Budoucnost je tady - Váš průvodce, jak mít dnes bezpapírový život

Bezpapírový - termín, který se dnes často používá. Co to ale znamená? A do jaké míry to platí? Jistě, my všichni stále používáme papír do určité míry i přes technologický pokrok, tak jak můžeme jít zcela bezpapírové?

Pravda je, že bude pravděpodobně vždy nějaká forma papíru, ale problém nespočívá v použití papíru samotného, ​​ale místo toho povědomí za použité množství a metody, pro které se používá.

Celkově vzato, navzdory bezpapírovým tipům, které vám jsou v tomto článku představeny, je nakonec na vás, aby se to stalo. Když tedy čtete, přemýšlejte sami o sobě, jak to dokážete ve svém životě provést. Pokud existuje něco, o čem si myslíte, že pro vás není pravděpodobné, místo úplného zavření dveří zkuste přemýšlet, co by mohlo trvat, než se to stane. Počáteční myšlenka je často taková, že to nebude fungovat, ale obvykle po nějakém seriózním myšlení a hlubším výzkumu můžete objevit nějaké úhledné způsoby, jak toho dosáhnout..

Alternativy k tisku a papírové poznámky

Tisk může být prospěšný, o tom není pochyb. Někdy je hezké mít dokument po ruce a jindy je to tak nutné také. V takovém případě je důležité vědět, jak udržet co nejnižší náklady na tisk. Jak udržet co nejnižší náklady na tisk Jak udržet co nejnižší náklady na tisk Pojďme to rovně - tisk e-mailů a dokumentů je prvotřídní! Nejen, že to stojí peníze, ale také plýtvá prostředky, úložným prostorem a časem. Ve skutečnosti se polovina všech vytištěných stránek nikdy nepoužívá!…. Často však stačí kliknout na tisk bez přemýšlení dvakrát. Co opravdu budeme dělat s tímto potvrzením z online nakupování, které jsme právě vytiskli? Je hezké mít to pro záznamy, ale dělá to opravdu je třeba vytisknout? Asi ne.

Tisk do PDF

“Tisk” do PDF lze provést pomocí různých nástrojů - některé z nich jsou pluginy prohlížeče a jiné jsou programy. Na MakeUseOf jsme sdíleli několik způsobů, jak to udělat s PDF995 Převést cokoli do PDF pomocí PDF995 Převést cokoli do PDF pomocí PDF995 a tisknout na stránky ve Firefoxu Tisknout stránky do PDF: Pomocí Firefoxu můžete tisknout webové stránky do souborů PDF Tisknout stránky do PDF : Použijte Firefox k tisku webových stránek do souborů PDF. Osobně používám Nitro PDF a vřele ho doporučuji jako PDF čtečku. Zahrnuje také a “tisk do PDF” aplikace.

Nemusíte však ani potřeba program, který to dělá. Google Chrome může uložit, co tisknete, přímo do PDF.

Další možností je použití služby Google Cloud Print v prohlížeči Google Chrome pro uložení na Disk Google. Mohu také poznamenat, že Microsoft OneNote má také funkci, kterou váš počítač rozpozná jako tiskárnu a může tam dokument odeslat.

Uložit jako WWF, uložit strom

Možná jste obeznámeni s World Wild Fund for Nature (WWF). V jejich “Před tiskem přemýšlejte” pohybem, řešili hlavní problém - nepotřebný tisk. Jistě byste mohli být bez papírů, ale jak můžete zajistit, že začnou také ostatní?

Vytvořili formát souboru s názvem WWF - PDF, který nelze vytisknout. Po instalaci softwaru budete moci ukládat soubory v tomto formátu. Formát lze otevřít pomocí libovolného souboru PDF, ale zjevně není vytištěn.

Elektronicky podepisovat dokumenty

Pokud je podepisování dokumentů velkým důvodem, proč tisknete dokumenty, můžete je zvážit podepsat v počítači. Existují zařízení, která můžete zakoupit za tímto účelem, a programy, které vám pomohou snadno udělat. Mnoho čteček PDF, například Nitro PDF nebo Adobe (eSignatures), má v sobě zabudované funkce. Ale existuje mnoho dalších nástrojů, které to také dokážou.

