni je s profesionálními PowerPoint šablony pro správu projektů.
• Šablony pro správu projektů OneNote Jak přijímat šablony OneNote pro správu projektů Jak přijímat šablony OneNote pro řízení projektů Široký výběr šablon je jednou z funkcí, díky nimž je Microsoft OneNote skvělým nástrojem pro správu projektů. Ukážeme vám, jak můžete ve svém projektu použít šablony OneNote.
• Šablony agend schůzek 15 Šablony agend schůzek zdarma pro Microsoft Word 15 Šablony agend schůzek zdarma pro Microsoft Word Šablony agend schůzek zdarma pro Microsoft Word vám mohou nabídnout skvělý začátek jakéhokoli typu schůzky.
• Šablony zápisů ze schůzek 12 nejlepších šablon zápisů ze schůzek pro profesionály 12 šablon nejlepších zápisů ze schůzek pro profesionály Formát zápisu ze schůzky zachycuje základy. K rychlému použití formátu MOM použijte jednu z těchto šablon zápisů z jednání.

3. Buďte připraveni na změnu

Bylo by skvělé, kdyby každý projekt probíhal přesně podle plánu od začátku do konce. Bohužel tomu tak často není. Součástí práce je řešení nepříjemností projektu, jako je dotvarování oboru. Pravděpodobně se však objeví další věci, které jsou mimo vaši kontrolu.

Obrázek Kredit: Gustavo Frazao přes Shutterstock.com

• Můžete mít člena týmu, který nemůže z důvodu nemoci nebo nouze splnit své úkoly. To může vyžadovat, abyste se rychle přestěhovali a přivedli nového člena týmu, abyste dokončili úkoly nebo v některých případech dokonce sami sebe převzali.
• Může se jednat o krátkodobý systémový problém, který zabrání celému týmu v plnění úkolů. To může vyžadovat, abyste všichni odpracovali více hodin, abyste si čas a čas udrželi.
• Můžete mít nadřízeného, ​​který vyžaduje, abyste provedli změny požadované klientem uprostřed projektu. To spustí posouzení dopadů a úpravy úkolů a termínů.

Připravte se na zvládnutí změn tím, že budete flexibilní a přizpůsobení, když se objeví problémy.

4. Poznejte svůj tým

V závislosti na vaší společnosti a odvětví můžete mít stálý tým nebo tým, který je spojen s každým novým projektem. V každém případě je seznámení s týmem důležitou součástí jejich řízení pro úspěšný projekt. To však může být obtížné, pokud se připojujete k nové společnosti nebo jinému oddělení.

Image Credit: Monkey Business Images prostřednictvím Shutterstock.com

Poslouchejte a zapojte se

Když se setkáváte se svým projektovým týmem 5 tipů, které vám pomohou vytvořit dokonalé hřiště se svým šéfem nebo týmem 5 tipů, které vám pomohou udělat perfektní hřiště se svým šéfem nebo týmem Prezentace vašemu šéfovi může být zastrašující zážitek. Zde je několik tipů, jak zajistit, aby vaše hřiště bylo perfektní. , dávejte pozor na řeč těla, postoj a zájem vašich účastníků. Poslouchejte, co mají říkat, klást otázky a podporovat interakce. Buďte profesionální, ale nebojte se hodit ve svém smyslu pro humor trochu prolomit led.

Dělat si poznámky

Sledování úkolů a termínů členů vašeho týmu je součástí projektového manažera. Ale psaní poznámek o členech vašeho týmu vám také pomůže lépe je poznat.

• Je Bill vždy načas, aby vám poskytl informace o jeho stavu?
• Má Carol potíže mluvit, když potřebuje pomoc?
• Je Mark špatný při plnění jeho termínů?

Zkuste si zapisovat poznámky během schůzek, po jednorázových rozhovorech nebo při čtení e-mailů od členů týmu. To rozhodně pomůže se současnými i budoucími projekty s nimi.

5. Pokračujte v komunikaci

Jako projektový manažer očekáváte komunikaci od vašeho týmu. Chcete, aby byly poskytovány aktualizace stavu a aby vám byly sděleny otázky nebo obavy. Zároveň byste měli plánovat komunikaci konkrétních položek do vašeho týmu jako jejich projektový manažer.

Pravidelně se scházejte

Chcete-li udržet svůj tým na stejné trase a na stejné stránce, naplánujte pravidelné projektové schůzky. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je najít den a čas, který nejlépe funguje pro tým, a vytvořit opakující se týdenní setkání. Tím umožníte týmu znát rutinu a podle toho se připravit.

Pokračujte po diskusích

Po každém setkání byste měli poslat následnou kontrolu svému týmu. Váš e-mail by měl obsahovat zápisy ze schůzek a akční položky vyplývající z diskuse. Tehdy se tyto úžasné šablony hodí.

Poskytujte aktualizace stavu

Jako vedoucí projektu pravděpodobně oznamujete pokrok svému přímému nadřízenému a možná až řetězci výkonnému týmu. Pokud jsou vyžadovány změny od vyšších účastníků, přicházejí žádosti od klienta nebo váš tým jednoduše obdrží pochvalu za jejich práci, ujistěte se, že je s nimi sdílíte.

Máte tipy na správu projektů, které chcete přidat?

Projektový management je často spíše o řízení lidí. Jak zacházet s obtížnými lidmi jako s IT projektovými manažery Jak zacházet s obtížnými lidmi jako s IT projektovými manažery. Projektový manažer musí vést různé lidi k úspěšnému projektovému týmu. Existuje několik měkkých dovedností, na které můžete vyzvat, abyste udrželi projekt a tým na dobré cestě. než o správě dokumentů. Souhlasíte?

Jaké věci jste se dosud naučili ve své roli projektového řízení? Existují interpersonální, profesní nebo osobní dovednosti, které vám v této pozici nejvíce pomohou? Podělte se o své návrhy a tipy s ostatními, kteří jsou pro tuto roli noví, a to komentářem níže.