Pomocí tohoto třístupňového komunikačního systému odolejte rozptýlení

Když pracujete, je důležité se soustředit na daný úkol a nenechat se přerušit pípnutím a bzučením vašeho smartphonu, tabletu a počítače.

Šli jsme tak daleko, abychom vám ukázali, jak vypnout rušivé oznámení Jak vypnout rušivé technické oznámení téměř kdekoli Jak vypnout rušivé technické upozornění téměř kdekoli V těchto dnech jsme neustále obměňováni e-mailovými aktualizacemi, systémovými upozorněními a otravné texty od hypotetických sousedů jménem Brad o tom, jak se jeho chinchilla domácího mazlíčka znovu zasekla do větracího otvoru sušárny. Ale z nějakého důvodu,…. Základem tohoto přístupu je však chybný předpoklad: předpokládá se, že všechna oznámení mají stejnou (a zanedbatelnou) hodnotu.

Jednoduše to tak není - pojďme se tedy na toto téma podrobněji podívat.

Veškerá komunikace není vytvořena stejně

Jsou lidé, kteří mě chtějí kontaktovat kdykoli, ať dělám cokoli, kdekoli na světě. Seznam je velmi krátký - moje rodina a blízcí přátelé. Pokud mi zazvoní - ano, to je to, k čemu jsou telefony - jsou šance, že pro to existuje důležitý důvod.

Pak jsou další lidé, kteří mě chtějí v určitých časech kontaktovat. Když pracuji, neustále komunikuji se svými editory. Na druhou stranu, jak milý kluk, jako je Saikat, když si beru volno, mám mnohem větší zájem o zprávy od svých přátel o tom, do jaké baru jdeme.

Poté věci vypadnou. Oznámení na sociálních médiích, tiskové zprávy, e-maily od čtenářů a jakákoli jiná komunikace jsou věci, které chci vidět, ale pouze ve svém vlastním čase. Nechci vidět oznámení na sociálních médiích, dokud se nepřihlásím ke službě; reakce na všechny nejnovější tweety je bláznivá hra.

Pojďme se tedy podívat, jak to můžeme uvést do praxe. Tyto nápady fungují nejlépe, pokud se vztahují na vaši profesionální i osobní komunikaci. Doporučuji rozdělit vše do tří úrovní.

Tyto nápady fungují nejlépe, pokud se vztahují na vaši profesionální i osobní komunikaci. Doporučuji rozdělit vše do tří úrovní.

Úroveň první: Vždy a nevyžádaná

Komunikace úrovně 1 jsou s vysokou prioritou.

Jsou to ti, kteří se k vám dostanou kdykoli během dne nebo v noci. Kromě osobní komunikace je hlavní věcí, kterou doporučuji použít pro první stupeň, telefonní hovory na vaše osobní číslo. Úroveň jedna je pro nouzové situace. Pokud nenávidím přerušení, pokud něco vyžaduje naléhavou pozornost, nechci to nechat ujít, protože můj telefon byl vypnutý.

Změnit telefon na víceúrovňové komunikační zařízení je jednoduché. V iOS 7, Apple představil Nerušit režim Každý iOS 7 trik, který budete potřebovat pro iPhone Utopia Každý iOS 7 Trik, který budete potřebovat pro iPhone Utopia Od uvedení složek do doku po blokování příchozích hovorů, existuje spousta tipů a funkcí pro iOS mnoho nových a veteránů stále nezná. - jediná oznámení, která váš telefon provede, jsou volání z čísel v seznamu oblíbených. S Androidem můžete dělat něco podobného. Tichý průvodce: Nenechte se rušit svým Droidem v noci Tichý průvodce: Nenechte se rušit svým Droidem během noci Mobilní zařízení poskytují spoustu nástrojů, které vám umožní být daleko. produktivnější než kdy předtím. Bez ohledu na to, kde se nacházíte, můžete se okamžitě spojit s okolním světem, opravit problémy .... To znamená, že můžete vytvořit krátký seznam lidí, kteří vás mohou vždy kontaktovat. Přístup k tomuto seznamu by měl být výhradní. Mimo telefonních hovorů od lidí na seznamu bude váš telefon vypnutý.

Kroky akce

• Udělejte si seznam lidí, kteří vás chtějí neustále kontaktovat. To může zahrnovat rodinu, velmi blízké přátele, souseda a další v závislosti na vašich okolnostech.
• Používejte funkci Nerušit na iOS - nebo jednu z možností pro Android - aby bylo možné, aby vás každý telefonní hovor z tohoto užšího seznamu mohl kdykoli kontaktovat.
• Pokud pracujete, spíte nebo nechcete být rušeni, aktivujte v telefonu režim Nerušit.

