Umění omluvy Jak se omlouvám e-mailem (a to znamená)

Každý někdy zatáhne. Zkuste, jak bychom mohli, nikdo není dokonalý. Když uděláte chybu, která bolí někoho jiného, ​​je vhodné nabídnout omluvu.

I když se budete často muset omluvit osobně, občas budete raději nebo muset říct, že je vám líto e-mailem. V e-mailu se podíváme, jak se profesionálně omluvit, abychom vám pomohli co nejlépe využít tuto situaci.

Tři přísady správné omluvy

Image Credit: sandphin / Flickr

Přestože neexistuje univerzální vzorec, obecně uznávaný standard pro omluvy zahrnuje tři části:

1. Potvrzení že jste udělali něco špatného.
2. Pocit lítosti za vaše činy a bytí empatický pochopit, jak ublížili druhé osobě.
3. Restituce, kde situaci napravíte.

Podíváme se na každý z těchto tří prvků, když procházíme, jak v e-mailu vyslovit líto.

Otevření omluvy

Než začnete s vytvářením skutečné omluvy, musíte oslovit osobu, na kterou píšete. To se bude velmi lišit v závislosti na vašem vztahu k dané osobě.

Předpokládejme, že jste udělali chybu v profesionální situaci, a proto musíte svému šéfovi poslat e-mail s omluvou. Jako příklad řekneme, že se vám nepodařilo včas dokončit kritický úkol, který zpozdil projekt pro všechny ostatní.

V tomto případě by byl vhodný pozdrav “Vážený [jméno]”. Pokud jste se omlouval příteli, něco jako “Ahoj [jméno]” nebo “Ahoj [jméno]” by bylo vhodnější.

Nezapomeňte také na předmět e-mailu. Poté, co jste někoho ublížili, nemusí být šťastný, když od vás přijde e-mail. Uvedení něčeho podobného “Přijměte prosím mé omluvy” nebo “Je mi líto” v předmětu je dobrý způsob, jak od začátku objasnit, pro co je vaše zpráva určena. Nesnažte se chytit pomocí e-mailových zkratek 15 E-mailové zkratky, které byste měli použít pro řádky Catchy Subject 15 E-mailové zkratky, které byste měli používat pro Catchy Subject Lines FYI, jsem OOO do EOD. BTW, PRB dnes večer s Y / N. Pokud nevíte, co tyto e-mailové zkratky znamenají, podívejme se na ně a jak je můžete použít. .

Potvrzení vaší chyby

Obrázek Kredit: stevanovicigor / Depositphotos

Teď, když máte otevření, je čas na první životně důležitou část omluvy. Zde musíte jasně identifikovat problém, který se stal. Vlastní to, co jsi udělal; nesnažte se odvádět vinu na někoho jiného, ​​ani se neospravedlňujte za to, co se stalo.

Zde je příklad co nedělat:

I když vím, že mi chyběl důležitý termín, není to moje chyba. Pracoval jsem s Paulem na tomto projektu a on ztratil příliš mnoho času tím, že mi položil spoustu nesouvisejících otázek. Můj počítač také celý týden mrzl a IT se na to ještě nemohlo podívat. Takže to kvůli mně není všechno.

I když je výše uvedené pravda, neznamená to dobré ospravedlnění. Tato část musí uznat vaši zodpovědnost za chybu.

Něco takového je mnohem lepší:

Uvědomuji si, že mi chyběl rozhodující termín. Tento projekt byl pro naše oddělení opravdu důležitý a vy jste mi věřil, že ho dokončíte včas. Vím, že moje včasné dokončení tohoto úkolu zpozdilo dokončení projektu. To špatně odráží náš tým a je mi to líto.

Zde jste jasně stanovili, co jste udělali špatně, aniž byste se snažili sestřelit nebo odklonit.

Vyjadřuje lítost nad tím, co jsi udělal

Nyní, když jste jasně rozložili svou chybu, musíte prokázat pokání za to, co se stalo. Mějte na paměti, že to, co jste udělali, způsobovalo bolest, frustrace a další negativní emoce jiné osobě.

Aby bylo zřejmé, že se cítíte lítost o situaci. Pokuste se dát do svých bot a pochopit, jak vaše jednání vedla k pocitu. Zde nenabízejte vysvětlení svého chování. Smyslem omluvy je opravit zlomený vztah, ne dokázat, že jste měl celou dobu pravdu.

