Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměření

Hledáte efektivnější způsob organizace pracovních dnů? Snaž se Blokování času.

Před několika měsíci jsem narazil na osvětlovací příspěvek Cal Newporta na Time Blocking - produktivitu “zaseknout” To vám pomůže co nejlépe využít svůj pracovní den přiřazením velmi specifických úkolů k velmi konkrétním časovým blokům. Volně to vychází z Parkinsonova zákona, jehož myšlenka je taková práce se jednoduše rozšíří a vyplní čas, který je k dispozici pro její dokončení.

Pro některé může být myšlenka rozvrhování úkolů tak rigidním způsobem kontra intuitivní. Ale pokud máte nevyřízené úkoly, které musíte projít, nebo lhůtu, kterou musíte dodržet, blokování času vám může pomoci udržet vás na trati a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě..

Newport obvykle tráví na konci každého dne kolem 15–20 minut plánování svých „časových bloků“ na následující den, s celkovým cílem “zajistit, aby se v příslušných lhůtách dosáhlo pokroku ve správných věcech správným tempem”. Jeho teorie je taková “40 hodinový blokovaný pracovní týden, odhaduji, produkuje stejné množství výstupu jako 60+ hodinový pracovní týden sledovaný bez struktury”.

Za potenciální příslib a 50% zvýšení produktivity (zejména v souvislosti s hlubokou a tvrdou prací), je těžké odolat pokušení dát tomuto hacku zkušební provoz.

Dej trochu času na plánování

Pokud jste v pokušení to vyzkoušet, první věcí, kterou musíte udělat, je strávit krátkou dobu stanovením toho, co musíte dokončit před uplynutím týdne. Rozhodněte se, co dělá týden dobře stráveného.

Napište 3-5 nejdůležitějších úkolů, které musíte splnit (tyto rozhodovací aplikace jsou nerozhodné? Udělejte si správný výběr s těmito aplikacemi nerozhodně? Udělejte správný výběr pomocí těchto aplikací Už jste slyšeli o paradoxu volby? Pokud jste jako já a trpí analýzou paralýz, tyto aplikace změní váš život. může pomoci) a jakékoli jiné nutné (i když ne vždy důležité) úkoly, které musíte udělat. Pak, pokud pracujete typický 8hodinový pracovní den, rozdělte těchto 8 hodin na kousky různých velikostí, přičemž každý kus je věnován konkrétní úloze (nebo sadě úkolů) - důležité a nutné - na čem musíte pracovat. Kalendář Google je perfektním nástrojem pro tento účel, ale kus papíru může fungovat stejně dobře.

Můžete vidět základní příklad (jen na jeden den), který jsem použil před několika dny níže, ale můžete to samozřejmě udělat co nejpodrobněji. Pokuste se rozdělit úkoly po celý týden způsobem, který vám pomůže dosáhnout Všechno vašich cílů, aniž byste se příliš tlačili.

Než se ale ponoříte přímo, je třeba vzít v úvahu několik věcí.

Buď k sobě upřímný

Nepokoušejte se do jednoho dne tlačit příliš mnoho. Je až příliš snadné podcenit, jak dlouho bude úkol trvat - zvláště pokud jste za předpokladu, že budete o 50% efektivnější než obvykle. Pokud jste někdo, kdo nikdy nesledoval svůj čas 4 Vynikající nástroje pro sledování volného času [Android] 4 Vynikající nástroje pro sledování volného času [Android] Bez ohledu na to, kdo jste, čas je neuvěřitelně důležitá komodita. Všichni máme přiděleno stejné množství času - 86 400 sekund každý den - a je jen na nás, jak trávíme ten čas ... předtím, toto vůle chvilku se učit.

Musíte zjistit průměrné množství produkčního času, který strávíte v doručené poště. Musíte přesně vědět, jak dlouho se ve skutečnosti můžete soustředit na hloubku, obtížný práce. Pokud vyděláváte čtyři hodiny pro hlubokou práci, ale dokážete se opravdu soustředit jen na dvě hodiny (například), jsou to zbytečně dvě hodiny, což by mohlo být vynaloženo na méně náročné úkoly.