Včetně, ale bez omezení na: Hellofax No Fax Machine? Žádný problém - Snadné podepisování a odesílání faxů z počítače Bez faxu? Žádný problém - Snadné podepisování a odesílání faxů z počítače Až do dne, kdy můžeme konečně zabít tento zastaralý stroj minulosti, možná budete muset zaslat fax každou chvíli, ale ocitnete se bez faxu. Vyzkoušejte HelloFax. , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Vytvořte si online podpis MyLiveSignature: Vytvořte si online podpis, DocShaker, MiddlePost, DocuSign a SignNow Signnow: Jednoduchý a bezplatný nástroj pro elektronický podpis Signnow: Jednoduchý a bezplatný nástroj pro elektronický podpis. Volba závisí na tom, co používáte, ale doporučuji, abyste se na to podívali, pokud je to něco, co často děláte. Pokud je to víc “jednou za uherský měsíc” něco takového kompromisu nemusí být tak velké, ale pokud opravdu chcete jít zcela bez papírů a usnadnilo by to organizaci dokumentů, pak doporučuji.

Používejte svůj smartphone pro poznámky

Možná nemáte smartphone (ani já), a pokud ne, řeknu z první ruky, že jít úplně bez papíru je často obtížné. Pokud však máte smartphone, můžete jej opravdu využít “bezpapírové funkce”. První výhodou chytrého telefonu je to, že jej vždy máte. To znamená, že nemusíte dělat rychlé poznámky a omítat je po celé pracovní oblasti. Jednoduše si v telefonu vytvořte poznámku (existuje spousta aplikací, které to dělají) a nemusíte se obávat, že zapomenete ten kus papíru, který jste nechali na stole, se svým nákupním seznamem, a tak telefonní číslo atd..

Ve smartphonu je také často možné nastavit připomenutí pro poznámky - rychlé poznámky to nemohou udělat, zejména pokud je ztratíte nebo zapomenete přinést s sebou.

Totéž lze samozřejmě aplikovat i na tablety, i přes jejich přenosné výhody však nejsou tak mobilní jako smartphone.

Clip Webové stránky místo jejich tisku

Nakonec je Evernote Web Clipper velmi užitečným nástrojem pro ukládání informací. Rozbalím se na Evernote o něco později, ale tento nástroj je vynikající. Je k dispozici jako rozšíření prohlížeče a bookmarklet, ale samozřejmě budete potřebovat účet Evernote, abyste jej mohli používat - což byste měli dostat! Web Clipper umí detekovat a ukládat články nebo vybraný text. To znamená, že můžete uložit jen to, co chcete číst, a nic jiného.

Řezání na poštu

Existuje tolik věcí, které zaplňují vaši poštovní schránku, což vede k zaplnění vašeho stolu nebo kuchyňského stolu - bankovní výpisy, účty, časopisy, noviny, nemluvě o zpravodajích a nevyžádané poště. Jak se toho všeho zbavit? Existuje několik způsobů, jak můžete omezit poštu, příchozí a odchozí poštu.

Získejte bankovní výpisy prostřednictvím e-mailu

První věc, kterou můžete udělat, je oznámit své bance, že chcete dostávat výpisy e-mailem. Nevím o vás, ale moje banka to neustále propaguje - dokonce i lidem, jako jsem já, kteří to již povolili. Pravděpodobně nebudete muset mluvit s vaší bankou, ale měli byste mít přístup k nastavení svého účtu online bankovnictví.

Vyplňte formuláře online

Mnoho služeb, dokonce i vládních organizací, nabízí místo vyplňování formulářů, vyplňování informací a výplatu poštovních zásilek možnost vyplňovat formuláře a odesílat je online. Mnohokrát to vlastně dávají přednost, takže než půjdete do těch přeplněných vládních budov, zkuste zjistit, zda můžete úkol dokončit z pohodlí vašeho domova..

E-mailové faktury (pro firmy)

Pokud vlastníte firmu, pravděpodobně budete mít mnohem více papíru, než je průměrný majitel domu. Jedním ze způsobů, jak to dramaticky snížit, je snížit množství odchozí pošty, např. faktury. Samozřejmě existuje spousta dalších dokumentů, ale faktury se zdají být jedním z hlavních. Vaši zákazníci pravděpodobně ocení i vaše bezpapírové úsilí.

