Přeneste tajemství do správy vašich digitálních informací

Ve světě, kde spotřebováváme více, než vytváříme, není divu, že většina služeb je zaměřena spíše na shromažďování než na správu a organizování. Opravdu však potřebujeme pomoc při získávání informací?

Pokud jde o shromažďování informací, formátování může být obtížné a obtížné. Klíč ke strukturovanému dokumentu leží v šablonách. Tady přichází Transpose.

Transpose je služba pro správu digitálních informací. To znamená není to jen pro psaní poznámek, ale spíše nástroj, kde mohou všechny vaše digitální informace žít. Transpozice se zaměřuje na všechny druhy uživatelů a má šablony pro váš osobní a profesní život. Každá šablona, ​​ať už jste ji vytvořili, nebo ne, lze přizpůsobit vašim potřebám s rostoucí škálou možností zadávání.

Proč potřebujete spravovat své digitální informace

Digitální informace lze v zásadě rozdělit do tří hlavních kategorií: databáze, tabulky a volně strukturované poznámky. Právě tyto poznámky opravdu nevíme, co dělat. Určitě je můžeme dát do “notebook”. Ale jak se máme číst tyto informace později? Vize, kterou již Transpose dosahuje, vám umožní sledovat, ukládat a spravovat vaše digitální informace na stejném místě.

Může se to zdát základní, stejně jako potřeba správy místních souborů Vytváření objednávek z Chaosu: 9 skvělých nápadů pro správu počítačových souborů Vytváření objednávek z chaosu: 9 skvělých nápadů pro správu počítačových souborů Je to frustrující, není-li to možné ' nenajdete ten soubor? Když jste prohledávali všechny složky, které si lze v počítači představit, a nějak se ztratily ... nebo horší, smazány. Nyní existují vynikající vyhledávací nástroje pro Windows, které…, ale vaše digitální soubory online se mohou rychle a snadno stát nepřehledným, neorganizovaným a ztraceným. Dokonce i v rámci samotného dokumentu můžete strávit více, než je váš přidělený čas, pracovat lépe, když pochopíte svůj vztah s časem, pracovat lépe, když pochopíte svůj vztah s časem Pokud se cítíte neustále zaneprázdněni, ale nikdy se nepohnete kupředu, pomůže vám to udělat pár kroků zpět a změnit způsob, jakým se vztahujete k času. Pomůže to definovat váš život. hledáte trochu informací, které jste si pamatovali, ale nyní se zdá, že je nenajdete.

Tento proces se zpočátku zdá kontraproduktivní. Nebylo by to prostě tak rychlejší vytvořit dokument Word nebo poznámku v jedné z mnoha aplikací specifických pro poznámku a zadat tam všechny informace? Pro rychlé spotřeba, Ano. Ale proč zaznamenáváte tyto informace? Jen proto, abychom vypadali, jako byste poslouchali? Asi ne. Je to tak, že můžete odkazovat zpět k tomu později. Pokud nemůžete najít to, co hledáte, proč vůbec obtěžovat jeho uložení na prvním místě?

Vytvořením předem určeného rozvržení (tj. Šablony) pro tyto informace zajistíte, že je budete moci později najít. A nejen samotná nota nebo dokument, ale to, co leží uvnitř.

Přehled

Když se zaregistrujete nebo se přihlásíte ke svému novému účtu Transpose, všimnete si, že je předinstalován 7 šablon, abyste mohli začít. Můžete také vyzkoušet existující komunální šablony, které vám pomohou vytvořit několik nápadů, jak můžete Transpose použít. Klikněte na “Procházet veřejné šablony” v pravém horním rohu.

Nyní můžete hledat konkrétní druh šablony nebo si prohlédnout různé kategorie od podnikání po domov, fitness, řemesla a další. Když uvidíte, kterou chcete použít, klikněte na “Kopírovat šablonu” uložte jej pod své šablony.

Můžete také vytvořit novou šablonu kliknutím “Nová šablona” ve spodní části levého postranního panelu. Později se ponoříme do více vlastních šablon.

Až budete mít různé šablony, které chcete použít, klikněte na “Nová poznámka” a vyberte šablonu, kterou chcete použít.

