Tipy pro plánování a pořádání efektivních schůzek se službou Google Hangouts

Díky dnešní internetové technologii může být pořádání online schůzek efektivní a nákladově efektivní, zejména pokud je předem naplánujete a využíváte nástroje, které šetří čas. Posledních pár měsíců jsem se účastnil online schůzek pomocí služby Google Hangouts.

Ačkoli to má omezení, hlasová a obrazová platforma je poměrně snadno použitelná a obsahuje další funkce užitečné pro pořádání schůzek.

Příprava na Google Hangouts

Nejlepší způsob, jak zapojit účastníky schůzky do služby Google Hangouts, je zaslat jim pokyny ke stažení a instalaci pluginu Hangouts. Udělejte to několik dní před schůzkou, abyste zajistili účastníkům čas na nastavení.

Informujte účastníky, že k účasti budou potřebovat kameru a mikrofon. Mikrofon, i když je to pár sluchátek pro iPhone, odděluje zvukový výstup od zvukového vstupu, čímž chrání hlasy před ozvěnou zpět do konverzace.

Dále se rozvíjejte s programem schůzky. O tvorbě agendy lze napsat celý článek. Jedním z důležitých problémů s vytvářením agend je kromě výpisu položek agendy také u každé položky také krátký popis nebo účel. Například pokud je položka “společnost potluck” nebo “sociální síť,” uveďte, čeho chcete vy nebo ostatní členové s touto položkou dosáhnout.

Budete diskutovat proč musíte si vybudovat sociální síť, nebo chcete Posouzení existující plán pro sociální sítě? Nebo možná účelem je zpráva a vyhodnotit údaje o sociálních sítích. Stanovení účelu pro každou položku pomůže rozhodnout, kolik času každá položka potřebuje a jaké zdroje jsou potřebné k diskusi o nich.

Nejméně 30 minut před konáním schůzky zašlete pozvánku na Hangout. Účastníkům to poskytne čas na nastavení kamery a mikrofonu. Bohužel musíte rozeslat pozvánky pokaždé, když se na Hangoutu setkáte. Pozvánky lze provádět prostřednictvím e-mailu nebo ze stránky Hangouts a na Hangoutu se může najednou zúčastnit pouze 9 lidí. Také se pokuste zahájit a ukončit schůzky včas.

Setkání s aplikacemi

V oblasti Hangoutů by měl být jedním z prvních nástrojů, se kterými by se účastníci měli seznámit, funkce chatu v horní horní části stránky. Psané chaty mohou být užitečné při brainstormingu, sdílení odkazů a zveřejňování dalších písemných informací.

Chatovací schránka je rychlá a snadná, ale Google Hangouts se integruje s Dokumenty Google, což je také v liště nabídek Hangouts. Kterýkoli účastník může zahájit dokument v Hangouts, ale ostatní účastníci jej neuvidí, dokud nevyberou Dokumenty Google na panelu nabídek..

Pomocí tohoto nástroje můžete samozřejmě sdílet stávající dokumenty, což je další účinný způsob, jak zvýšit produktivitu schůzek. Pokud například některý bod pořadu jednání vyzývá k projednání a revizi tiskové zprávy, lze tento dokument během schůzky vytáhnout a spolupracovat na něm..

Dalším užitečným nástrojem je aplikace Screenshare. Účastník může kliknout na tlačítko Screenshare a zvolit sdílení sdíleného okna nebo celé obrazovky na ploše. Sdílení obrazovky nahradí videokameru a ukáže, co je na ploše. Jednoduše zrušte výběr tlačítka Screenshare a vrátíte se zpět do fotoaparátu.

Užívání minut

Pokud pořádáte pravidelné schůzky jako skupina, organizace nebo podnikání, pravděpodobně si budete chtít vzít na schůzky zápisy, abyste si mohli prohlédnout úkoly, úkoly a shrnutí diskusí. Existuje několik nástrojů, jak toho dosáhnout. Užitečnou je jednoduše vytvoření šablony minut v Dokumentech Google.

Když však zadáváte text na Google Hangouts, účastníci uslyší psaní na klávesnici, i když používáte zvukové náhlavní soupravy. Takže kdokoli píše a trvá minuty, bude pravděpodobně muset při psaní vypnout mikrofon.

Dávám přednost použití aplikace iPad s názvem MinuteTaker (7,99 $.) Je to velmi užitečné pro pořizování a správu minut a při použití vestavěné klávesnice na iPadu není žádný hluk na pozadí.

Když používám MinuteTaker, mohu do značné míry dokončit a poslat e-mailem minuty hned po schůzce. Největší nevýhodou aplikace je, že můžete sdílet pouze minuty ve formátu PDF; Můžete však zkopírovat a vložit obsah do běžného textového souboru. Online aplikace, minuty. Vytvořte zápisy: Jak pořizovat efektivní poznámky během schůzky Vytvořte zápisy: jak pořizujte efektivní poznámky během schůzky Je to dovednost, kterou málokdo zdokonalil; perfektní minuty schůzky. Záznam událostí vám ušetří bolesti hlavy po celé řadě. Zde je návod, jak si na schůzce pořídit efektivní zápis. , je dalším nástrojem pro minutové snímání.

Schůzky nejsou nikdy dokonalé, ale s dobrým plánováním a správnými nástroji mohou být efektivnější a méně časově náročné.

O službě Google Hangouts jsme již psali. Podívejte se na některé z předchozích článků níže:

Jak používat Google+ Hangouty k setkání s přáteli Jak používat Google+ Hangouty k setkání s přáteli Jak používat Google+ Hangouty k setkání s přáteli Google Hangouts je klíčovou funkcí Google+. Pokud Hangouts již nepoužíváte, vám chybí! Možná jste se dosud nepřipojili k Google+. Pokud máte účet Google, připojte se ...
5 důvodů, proč Google Hangouts jsou chladnější než Skype pro videochaty 5 důvodů, proč Google Hangouts jsou chladnější než Skype pro videochaty 5 důvodů, proč Google Hangouty jsou chladnější než Skype pro videochaty Stejně jako mnohokrát předtím, Google změnil dobrý nápad na něco neuvěřitelně užitečného, ​​přičemž si zachoval jednoduchost a snadnost použití a učinil ho fantastickým. V tomhle…

Pokud používáte k pořádání schůzek, dejte nám vědět. Co jste zjistil, že jsou výhody a nevýhody?