Získejte novinky a informace online

Namísto získání denního tisku zkuste získat pouze týdenní přírůstek. Nebo ještě lépe, vystřihněte to úplně. Krása webu spočívá v tom, že máme nekonečné množství informací na dosah ruky. Můžete zkontrolovat všechny velké zpravodajské weby sami a získat informace pro volný, uvolnit, tak proč za to platit?

Pokud však stále chcete noviny (protože to má své výhody), mnoho hlavních vydavatelů vám umožní přihlásit se k odběru elektrické verze. To platí i pro časopisy.

Jako bonus, pokud máte eReader, můžete si je nechat zaslat přímo na něj! Vlastně jsem napsal článek o MakeUseOf Jak uložit webové články, které si později přečtete na tabletu bez tabletů Jak uložit webové články, které si přečtěte později na tabletu, které nejsou tabletům Všichni jsme tam byli - surfujete na internetu a najdete skvělý článek, který byste si rádi přečetli. Ale je toho tolik, co musíte udělat, a víte, že byste si neměli dělat čas na čtení ... o zasílání webových článků (což by dokonce mohlo zcela nahradit potřebu vašich časopisů) vašemu Kindle..

Odhlásit se z mailing listů

Věřte tomu nebo ne, můžete se toho spoustu pošty zbavit. Je smutné, že to může nějakou dobu trvat, ale na WikiHow existuje vynikající zdroj, který vysvětluje různé způsoby, jak to udělat - čísla na volání, organizace k psaní a techniky, které si musíte pamatovat.

Plaťte své účty online

V neposlední řadě platí vaše účty. Je to pravděpodobně jeden z největších způsobů, jak snížit papír a ušetřit čas v procesu. Můžete často dostávat e-mailová připomenutí od společností místo poštovních zásilek a můžete dokonce automatizovat proces, takže ani nemusíte přemýšlet o provedení plateb - stačí se ujistit, že máte na účtu peníze.

Skenování existujících a nových dokumentů

Nejlepší způsob, jak převést vaše stávající dokumenty do digitálního souboru, je naskenovat je. Doporučuji používat formát PNG, protože formát JPEG je nižší kvality. Pokud máte velký skener, skvělý, ale pokud máte pouze chytrý telefon, nebojte se - ve skutečnosti ho můžete začít preferovat před tradičními skenery.

Pro skenování dokumentů je k dispozici mnoho aplikací. Proč nemůžete jen vyfotografovat fotografii fotoaparátem telefonu? Dobře však můžete zjistit, že mnoho aplikací speciálně vytvořených pro skenování má více funkcí, které povedou k lepšímu naskenovanému dokumentu..

Použijte organizátor souborů, nejlépe s OCR

Nyní, když skenujete své stávající i nové dokumenty, musíte je spravovat. Určitě existují určité techniky a metody, které k tomu potřebujete, a já jsem o tom napsal článek také na MakeUseOf. Je důležité, abyste se přestěhovali do bezpapírového papíru, abyste se ujistili, že to začnete hned od začátku - i když jste doposud nebyli v organizaci pořádní.

Poté, co budete mít základy organizování dolů, bude software mnohem výhodnější. Existuje několik různých programů, které doporučuji. Jedním z nich je slavný Evernote. Podle mého názoru je to skvělé. To není prostě program pro práci s papírem, je to program pro cokoli, co chcete - to je to, co na něm miluji - je univerzální a odpovídá tomu, jak vy práce.

Jednou z velkých funkcí Evernote je jeho schopnost detekovat text v obrazech - jinak známý jako OCR nebo Optical Character Recognition. To znamená, že pokud naskenujete dokument a uložíte jej jako obrázek, pak později při hledání něčeho v dokumentu, Evernote prohledá a najde text v obrázku.

Nedávno jsme zveřejnili celou příručku o používání Evernote, takže vám doporučujeme, abyste si to prohlédli a seznámili se s dalšími články o něm na MakeUseOf..

Druhým nástrojem je Doxo. Je zaměřena na pomoc vám jít bez papírování a je vynikajícím nástrojem k tomu.