Nebo můžete umístit kurzor na požadovanou šablonu a kliknout na ikonu “Nová poznámka” ikona (viz níže).

POZNÁMKA: Transpozice je v současné době stále ve verzi beta, ale to znamená, že velmi aktivně přidávají nové funkce (jako je nová aplikace pro iOS zobrazenou níže), poslouchají uživatele a rychle rostou..

Správa digitálních informací pomocí šablon

V Transpose jsou k dispozici možnosti pro cokoli, k čemu chcete použít šablonu. Tyto možnosti se nazývají “pole”. Pole jsou místem, kde zadáváte data a informace.

Při vytváření šablony existují tři kroky:

1. Přidat pole
2. Upravit vlastnosti pole
3. Upravit podrobnosti šablony

To je základní pohled na šablony. Vzorová šablona obsahuje mnoho primárních funkcí a to, na co je Transpose skutečně zaměřen.

Pokud jste zpočátku ohromeni všemi možnostmi, je tato šablona skvělým místem pro začátek. Podtext popisuje funkce každého pole a může vám ukázat, jak je schopná a široká transpozice.

Po vytvoření šablony nebo zkopírování existující šablony z komunity se nezachytí pouze pole, s nimiž byla vytvořena. Pokud chcete změnit nebo přidat něco nového, můžete tuto šablonu upravit podle svých představ (viz výše). To znamená, že můžete použít inspiraci pro šablonu komunity, ale pak ji změnit, aby vyhovovala vašim konkrétním potřebám.

Po vytvoření poznámky s konkrétní šablonou můžete přidat připomenutí, vytvořit událost Kalendáře Google (musí být připojena k vašemu účtu Google), sdílet poznámku s veřejným odkazem, e-mailem, vytisknout nebo smazat.

Pokročilá a inteligentní pole

Transpozice má obrovské množství polí, které lze použít mnoha způsoby. Mají to, čemu říkají “Základní pole”. Jedná se o textová pole pro různé účely, jako je text s jedním nebo více řádky, číslice datum, čas, výběr z několika možností, zaškrtávací políčka, rozevírací nabídka, nahrávání souborů atd..

Pak máte pokročilá a inteligentní pole. Patří mezi ně umístění, média, hlasový záznam, podpis, výpočty, seznamy úkolů, kontakt Google, časovač nebo propojení na jinou související poznámku, mimo jiné.

Každý dělá úplně jinou věc a slouží ke zlepšení vašeho zážitku tím, že Transpose je nedílnou součástí vašeho pracovního postupu. Pokud například přidáte kontakt, stačí zadat jeho e-mailovou adresu a okamžitě vytáhne kontaktní informace a fotografii této osoby od Googlu..

Chcete mluvit místo psaní? Přidejte hlasový záznam a Transpose převede to, co říkáte, na text.

Pole podpisu umožňuje nakreslit, napsat nebo odeslat podpis do formuláře.

Prohlížení, správa a vyhledávání vašich informací

Když vyberete konkrétní šablonu v “Všechny poznámky” postranním panelu, zobrazí se vám všechny poznámky pod touto šablonou. Způsob, jakým je prohlížíte, používáte a najdete, je zásadní pro jejich užitečnost pro vás.

Poznámky lze třídit podle data změny, názvu, hodnocení, ceny, množství a celkového výpočtu. Můžete exportovat do CSV (soubor kontaktu), XLS (soubor Excel) nebo XLS s obrázky. Můžete také změnit způsob zobrazení poznámek, ať už v seznamu, tabulce (uspořádané podle polí) nebo ve formě kalendáře..

Vyhledávací panel na pravé straně je velmi užitečný při navrhování toho, co můžete hledat. Transponovat prohledává všechna pole uvedená v šabloně, ať jsou jakákoli. Můžete také určit, co hledat v konkrétním poli. Bude dokonce vyhledávat text ze souborů nebo webových stránek přidaných do šablony - velmi působivé!

Další funkce šablon

“Nastavení šablony” tlačítko rozšiřuje funkčnost šablony za Transpose. Kromě možnosti upravit existující šablonu (což také změní všechny předchozí poznámky), můžete šablonu publikovat jako webový formulář, přidat spolupracovníky, poslat do jiné aplikace (např. Evernote) nebo vytvořit duplicitní šablonu.

