Tento výukový program Access Database vám pomůže začít

Zatímco většina uživatelů PC by tvrdila, že ovládá kancelářský software, jako jsou Word a Excel, další dosahy balíčku jsou možná trochu skličující. Přístup a podobné části databázového softwaru Bezplatný databázový software: 5 bezplatných a snadných přístupových alternativ Bezplatný databázový software: 5 bezplatných a snadných přístupových alternativ Bezplatný databázový software není tak špatný. Tento článek se zabývá pěti z nejlepších bezplatných a snadno použitelných alternativ k aplikaci Microsoft Access. může být obzvláště nepřátelským kusem softwaru, s kterým můžete začít - ale představují mnohem menší výzvu, pokud víte, co děláte.

Tato příručka vás provede základními kroky vytvoření databáze, naplněním informací a použití dotazů pro okamžitý přístup k této databázi. Jakmile porozumíte základům, budete na dobré cestě k opravdovému přístupu k mistrovství v přístupu.

Vytvoření databáze

Po otevření aplikace Access budete mít k dispozici celou řadu různých možností a šablon. Vybrat Prázdná stolní databáze začít a vybrat název souboru a umístění na pevném disku, kam bude uložen. Budu vytvářet databázi knih, které vlastním, ale stejné koncepty by mohly být použity pro seznam adres Swizzle: Odhlásit se z mailing listů a snížit příchozí spam Spizzle: Odhlásit se z mailing listů a snížit příchozí spam, váš telefonní seznam nebo libovolný počet jiných účelů.

První sloupec mé databáze bude obsahovat název každé knihy, takže budu používat Klepnutím přidejte tlačítko určující, že se jedná o Krátký text položka - měli byste zvolit, jaký typ záznamu vyhovuje vašemu projektu. Poté přejmenujte záhlaví sloupce na něco vhodného. Je vhodné přejmenovat první tabulku z výchozího “Stůl 1” v tomto bodě taky.

To samé proveďte pro všechny různé sloupce, které chcete zahrnout. V mém případě to byla další položka krátkého textu pro jméno autora, buňka Number pro rok vydání a zaškrtávací políčko Ano / Ne, zda daná kniha byla vázanou edicí. Také jsem vytvořil pole Datum přidání, které budeme za chvíli automatizovat. Pokud potřebujete po vytvoření upravit jakýkoli typ dat, přejděte na Pole na pásu karet, zvýrazněte požadovaný sloupec a změňte jej pomocí Datový typ rozbalovací nabídka.

Nyní přepněte na Návrhové zobrazení pomocí ikony v pravém dolním rohu obrazovky. Chcete-li automatizovat časové razítko, vyberte požadovaný název pole, v rozevírací nabídce vyberte formát data a zadejte = Now () v Výchozí hodnota pole níže. Tím se automaticky doplní buňka s datem přidání položky, kdykoli je do databáze vložena nová položka. Stejnou metodu lze použít ke stanovení dalších výchozích hodnot, ať už jde o standardní textový zápis nebo vzorec, jako je tento, potřebujete pomoc se vzorci Excel? 7 zdrojů, které je třeba konzultovat, potřebujete pomoc s formulemi aplikace Excel? 7 Zdroje pro konzultace Excel je zlatý standard tabulky. Pokud jste povinni používat Excel a přesto se s ním musíte seznámit, tyto zdroje vás rychle seznámí se základy a dalšími informacemi.. .

Vytvoření primárního klíče

Pokud vytváříte databázi, která bude růst a růst, primární klíč je nezbytný - ale je dobré se do něj dostat, i když pracujete v menším měřítku. Zmatek může nastat, když dvě položky sdílejí stejný název, ale primární klíč zajišťuje, že je vždy k dispozici jiný jedinečný identifikátor.

Aplikace Access 2013 ve výchozím nastavení vytvoří pole ID, které pak automaticky naplní číselným identifikátorem. Pokud však cítíte potřebu, můžete zadat jiný primární klíč. Stačí kliknout pravým tlačítkem na požadovaný název pole v návrhovém zobrazení a vybrat Primární klíč. Musí to však být skutečně jedinečný záznam, aby se zajistilo, že věci fungují tak, jak by měly.