Když se dozvíte více o tom, jak pracujete a jak dlouho každý úkol trvá, budou vaše odhady časových bloků stále přesnější, což vám pomůže stát se produktivnějšími.

Můžete blokovat čas Reaktivní práce Také

Pokud je hodně vaší práce reaktivní, můžete si myslet, že tato metoda pro vás nebude fungovat. Ale naštěstí ty umět přiřaďte bloky času také reaktivní práci, abyste se vyhnuli této 8hodinové hře Ping-Pong, když jste v práci.

Například…

Pokud strávíte velkou část své práce ve složce Doručená pošta, naplánujte si 30 minut každé 2 hodiny ve své doručené poště (Velká dohoda? Přidejte do svého podpisu nějaké informace a dejte lidem vědět, že pouze kontrolujete e-mail několikrát denně, aby se zvýšila produktivita ).

Pokud musíte telefonovat po celý den, namísto odpovídání na telefon pokaždé, když zazvoní, zapněte záznamník a naplánujte si na den několik časových úseků, během kterých budete odpovídat na vaše zprávy. To vám umožní mnohem méně přerušit vaše ostatní bloky času, což vám umožní udělat nejlepší práci.

Odstraňte rozptylování

Blokování času je teoreticky všechno dobré a dobré, ale pokud se nebudete držet zásad v praxi, jste povinni selhat. Pokud se usazujete na pár hodin hluboké práce s otevřenou kartou Facebook, telefon je připraven a ochotný přijímat hovory a vaši kolegové mají pocit, že vás mohou kdykoli přerušit, připravujete se na selhání.

Ujistěte se, že lidé vědí, že by vás neměli rušit (nošení sluchátek může dramaticky snížit přerušení). Vypněte telefon. Odhlaste se ze sociálních médií. Zavřete všechny nepotřebné karty a zaměřte se na úkol po dobu, která mu byla přiřazena. Často budete překvapeni, kolik toho dosáhnete.

Nebuď příliš konkrétní

To volně souvisí s naší lidskou neschopností předvídat, jak dlouho to bude opravdu trvat. Nebo i když máme motivaci k dokončení úkolu. Pokud jsme příliš konkrétní s naším časovým blokováním (tj. “30 minut na místo konání party”), poté, co místo do 30 minut nenajdeme, už jsme selhali. Místo toho mějte bloky času relativně vágní, ale stále pracujte na velmi konkrétním cíli.

Například, “30 minut uspořádání strany” funguje dobře. Místo toho, aby bylo místo rezervováno, může 30minutový blok vést k užšímu výběru míst - takže jste alespoň dosáhli pokroku!

Tyto rychlé výhry vás motivují k tomu, abyste drželi krok s těmito systémy produktivity.

Blokování času neznamená nedostatek volby

Někteří lidé nenávidět po celý den nemají na výběr a obávají se, že blokování času vede k naprostému nedostatku výběru. To však není tento případ. Vezměte si můj osobní příklad z Kalendáře Google výše.

“Psaní článků” je záměrně vágní. Mám výběr článků, na kterých mohu pracovat kdykoli, takže během tohoto časového období si mohu vybrat ten článek, který mě v té době nejvíce vzrušuje. Jde o to zajistit, abych každý den trávil určitý čas psaním, bez ohledu na to, co vlastně píšu.

Uchovávejte podrobné poznámky

Pokud váš den pravidelně zahrnuje přechod z jednoho úkolu na druhý, může to často trvat příliš dlouho, než se vrátíte do proudu dalšího úkolu. Když zastavím své telefonní hovory ve 12:30 a přestěhuji se do hluboké práce, musím vědět, že se snadno dostanu do správného rámce mysli, abych zbytečně ztrácel co nejméně času..

Abych to mohl udělat, chci detailní poznámky buď na papíře, nebo v mém Kalendáři Google o tom, kde jsem, kde jsem se naposledy dostal do práce na tomto projektu, problémy, kterým jsem čelil, průlomy, které jsem udělal, a co dalším krokem je udržet pokrok v pohybu vpřed. Strávit posledních několik minut každého časového bloku psaní těchto poznámek, takže můžete zadat další časový blok s jasnou myslí.

