The Perfect Meeting Blueprint (včetně šablon)

Obdrželi jste někdy v práci žádost o schůzku a jednoduše jste poškrábali hlavu? Zajímalo by vás, o co přesně se jedná, o čem se bude diskutovat a možná i proč jste byli pozváni. Díváte se na ostatní pozvané doufající v náznak, ale stále jste bezradní.

Někteří říkají, že pokud obdržíte vágní pozvánku na schůzku, měli byste ji prostě odmítnout. Ať už s tím souhlasíte, nebo ne, pokud jste koordinátorem, stojí za to riziko, že škrabáky na hlavě klesnou jen proto, že jsou bezradní?

S trochou prozíravosti a správnými nástroji se můžete ujistit, že cíl vaší schůzky je jasný Fed Up Of Neeficient Meetings? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfovi Vyčerpávajícím z neefektivních schůzek? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfovi Pokud je schůzka dobře organizovaná, není důvod, proč nemůže zvýšit produktivitu, smysl pro účel a morálku. Zde jsou některá pravidla, která je třeba dodržovat pro efektivní schůzky. a snížit riziko odmítnutí účastníků kvůli nejasné žádosti o schůzku.

Plánujte dopředu s 5 Ws

Než náhodně pošlete žádost o schůzku, promyslete ji pomocí toho, kdo, co, kdy, kde a proč.

1. Koho pozvat

Lidé mnohokrát zasílají pozvánky na schůzky, které zahrnují příliš mnoho účastníků nebo jen ty špatné. Udělejte si náskok před odpovědí na tyto otázky:

• Kdo by měl být pozváni?
• Kdo je nutné do diskuse?
• Kdo má znalosti potřebné pro tento účel?

Nezdá se jen, že vás všechny nechtějí pozvat Pravda o schůzkách - a je to ošklivé Pravda o schůzkách - a ošklivé setkání má být produktivní, že? v oddělení, protože si nejste jisti.

2. O čem je schůzka

Toto je nejdůležitější část vašeho plánování. Přemýšlejte o tom, o co přesně jde, o čem je cíl a jaký by měl být očekávaný výsledek. Pokud nemůžete sami určit bod schůzky sami, je to pravděpodobně předčasné.

3. Když se uskuteční setkání

Pokud pracujete v malém kancelářském prostředí, nemusí to vypadat jako důležitý kus. Ale pro větší společnosti nebo větší schůzky je to nezbytné. Máte účastníky, kteří jsou vzdálení, bydlí v jiném časovém pásmu a pracují ve stejné době jako ostatní?

Ujistěte se, že si vyberete čas, který je přístupný pro všechny. Vyhněte se stresu z nadměrného plánování pomocí 10 tipů pro chytrý kalendář Google Vyhněte se stresu z nadměrného plánování pomocí 10 tipů pro chytrý kalendář Google Tajemství de-stresu pomocí kalendáře je jednoduché: vystřihněte věci, které nepotřebujete, udělejte si čas na věci, které máte rádi, a udržujte je pořádek. Použijte těchto deset tipů. .

4. Kde se bude schůzka konat

Toto je také klíčové při plánování schůzky, pokud máte účastníky mimo pracoviště. Bude třeba konferenční hovor? Pokud by webové setkání GoToMeeting Tipy pro vaše další online setkání GoToMeeting Tipy pro vaše další online setkání GoToMeeting vám může pomoci, aby vaše online setkání byly úspěšné. Je zdarma až pro tři účastníky. Ukážeme vám, jak nastavit, připojit se a připravit zaznamenané schůzky. plánovat? Nebo potřebujete jednoduše rezervovat konferenční místnost na místě? Nezapomeňte si dopředu promyslet ty, které očekáváte.

5. Proč je schůzka nezbytná

To je stejně důležité jako otázka. Proč je schůzka nutná? Lze cíl vyřešit bez velkého množství lidí? Mohl by malý výzkum poskytnout odpověď? Máte dostatek informací, abyste v tuto chvíli schůzku uspořádali?

Pamatujte, že schůzky trvají dlouho od povinností všech zúčastněných. Poslední věcí, kterou chcete udělat, je ztrácet čas vašich účastníků. Přestaňte ztrácet čas a začněte mít produktivní schůzky s MinutesPad pro Android Přestaňte ztrácet čas a začněte mít produktivní schůzky s MinutesPad pro Android Schůzky mají špatný rap, protože neefektivní časové pády. Nemusí to tak být: Ukázalo se, že ještě existuje naděje na produktivní setkání. .

