Proveďte priority úkolů pomocí pravidla 80/20 Time Management

Jak maximalizujete svůj čas? Používáte aplikace pro správu času? Máte v plánu dopředu a zůstat na vrcholu svého plánu? Nebo dáváte přednost úkolům? Pokud jste tyto věci vyzkoušeli a stále máte potíže s efektivním využíváním času, možná budete potřebovat změnu.

Pravidlo 80/20 je další možností správy času a při malých úpravách to může být jen ideální řešení.

Co přesně je pravidlo 80/20?

Pravidlo 80/20 se také nazývá Pareto princip. Koncept vznikl u italského ekonoma Vilfreda Pareta. Všiml si, že 80 procent země je ve vlastnictví pouhých 20 procent populace. To vedlo Pareta k dalšímu zkoumání této nerovnováhy a jejího vztahu k jiným oblastem.

O několik let později konzultant jménem Joseph Juran tento koncept použil v podnikání a nazval jej Pareto principem. Od The Economist online:

Juran rozšířil zásadu na kontrolu kvality a uvedl například, že většina vad ve výrobě je výsledkem malého procenta příčin všech vad - to, co popsal jako “těch životně důležitých a triviálních mnoho.”

Podle Investopedie to znamená, že:

• 80 procent objemu prodeje pochází z 20 produktů v produktové řadě.
• 80 procent příjmů společnosti pochází z 20 procent jejích zákazníků.
• 80 procent produkce společnosti pochází z 20 procent jejích zaměstnanců.

Časový management je pro Paretův princip nejčastějším používáním, protože většina lidí má tendenci časem rozmělňovat místo soustředění na nejdůležitější úkoly.

S ohledem na toto všechno znamená vztah principu k řízení času, že 80 procent vašeho výstupu může pocházet z pouhých 20 procent vašeho času. Nyní je otázkou, jak toho dosáhnout? Zde jsou čtyři věci, které můžete udělat.

Často vyhodnocujte své úkoly

Pokud 80 procent výsledků pochází z 20 procent úsilí, pak je logické, že 80 procent dopadu přijde z 20 procent vašich úkolů. Určete tedy 20 procent vašich úkolů, které přinesou 80 procent výsledků, které hledáte.

Image Credit: Astephan přes Shutterstock

Při kontrole úkolů si položte tyto otázky:

• Jsou všechny úkoly na mém seznamu označeny jako naléhavé?
• Jsou úkoly na mém seznamu v mém oboru nebo patří jinde?
• Trávím příliš mnoho času na určité typy úkolů?
• Existují úkoly, které bych měl delegovat: Musí mít vůdcovskou dovednost ke snížení vaší pracovní zátěže Delegování: Musí mít vůdcovskou dovednost ke snížení své pracovní zátěže Jakmile jste ve vedoucí roli, musíte se naučit, jak delegovat práci. Naučíme vás pět delegací delegace: Kdo, co, kdy, kde a proč. ?
• Jsou všechny tyto úkoly skutečně nezbytné pro celkový výsledek?

Neustále vyhodnocujte své cíle

Vaše cíle a úkoly mohou být vzájemně propojeny, ale ne vždy. Některé by mohly být úplně oddělené. Takže přemýšlejte o svých cílech a činnostech potřebných k jejich dosažení. Pamatujte, že 80 procent z těchto cílů bude dosaženo pouhými 20 procenty nezbytných činností.

Image Credit: AzriSuratmin přes Shutterstock

Zde znovu proveďte inventarizaci a zjistěte, které 20 procent aktivit vás přiblíží k většině vašich cílů. Podívejte se na několik příkladů a zjistěte, zda se můžete týkat:

• Pokud dnes pracuji pozdě (20 procent aktivity), můžu dokončit položku na mém seznamu úkolů, učinit šéfa šťastným a zítra si vzít (80 procent cílů).
• Pokud si dnes připravím salát k obědu u stolu (20% aktivita), mohu na tom úkolu, překonat lhůtu a přiblížit se mému cíli hubnutí (80 procent cílů).
• Pokud naplánuji pravidelné schůzky (20 procent aktivity), mohu zvýšit týmovou komunikaci, mít úspěšnější projekt a být lepším vůdcem (80 procent cílů).

Určete svůj hlavní čas

Každý má specifické časy během dne, kdy jsou nejproduktivnější. Můžete dělat svou nejlepší práci mezi 9:00 a 11:00. Nebo můžete udělat více mezi 3. a 5. hodinou. Kdy se cítíte nejvíce energický, soustředěný a produktivní?

Image Credit: Dean Drobot prostřednictvím Shutterstocku

Zjistěte, kdy je váš hlavní čas objevením této nejproduktivnější hodiny s touto jednoduchou metodou Objevte své nejproduktivnější hodiny s touto jednoduchou metodou Vytvořte si perfektní pracovní den kolem úrovní energie. Tato jednoduchá tabulka Excel a několik sekund práce každý den vám mohou pomoci změnit vaše zvyky a udělat více práce. a použijte jej k řešení 20 procent úkolů a cílů, které jste určili. Tím zajistíte, že trávíte nejproduktivnější denní dobu na úkoly a činnosti potřebné pro dosažení nejlepších výsledků.

Identifikujte a eliminujte rozptýlení

Ať už cestujete do kanceláře každý den nebo pracujete z domova, rozptýlení je všude. Tato ošklivá, malá přerušení mohou způsobit ztrátu zaostření, zpožděné úkoly a celkové snížení produktivity. Těchto 10 rozptýlení rozdrtí vaši produktivitu Těchto 10 rozptýlení rozdrtí vaši produktivitu Nikdo nemůže uniknout rozptýlení zkázy! .

Image Credit: Argus přes Shutterstock

S využitím konceptu pravidla 80/20, FreshBooks předpokládá:

80 procent vašich rozptýlení pochází z 20 procent zdrojů.

Chcete-li tyto rozptýlení přijmout a odstranit je, musíte je nejprve identifikovat. Váš seznam může vypadat asi takto:

• Záblesky e-mailů
• Příchozí telefonní hovory
• Neplánované návštěvníky
• Žízeň nebo hlad
• Oznámení sociálních médií

Až budete mít seznam rozptýlení, zkontrolujte jej a zjistěte, které z nich vás nejvíce narušují. Pravděpodobně zjistíte, že pouze dvě nebo tři (20 procent) jsou hlavní (80 procent) problému. Poté začleňte způsoby, jak tato přerušení eliminovat. Zde je několik návrhů:

• Zablokujte konkrétní časy pro práci s e-maily.
• Nechte neodkladná volání jít do hlasové schránky.
• Zavřete dveře své kanceláře.
• Dopřejte si drink a občerstvení.
• Během práce se držte dál od sociálních médií.
• Pomocí časovače můžete časovat své pracovní relace i přestávky.

Vyzkoušeli jste pravidlo 80/20?

Paretský princip může přinést úspěch v určitých průmyslových odvětvích a použitích, ale může to pro vás fungovat? Pokud jste pravidlo 80/20 vyzkoušeli s velkým úspěchem, pokračujete v jeho používání? Nepříznivě, pokud jste dal tento koncept jít s negativními výsledky, víte, co se pokazilo?

Stále bojujete? Přijměte tyto návyky online produktivity 7 jednoduchých návyků produktivity online, které mohou změnit váš rok 7 jednoduchých návyků produktivity online, které mohou změnit váš rok Většina usnesení o novém roce není úspěšná. Místo toho můžete vyzkoušet jednodušší návyky s menšími kroky. Zde je sedm nápadů k prozkoumání. zefektivnit své dny.