Přidávání dat pomocí formulářů

Pokud chcete do dokumentu aplikace Access zadat velké množství dat, vyplatí se vám nastavit formulář Stručný návod k formulářům v aplikaci Microsoft Access 2013 Stručný návod k formulářům v aplikaci Microsoft Access 2013 Jaký je rozdíl mezi dobře udržovaným a zanedbaná databáze? Potenciálně snadno použitelný formulář pro zadávání dat. Vytvoření přístupového formuláře je snadné, pokud budete postupovat podle našeho tutoriálu. . Nejprve přejděte na Vytvořit na pásu karet a klikněte na Formulář. Vytvoří pro vás výchozí rozvržení, které pak můžete upravit přetažením jednotlivých komponent na příslušné místo.

Chcete-li vyzkoušet svůj formulář, přepněte na možnost Zobrazit na levé straně pásu karet Zobrazení formuláře. Zde budete moci přidat záznam naplněním různých polí - udělejte to nyní, abyste se ujistili, že vše funguje tak, jak bylo zamýšleno. Chcete-li zkontrolovat svůj postup, vraťte se zpět do tabulky z formuláře a vyberte Zobrazení datového listu. Pokud je váš první záznam zobrazen podle plánu, vraťte se zpět do formuláře a uložte svou práci.

Další metody zadávání dat

Formulář je dobrý způsob, jak standardizovat zadávání dat, zejména pokud více než jeden uživatel 8 z nejlepších bezplatných nástrojů pro spolupráci pro programátory 8 z nejlepších bezplatných nástrojů pro spolupráci pro programátory Pokud jste programátor a ještě nesdílíte ani nespolupracujete , jsi za křivkou. Využijte výhod spolupráce se správnými webovými aplikacemi. bude používat databázi. Není to však jediný způsob naplnění souboru v aplikaci Access. Nejjednodušší metodou je jednoduše přidat položky ručně v zobrazení datového listu.

Případně můžete importovat soubor, který obsahuje již existující data. Aplikace Access 2013 poskytuje podporu pro řadu typů souborů, včetně tabulek Excel Vs. Přístup - Může tabulku nahradit databázi? Excel Vs. Přístup - Může tabulku nahradit databázi? Jaký nástroj byste měli použít ke správě dat? Aplikace Access a Excel obsahují funkce filtrování dat, řazení a dotazování. Ukážeme vám, který z nich je pro vaše potřeby nejvhodnější. , Soubory CSV, dokumenty XML a HTML. Chcete-li importovat data ze zdroje, vyberte na pásu karet kartu Externí data a vyberte požadovaný typ souboru. Přístup vás provede nezbytnými kroky k jeho importu do databáze.

Stojí za zmínku, že aplikace Access rozlišuje mezi importem a propojením dat. První z nich je správná metoda, pokud se vaše data nezmění, ale druhá umožňuje průběžně aktualizovat samostatný dokument, který odráží tyto změny v aplikaci Access. V závislosti na vašich potřebách vám to může ušetřit čas.

Používání dotazů

Jakmile je vaše databáze dostatečně naplněna, je čas začít sklízet výhody plynoucí z organizování velkého množství informací. Dotazy jsou jednoduchou, ale výkonnou metodou rychlého a účinného třídění v databázi. Pro ilustraci jejich použití je zde jednoduchý dotaz, který v mé databázi vyhledá knihy z určitého časového období.

Chcete-li vytvořit nový dotaz, přejděte na Vytvořit na pásu karet a vyberte Průvodce dotazem, pak zvolte Průvodce jednoduchým dotazem. Vyberte požadovanou tabulku a pole, která vás zajímají - v mém případě je to rok vydání a název, takže vím, na jakou položku se dívám.

Na další obrazovce se rozhodněte, zda chcete zobrazit podrobné zobrazení s každým polem každého záznamu, nebo jen shrnutím. Poté vyberte Dokončit a ukončete proces. Zobrazí se vám vybraná data a pomocí rozbalovací nabídky v záhlaví sloupce můžete věci ještě více zhubnout. Hledám knihy napsané v 70. letech, takže kliknu na rozbalovací nabídku Rok vydání a přejdu na Filtry čísel> Mezi.

Poté jsem stanovil horní a dolní hranici svých dat a byl mi předložen seznam knih, které vyšly v letech 1970 až 1980. Stejnou metodu lze samozřejmě použít i pro porovnávání textových řetězců, zaškrtávacích políček nebo jiných informací, které vy mohl vstoupit do vaší databáze.

Máte nějaké tipy, jak začít s přístupem? Bojujete s konkrétním aspektem vytváření databáze a potřebujete nějakou pomoc? Dejte nám vědět o svých radách a problémech v níže uvedené sekci komentářů.