Vytvořte program schůzky

Nyní, když jste odpověděli na pět W, použijte je k práci na pozvání na schůzku a na pořadu jednání. A ano, program schůzek je téměř vždy nezbytný z různých důvodů.

Program schůzky umožňuje účastníkům:

• Znát účel a cíl schůzky.
• Podívejte se na diskusní body a umět naplánovat dopředu na svou část nebo připravit otázky.
• Podívejte se, co se očekává na konci schůzky nebo co by mělo setkání vyřešit.
• Pokračujte po celou dobu setkání a zůstaňte na trati.

Začněte šablonou

Nejlepší způsob, jak vytvořit svůj program, je začít se šablonou. To nejen šetří váš čas, ale již obsahuje přehled, který potřebujete pro podrobnosti. Zde je jen několik možností pro šablony šablon agendy 15 Šablony agend zdarma pro schůzky pro Microsoft Word 15 Šablony agend zdarma pro schůzky pro Microsoft Word Tyto šablony šablon zdarma pro Microsoft Word vám mohou nabídnout skvělý začátek pro jakýkoli typ schůzky. můžete se podívat na Microsoft Word. Jsou dostatečně flexibilní pro jakýkoli typ nebo velikost schůzky.

Tato šablona programu je skvělá, protože obsahuje dobře formátovanou šablonu zápisu z jednání. Jedním stažením získáte obojí. Díky pěknému rozvržení tabulky si každý může jasně zobrazit cíl, seznam účastníků a agendu témat. Další užitečná část ukazuje, co by měli účastníci přinést na schůzku, což je často zapomenutá část.

Tato další šablona programu je také dobrou volbou. Stejně jako ten druhý můžete snadno vidět cíl, témata agendy a všechny předchozí akce. Obsahuje však také oblasti pro nové akční položky, které můžete během schůzky zapsat, a také místo pro poznámky.

Zde je ještě jedna šablona, ​​která se podívá na to, že je čistá a jasná. Stejně jako první ukázka má základní formát tabulky se snadno čitelnými oddíly. Navíc nabízí prostor pro to, co by účastníci měli přinést na schůzku.

Jak připravit efektivní program

Jakmile se rozhodnete pro šablonu programu schůzky, je důležité ji efektivně dokončit. Buďte jasní, přesní a udělejte maximum, abyste nenechali nic otevřeného pro interpretaci. Účastnická sekce je nejjednodušší část, ale ostatní musí být dobře komunikováni.

Cíl setkání

Měl by to být jednoduchý cíl pro jednu až dvě věty (nanejvýš). Toto pochází z Co otázku shora, že se zeptáte sami sebe. Řekněme například, že vaše schůzka má zkontrolovat tři možnosti rozložení uživatelského rozhraní pro nový web.

Váš cíl by měl přesně uvádět, a ne něco jako “mluvit o novém webu”. Ten je vágní, neurčuje část webu, o které se má diskutovat, a je obecně nejasný.

Setkání s tématy agendy

Zde uvedete každou část, o které chcete diskutovat. Znovu to musí být jasné, aby se mohli připravit ti, kteří se mají věnovat určitému tématu.

Pokud použijeme výše uvedený příklad, očekává se, že vývojář webu poskytne výhody, nevýhody a tři možnosti rozvržení. Neříkejte jednoduše: mluvte o rozvrženích. Bude Bill vědět, o čem přesně chcete diskutovat? Pokud to uvedete, bude.

Položky k Bring

Pokud očekáváte, že vaši účastníci poskytnou informace, materiály, obrázky nebo cokoli jiného, ​​použijte tuto sekci. Nepředpokládejte, že jednoduše proto, že účastník ukáže, že vám poskytne to, co doufáte.

Pro náš příklad s Billem jste měli jasno v tématu agendy, což je perfektní. Chcete-li se ujistit, že přináší seznam výhod a nevýhod pro každé rozvržení spolu s obrázky těchto rozvržení, přidejte jej do příslušné části agendy..