Úroveň dva: Často a nevyžádaná

Komunikace úrovně 2 jsou situačně relevantní.

Nechcete dostávat osobní komunikaci, když pracujete, nebo pracovní komunikaci, zatímco si berete volno. Důležitá věc u komunikace druhé úrovně je, že by měla být izolovaná. Pracovní a osobní komunikace by měla mít každý svůj vlastní kanál: pro pracovní věci používám Slack a e-mail a pro osobní věci používám iMessage nebo WhatsApp..

Když pracuji, používám Slack pro skupinový chat v reálném čase. Slack Makes Group Faster a Easier Slack Makes Group Faster and Easier Group e-maily mohou opravdu zabít produktivitu. Je čas dát poštovním klientům odpočinek a využívat služeb spolupráce, jako je nově spuštěný Slack. a nechávám svůj pracovní e-mailový účet otevřený pomocí telefonu na Nerušit. Moji kolegové se ke mně mohou dostat, stejně jako moje kontakty první úrovně, ale nikdo jiný. Když přestanu pracovat, vypnu telefon Nerušit a zavřít Slack and Airmail - můj oblíbený e-mailový klient Airmail pro Mac OS X znovu vytváří e-mail Překrásně Airmail pro Mac OS X znovu dělá e-mail, když jsem poprvé slyšel o Airmailu „Musím připustit, že jsem se ptal, jestli opravdu potřebuji nový způsob kontroly svého e-mailu. Stejně jako mnoho lidí i Mail.app splnil všechny mé požadavky na e-mail a já jsem bojoval…. Nyní se ke mně mohou dostat všichni mí přátelé, ale mí kolegové to nemohou.

Kroky akce

• Podívejte se, jak komunikujete se svými spolupracovníky a přáteli. Zkuste je izolovat na samostatné komunikační kanály.
• Když pracujete, nechte své pracovní kanály otevřené, ale osobní kanály uzavřené. Podle toho, co děláte, “otevřeno” může znamenat kontrolu e-mailů každou hodinu, nebo to může znamenat, že bude na vyhrazené obrazovce.
• Jakmile přestanete pracovat, vypněte veškerou pracovní komunikaci a zapněte své osobní kanály.

Úroveň tři: Příležitostná a řízená

Úroveň tři je poněkud důležitá komunikace.

Je to pro práci nebo osobní komunikaci. Mělo by to být pro věci, které stále chcete přijímat, ale pouze za vlastních podmínek.

Pro mě jsou to věci v souladu s tiskovými zprávami, informačními bulletiny, které se mi líbí, oznámení ze sociálních médií a dotazy čtenářů. Pro většinu lidí to bude kombinace hromadných e-mailů a sociálních médií. To jsou věci, o kterých byste měli být informováni pouze v případě, že se rozhodnete je zkontrolovat.

Kroky akce

• Projděte si profily sociálních médií a vypněte všechna upozornění e-mailem a smartphony. U e-mailových účtů také vypněte všechna oznámení na vašem smartphonu a počítači.
• Každý den - nebo jakkoli se často rozhodnete - věnujte těmto službám nějaký čas a vyřizujte všechna oznámení.

Zabalení

Aby tento systém fungoval, musíte minimalizovat množství nechtěné komunikace, kterou obdržíte. E-mail je pro to špatný - už jsem psal o tom, jak se vypořádat s problémy s doručenou poštou 5 Kroky pro vyléčení vaší doručené pošty Nula Email Frenzy 5 Akční kroky pro vyléčení své doručené pošty Zero Email Frenzy Doručená pošta Zero je jedno z nejpopulárnějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. .

Musíte také udržovat kanály tak odlišné, jak je to možné.

Pokud vaši spolupracovníci i přátelé používají iMessage, aby vás kontaktovali, budete se snažit je rozdělit. I když jsem se zaměřil na používání různých služeb, můžete to udělat v rámci stejných služeb. Můžete mít například e-mailovou adresu 1., 2. a 3. úrovně.

Spíše než s tvrdým přístupem jsem se snažil řešit problém oznámení mnohem jemněji. To je přístup, který mi dobře fungoval.

Už jste použili něco podobného? Snažíte se věci nastavit? Pojďme si povídat v komentářích.

Image Credit: Busy businessman Via Shutterstock, Žádost o přátelství prostřednictvím Shutterstock