Publikování šablony se stalo velmi populární funkcí Transpose, protože umožňuje uživateli přenést data do Transpose z externích zdrojů, například na webových stránkách..

Schopnost spolupracovat s ostatními je také obrovská. Můžete povolit kolegům, kteří nemají účet Transpozice, aby si prohlédli poznámku. Pokud potřebují další přístup k zápisu nebo úpravě samotné šablony, budou si muset vytvořit svůj vlastní účet.

Jeden zajímavý aspekt s funkcí spolupráce je umožnit někomu “pouze pro zápis” přístup, což znamená, že nebudou moci číst nic v rámci šablony a mohou k ní pouze přispívat. To není běžné u jiných nástrojů pro spolupráci, ale za určitých okolností se to může ukázat jako velmi užitečné.

Integrace třetích stran pro odesílání poznámek do jiné služby je v současné době k dispozici pouze u aplikace Evernote, ale nebyl bych překvapen, kdyby v budoucnu bylo přidáno více. To vám umožní hladký přechod z jedné služby na transponování nebo použití obou v existujícím pracovním postupu.

Použijte scénář případu

Již jsme diskutovali o tom, že Transpose má různé využití, ale podívejme se, jak se může vztahovat na scénář skutečného života. Řekněme, že organizujete a inventarizujete svůj domov, dílnu nebo konkrétnější, jako je počítačová výbava nebo jiné druhy výklenků.

Nejprve vyhledejte “inventář” Šablona, ​​jak bylo uvedeno výše, přechodem na veřejné šablony a zadáním do “Vyhledávání” pole (výše). Poté požadované umístění uložíte tak, že umístíte kurzor myši a kliknete “zkopírujte tuto šablonu”.

Zpátky na hlavní domovské obrazovce Transpose, nazvané “Všechny poznámky”, vznášet se nad “Domácí inventář” a klikněte na “papír plus znamení” ikonu, nebo pokud vyberete šablonu, můžete přidat novou poznámku z obrazovky šablony.

Jakmile otevřete novou poznámku, začněte vyplňovat informace. V tomto případě inventarizuji láhev s vodou. Přiložil jsem jméno a fotografii.

Přidali byste fotku stejně jako jakýkoli jiný soubor.

Pokud mám k nahrání další soubory, například potvrzení o nákupu nebo dokumentaci, která je součástí položky, mohu je také zahrnout. Nakonec přidám některé související značky pro pozdější použití.

Klikněte na “Hotovo”. Pokud vyberete konkrétní šablonu, zobrazí se všechny poznámky, jak je uvedeno níže.

Kliknutím na poznámku zobrazíte informace, zobrazí se soubory, fotografie a data formulářů.

Zdarma vs. Premium

Nakonec si všimnete, že společnost Transpose má bezplatné a prémiové plány. Tyto dva plány jsou postaveny na různých potřebách. Pokud pracujete především na malých projektech a ne v týmu, je pro vás model zdarma. Získáte 10 gigabajtů prostoru a tunu šablon a poznámek.

Jako hlavní člen se díváte na 14,99 $ / měsíc. To se hodí více pro týmy a dokončování velkých projektů. Nemusíte se starat o prostorový limit a máte neomezený přístup k šablonám a komunitě transponovaných ambiciózních tvůrců..

Proč a kdy byste měli použít transplantaci

U Transpose již není potřeba používat několik služeb pro různé věci - jednu pro psaní poznámek, druhou pro vkládání formulářů a druhou pro konfiguraci dat.

Transpozice je skutečně tím, co z toho uděláte. Přemýšlejte o tom jako o svém “one stop shop” pro všechny vaše digitální informační potřeby. Od zaznamenávání poznámek ke schůzkám až po sledování finančního pokroku až po budování celých řešení CRM vám společnost Transpose umožňuje, abyste z toho udělali cokoli. Ale zároveň se Transpose může spojit s tolika dalšími aspekty vašeho života - integrace služeb třetích stran, kontakty, webové stránky, zábava atd..

Klikněte sem a zaregistrujte se na bezplatný transponovaný účet nebo si stáhněte transponovat pro iOS.

Teď je to na vás. Vaše možnosti jsou neomezené. Jak převedete své digitální informace?