Provádějte pravidelné kontroly

Na konci každého týdne, měsíce nebo čtvrtletí (podle toho, co je pro vás nejlepší) proveďte revizi různých projektů, na kterých jste pracovali, abyste zjistili, zda pro vás pracuje váš přístup k blokování času, a zjistěte, které projekty potřebujete. přiřadit více časových bloků. To je jediný skutečný způsob, jak budete vědět, jak efektivně přiřadit svůj čas. Během kontroly si položte následující otázky pro každý projekt:

1. Co jsem dosáhl od poslední recenze?
2. Jaké úkoly je třeba dokončit před další kontrolou?
3. V jaké fázi jsem na každém z mých projektů?

Díky tomuto přehledu budete mít mnohem lepší pozici pro rozhodování do budoucna. Používejte technologii… jako tyto aplikace pro sledování času v systému Android 4 Vynikající nástroje pro sledování volného času [Android] 4 Vynikající nástroje pro sledování volného času [Android] Bez ohledu na to, kdo jste, čas je neuvěřitelně důležitá komodita. Všichni máme přiděleno stejné množství času - 86 400 sekund každý den - a je jen na nás, jak trávíme ten čas ... .

Pochopte své tělo hodiny

Přečtěte si tento článek o cirkadiánních a ultradiánských rytmech a naučte se, jak zjistit, které hodiny každý den jsou vaše nejproduktivnější, a podle toho naplánujte své časové bloky. Mnoho autorů shledává, že jsou nejkreativnější během prvních hodin. Pokud víte, že se dokážete lépe zaměřit během časného odpoledne, uspořádejte si časové bloky tak, aby se tento čas co nejlépe využil a aby byly vaše hlavní priority pro tento týden.

Nebuďte příliš profesionální

Samá práce a žádná zábava dělá z Jacka nudného chlapce. Zajistěte si naplánování času na hraní do svých dnů. Odložte si čas, abyste strávili se svou milovanou osobou. Čas strávit na vlastní pěst. Čas na cvičení. Je čas jít na vánoční nákupy. Čas na nic nedělat. Jinak mohou všichni spadnout na vedlejší kolej a zjistíte, že jste všichni v práci, ale v osobním životě jste úplně pozadu..

Použijte připomenutí, která fungují

Ať už se jedná o vyskakovací okno v kalendáři, e-mailové připomenutí Přidat plánování, sledování a připomenutí do Gmailu s tímto fantastickým doplňkem Přidat plánování, sledování a připomenutí do Gmailu s tímto fantastickým doplňkem Přiznejme si to, Gmail je do značné míry dokonalý. Není náhodou, že je to nyní jeden z nejpopulárnějších poskytovatelů e-mailu, přinejmenším pro ty, kteří upřednostňují webové rozhraní. Existuje však několik ..., časovač v telefonu nebo zastávky staré školy, musíte zajistit, aby jste nastavili připomenutí, že jste si jisti, že se budete řídit. Pokud jste ochotni pracovat na každém úkolu dalších 10 minut, brzy na jiných projektech zaostanete. Opravdu to stojí za to? Ujistěte se, že víte, kdy se váš časový blok blíží ke konci, takže se přesuňte do pravého rámečku mysli a přesuňte se na další blok.

V podstatě je blokace času jednoduchým cvikem, který vám umožní rozdělit váš den do různých částí času, které nám pomohou dosáhnout všeho, co potřebujeme, a tím snížit stres. 4 způsoby, jak odstranit stres z produktivity Mimo produktivitu S několika dobře cílenými změnami můžete zvýšit svou produktivitu skoky a mezemi. Aplikujte tyto jednoduché metody na svůj život a výsledkem je to, co byste očekávali - lepší práce s menším úsilím. . Jistě, existují určité problémy s motivací, schopností předvídat, jak dlouho to bude trvat, a nepředvídanými poruchami. Použití této metody nám však může pomoci snížit otálení a plýtvání, zefektivnit pracovní dny a také nám vrátit osobní čas.

Chcete-li vidět časové blokování v akci, podívejte se na toto video:

Už jste někdy použili tento „hack“ produktivity? Jak to pro vás fungovalo? Jaké jsou nástroje, které používáte, abyste dali čas jejich splatnosti?