Sledujte e-maily, telefonní hovory a úkoly pomocí deníku Outlook

Jednou z nejčastějších stížností od lidí s velmi zaneprázdněným zaměstnáním je, že se prostě nezdá, že by na den bylo dost času na všechno. Jediným způsobem, jak si udělat čas, je nějakým způsobem přizpůsobit více úkolů do menšího prostoru.

Zní to nemožně, ale není to tak. Spousta času řízení přichází na čas protokolování, a prostřednictvím sledování, jak používáte čas, pochopit, jak byste mohli ztrácet čas také. Zde na MakeUseOf jsme pokryli spoustu nástrojů a tipů, které můžete použít ke sledování vašeho času po celý den. To může zahrnovat instalaci softwaru, jako je Klok Zachycení chybějícího času ve vašem pracovním plánu s Klokem Time Tracking Zachycení chybějícího času ve vašem pracovním plánu se Klokem Time Tracking V posledních několika měsících jsem objevil velmi podivný jev, který se vplížil do mého pracovního plánu. Zdá se, že ztrácím čas. Jak ztrácíš čas? Je to snazší, než si myslíte. Dostanete ... doslova “hodiny” každou sekundu dne, nebo to může zahrnovat použití něčeho jako pokročilejší nástroj Chrometa Efektivně sledovat váš počítačový čas (a vyúčtovat za to!) S Chrometa Efektivně sledovat váš počítačový čas (a vyúčtovat za to!) S Chrometa, která Dave vztahuje.

Pokud však pracujete v typické kanceláři, je pravděpodobné, že máte v počítači nainstalován balíček Microsoft Office. Pravděpodobnost je také taková, že kancelářský software, který máte, obsahuje Microsoft Outlook. A pokud tomu tak je, věřte tomu nebo ne, již máte velmi skvělou aplikaci pro sledování času zabudovanou přímo do sady nástrojů aplikace Microsoft Outlook.

Vzhledem k tomu, že aplikace Outlook je na většině pracovních počítačů po celém světě stejně běžná jako aplikace Word a Excel, rád bych se s vámi podělil o několik tipů, jak můžete pomocí opravdu skvělého nástroje Deník v aplikaci Microsoft Outlook sledovat svůj den - včetně každého úkolu , každý e-mail, každý telefonní hovor a vše, co děláte po celý den. Jedná se o systém správy času na jedno kliknutí, který téměř bije téměř cokoli jiného, ​​co si můžete zdarma stáhnout.

Pomocí deníku Outlook k přihlášení den

Je úžasné, že mnoho lidí používá aplikaci Outlook a nikdy si neuvědomuje, že tento malý nástroj je k dispozici. Lidé jsou tak zvyklí na používání kalendáře, seznamu úkolů a e-mailového klienta, že se ani neobtěžují podívat dolů v pravém dolním rohu levého navigačního pruhu. K dispozici je malá zelená ikona poznámkového bloku - to je aplikace Deník.

Když otevřete tuto malou aplikaci, uvědomíte si docela rychle, že to není tak málo. Pokud necháte deník otevřený v jednom rohu obrazovky, můžete jej použít po celý den a sledovat všechny své aktivity pouhým kliknutím na jedno tlačítko - zápis do deníku..

Když spouštíte nový zápis do deníku, jednoduše mu dáte jméno (předmět), vyberete typ záznamu, jako je telefonní hovor, e-mail nebo úkol, na kterém pracujete, a poté klikněte na “Doba spuštění” tlačítko. A je to. Jen se pusťte do práce. Můžete zadat popis práce, takže později při prohlížení svého deníku budete mít podrobný záznam toho, co jste v daný den udělali, ale skutečnou hodnotou tohoto nástroje je schopnost vést denní záznam o vašich činnostech s velmi malým úsilím vůbec. Stačí otevřít a kliknout.

Z vnitřní položky deníku můžete také rychle nastartovat jakoukoli jinou aplikaci Outlook, jako je e-mailová zpráva, schůzka, nový úkol a další. Jinými slovy, díky tomu je nástroj deníku tím nejlepším centrem pro řízení projektů pro každý z projektů, na kterých můžete ve své práci pracovat. Jaký lepší způsob, jak sledovat celkové hodiny, které jste strávili v jednotlivých projektech, a navíc máte možnost spojit všechny své aktivity, jako jsou úkoly, e-mailové zprávy a další, přímo se záznamem projektu?

Pokud chcete vidět, kolik času jste projektu věnovali, nebo zda váš projekt spadá do plánované časové osy přidělené šéfem, stačí kliknout na “Časová osa” ikona a uvidíte položky deníku rozložené na časové ose kalendáře.

Můžete se také zaměřit na časovou osu a zobrazit ji podle hodiny, nejen podle dne.

Nejlepší ze všech, pokud se váš šéf stále ptá, na čem jste pracovali, vše, co musíte udělat, je kliknout pravým tlačítkem na projektový deník a vybrat “Podíl” volba. Prostě sdílejte deník svému šéfovi a on nebo ona může rychle sledovat váš pokrok a kolik času věnujete projektu, aniž byste vás museli obtěžovat tím, na čem pracujete. Dobrý vztah mezi šéfem a pracovníkem se opravdu scvrkává na otevřenost a komunikaci, takže pokud by tento druh spolupráce a viditelnosti s vaším šéfem snadno získal nějaké docela velké body.

Samozřejmě nemusíte prohlížet své záznamy na dlouhé časové ose. Chcete-li se rychle podívat na vše, na čem jste v poslední době pracovali, stačí přepnout na “Seznam záznamů” zobrazit a třídit podle data.

Jakmile bude váš seznam záznamů v deníku obscénně dlouhý, nebojte se - stačí kliknout pravým tlačítkem na časovou osu nebo seznam položek a vybrat “Přejít na datum… ” To vám umožní zobrazit všechny záznamy, které jste provedli v určitý den.

Takže až příště řekne váš kolega, “Hej, pamatuješ si na ten projekt, na kterém jsme pracovali minulý únor?” - stačí jednoduše otočit aplikaci Super-šikovný deník, přejít k tomuto datu a od té doby si vzpomenout na všechny své poznámky a aktivity. Odhodíte každého pryč svou schopností si pamatovat vše, co jste kdy udělali, a každý projekt, který jste provedli.

To je teoreticky aplikace Journal. Jak to lidé skutečně uvádějí do praxe, je úplně jiný příběh. A jak to uvedete do praxe, je zcela na vás, ale uvědomte si, že tento nástroj existuje, pokud byste jej někdy potřebovali.

Už jste někdy využili nástroj Outlook Journal v aplikaci Outlook? Jak to usnadnilo vaši práci? Sdílejte s tím své zkušenosti v sekci komentářů níže!

Image Credit: Kožený notebook Via Shutterstock