Synchronizujte své dokumenty na všech zařízeních

Pravděpodobně máte více než jedno zařízení a jednou z výhod plynoucích z bezpapírového papíru není nutnost vzít si tu papírovou poznámku nebo dokument s sebou. Avšak kopírovat a vkládat dokument ze zařízení do zařízení je téměř nepříjemné. Naštěstí existuje spousta cloudových služeb, z nichž si můžete s tímto problémem poradit. Z SugarSync SugarSync: Nejoblíbenější bezplatná služba pro zálohování a synchronizaci souborů SugarSync: Nejoblíbenější bezplatná služba pro zálohování a synchronizaci souborů Zálohování souborů není v žádném případě novou konverzací nebo tématem. Pokud hledáte Google “zálohování souborů” pravděpodobně budete ohromeni službami a články na toto téma. Je to obrovské ... na Box do “velké tři” - Google Drive, SkyDrive a Dropbox The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive a další The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive a další Scéna cloudového úložiště se v poslední době zahřívá, s dlouho očekávaným vstupem od společnosti Google a vylepšený SkyDrive od společnosti Microsoft. Dropbox od hlavních hráčů dlouho nezpochybnil, ale to se změnilo ... musíte si vybrat z čeho vybírat.

Závěr: Užitečné metody k přijetí

Kromě těchto různých věcí, které můžete udělat, ve skutečnosti je na vás, abyste šli bez papíru. Stejně jako správa souborů, pokud nevynakládáte úsilí a nemáte správné věci na svém místě, nebude to fungovat velmi dobře. Rád bych vás odkázal na tento článek o LifeHacku, který se věnuje ještě více. Cítím, že je docela důležité, aby to bylo zavedeno dříve, než budou vyzkoušeny jakékoli techniky nebo jiné metody.

Dalšími věcmi, které můžete udělat pro papírování, jsou jednoduše jít do knihovny a půjčit si knihu, místo aby si ji koupili. Recyklace je velmi důležitá a lze ji provádět nejen tradičním způsobem, ale také pomocí obou stran papíru místo použití nového listu. Opětovné použití jako papír na poškrábání nebo jiné účely je skvělé.

Dbejte na to, aby nedošlo k přetisku. Pamatovat - “přemýšlejte před tiskem”. Před tiskem dokumentu se také ujistěte, zda úprava velikosti a typu písma a okraje stránky sníží počet stránek. Některé dokumenty, ať už pro školní nebo profesionální účely, samozřejmě vyžadují určitý formát a rozvržení. Těmto věcem se nelze vyhnout, ale nezapomeňte se vrátit zpět k článku Tiny, na který jsem odkazoval dříve, o tom, jak snížit náklady na tisk.

Dalšími způsoby, jak snížit náklady při tisku z webu, je použití webů, jako jsou PrintWhatYouLike a PrintFriendly, k odstranění všeho ze stránky, jako jsou reklamy, další obrázky nebo odkazy atd., Takže na stránce získáte pouze to, co chcete..

Nakonec musíte zálohovat. Nyní. Nenechávejte to pryč Tito kluci nezálohovali své soubory, teď se podívej, co se stalo Tito kluci nezálohovali své soubory, teď se podívejte, co se nestalo Pokud existuje něco, co jsem se naučil během těch prvních let práce s počítači (a lidé, kteří je používají), bylo rozhodující nejen ukládat důležité věci, ale také…. Jednou z výhod plynoucích z papírování je mít zálohy pro případ, že by se něco stalo s původním souborem, takže se ujistěte, že to neodkládáte.

Myslel jsem, že toto video by mohlo být docela užitečné, když vás začalo ve směru bez papírování. Video je od SmallBusinessDoer [No Longer Available] a zakladatele DocumentSnap.

Šli jste bez papíru? Pokud ano, jak to změnilo váš život? Jaké jsou vaše celkové myšlenky na to, abyste se stali bezpapírovou?

Image Credits: Knihy na notebooku přes Shutterstock, bezpapírový klávesový klíč přes Shutterstock, eSignature přes Shutterstock, Smartphone Poznámkový blok přes Shutterstock, Placení účtů přes Shutterstock, Nevyžádaná pošta přes Shutterstock, Online zprávy přes Shutterstock, Transformace papíru přes Shutterstock, Soubory v cloudu přes Shutterstock , Online bankovnictví prostřednictvím Shutterstocku, WWF