Zde je příklad, jak tuto část ospravedlnit:

Chtěl bych se upřímně omluvit, že jsem nesplnil své povinnosti a včas dokončit úkol, který jste mi svěřili. Pro toto selhání neexistují žádné omluvy. Nelíbí se mi vědět, že jsem svůj tým zklamal, a cítím se hrozně, že to způsobovalo rozpaky při setkání s klientem.

Vyjádření empatie propůjčuje autentičnosti vaší omluvě. Pomůže vám to na chvíli zapomenout na svůj pohled a podívat se na to, s čím se někdo vypořádá.

Dělat to správně

Slova jsou důležitá, ale akce mají mnohem větší váhu. Chcete-li ukázat, že máte na mysli to, co jste řekl, je důležité provést změny. Přijetí opatření buď situaci napraví (pokud je to možné), nebo ukáže, že uděláte maximum, abyste znovu neudělali stejnou chybu..

Pokračování v našem příkladu chybějícího termínu by to mohlo sloužit jako restituční část omluvy:

V budoucnu, abych se vyhnul chybějícím termínům, budu s vámi mluvit v dostatečném předstihu, pokud se obávám, že nebudu schopen něco udělat včas. Budu si více vědom toho, kolik času mě kritické projekty zabírají, a jsem ochoten věnovat další hodiny mimo kancelář, abych se ujistil, že se jim daří. To se už nestane.

V některých situacích možná nebudete vědět, co nabídnout, abyste nahradili své chování. Pokud je tomu tak, můžete se jednoduše zeptat “Co mohu udělat, abych to napravil?”

Nejdůležitější je ukázat, jak budete v budoucnu jednat jinak, abyste zabránili opakování stejného problému.

Závěrečná omluva

Nyní stačí zprávu zabalit. To je celkem jednoduché, ale ujistěte se, že udržujete vhodný tón. Měli byste poděkovat příjemci za přečtení vaší omluvné zprávy a popřát jim vše dobré.

Může být také dobré vyzvat je, aby diskutovali o tom, co jste řekli dále. To ukazuje, že jste upřímní a otevřete další dialog.

Zde je jeden způsob, jak zavřít svůj profesionální omluvný e-mail:

Děkuji za přečtení tohoto. Pokud byste chtěli ještě něco prodiskutovat, kontaktujte mě, abychom s tím mohli pracovat.

S pozdravem,
[Tvé jméno]

Pokud nechcete používat “S pozdravem,” jiné formální uzávěry jako “s pozdravem” bude fungovat také.

Je e-mail správným médiem?

V e-mailu jsme se podívali, jak se profesionálně omluvit. Než však začnete psát, měli byste zvážit, zda je e-mail správným prostředkem pro omluvu.

E-mail má určitě výhody, pokud jde o omluvu. Protože neexistuje žádné časové omezení, můžete své myšlenky skládat jasným a přímým způsobem. Pokud je rychlé omluvení v pořádku, můžete e-mailem kontaktovat v krátké době. A na rozdíl od osobního omluvy nemusíte být spontánní a reagovat na to, co říká druhá osoba.

Ale to není všechno dobré. E-mail je méně osobní než osobní omluva (nebo telefonický hovor). V závislosti na nastavení vaší společnosti se může zasílání e-mailů objevit zbaběle, pokud je to možné. Neskrývejte se za obrazovku.

Omlouvám se Mend Mistakes

Správné omluvení je cennou životní dovedností. Ne každý ví, jak to udělat, takže je snadné nechat druhou osobu, aby se cítila frustrovanější než dříve. Použijte tento základní průvodce, jak vyjádřit líto v e-mailu, a budete na cestě k opravenému vztahu.

Mějte na paměti, že konečným cílem omluvy je obnovit porušenou důvěru. Udělali jste něco špatného a výše uvedené tři kroky jsou způsob, jakým se k tomu přidáte a napravíte. Nedělej to o tobě.

Pro více podobných, podívejte se na tyto nástroje pro vytváření lepších e-mailů, které lidé budou číst 5 nástrojů pro psaní lepší e-maily, že lidé budou číst a odpovídat na 5 nástrojů pro psaní lepší e-maily, že lidé budou číst a odpovídat na psaní není každý pohár čaj. Ale nemusíte být skvělým spisovatelem, abyste mohli poslat skvělý e-mail. Vše, co potřebujete, je několik nástrojů k zajištění kvalitních zpráv. .