Zajistěte položky předem

Pokud je to možné, přiložte agendu k žádosti o schůzku při jejím odeslání. To umožňuje vašim účastníkům mít po ruce schůzku po ruce a dává jim vědět, co přesně očekávat. To je ještě důležitější, pokud naplánujete schůzku na poslední chvíli.

Image Credit: Thinglass přes Shutterstock

Pokud pošlete žádost o schůzku s dostatečným předstihem, můžete raději počkat na pořad jednání. Mohla by to být nedokončená práce nebo byste na ni mohli čekat na další podrobnosti. Pokud tomu tak je, nezapomeňte uvést cíl schůzky, stručné shrnutí témat a předběžné položky, které uvedou žádost..

Poté řekněte, že oficiální program bude zaslán X datum, které by mělo být nejméně tři dny před zasedáním. Pokud je to možné, je také chytrý nápad tisknout kopie agendy Jak tisknout dokumenty Microsoft Office správným způsobem Jak tisknout dokumenty Microsoft Office správným způsobem Zdá se někdy nemožné tisknout dokumenty přesně tak, jak chcete? Můžeme pomoct! Ukážeme vám všechny možnosti tisku a pomůžeme vám vybrat správná nastavení pro dokonale tištěné dokumenty. a přiveďte je na schůzku. Zdá se, že vždy existuje jeden účastník, který zapomíná.

Připravte se na zachycení zápisu ze schůzky

Pokud jste tento plán zatím dodržovali, vaše schůzka je již na skvělém začátku. Ale je tu ještě jedna věc, kterou musíte udělat předem. Připravte se na zachycení zápisu ze schůzky.

Zde je opět ideální použití šablony. Tyto možnosti šablon aplikace Microsoft Word můžete vytisknout. 12 šablon nejlepších schůzek pro profesionály 12 šablon nejlepších schůzek pro profesionály Zápis formátu schůzky zachycuje základy. K rychlému použití formátu MOM použijte jednu z těchto šablon zápisů z jednání. pokud dáváte přednost ručnímu zápisu nebo použití na vašem digitálním zařízení, pokud je to možné.

Tato šablona, ​​kterou najdete v aplikaci Microsoft Word, je skvělá volba, protože se rozšiřuje o každé téma agendy. Ke každé položce můžete přidat poznámky k diskusním bodům, závěry, akční body, odpovědné strany a termíny specifické pro každé téma.

Pokud dáváte přednost šabloně zápisů z jednání, která podrobně neuvádí body diskuse, jedná se o solidní možnost. Můžete uvést položky agendy, o kterých se skutečně diskutovalo, kdo a na jak dlouho. Poté můžete zapsat rozhodnutí, která byla učiněna, a nové položky akce s odpovědnými stranami a termíny splatnosti.

Vezměte si dobré poznámky

Všichni máme způsob, jak si během schůzky dělat poznámky. Ale pokud jste koordinátorem, musíte bezpodmínečně dělat silné poznámky. Není nic horšího, než napsat poznámku, pouze se na ni podívat později a přemýšlet, co se říká nebo znamená.

Image Credit: Pressmaster přes Shutterstock

Zachyťte co nejvíce během schůzky a poté ji před odložením zkontrolujte. Měli byste si přečíst, o čem se diskutovalo, cokoli, o čem bylo rozhodnuto, a co je nejdůležitější, o nových akčních položkách. Krátce si to nahlas přečtěte se svými účastníky jako recenze pro vás i pro ně. Pokud něco chybí nebo se mýlí, je nejlepší zjistit to, než všichni opustí místnost.

Go Forth and Meet

I když nemusí existovat přesný nebo pozitivně dokonalý způsob, jak zajistit, abyste měli efektivní schůzku. 3 Šablony zdarma pro udržení schůzek na trati a užitečné 3 Šablony zdarma pro udržení schůzek na trati a užitečné Vylepšete své schůzky pomocí dobře strukturované šablony. Zde vám ukážeme bezplatné šablony schůzek, které vám umožní připravit, zaznamenat a shrnout vaše schůzky, aby dosáhly efektivního výsledku. , tento plán vás může dostat na cestu. Udělejte, co můžete, abyste se připravili a vaši účastníci s dostatečným předstihem.

Jaké máte tipy pro plánování schůzky? Je něco, co děláte jako koordinátor, který pomáhá? Sdělte nám své návrhy v komentářích níže!